Musterrechnung

• Wartungs- und Instandhaltungsstunden: Arbeitsaufwand für planmäßige vorbeugende Wartung, zustandsorientierte Inspektionen und kurzfristige Reparaturen (korrektive Instandsetzung). Hierbei ist auch auszuweisen, ob Arbeitszeiten außerhalb der Regelarbeitszeit anfielen (z.B. Überstunden, Nacht- oder Wochenendarbeit) und wie diese vergütet werden (z.B. prozentuale Zuschläge laut Tarif oder Vertrag).

• Ersatzteile: Verwendung von Ersatz- und Verschleißteilen wie Pumpen, Filter, Sensoren, Sicherungen oder Komponenten von Zutrittskontrollsystemen. Jede verbaute Komponente ist einzeln mit Bezeichnung, Mengenangabe und Preis aufzuführen. Gegebenenfalls sind auch Angaben zu Qualitätsstandards oder Zertifizierungen (z.B. DIN- oder VDE-Normen) der Ersatzteile zu machen, sofern dies vertraglich gefordert oder aus Sicherheitsgründen relevant ist.

• Verbrauchsmaterialien: Auflistung von regelmäßig benötigten Verbrauchsgütern, etwa Reinigungsmittel, Schmierstoffe, Kleinmaterial wie Dichtungen oder Filtereinsätze, sowie Ausweiskarten (Badges) und Batterien für Zutrittskontrollsysteme. Diese Posten werden oft nach tatsächlichem Verbrauch oder in Form von Pauschalen abgerechnet und sollten entsprechend dokumentiert und ggf. mit Verbrauchsnachweisen belegt werden.

• Notfalleinsätze und Störungsbeseitigungen: Leistungen, die aufgrund ungeplanter Ereignisse außerhalb der normalen Arbeitszeiten erbracht wurden – beispielsweise die Behebung eines technischen Defekts in der Nacht, an Wochenenden oder Feiertagen. Hier sind der Zeitraum des Einsatzes, die Art der Störung (z.B. Ausfall der Zutrittskontrolle oder eines sicherheitsrelevanten Systems) und die ergriffenen Maßnahmen sowie die entsprechenden Kosten klar getrennt auszuweisen. Notfallbedingte Zuschläge oder Sondertarife (etwa ein Nachtzuschlag von X% oder eine Pauschale für Rufbereitschaft) müssen transparent dargestellt werden.

Diese Aufschlüsselung in der Rechnung stellt sicher, dass der Auftraggeber genau nachvollziehen kann, wofür Kosten angefallen sind. Sie erleichtert zudem die Zuordnung von Aufwendungen zu bestimmten Leistungsbereichen und trägt zur Klarheit bei, ob vertragliche Pflichten eingehalten wurden. Beispielsweise lässt sich anhand detaillierter Rechnungspositionen überprüfen, ob Wartungsintervalle eingehalten wurden oder ob die Reaktionszeiten bei Störungsbeseitigungen den Vereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs) entsprachen.

Im Rahmen der Ausschreibung wird von jedem Bieter verlangt, ein Muster einer Rechnungslegung beizufügen, das sämtliche erforderlichen Angaben enthält und eine plausible Struktur aufweist. Diese Musterrechnung dient als Beispiel dafür, wie der Dienstleister seine Leistungen im Auftragsfall abrechnen würde.

• Formale Angaben: Die Rechnung muss alle wesentlichen Kopf- und Fußdaten enthalten. Dazu zählen die vollständigen Kontaktdaten des Auftragnehmers (Firma, Anschrift, ggf. Handelsregistereintrag, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und des Auftraggebers (inklusive eindeutiger Projektbezeichnung oder Vertragsnummer), das Rechnungsdatum, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer sowie der Leistungszeitraum, den die Rechnung abdeckt.

• Leistungsbeschreibung und Mengenangaben: Jede abgerechnete Leistung ist einzeln und verständlich aufzuführen. Die Beschreibung sollte klar formuliert sein (z.B. "Monatliche Wartung der Heizungsanlage in Halle 1" oder "Austausch Pumpe Typ X in Gebäude Y") und durch die Angabe der Menge bzw. Anzahl (Arbeitsstunden, Stückzahl der Teile etc.) ergänzt werden. Falls vorhanden, sind Referenzen zu Arbeitsaufträgen oder Tickets anzugeben, um den Bezug zu konkreten Einsätzen herzustellen. Gegebenenfalls kann auch vermerkt werden, dass bestimmte Leistungen innerhalb vereinbarter Fristen erbracht wurden (z.B. Hinweis auf die Einhaltung von Reaktionszeiten gemäß SLA).

• Einheitspreise und Teilbeträge: Für jede Position sind der vereinbarte Einheitspreis (z.B. EUR pro Stunde, Pauschale pro Inspektion, Preis pro Ersatzteil) und der daraus resultierende Preis je Position aufzuführen. Die Netto-Teilbeträge jeder Leistungsposition sollen deutlich ersichtlich sein. Am Ende der Auflistung ist eine Netto-Gesamtsumme zu bilden, bevor Steuern hinzugerechnet werden.

