Mitarbeiterschulungskonzept

Der Schulungsumfang im technischen Facility Management erstreckt sich über alle relevanten Fachgebiete und Fertigkeiten, die für einen sicheren und effizienten Gebäudebetrieb erforderlich sind.

• Betrieb technischer Systeme: Schulungen decken alle wesentlichen gebäudetechnischen Anlagen eines Industriekomplexes ab. Dazu zählen Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK), elektrotechnische Versorgungssysteme, Brandmelde- und Löschanlagen, Aufzugsanlagen sowie die Gebäudeautomations- und Leittechnik. Die Mitarbeiter werden darin unterwiesen, diese Systeme sachgerecht zu bedienen, Betriebsparameter zu überwachen und bei Störungen angemessen zu reagieren. Ziel ist es, einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen, Ausfälle zu vermeiden und Wartungsmaßnahmen fachkundig unterstützen zu können.

• Arbeitssicherheit und Notfallmanagement: Das Personal muss intensiv in Arbeitsschutzthemen geschult werden. Hierzu gehört der korrekte Umgang mit persönlicher Schutzausrüstung (PSA) ebenso wie Kenntnisse zu Gefährdungsbeurteilungen, sicherheitsgerechtem Verhalten und ergonomischem Arbeiten. Schulungen in Erster Hilfe, Brandbekämpfung (z. B. Handhabung von Feuerlöschern) und Evakuierungsabläufen bereiten die Mitarbeiter auf Notfälle vor. Diese Unterweisungen erfolgen gemäß ArbSchG und DGUV-Vorschriften regelmäßig – mindestens jährlich oder bei betrieblichen Veränderungen – und sind zentral für die Unfallprävention und den Gesundheitsschutz.

• Digitale Werkzeuge und Technologien: Die technische Gebäudebewirtschaftung wird heute durch zahlreiche digitale Systeme unterstützt. Mitarbeiter erhalten Schulungen in der Anwendung von Computer Aided Facility Management (CAFM)-Software, um Wartungen zu planen, technische Daten zu dokumentieren und Meldungen zu verfolgen. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, Building Information Modeling (BIM) einzusetzen, sofern digitale Gebäudemodelle für Wartung und Betrieb genutzt werden. Darüber hinaus müssen Techniker den Umgang mit IoT-basierten Monitoring-Tools erlernen, etwa für das Energiecontrolling oder die Fernüberwachung von Anlagenzuständen. Schulungsinhalte in diesem Bereich stellen sicher, dass das Personal digitale Technologien effizient und datensicher anwendet.

• Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme: Für den Betrieb von elektronischen Sicherheitsanlagen sind spezielle Kenntnisse erforderlich. Mitarbeiter werden geschult im Umgang mit Zutrittskontrollsystemen (z. B. Karten- oder Transponderlesern, PIN-Codes, biometrischen Erkennungssystemen) und der zugehörigen Verwaltungssoftware. Sie lernen, Berechtigungen und Nutzerprofile korrekt zu konfigurieren, Systemmeldungen oder Alarme auszuwerten sowie einfache Wartungsaufgaben durchzuführen. Da Zugangssysteme sicherheitskritisch sind, umfasst die Schulung auch Grundlagen der IT-Sicherheit (etwa Passwortrichtlinien, Software-Updates) und der physischen Sicherheit, um Manipulationen oder unbefugte Zugriffe zu verhindern.

• Fortlaufende Fortbildung und Zertifizierungen: Technische Standards, gesetzliche Vorgaben und Best Practices entwickeln sich stetig weiter. Daher muss das Schulungskonzept auch eine kontinuierliche Weiterbildung vorsehen. Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Auffrischungskursen teil, um ihr Wissen aktuell zu halten (beispielsweise jährliche Sicherheitstrainings, technische Workshops der Hersteller). Zudem ist der Erwerb und Erhalt von formalen Qualifikationen wichtiger Bestandteil: Dazu zählen etwa Schulungen mit Abschlusszertifikat für Spezialaufgaben (z. B. Schaltberechtigungen für Elektrofachkräfte, Qualifizierung zum Aufzugswärter, Lehrgänge zum Brandschutz- oder Hygiene-Beauftragten). Das Konzept sollte dokumentieren, in welchen Intervallen Zertifikate erneuert werden müssen und wie gewährleistet wird, dass kein Zertifikat unbemerkt abläuft. Insgesamt trägt die fortlaufende Fortbildung dazu bei, die Kompetenz der Belegschaft auf hohem Niveau zu halten und neuen Risiken oder Technologien proaktiv zu begegnen.

