Kalkulationsübersicht

• Personalkosten: Alle Personalausgaben für das im Objekt eingesetzte FM-Personal sind detailliert auszuweisen. Hierzu gehören Löhne und Gehälter, gesetzliche Sozialabgaben, mögliche Tarifzulagen, Schicht- und Wochenendzuschläge sowie Rückstellungen für Urlaub und Krankheitszeiten. Ebenfalls einzukalkulieren sind Kosten für Fort- und Weiterbildungen sowie erforderliche Zertifizierungen der Mitarbeiter, damit diese alle technischen Anlagen kompetent betreuen können. Unter diese Kategorie fallen auch spezifische Personalkosten für den Betrieb sicherheitsrelevanter Systeme wie der Zutrittskontrolle – etwa das Gehalt von Systemadministratoren oder Sicherheitstechnikern, die für Pflege und Überwachung der Zugangssysteme zuständig sind.

• Vorbeugende Instandhaltung (Wartung): Sämtliche planmäßigen Wartungs- und Inspektionsarbeiten an den technischen Anlagen des Gebäudes sind in diesem Posten zu berücksichtigen. Dies umfasst regelmäßige Servicetätigkeiten für Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK), elektrische Anlagen, sicherheitstechnische Einrichtungen wie Brandmelde- und Sprinkleranlagen, Aufzüge sowie das elektronische Zutrittskontrollsystem. Im Angebot sind die Frequenzen und Inhalte dieser Wartungsmaßnahmen darzustellen – inklusive Funktionsprüfungen, Reinigungen, Kalibrierungen von Sensoren und Messgeräten sowie behördlich oder normativ vorgeschriebene Prüfungen (z.B. wiederkehrende TÜV-Abnahmen von Aufzügen oder Druckbehältern). Die Kosten dafür (Arbeitszeit, Anfahrt, Prüfgebühren, Wartungsverträge) müssen einzeln und nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden, um zu zeigen, dass die Betriebsbereitschaft aller Anlagen über die Vertragslaufzeit sichergestellt ist.

• Verbrauchsmaterialien: In dieser Kategorie werden alle Materialien erfasst, die im laufenden Betrieb und bei Wartungsarbeiten regelmäßig verbraucht oder ausgetauscht werden. Typische Verbrauchsmaterialien sind beispielsweise Filter für Lüftungs- und Klimaanlagen, Schmierstoffe für mechanische Bauteile, Kühl- oder Reinigungsmittel, Sicherungen und Leuchtmittel sowie Kleinmaterialien wie Dichtungen oder Schrauben. Auch der Bedarf an persönlicher Schutzausrüstung (etwa Handschuhe, Schutzbrillen) für das technische Personal kann hier eingerechnet werden. Speziell im Bereich der Zutrittskontrolle fallen ebenfalls Verbrauchsmaterialien an, zum Beispiel Ausweiskarten oder Schlüsselanhänger für das Zugangssystem, Batterien für kabellose Türschlösser oder Verschleißteile an Drehkreuzen und automatischen Türen. Die Kalkulation sollte angeben, in welchen Intervallen diese Materialien voraussichtlich benötigt werden und wie sie kostenmäßig veranschlagt sind.

• Ersatzteile: Hierunter fallen alle Ersatz- und Verschleißteile, die für Reparaturen oder geplanten Austausch vorgehalten werden müssen. Dazu zählen z.B. Pumpen, Motoren, Ventile, Sensoren, Relais, Sicherungen und elektronische Module in den verschiedenen gebäudetechnischen Anlagen. Ebenfalls zu berücksichtigen sind Ersatzkomponenten für sicherheitstechnische Systeme, etwa Rauchmelder, Sprinklerdüsen oder Komponenten der Zutrittskontrolle (Kartenterminals, elektronische Schlösser, Steuerplatinen). Die Kalkulationsübersicht soll ausweisen, mit welchen Kosten für die Vorhaltung eines kritischen Ersatzteillagers (zur Minimierung von Ausfallzeiten) sowie für die Beschaffung von Ersatzteilen im Bedarfsfall gerechnet wird. Dabei ist zu bedenken, dass bestimmte sicherheitsrelevante Teile sofort verfügbar sein müssen, was die Vorhaltung vor Ort oder schnelle Lieferabkommen erfordert – entsprechende Kosten für Lagerhaltung oder Service-Level-Vereinbarungen sind einzukalkulieren.

