HSE-Konzept

• Sicherheitsmanagement: Maßnahmen zur aktiven Unfallverhütung und Gefahrenabwehr. Dies beinhaltet die regelmäßige Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen für alle relevanten Tätigkeiten, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Alle Mitarbeiter und Subunternehmer sind zu Sicherheitsunterweisungen verpflichtet, und es muss sichergestellt sein, dass jederzeit geeignete persönliche Schutzausrüstung (PSA) – wie Helme, Schutzbrillen, Sicherheitsschuhe und Gehörschutz – getragen wird. Ebenfalls wichtig ist eine Notfallplanung für Unfälle oder technische Störungen: Rettungswege, Not-Aus-Schalter, Erste-Hilfe-Einrichtungen und Alarmierungspläne müssen definiert und allen Beteiligten bekannt sein.

• Gesundheitsschutz: Vorkehrungen zur Erhaltung der Gesundheit der Beschäftigten. Dazu zählen ergonomische Arbeitsbedingungen (z. B. geeignete Werkzeuge und Hebehilfen, um körperliche Belastungen zu reduzieren) ebenso wie die Überwachung von Expositionen gegenüber Lärm, Staub oder Gefahrstoffen im technischen Betrieb. Der Bieter muss sicherstellen, dass Grenzwerte für Lärm und Schadstoffe eingehalten werden (beispielsweise bei Arbeiten in Kesselräumen oder beim Umgang mit Reinigungschemikalien) und gegebenenfalls regelmäßige arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen angeboten werden. Zudem sollte eine ausreichende Anzahl an Ersthelfern im Team vorhanden sein und eine schnelle medizinische Versorgung im Ernstfall gewährleistet sein.

• Umweltschutz: Maßnahmen für einen umweltverträglichen Betrieb der technischen Anlagen. Hierunter fällt ein effizientes Energiemanagement, um den Ressourcenverbrauch (Strom, Wasser, Heizenergie) zu reduzieren, was nicht nur ökologische Vorteile bringt, sondern auch wirtschaftliche. Ebenso wichtig ist die Vermeidung und fachgerechte Entsorgung von Abfällen: Der Dienstleister sollte Konzepte zur Mülltrennung, Recycling und zur Entsorgung umweltgefährdender Stoffe (z. B. Altöl, Kältemittel, Batterien) vorlegen. Leckagen von umweltschädlichen Stoffen sind durch präventive Wartung zu verhindern und es müssen Notfallmaßnahmen (z. B. Bindemittel bei Chemikalienaustritt) bereitstehen. Insgesamt soll der technische Betrieb so gestaltet werden, dass Emissionen und Umweltbelastungen auf ein Minimum reduziert werden.

• Zugangskontrolle und sicherheitssensible Bereiche: Da im betrachteten Industriegebäude sicherheitskritische Einrichtungen wie elektronische Zutrittskontrollsysteme vorhanden sind, muss das HSE-Konzept auch spezifische Maßnahmen für Arbeiten in oder an diesen Bereichen umfassen. Techniker, die in hochsicheren Zonen oder an sicherheitstechnischen Anlagen (z. B. Serverräumen, Schaltzentralen, Zutrittslesern) arbeiten, müssen strenge Zugangsprotokolle befolgen. Dies bedeutet unter anderem, dass nur autorisiertes und besonders geschultes Personal Zugang erhält, ggf. begleitet von Sicherheitsbeauftragten des Auftraggebers. Arbeitsfreigabeverfahren (Permit-to-Work) können in sensiblen Bereichen vorgeschrieben sein, um sicherzustellen, dass keine Arbeiten ohne Freigabe und Abstimmung durchgeführt werden. So wird gewährleistet, dass Sicherheitsbereiche nicht durch Wartungsarbeiten kompromittiert werden und gleichzeitig der Arbeitsschutz für die dort tätigen Personen gewährleistet ist.