• Steuern und Gesamtbetrag: Auf die Netto-Zwischensumme ist die Umsatzsteuer nach dem jeweils gültigen Steuersatz zu berechnen und getrennt auszuweisen. Die Musterrechnung muss den Mehrwertsteuerbetrag sowie den angewendeten Steuersatz (in der Regel 19%, ggf. ermäßigt 7% bei gesetzlich begünstigten Leistungen) ausweisen. Abschließend ist der Bruttogesamtbetrag anzugeben. Alle Beträge sind in Euro darzustellen, sofern nicht anders vorgegeben.

• Anlagen und Nachweise: Falls zur Rechnungsprüfung Nachweise erforderlich sind (etwa Wartungsprotokolle, Serviceberichte, Lieferscheine für Ersatzteile oder Störungsberichte bei Notfalleinsätzen), sollte in der Musterrechnung vermerkt werden, dass solche Dokumente der tatsächlichen Rechnung beigefügt werden. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Leistungen kann es erforderlich sein, einzelne Nachweise getrennt und vertraulich zu behandeln (z.B. Auszüge aus Zutrittsprotokollen nur für befugte Empfänger). Der Bieter sollte deutlich machen, dass er alle erforderlichen Nachweise liefern und geltende Datenschutzbestimmungen dabei einhalten wird.

• Elektronische Rechnungsstellung: Die Musterrechnung sollte erkennen lassen, dass der Bieter den gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung nachkommen kann. Öffentliche Auftraggeber verlangen zunehmend den Versand elektronischer Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Der Bieter sollte daher bestätigen, dass er Rechnungen in diesen Formaten erstellen und übermitteln kann, falls dies vom Auftraggeber gefordert wird (z.B. über die zentrale E-Rechnungsplattform der Bundesregierung bei öffentlichen Aufträgen).

Durch die Vorlage einer sorgfältig ausgearbeiteten Musterrechnung demonstriert der Bieter seine Professionalität und sein Verständnis für die vertraglichen Anforderungen. Der Auftraggeber kann anhand dieser Musterrechnung beurteilen, ob der Bieter alle Positionen verständlich darstellt, die Kalkulation schlüssig ist und die formalen Anforderungen eingehalten werden. Ein übersichtliches und vollständiges Rechnungsbeispiel im Angebot erhöht die Glaubwürdigkeit des Bieters und erleichtert die spätere Zusammenarbeit.

Die Ausschreibungsunterlagen spezifizieren in der Regel auch den Prozess rund um die Rechnungsstellung während der Vertragslaufzeit.

• Einreichung der Musterrechnung: Die Musterrechnung ist als Bestandteil des Angebots bis zum Ende der Angebotsfrist einzureichen. Sie sollte das erwartete Abrechnungsformat für den vorgesehenen Leistungsumfang des Projekts (beispielsweise eines Industriegebäudes) realistisch abbilden. Abweichungen von den geforderten Inhalten oder fehlende Positionen können dazu führen, dass das Angebot als nicht konform angesehen und vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen wird.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Nach Angebotsabgabe wird die eingereichte Musterrechnung vom Auftraggeber bzw. der Vergabestelle daraufhin geprüft, ob alle geforderten Elemente enthalten sind und die Darstellung plausibel sowie verständlich ist. Unklare oder lückenhafte Rechnungsdarstellungen führen zu Rückfragen und können im Bewertungsprozess Punktabzüge nach sich ziehen. Der Auftraggeber achtet insbesondere darauf, dass die Musterrechnung mit dem angebotenen Leistungskatalog übereinstimmt und keine Widersprüche zwischen Angebot und Abrechnungsbeispiel bestehen.

• Rechnungsintervalle und Modalitäten: Der Bieter sollte im Angebot darlegen, in welchen Intervallen und in welcher Form die Abrechnung der Leistungen erfolgen soll (z.B. monatliche Abschlagsrechnungen für laufende Leistungen und quartalsweise Zusammenfassungen, oder Einzelrechnungen pro Einsatz). Üblicherweise werden im technischen Facility Management monatliche Rechnungen für wiederkehrende Leistungen und separate Abrechnungen für Sonderleistungen oder außerplanmäßige Einsätze vereinbart. Diese geplanten Abrechnungsintervalle müssen den Vorgaben der Ausschreibung entsprechen und sollten in der Angebotsphase klar kommuniziert werden, damit der Auftraggeber die Liquiditätsplanung und den Verwaltungsaufwand einschätzen kann.

• Umgang mit fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen: Die Vergabeunterlagen legen oftmals fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen verfahren wird. Bieter sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungen von Anfang an vollständig und regelkonform gestellt werden, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Im Vertragsentwurf kann festgelegt sein, dass der Auftraggeber fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen zurückweisen darf. Daher muss der Bieter interne Kontrollmechanismen vorsehen, um die Qualität jeder Rechnung vor Versand zu prüfen. Wiederholte Verstöße gegen die Rechnungsanforderungen könnten als Vertragsverletzung gewertet werden und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.