• Fremdleistungen (Subunternehmer): Viele technische Spezialleistungen werden von externen Fachfirmen erbracht und müssen als Fremdleistung in der Kostenstruktur auftauchen. Beispiele hierfür sind regelmäßige Prüfungen und Zertifizierungen durch Sachverständige (z.B. TÜV-Abnahmen für Aufzüge, Druckanlagen oder elektrische Anlagen), Wartungsverträge mit Originalherstellern (OEM) für komplexe Systeme wie Gebäudeleittechnik oder Brandmeldeanlagen, sowie spezialisierte Services im Bereich Sicherheitstechnik (z.B. die Betreuung von Biometrie-Zutrittssystemen durch den Hersteller oder IT-Dienstleistungen für die Netzwerkinfrastruktur der Zutrittskontrolle). Der Bieter muss diese Fremdleistungs-Kosten separat ausweisen und nach Möglichkeit durch Angebote oder Preislisten der Drittanbieter untermauern. Dies erhöht die Transparenz und erlaubt dem Auftraggeber zu erkennen, welcher Anteil der Gesamtkosten auf Subunternehmer entfällt und ob die vorgesehenen Beträge realistisch sind.

• Standardisiertes Kalkulationsschema: Die vollständige Kostenaufstellung ist in der vom Auftraggeber vorgegebenen oder akzeptierten Formatvorlage einzureichen. Alle Posten sind nach einem einheitlichen Schema zu gliedern (beispielsweise nach Kostenarten oder Anlagengruppen), damit eine Vergleichbarkeit der Angebote gegeben ist. Abweichungen vom vorgegebenen Schema sind in der Regel nicht zulässig, da sie die Auswertung erschweren würden. Es empfiehlt sich, die vom Auftraggeber bereitgestellte Kalkulationstabelle oder -maske exakt zu befüllen und keine eigenmächtigen Änderungen an Struktur oder Begrifflichkeiten vorzunehmen.

• Trennung von fixen und variablen Kosten: In der Übersicht ist klar zu unterscheiden, welche Kosten als feste Pauschalen anfallen und welche abhängig von der Inanspruchnahme oder anderen Parametern variieren können. Feste Kosten sind zum Beispiel regelmäßige monatliche Pauschalen für Wartung, Betreuung oder Personalvorhaltung, die unabhängig von der tatsächlichen Nutzung des Objekts gleichbleiben. Variable Kosten können hingegen z.B. Materialverbrauch in Abhängigkeit von Betriebsstunden, leistungsabhängige Entlohnung (etwa erfolgsbasierte Boni) oder auftragsbezogene Reparaturleistungen sein. Diese Differenzierung erlaubt dem Auftraggeber, die Preisstruktur besser zu verstehen und Risiken einzuschätzen – etwa, welche Kosten im Falle geänderter Nutzungsintensität des Gebäudes skalieren könnten.

• Begründung der Kostenansätze: Zu wesentlichen Kostenpositionen sollte der Bieter Erläuterungen liefern, wie diese zustande kommen. Dazu gehört beispielsweise eine Darstellung der eingesetzten Personalstärke (inklusive Qualifikationen und geplanten Arbeitszeiten), Annahmen über Wartungszyklen (z.B. vierteljährliche Wartung einer Anlage auf Basis von Herstellervorgaben), angenommene Lebensdauern von Teilen oder Verbrauchsmaterialien sowie sonstige Prämissen der Kalkulation. Wenn etwa bestimmte Dienstleistungen nur saisonal anfallen oder wenn Rücklagen für zukünftige Reparaturen gebildet werden, sollte dies transparent gemacht werden. Solche Begründungen können in Form von Kommentaren in der Kalkulation oder in einem separaten Erläuterungsbericht erfolgen. Sie erhöhen das Vertrauen des Auftraggebers in die Plausibilität des Angebots und zeigen, dass der Bieter das Objekt und die Anforderungen verstanden hat.

• Nachweis der Marktkonformität: Der Bieter sollte belegen können, dass seine Preise marktgerecht und wirtschaftlich kalkuliert sind. Dies kann durch Referenzierungen oder Beifügung von Belegen geschehen. Beispielsweise können aktuelle Angebote von Materiallieferanten, Preislisten für Ersatzteile, Kalkulationen nach tariflichen Lohnsätzen oder bestehende Rahmenvertragskonditionen als Beweis herangezogen werden. Insbesondere bei größeren Kostentreibern (etwa einem umfangreichen Wartungsvertrag für die Kälteanlage oder den Zugangskontroll-Server) ist ein Hinweis auf Vergleichsangebote oder Benchmarks hilfreich. Die Vergabestelle kann so nachvollziehen, dass keine unrealistischen oder unausgewogenen Ansätze im Angebot verborgen sind.