Um die Qualität und Wirksamkeit des Schulungskonzepts nachzuweisen, müssen Bieter im Rahmen ihrer Angebotsunterlagen ausführliche Dokumente und Nachweise vorlegen.

• Detaillierter Schulungsplan: Eine schriftliche Darstellung aller vorgesehenen Schulungsmaßnahmen über die Vertragslaufzeit. Der Plan sollte die Schulungsmodule und -themen auflisten, die zeitliche Planung (z. B. Startschulungen bei Vertragsbeginn, jährliche Unterweisungen, vierteljährliche Techniktrainings) sowie die Dauer jeder Einheit angeben. Zudem ist anzugeben, welche Methoden zum Einsatz kommen (Vorträge, praktische Übungen, E-Learning, Workshops etc.). Dieser Schulungsplan bietet dem Auftraggeber einen transparenten Überblick, wann und in welcher Form das Personal geschult wird.

• Qualifikationsmatrix des Personals: Eine tabellarische Übersicht, in der die Qualifikationen aller vorgesehenen technischen Mitarbeiter den jeweiligen Aufgaben gegenübergestellt sind. In einer solchen Matrix werden für jede relevante Rolle (z. B. Objektleiter, Haustechniker, Elektrotechniker, HKL-Anlagenführer) die erforderlichen Fachkenntnisse, Ausbildungen und Zertifikate definiert. Gleichzeitig ist ersichtlich zu machen, welche dieser Anforderungen die einzelnen Mitarbeiter bereits erfüllen und wo ggf. Schulungsbedarf besteht. Diese Qualifikationsmatrix zeigt dem Auftraggeber auf einen Blick, ob das Team des Bieters fachlich geeignet ist und wie etwaige Lücken durch Schulungen geschlossen werden sollen.

• Nachweise zu gesetzlichen Unterweisungen: Dokumentationen, die belegen, dass der Bieter alle vorgeschriebenen Mitarbeiterunterweisungen einhält. Dazu gehören beispielsweise Muster oder Kopien von Sicherheitsunterweisungsnachweisen gemäß ArbSchG und DGUV, Teilnahmebestätigungen an Erste-Hilfe-Kursen oder Unterweisungen im Brandschutz. Der Bieter sollte darlegen, wie er sicherstellt, dass alle Pflichtschulungen fristgerecht erfolgen (etwa durch interne Schulungspläne oder Erinnerungsmechanismen) und wie diese Unterweisungen protokolliert werden. Solche Nachweise schaffen Vertrauen, dass der Bieter seine arbeitsschutzrechtlichen Pflichten ernst nimmt.

• Angaben zur Qualifikation der Ausbilder: Informationen über die Trainer und Schulungsanbieter, die die Weiterbildung durchführen. Hierbei ist anzugeben, ob Schulungen intern durch eigenes Fachpersonal oder extern durch zertifizierte Bildungsinstitutionen erfolgen. Entsprechende Qualifikationsnachweise der Ausbilder (z. B. Trainerzertifikate, Ausbildereignungsscheine) oder Referenzen über Kooperationen mit anerkannten Stellen (z. B. Schulungszentren von TÜV oder Handwerkskammern) sollten enthalten sein. Dies ermöglicht dem Auftraggeber die Bewertung, ob die vermittelten Inhalte mit ausreichender Fachkompetenz gelehrt werden.