• Berücksichtigung von Notfällen und Fremdleistungen: Plant der Bieter, bestimmte Leistungen über Subunternehmer oder spezialisierte Partner abzudecken (etwa eine Fachfirma für die Wartung der Zutrittskontrollanlage), so sind auch hierfür die Abrechnungsmodalitäten im Angebot transparent darzustellen. Sollten Zuschläge für Notdienste, Materialkosten von Dritten oder ähnliche Posten anfallen, sind diese bereits im Angebot offenzulegen und in der Musterrechnung abzubilden. Ferner ist darzustellen, wie Preisänderungen im Laufe der Vertragsdauer gehandhabt werden (z.B. Indexierung von Lohnkosten, Materialpreisgleitklauseln), damit der Auftraggeber einen umfassenden Überblick über die mittelfristige Kostenentwicklung erhält.

• Separate Ausweisung der Zutrittskontroll-Leistungen: Alle Leistungen rund um das Zutrittskontrollsystem (z.B. Wartung der elektronischen Schlösser, Austausch oder Kalibrierung von Kartenlesern, Bereitstellung und Programmierung neuer Zutrittsausweise) sollten in der Rechnung separat ausgewiesen werden. Diese granularere Darstellung ermöglicht dem Auftraggeber eine gezielte Kostenkontrolle für sicherheitskritische Komponenten und erleichtert die interne Weiterverrechnung oder Budgetierung solcher Spezialleistungen.

• Dokumentation von Störfällen und Notdiensten: Einsätze zur Behebung von Störungen oder zur Notöffnung/-schließung im Zutrittskontrollbereich sind mit Datum, Uhrzeit und kurzer Beschreibung des Vorfalls in der Rechnung bzw. den Anlagen zu dokumentieren. So behält der Auftraggeber den Überblick über die Zuverlässigkeit des Systems und die Reaktionszeit des Dienstleisters. Gleichzeitig dient eine solche Dokumentation als Nachweis dafür, dass vereinbarte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (gemäß SLA) im Ernstfall eingehalten wurden.

• Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen: Rechnungsunterlagen, die Informationen über sicherheitskritische Vorgänge enthalten (z.B. Details zu Zugangsberechtigungen, Alarmereignisse oder Protokolle von Zutrittsversuchen), sind mit besonderer Sorgfalt und Vertraulichkeit zu behandeln. In der Praxis bedeutet dies, dass solche Details entweder anonymisiert in der Rechnung auftauchen oder – was empfehlenswerter ist – in separaten, geschützten Anhängen übermittelt werden. Der Bieter muss sicherstellen, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine sensiblen Sicherheitsdaten ungeschützt versandt werden. Gegebenenfalls ist die Verwendung verschlüsselter Kommunikationswege oder passwortgeschützter Dateien für rechnungsbegründende Anlagen vorgeschrieben.

• Einhaltung einschlägiger Normen und Richtlinien: Leistungen im Bereich Zutrittskontrollsysteme müssen gemäß den einschlägigen technischen Normen erbracht und dokumentiert werden. Hierzu zählen unter anderem die DIN EN 60839 (für elektronische Zutrittskontrollsysteme) und die VDE 0833-Reihe (für Gefahrenmeldeanlagen und Alarmierungseinrichtungen). Die Einhaltung dieser Normen sollte sich indirekt auch in der Rechnungslegung widerspiegeln – etwa indem in der Rechnung auf die Durchführung normgerechter Prüfungen hingewiesen wird oder Zertifikate über die ordnungsgemäße Funktion nach einer Wartung beigefügt werden. So wird gewährleistet, dass der Auftraggeber auch im sensiblen Bereich der Sicherheit eine normkonforme und qualitätsgesicherte Dienstleistung erhält, deren Umfang und Erfolg sauber belegt ist.

Durch diese speziellen Anforderungen wird sichergestellt, dass die sicherheitsrelevanten Aspekte des technischen Gebäudemanagements mit höchster Sorgfalt behandelt werden. Der Auftraggeber erhält eine transparente und vollständige Abrechnung, die ihm erlaubt, die Kosten und die Qualität der Leistungen im Bereich Zutrittskontrolle lückenlos nachzuvollziehen, ohne dass die Sicherheit durch zu freizügigen Umgang mit Informationen beeinträchtigt wird.

Schließlich muss der Bieter im Rahmen seines Angebots ausdrücklich bestätigen, dass er die genannten Anforderungen an die Rechnungslegung und -dokumentation erfüllen wird. Diese Bestätigung der Konformität umfasst eine Erklärung, dass alle Rechnungen transparent und detailliert nach Leistungsposten aufgeschlüsselt erstellt werden und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Ebenso erklärt der Bieter, für die Richtigkeit seiner Abrechnungen und die fristgerechte Übermittlung der Rechnungen Verantwortung zu übernehmen. Eine derartige Zusicherung – oft in Form einer unterschriebenen Erklärung im Angebotsformular – stellt sicher, dass sich der Dienstleister seiner Pflichten bewusst ist. Sie schafft bereits vor Vertragsbeginn Vertrauen, dass die kaufmännische Abwicklung des Auftrags professionell und regelkonform erfolgen wird.