• Ausführliches HSE-Konzept: Eine schriftliche Darstellung des unternehmensspezifischen HSE-Konzepts, in dem die Strategien zur Risikoerkennung, -prävention und -minderung detailliert beschrieben sind. Dieses Dokument soll darlegen, wie der Bieter die oben genannten HSE-Maßnahmen in der Praxis umsetzt und in seine Betriebsabläufe integriert. Auch die organisatorische Verankerung (z. B. Benennung eines HSE-Verantwortlichen im Unternehmen) sollte ersichtlich sein.

• Gefährdungsbeurteilungen für technische Anlagen: Konkrete Beispiele oder Auszüge von Gefährdungsbeurteilungen, die der Bieter für vergleichbare technische Systeme bereits durchgeführt hat. Dazu sollten beispielsweise Risikoanalysen für Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), elektrische Schaltanlagen, Brandmelde- und Sprinklerzentralen, Aufzugsanlagen oder Zutrittskontrollsysteme gehören. In den Gefährdungsbeurteilungen muss erkennbar sein, welche Gefahren identifiziert wurden (etwa elektrische Schläge, mechanische Verletzungsgefahren, Brandrisiken) und welche Schutzmaßnahmen jeweils ergriffen werden (z. B. Abschalten und Sichern von Anlagen vor Arbeiten, Absperrungen, Brandschutzwachen bei Schweißarbeiten).

• Nachweise zur PSA und Mitarbeiterschulung: Dokumentation, dass allen Mitarbeitern die benötigte persönliche Schutzausrüstung zur Verfügung steht und diese den geltenden Normen entspricht. Hierzu können Zertifikate oder Prüfprotokolle der verwendeten PSA gehören. Außerdem sind Nachweise regelmäßiger Sicherheitsunterweisungen und Schulungen der Mitarbeiter vorzulegen – etwa Schulungspläne, Teilnehmerlisten und Inhalte von Unterweisungen (z. B. jährliche Sicherheitsschulungen, Unterweisungen nach DGUV Regel 100-001). Diese Unterlagen belegen, dass das Personal fachkundig ist und die Sicherheitsregeln kennt.

• Nachweis von Umweltmanagement-Maßnahmen: Der Bieter soll darlegen, welche Initiativen er im Umweltschutz verfolgt. Dies kann die Vorlage eines Umweltmanagement-Zertifikats (z. B. ISO 14001) sein oder konkrete Projektbeispiele, wie er Ressourcen einspart und Emissionen reduziert. Erwartet werden Nachweise zu umweltfreundlichen Verfahren, z. B. Einsatz von recyclingfähigen Materialien, Nutzung energieeffizienter Technologien, Reduktion des Papierverbrauchs durch digitale Prozesse oder auch eine Bilanz über CO₂-Einsparungen im eigenen Betrieb. Ebenso sollte beschrieben werden, wie im konkreten Auftrag Umweltaspekte berücksichtigt werden (etwa Planung der Wartungsintervalle, um Anfahrten zu minimieren, oder Einsatz von Mehrwegbehältern für Verbrauchsmaterialien).

• Verfahren zur Vorfall- und Maßnahmendokumentation: Eine Beschreibung, wie der Bieter mit Arbeits- und Umweltvorfällen umgeht. Hierzu gehört ein Meldesystem für Unfälle, Beinaheunfälle (Beinahe-Vorfälle) und Sicherheitsverstöße. Der Bieter sollte darstellen, wie solche Ereignisse intern erfasst und ausgewertet werden, einschließlich der Benennung von Verantwortlichkeiten (z. B. Sicherheitsbeauftragter) und der Einleitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Zudem ist aufzuzeigen, wie diese Informationen dokumentiert (z. B. in Form von Unfallberichten oder HSE-Statistiken) und dem Auftraggeber gegenüber regelmäßig berichtet werden. Ein transparentes Berichtswesen über HSE-Vorkommnisse und -Kennzahlen ist entscheidend, um Vertrauen in das Sicherheitsmanagement des Dienstleisters zu schaffen.