• Offenlegung von Subunternehmerkosten: Wenn Teile der Leistung an Nachunternehmer vergeben werden, muss der Bieter dies offenlegen und die dafür vorgesehenen Kosten transparent angeben. Es sollte ersichtlich sein, welche Leistungsanteile durch Dritte erbracht werden und zu welchen Konditionen. Im Idealfall werden die Angebote der Subunternehmer oder zumindest deren Kostenstruktur dem Angebot des Hauptbieters beigefügt. Der Auftraggeber kann so erkennen, ob Zuschläge oder Verwaltungsaufwände auf die Subleistungen aufgeschlagen wurden und ob diese verhältnismäßig sind. Zudem ist anzugeben, ob bereits feste Vereinbarungen mit den genannten Subunternehmen bestehen oder ob es sich um geplante, noch auszuhandelnde Verträge handelt. Diese Transparenz schafft Vertrauen und beugt Missverständnissen vor, etwa in Bezug auf Verantwortlichkeiten oder mögliche Schnittstellenprobleme während der Vertragsausführung.

• Verbindlicher Angebotsbestandteil: Die detaillierte Kalkulationsübersicht ist als fester und verpflichtender Bestandteil der Angebotsunterlagen einzureichen. In den Ausschreibungsbedingungen wird üblicherweise klar vorgegeben, dass ohne eine solche Kostenaufstellung das Angebot als unvollständig gewertet werden kann. Bieter sollten daher sicherstellen, dass alle geforderten Formblätter und Tabellen ausgefüllt sind. Ein fehlender oder lückenhafter Kostenplan kann zur Angebotsablehnung führen, da andernfalls eine faire Vergleichbarkeit und Wertung aller Angebote nicht gewährleistet ist.

• Plausibilitätsprüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber wird die eingereichte Kalkulation im Zuge der Angebotswertung auf Nachvollziehbarkeit überprüfen. Auffällige Abweichungen (etwa ungewöhnlich niedrige oder hohe Einzelposten im Vergleich zum Markt oder zu anderen Angeboten) können Rückfragen auslösen. Die Vergabestelle ist berechtigt, vom Bieter Erläuterungen oder Aufschlüsselungen zu bestimmten Positionen anzufordern, um sicherzustellen, dass kein Kalkulationsfehler oder Missverständnis vorliegt. In öffentlichen Vergabeverfahren gibt es zudem Mechanismen, um Angebote mit Unterkostenpreisen zu identifizieren; in solchen Fällen muss der Bieter auf Verlangen detailliert darlegen, wie der Preis zustande kommt. Darüber hinaus behalten sich manche Auftraggeber – insbesondere bei langfristigen und umfangreichen Facility-Management-Verträgen – vertraglich das Recht vor, bei Bedarf Einsicht in die originale Angebotskalkulation zu nehmen oder während der Vertragslaufzeit Audits zur Kostenverwendung durchzuführen. Die Bieter sollten daher von Anfang an mit realistischen und überprüfbaren Zahlen arbeiten.

• Periodische Kostenberichte während der Laufzeit: Nicht nur in der Angebotsphase, sondern auch nach Zuschlagserteilung bleibt Transparenz wichtig. In vielen Verträgen wird vereinbart, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber regelmäßig Bericht über die angefallenen Kosten oder den Leistungsstand erstattet – insbesondere wenn variable Vergütungsbestandteile oder Budgets für Verbrauchsleistungen vereinbart wurden. Dies kann etwa in Form eines jährlichen Berichtes erfolgen, in dem der Dienstleister die Entwicklung seiner Kosten den geplanten Ansätzen gegenübersstellt und Abweichungen erläutert. Solche Reports ermöglichen es dem Auftraggeber, frühzeitig etwaigen Mehrverbräuchen oder Einsparungen gegenzusteuern und bieten eine Grundlage für Gespräche über Leistungsanpassungen. Auch wenn es sich um einen Pauschalvertrag ohne Nachweis der Einzelausgaben handelt, signalisiert ein freiwilliges Reporting des Dienstleisters Professionalität und schafft Vertrauen in die partnerschaftliche Zusammenarbeit.