• Dokumentation und Zertifikate der Mitarbeiter: Eine aktuelle Sammlung relevanter Ausbildungsnachweise und Zertifikate der technischen Mitarbeiter (soweit datenschutzrechtlich zulässig). Beispielsweise können Qualifikationen wie Elektroscheine, Befähigungsnachweise nach VDE (z. B. zur Prüfungsbefugnis elektrischer Anlagen), Prüfbescheinigungen für Aufzugswärter, Schulungsnachweise für Brandschutz- oder Hygiene-Beauftragte etc. aufgeführt werden. Wichtig ist darzustellen, dass diese Zertifikate gültig sind und vom Bieter überwacht wird, wann Auffrischungen oder Wiederholungsprüfungen nötig sind. In der Angebotsphase kann dies in Form exemplarischer Nachweislisten oder Zertifikatskopien erfolgen. Während der Vertragslaufzeit muss der Auftragnehmer dann fortlaufend Aufzeichnungen über alle absolvierten Schulungen, Unterweisungen und Zertifikatserneuerungen führen, die auf Verlangen dem Auftraggeber vorzulegen sind.

• Einreichung als Angebotsbestandteil: Das Schulungskonzept ist vom Bieter als fester Bestandteil der Angebotsunterlagen vorzulegen. In den Ausschreibungsbedingungen wird in der Regel festgelegt, dass ein solches Konzept als Mindestanforderung zählt. Fehlt das Konzept oder ist es inhaltlich unzureichend, kann dies zum Ausschluss des Angebots führen, da die Eignung des Bieters dann als nicht nachgewiesen gilt.

• Prüfung und Wertung durch den Auftraggeber: Nach Angebotsabgabe wird das Schulungskonzept durch die Vergabestelle bzw. den Auftraggeber inhaltlich geprüft. Dabei achten die Prüfer auf die Vollständigkeit (werden alle geforderten Aspekte abgedeckt?), die Plausibilität und Angemessenheit (sind die Schulungsmethoden und -intervalle geeignet und branchentypisch?) sowie die Übereinstimmung mit den gestellten Anforderungen. Der Auftraggeber kann zur Verifizierung beispielsweise Beispieldokumente anfordern oder Rückfragen stellen, etwa um detaillierte Schulungsinhalte oder Qualifikationen der Trainer zu erläutern. Ein hochwertiges, schlüssiges Schulungskonzept kann sich positiv auf die Wertung des Angebots auswirken, insbesondere wenn Qualitätskriterien im Vergabeverfahren eine Rolle spielen.

• Verpflichtung während der Vertragslaufzeit: Mit Zuschlagserteilung und Vertragsabschluss wird das vorgelegte Schulungskonzept für den Auftragnehmer bindend. Das heißt, der Dienstleister ist vertraglich verpflichtet, die geplanten Schulungs- und Unterweisungsmaßnahmen tatsächlich umzusetzen. Oft werden im Vertrag konkrete Vorgaben gemacht, z. B. dass bestimmte Schulungen vor Leistungsbeginn abgeschlossen sein müssen (etwa Sicherheitseinweisungen) oder dass jährliche Auffrischungen bis zu einem festen Termin nachzuweisen sind. Der Auftragnehmer muss die Durchführung der Schulungen dokumentieren und auf Anforderung dem Auftraggeber melden.

• Umgang mit Abweichungen oder Mängeln: Sollten während der Leistungserbringung Defizite bei der Mitarbeiterqualifikation auftreten – etwa weil ein benötigtes Zertifikat eines Mitarbeiters abgelaufen ist oder eine vorgeschriebene Schulung versäumt wurde – muss der Auftragnehmer unverzüglich Gegenmaßnahmen ergreifen. In der Regel räumt der Auftraggeber eine kurze Frist ein, in der fehlende Schulungen nachgeholt oder unqualifizierte Mitarbeiter ersetzt werden müssen. Wiederholte oder gravierende Verstöße gegen die Schulungspflichten können als Vertragsverstoß gewertet werden. Mögliche Folgen reichen von Abmahnungen über Vertragsstrafen bis hin zur außerordentlichen Kündigung des FM-Dienstleistungsvertrags, je nach Schwere der Pflichtverletzung.