• Einreichung des HSE-Konzepts als Angebotsbestandteil: Das HSE-Konzept des Bieters ist verpflichtender Bestandteil der Angebotsunterlagen. Die Ausschreibungsunterlagen fordern die Vorlage aller in Abschnitt 4 genannten Dokumente. Angebote, die kein vollständiges HSE-Konzept beinhalten, können von der Wertung ausgeschlossen werden. Dies unterstreicht den Stellenwert von Arbeitssicherheit und Umweltschutz als Qualitätsmerkmal des Angebots.

• Prüfung und Bewertung durch den Auftraggeber: Nach Angebotsabgabe wird das HSE-Konzept vom Auftraggeber bzw. dessen Fachgutachtern gründlich geprüft. Dabei wird kontrolliert, ob alle geforderten Nachweise vorliegen und ob das Konzept inhaltlich schlüssig ist. Kriterien sind unter anderem die Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben, die Plausibilität der Risikominderungsmaßnahmen, der Qualifikationsstand des Personals sowie vorhandene Zertifizierungen. Der Auftraggeber kann bei Unklarheiten Rückfragen stellen oder Nachbesserungen fordern. Ein überzeugendes HSE-Konzept kann im Vergabeverfahren einen entscheidenden Vorteil darstellen und fließt häufig in die Bewertungsmatrix mit ein.

• Vertragliche Verankerung und Reporting-Pflichten: Wird der Zuschlag erteilt, gehen die im Angebot gemachten HSE-Zusagen verbindlich in den FM-Vertrag ein. Der Auftragnehmer wird vertraglich verpflichtet, das vorgelegte HSE-Konzept umzusetzen und einzuhalten. Dazu gehören auch regelmäßige Berichtspflichten: Der Dienstleister muss in festgelegten Abständen (z. B. quartalsweise) über wichtige HSE-Kennzahlen und Ereignisse Bericht erstatten. Typische Inhalte solcher Berichte sind z. B. Anzahl der Arbeitsunfälle und Beinaheunfälle, durchgeführte Sicherheitsunterweisungen, Ergebnisse von Arbeitsplatzbegehungen, Prüftermine für sicherheitsrelevante Anlagen (z. B. Aufzüge, elektrische Anlagen) sowie Fortschritte bei Umweltzielen. Diese Berichte ermöglichen dem Auftraggeber, die HSE-Performance laufend zu überwachen.

• Integration in Leistungsüberwachung und Audits: Die Einhaltung von HSE-Vorgaben wird auch durch vertragliche Kontrollmechanismen sichergestellt. So können Service-Level-Agreements (SLAs) HSE-bezogene Leistungsindikatoren enthalten – etwa die Vorgabe einer Unfallquote von 0 meldepflichtigen Unfällen pro Jahr oder die fristgerechte Durchführung aller vorgeschriebenen Prüfungen. Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber meist ein Auditrecht vor: Er kann angekündigte oder unangekündigte HSE-Audits vor Ort durchführen oder von externen Prüfern durchführen lassen, um die Umsetzung der zugesagten Maßnahmen zu verifizieren. Quartalsweise oder jährliche Review-Meetings zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dienen dazu, HSE-Berichte zu besprechen, Verbesserungen einzuleiten und ggf. Anpassungen im Betrieb vorzunehmen. Die HSE-Performance des Dienstleisters wird somit zu einem integralen Bestandteil der Qualitätskontrolle im Vertragsverhältnis.

• Umgang mit Verstößen und Sanktionen: Für den Fall, dass der Auftragnehmer gegen HSE-Pflichten verstößt, sind in der Regel vertragliche Sanktionsmechanismen vorgesehen. Kleinere Mängel müssen umgehend abgestellt und an den Auftraggeber berichtet werden. Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße (z. B. systematisches Ignorieren von Sicherheitsvorschriften, Vertuschen von Unfällen oder Nichteinhaltung gesetzlicher Prüfintervalle) können Vertragsstrafen nach sich ziehen. In besonders gravierenden Fällen behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Das HSE-Konzept sollte daher auch Beschwerde- und Eskalationswege beschreiben, wie mit festgestellten Verstößen umzugehen ist, um im Ernstfall schnell gegensteuern zu können. Wichtig ist ein proaktiver Ansatz: Der Dienstleister sollte nicht erst auf Sanktionen reagieren, sondern durch interne Kontrollen und Korrekturmaßnahmen sicherstellen, dass Verstöße gar nicht erst auftreten.