• Umgang mit nicht ausgewiesenen Posten: Alle Leistungen, die zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind, müssen in der Kalkulationsübersicht berücksichtigt sein. Sollte der Bieter in seinem Angebot bestimmte Aufgaben oder Kostenfaktoren nicht explizit aufführen, wird im Zweifel davon ausgegangen, dass diese im Gesamtpreis enthalten sind. Daher ist es für Bieter riskant, Kosten zu "verstecken" oder als Pauschale ohne Beschreibung einzukalkulieren. Entdeckt der Auftraggeber vor der Vergabe, dass wesentliche Leistungen nicht bepreist wurden, kann dies zur Disqualifizierung des Angebots führen. Nach Vertragsschluss liefert eine vollständige Kalkulation dem Auftraggeber zudem eine Grundlage, um Nachforderungen abzuwehren: Fehlt eine Position in der Angebotskalkulation, hat der Auftragnehmer grundsätzlich keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung hierfür, es sei denn, es liegt eine vom Auftraggeber zu verantwortende Leistungsänderung vor. Die klare Empfehlung lautet daher, lieber jede erforderliche Leistung – so klein sie auch sein mag – offen in der Kalkulation zu benennen, anstatt unklar definierte Sammelposten zu verwenden.

• Preisgleitklauseln und Anpassungsmechanismen: Bei länger laufenden Facility-Management-Verträgen (häufig 3-5 Jahre oder mehr) muss die Kalkulation Annahmen über die zukünftige Preisentwicklung enthalten. Der Bieter sollte transparent machen, welche Inflation oder Lohnsteigerungen in seinen Preisen bereits berücksichtigt sind und welche vertraglichen Anpassungsmechanismen vorgesehen werden. Üblich sind Indexierungen auf Basis offizieller Indizes, etwa dem Verbraucherpreisindex (VPI) oder spezifischen Branchenindizes, sowie Anpassungen entsprechend tariflicher Lohnentwicklungen im Gebäudemanagement. In der Angebotsphase kann verlangt werden, dass der Bieter einen bestimmten Stichtag-Preis angibt und die jährlichen Steigerungsraten oder Anpassungsformeln offenlegt. Diese Informationen gehören ebenfalls in die Kalkulationsunterlagen. Dadurch weiß der Auftraggeber, wie sich die Kosten über die Laufzeit entwickeln können, und es wird ausgeschlossen, dass nachträglich über grundlegende Preisänderungen verhandelt werden muss. Wichtig ist, dass solche Klauseln den vergaberechtlichen Vorgaben entsprechen (Transparenzgebot: die Anpassungsregel muss bereits in den Ausschreibungsunterlagen und im Angebot klar definiert sein).

• Detaillierte Aufschlüsselung der Systemkosten: Alle Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Instandhaltung des Zutrittskontrollsystems sind explizit auszuweisen. Dazu zählen Aufwendungen für Hardware (z.B. Kartenlesegeräte, elektronische Türschlösser, Steuerungs- und Netzwerkgeräte, Server oder zentrale Kontrollrechner), für Software (Management-Software für Zugangsberechtigungen, Datenbank-Systeme, eventuelle Cloud-Dienste oder Software-as-a-Service-Gebühren) sowie für regelmäßige Wartungstätigkeiten am System. Auch etwaige Service- und Supportverträge mit dem Systemhersteller oder spezialisierten Anbietern müssen als separate Positionen in der Kalkulation erscheinen. Ziel ist es, klar zu erkennen, welcher Aufwand erforderlich ist, um das Zutrittskontrollsystem funktionsfähig und sicher zu betreiben.

• Überwachung, Störungsmanagement und Redundanz: Das Kostenkonzept muss berücksichtigen, wie das Zutrittskontrollsystem überwacht wird und wie auf Störungen oder Sicherheitsvorfälle reagiert werden kann. Hier sollten Kosten eingeplant sein für eine kontinuierliche Systemüberwachung – beispielsweise durch eine Leitstelle oder einen Fernüberwachungsdienst, der Alarme und Fehlermeldungen des Systems 24/7 empfängt. Ebenso sind Aufwendungen für schnelle Reaktionszeiten im Störungsfall zu berücksichtigen, etwa Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaftspauschalen oder vertraglich zugesicherte Reaktionszeiten eines Technikers vor Ort. Darüber hinaus ist die Frage der Redundanz zu betrachten: Kritische Komponenten des Systems (wie der Zutrittskontroll-Server oder zentrale Netzwerkkomponenten) sollten ausfallsicher ausgelegt sein. Kosten für Redundanzmaßnahmen wie Backup-Server, Ersatzhardware, unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USV) oder doppelte Netzwerkverbindungen gehören in die Kalkulation. Diese Posten stellen sicher, dass auch bei technischen Ausfällen oder Wartungsarbeiten die Sicherheit des Gebäudes nicht gefährdet wird.