• Berichts- und Nachweispflichten: Im Verlauf des Vertrags verlangen viele Auftraggeber regelmäßige Berichte zum Schulungsstand. Beispielsweise kann vertraglich festgelegt sein, dass der Auftragnehmer jährlich oder quartalsweise einen Bericht vorlegt, der alle durchgeführten Mitarbeiterschulungen, Unterweisungen und erworbenen Zertifikate auflistet. Auch anstehende geplante Schulungen und auslaufende Zertifikate sollen darin aufgezeigt werden. Diese Berichte ermöglichen dem Auftraggeber, die Einhaltung der Schulungsverpflichtungen fortlaufend zu überwachen. Sie dienen zugleich der gemeinsamen Qualitätssicherung, indem sie Transparenz über die Personalentwicklung schaffen.

In sicherheitssensiblen Bereichen – insbesondere beim Einsatz von elektronischen Zugangskontrollsystemen – gelten erhöhte Anforderungen an die Schulung des technischen Personals.

• Bedienung von Zutrittsanlagen: Das zuständige Personal ist darin zu schulen, elektronische Zutrittssysteme im Alltag sicher zu bedienen. Dazu zählt das Ausstellen und Verwalten von Zutrittsmedien (Ausweiskarten, Transponder, etc.), die Anlage von Nutzern und Benutzergruppen in der Zutrittssoftware sowie die Überwachung von Zugangsprotokollen. Die Mitarbeiter müssen zügig auf Ereignisse reagieren können – etwa wenn ein Unbefugter erkannt und abgewiesen wird oder wenn eine Störung am Leser auftritt. Schulungsinhalte beinhalten daher auch das Interpretieren von Systemmeldungen und das Einleiten von Meldungen an den Sicherheitsdienst oder Vorgesetzte, falls unübliche Vorfälle auftreten.

• Installation und Wartung: Techniker, die für die Einrichtung und Instandhaltung der Zugangskontrollsysteme verantwortlich sind, benötigen eine vertiefte Ausbildung. Sie erlernen in spezifischen Lehrgängen, wie Zutrittskontrollanlagen fachgerecht installiert und konfiguriert werden. Dies umfasst z. B. die Montage von elektrischen Türschlössern und Sensoren, die Verkabelung und Vernetzung der Komponenten, die Parametrierung der Systemsoftware sowie die Integration in übergeordnete Gebäudemanagementsysteme. Ebenso wichtig ist die Fehlersuche: Mitarbeiter müssen Diagnosetools anwenden können, um bei Störungen die Ursache (etwa defekte Kartenleser, Netzwerkausfälle, Softwarefehler) schnell zu identifizieren und zu beheben. Ein gut geschultes Wartungsteam stellt sicher, dass die Zutrittsanlage hochverfügbar ist und Sicherheitslücken durch technischen Ausfall minimiert werden.

• Cybersecurity und Datenschutz: Moderne Zutrittskontrollsysteme sind häufig IT-basiert und mit Firmennetzwerken verbunden. Daher umfasst die Schulung auch Aspekte der Informationssicherheit. Mitarbeiter werden für Cyber-Risiken sensibilisiert, die speziell im Zusammenhang mit Zutrittssystemen auftreten können – beispielsweise unbefugte Zugriffe über das Netzwerk, Manipulation von Benutzerdaten oder das Einschleusen von Schadsoftware. Die Schulung vermittelt grundlegende Maßnahmen zum Schutz, etwa die Notwendigkeit regelmäßiger Software-Updates und Sicherheits-Patches, der Einsatz starker Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administrationszugänge sowie die Beschränkung von Zugriffsrechten nach dem Need-to-know-Prinzip. Zudem ist der datenschutzkonforme Umgang mit Zutrittslogs und personenbezogenen Berechtigungsdaten Teil der Ausbildung: Mitarbeiter lernen, dass Protokolldaten nur zu definierten Zwecken verwendet und nach gesetzlichen Vorgaben (DSGVO/BDSG) gespeichert oder gelöscht werden müssen.