• Arbeitssicherheit bei Arbeiten an Zutrittsanlagen: Techniker, die elektronische Zutrittskontrollsysteme installieren, warten oder reparieren, müssen entsprechend qualifiziert und sensibilisiert sein. Arbeiten an Türsteuerungen, elektronischen Schlössern, Sensoren und Verkabelungen bergen elektrische Risiken und erfordern größtmögliche Sorgfalt. Es darf nur geschultes Fachpersonal (z. B. Elektrofachkräfte gemäß DGUV-Vorschrift 3) eingesetzt werden. Vor Beginn von Arbeiten am Zutrittskontrollsystem sind die Komponenten spannungsfrei zu schalten und gegen Wiedereinschalten zu sichern (Lockout-Tagout-Verfahren), um Stromschläge oder Kurzschlüsse auszuschließen. Zudem müssen Mechaniker darauf achten, mechanische Teile (z. B. Türschließer, Drehsperren) so zu arretieren oder auszubauen, dass keine Verletzungsgefahr durch plötzlich bewegte Teile besteht.

• Umgang mit elektrischen und IT-Komponenten: Zutrittskontrollsysteme sind häufig IT-vernetzt und bestehen aus elektronischen Bauteilen. Das HSE-Konzept muss daher Regelungen für den ESD-Schutz (Schutz vor elektrostatischer Entladung) vorsehen, damit empfindliche elektronische Komponenten nicht durch unsachgemäßes Berühren beschädigt werden, was zu Sicherheitslücken führen könnte. Alle Arbeiten an aktiven Netzwerkkomponenten oder Steuerrechnern müssen so erfolgen, dass keine unkontrollierten Systemausfälle entstehen – dazu gehört etwa die vorherige Abstimmung mit der IT-Abteilung, bevor ein System neu gestartet oder vom Netz genommen wird. Außerdem sind die einschlägigen elektrotechnischen Normen (DIN VDE) bei allen Installations- und Wartungsarbeiten strikt einzuhalten.

• Notfall- und Evakuierungsaspekte: In Gebäuden mit elektronischen Zutrittssystemen muss gewährleistet sein, dass diese Systeme im Gefahrenfall nicht zum Hindernis werden. Türen, die im Normalbetrieb aus Sicherheitsgründen verschlossen sind, müssen bei Brandalarm oder Stromausfall automatisch in einen sicheren Zustand wechseln (meist Entriegelung). Das HSE-Konzept soll beschreiben, wie die Funktionsfähigkeit dieser Notfallsteuerungen regelmäßig überprüft wird – etwa durch Tests der Türfreigabe bei Alarm. Techniker müssen bei Arbeiten am Zutrittskontrollsystem darauf achten, die Flucht- und Rettungswege nicht zu blockieren und jederzeit eine manuelle Übersteuerung (Notentriegelung) der Türen zu ermöglichen. Zudem sollten klare Anweisungen vorliegen, wie sich das Personal im Falle eines Alarms verhält, wenn es gerade am System arbeitet (z. B. sofortiges Einstellen der Arbeiten und Räumen des Bereichs).