• Lizenzgebühren und Datenschutzaufwendungen: Viele Zutrittskontrollsysteme erfordern laufende Lizenzgebühren oder Wartungsgebühren für Software. Der Bieter muss derartige wiederkehrende Kostenpositionen deutlich benennen – zum Beispiel jährliche Software-Lizenzgebühren, Kosten für Updates und Hersteller-Support oder Gebühren für die Nutzung von Cloud-Diensten, falls das System cloudbasiert ist. Daneben dürfen Aufwände zur Einhaltung der Datenschutzrichtlinien nicht fehlen: Da bei Zutrittskontrollen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet werden (wer hat wann welche Tür passiert), muss das System datenschutzkonform betrieben werden. Kosten in diesem Zusammenhang können für regelmäßige Datenschutz-Schulungen des Bedienpersonals, für die Pseudonymisierung oder begrenzte Aufbewahrung von Protokolldaten, für Datenschutz-Folgenabschätzungen bei Einführung neuer Systemkomponenten oder für externe Datenschutzaudits anfallen. Die Nennung dieser Kosten zeigt, dass der Bieter sich seiner Verantwortung im Umgang mit sensiblen Daten bewusst ist und proaktiv Maßnahmen ergreift, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

• Austauschintervalle und Lebenszykluskosten: Zutrittskontrollanlagen bestehen aus vielen technischen Komponenten, die unterschiedlich langen Lebenszyklen unterliegen. In der Kalkulationsübersicht sollte daher ein Lebenszyklusansatz erkennbar sein. Der Bieter muss einschätzen, welche Komponenten innerhalb der voraussichtlichen Vertragslaufzeit ersetzt oder erneuert werden müssen. Beispielsweise haben Batterien in Funk-Türschlössern oder USV-Anlagen begrenzte Standzeiten, stark frequentierte mechanische Teile nutzen sich ab, und elektronische Komponenten können mit der Zeit Störungen aufweisen. Die Kosten für solche geplanten Erneuerungen (inklusive Arbeitsleistung für den Austausch) sollten bereits im Angebot berücksichtigt sein. Ebenso ist aufzulisten, ob und wann Software-Upgrades oder Hardware-Erweiterungen einkalkuliert sind, um das System auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten. Durch diese vorausschauende Kalkulation können spätere ungeplante Kosten und Ausfallzeiten minimiert werden.

• Externe Spezialleistungen: Falls für das Zutrittskontrollsystem besondere externe Dienstleistungen in Anspruch genommen werden, sind diese als eigenständige Posten darzustellen. Dazu zählen beispielsweise regelmäßige sicherheitstechnische Überprüfungen der Anlage durch externe Spezialisten, Penetrationstests zur Überprüfung der IT-Sicherheit des Systems oder Zertifizierungen nach bestimmten Sicherheitsstandards (z.B. ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit, sofern relevant). Ebenso könnten biometrische Zugangssysteme jährliche Kalibrierungen oder Software-Aktualisierungen durch den Hersteller erfordern. Derartige Spezialleistungen sind mit ihrem geplanten Turnus und Kostenansatz in die Kalkulation aufzunehmen. Dies gewährleistet, dass alle Aspekte der Systembetreuung – von der physischen Wartung bis zur digitalen Sicherheit – finanziell abgedeckt sind, ohne dass im laufenden Betrieb ungeplante Zusatzaufwände auftreten.

Abschließend muss der Bieter mit Abgabe des Angebots die Vollständigkeit und Richtigkeit der Kalkulationsübersicht formell bestätigen. In einer schriftlichen Erklärung – oft Bestandteil des Angebotsschreibens oder eines gesonderten Vordrucks – versichert der Bieter, dass alle für die Vertragserfüllung notwendigen Leistungen und Kosten bedacht und transparent dargestellt sind. Damit übernimmt der Bieter die Verantwortung für seine Kalkulation: Die angegebenen Preise und Kostenansätze gelten verbindlich für die Vertragsdauer, abgesehen von vertraglich vereinbarten Änderungs- oder Anpassungsmöglichkeiten (z.B. Indexanpassungen). Diese Bestätigung dient dem Auftraggeber als Absicherung, dass keine wesentlichen Posten übersehen wurden und dass der Dienstleister die finanzielle Tragfähigkeit seines Angebots gewährleistet. Zugleich wird dadurch festgehalten, dass der Auftragnehmer für die Einhaltung der kalkulierten Kostenstruktur einsteht und bei Abweichungen keine zusätzlichen Forderungen stellen kann, sofern sich die Leistungsanforderungen nicht geändert haben. Eine solche Klausel fördert die Klarheit und Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit und schafft von Beginn an ein Klima des Vertrauens und der Professionalität.