• Notfall- und Ausfallkonzepte: Das Schulungskonzept muss sicherstellen, dass das Personal auch auf Störungen oder Ausfälle des Zugangskontrollsystems vorbereitet ist. In regelmäßigen Abständen sollten Notfallszenarien geübt werden, z. B. ein komplettes Systemversagen oder ein Cyberangriff auf die Zutrittssteuerung. Die Mitarbeiter lernen hierbei, manuelle Notfallprozeduren anzuwenden – etwa Türen mithilfe von Notschlüsseln oder Notentriegelungen zu öffnen, wenn das elektronische System versagt. Sie werden angewiesen, wie sie in solchen Fällen die Sicherheit des Gebäudes aufrechterhalten (z. B. durch verstärkte personelle Zugangskontrollen oder temporäre Abschaltung bestimmter Zugänge) und wie die Wiederinbetriebnahme nach Störungsbehebung erfolgt. Solche Übungen erhöhen die Reaktionsschnelligkeit und Handlungssicherheit der Mitarbeiter in realen Störfällen erheblich.

• Einhaltung relevanter Normen: In der Sicherheitstechnik existieren spezifische Normen, die auch Anforderungen an den Betrieb und die Sachkunde des Personals stellen. Im Bereich der Zutrittskontrollanlagen sind insbesondere die Norm DIN EN 60839-11 (elektronische Zutrittskontrollsysteme) und die Richtlinien der DIN VDE 0833-Reihe (für Gefahrenmeldeanlagen, einschließlich Einbruch- und Zugangsmeldeanlagen) einschlägig. Das Schulungskonzept sollte berücksichtigen, dass die Inhalte dieser Normen den zuständigen Mitarbeitern bekannt sind. Das bedeutet, Schulungen erklären beispielsweise die in den Normen definierten Sicherheitsgrade, Prüfprozesse und Dokumentationspflichten. So ist gewährleistet, dass der Betrieb der Zugangssysteme nicht nur den herstellerspezifischen Vorgaben, sondern auch den allgemeinen technischen und regulatorischen Standards entspricht.

Ein wesentlicher Bestandteil des Angebots ist die verbindliche Erklärung des Bieters, dass er das vorgestellte Schulungskonzept vollständig umsetzen wird. Der Bieter muss in seinen Unterlagen ausdrücklich bestätigen, für eine umfassende Qualifizierung aller im technischen Facility Management eingesetzten Mitarbeiter Sorge zu tragen. Diese Bestätigung unterstreicht die Verantwortungsübernahme des Bieters und dient als Nachweis seiner Zuverlässigkeit. In vielen Fällen wird eine derartige Erklärung als Vordokument (z. B. als Teil des Angebotsschreibens oder mittels Eigenerklärung) vom Auftraggeber vorgegeben und vom Bieter unterschrieben.

Mit dieser Verpflichtungserklärung übernimmt der Bieter – und nach Zuschlagserteilung der Auftragnehmer – die volle Verantwortung dafür, die Kompetenz seines Personals während der gesamten Vertragslaufzeit auf dem geforderten Stand zu halten. Es obliegt ihm, dafür zu sorgen, dass neue Mitarbeiter vor Einsatz angemessen eingearbeitet und geschult werden, und dass bestehendes Personal rechtzeitig an Auffrischungsschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen teilnimmt. Alle relevanten Zertifikate der Mitarbeiter sind aktuell zu halten (keines darf unbemerkt ablaufen) und bei Bedarf zu erneuern. Die Einhaltung dieser Zusage wird üblicherweise auch vertraglich fixiert. Sollte der Auftragnehmer im Nachhinein gegen die bestätigten Schulungsverpflichtungen verstoßen, können vertragliche Konsequenzen drohen – von schriftlichen Aufforderungen zur Mängelbeseitigung über vereinbarte Vertragsstrafen bis hin zur Kündigung des Auftrags bei schweren Verstößen. Die schriftliche Bestätigung der Einhaltung des Schulungskonzepts gewährleistet somit, dass dieses Thema von Beginn an den notwendigen Stellenwert erhält und die Qualität der technischen Betriebsführung langfristig gesichert ist.