• Vertraulichkeit und Schutz sensibler Daten: Das Zutrittskontrollsystem verarbeitet personenbezogene und sicherheitskritische Daten (Informationen darüber, welche Personen wann welche Bereiche betreten haben). Mitarbeiter des technischen Dienstleisters können im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugang zu solchen Daten oder zu administrativen Systemrechten erhalten. Daher sind strenge Datenschutz- und Verschwiegenheitsregeln einzuhalten. Das HSE-Konzept muss vorsehen, dass alle Service-Techniker eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben und in Datenschutz unterwiesen sind. Zugriff auf Logdaten oder sicherheitsrelevante Informationen darf nur autorisierten Personen gestattet sein und muss dokumentiert werden. Ebenso ist dafür zu sorgen, dass jegliche Dokumentation oder Datenspeicherung im Zusammenhang mit dem Zutrittssystem gemäß DSGVO geschützt wird (z. B. durch Passwortschutz, verschlüsselte Übertragung von Daten und Löschkonzepte für nicht mehr benötigte personenbezogene Daten). Dieser Aspekt verbindet Arbeitssicherheit mit Informationssicherheit: Ein Leck sensibler Daten kann letztlich auch ein Sicherheitsrisiko darstellen.

• Einhaltung relevanter Sicherheitsnormen: Für Zutrittskontroll- und Alarmierungssysteme gelten spezielle technische Normen, die auch aus HSE-Sicht bedeutend sind. DIN EN 60839 und die VDE 0833-Normenreihe legen Anforderungen an Planung, Einbau, Betrieb und Instandhaltung elektronischer Sicherheitssysteme fest. Sie definieren Sicherheitsstufen, Zuverlässigkeitsanforderungen und Prüfintervalle, um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten. Der Bieter muss sicherstellen, dass seine Dienstleistungen in diesem Bereich diesen Normen entsprechen. Beispielsweise sind Funktionsprüfungen in festgelegten Abständen durchzuführen, Batterien von Türanlagen regelmäßig zu wechseln und Änderungen an der Anlage sorgfältig zu dokumentieren. Die Einhaltung dieser Standards schützt nicht nur die Sicherheit des Gebäudes, sondern auch die Gesundheit der Mitarbeiter, indem potenzielle Fehlfunktionen (z. B. Türen, die im Notfall nicht aufgehen) proaktiv vermieden werden.

Zum Abschluss des Ausschreibungsprozesses muss jeder Bieter eine verbindliche Erklärung abgeben, dass er alle einschlägigen HSE-Vorschriften und -Grundsätze einhält. Diese HSE-Konformitätserklärung wird meist als Formular vom Auftraggeber vorgegeben und vom zeichnungsberechtigten Vertreter des Bieterunternehmens unterzeichnet. Darin versichert der Bieter, dass er die in diesem Leitfaden beschriebenen Anforderungen versteht und während der Vertragserfüllung umsetzen wird. Insbesondere wird bestätigt, dass für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten sowie für den Schutz der Umwelt aktiv Sorge getragen wird.

In der Konformitätserklärung verpflichtet sich der Bieter, die Verantwortung für Arbeitssicherheit und Umweltschutz vollständig zu übernehmen und alle gesetzlichen Pflichten einzuhalten. Er erklärt beispielsweise, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Sicherheitsunterweisungen erhalten haben und künftig erhalten werden, dass gültige Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen für alle Tätigkeiten vorliegen und dass bei der Leistungserbringung sämtliche relevanten Gesetze (vom ArbSchG über die DGUV-Vorschriften bis hin zu Umweltauflagen) jederzeit beachtet werden. Auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, insbesondere beim Umgang mit Zutrittsdaten, wird typischerweise in diese Erklärung aufgenommen.

Diese formale Bestätigung ist nicht nur ein juristisches Dokument, sondern auch ein Signal des Bieters, dass HSE als integraler Bestandteil der Unternehmenspolitik betrachtet wird. Der Auftraggeber kann sich auf Grundlage dieser Erklärung und der vorgelegten Nachweise ein Bild von der Zuverlässigkeit und dem Verantwortungsbewusstsein des Bieters machen. Im Falle einer späteren Nichteinhaltung der zugesagten Maßnahmen kann die Verletzung der HSE-Konformitätserklärung als Vertragsverstoß gewertet werden. Daher dient dieses Dokument sowohl der Absicherung des Auftraggebers als auch der bewussten Selbstverpflichtung des Auftragnehmers, höchsten Standards im Bereich Gesundheit, Sicherheit und Umwelt gerecht zu werden.