Tarif- & Mindestlohnerklärung

Die Pflicht zur Einhaltung der gesetzlichen Mindestlöhne und tarifvertraglichen Entgelte erstreckt sich im technischen Facility Management auf alle Arbeitsbereiche und Beschäftigten, die im Rahmen des Auftrags eingesetzt werden.

Für alle vorgenannten Personen und Kategorien ist gleichermaßen sicherzustellen, dass die jeweils geltenden Lohnuntergrenzen und tariflichen Pflichten ohne Ausnahme eingehalten werden. Es darf keine Differenzierung geben, bei der z.B. ausgelagertes oder temporäres Personal zu schlechteren Konditionen beschäftigt wird als vergleichbares Stammpersonal. Die Lohn-Compliance-Erklärung deckt somit die gesamte Personalkette ab, um faire Arbeitsbedingungen für jeden Beteiligten zu garantieren.

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK): Techniker und Anlagenmechaniker, die für Wartung und Instandhaltung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen zuständig sind.

• Elektrotechnik und Brandschutz: lektrofachkräfte, Brandmeldeanlagen-Spezialisten und sonstiges Personal für elektrische Anlagen, Sicherheitsbeleuchtung und Feuerlöschsysteme.

• Aufzugstechnik: Servicepersonal für Aufzugsanlagen innerhalb des Gebäudes.

• Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme: Techniker für Zugangskontrollanlagen, Überwachungssysteme und ähnliche sicherheitstechnische Einrichtungen.

Diese Aufzählung ist beispielhaft; sämtliche im Rahmen des Facility-Management-Vertrags eingesetzten technischen Fachkräfte fallen unter die Lohn-Compliance.

• Festangestellte Mitarbeiter des Bieters (Stammpersonal), die direkt auf der Lohnliste des Dienstleisters stehen.

• Von Subunternehmern gestelltes Personal, das zur Erfüllung von Teilen des Leistungsumfangs eingesetzt wird.

• Leiharbeitnehmer oder Zeitarbeitskräfte, die über Drittanbieter oder Personaldienstleister für den Auftrag bereitgestellt werden.

• Eigenerklärung zur Lohn-Compliance: Eine vom Bieter rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung, dass er die Bestimmungen des MiLoG sowie alle einschlägigen und anwendbaren Tarifvertragsregelungen vollständig einhält und während der Vertragslaufzeit einhalten wird.

• Nachweise zur Lohnstruktur: Belege, die die im Unternehmen geltenden Lohnstrukturen offenlegen (z.B. Auszüge aus Tarifverträgen, firmeninterne Lohntabellen oder Vergütungsrichtlinien). Dadurch soll transparent gemacht werden, dass die angebotenen Löhne den gesetzlichen Mindeststandards und etwaigen Tarifvorgaben entsprechen.

• Gleichbehandlungszusicherung für Fremdpersonal: Eine Bestätigung, dass für eingesetzte Subunternehmer-Mitarbeiter und temporäres Personal keine geringeren Löhne oder ungünstigeren Bedingungen gelten als für die eigenen Festangestellten. Der Bieter erklärt also, dass ausgelagertes Personal nach denselben Lohnmaßstäben bezahlt wird wie vergleichbares eigenes Personal.

• Interne Kontrollprozesse: Ein Nachweis oder eine Beschreibung der Mechanismen, mit denen der Bieter die Einhaltung der Lohn-Compliance intern sicherstellt. Dies kann z.B. die Darstellung regelmäßiger interner Lohnabrechnungsprüfungen, Compliance-Audits, Schulungen des Personalwesens zu MiLoG/Tarifpflichten oder ein benannter Compliance-Beauftragter umfassen. Damit zeigt der Bieter, dass er proaktiv sicherstellt, dass Verstöße gegen Lohnvorschriften im eigenen Haus nicht auftreten.

• Bereitschaft zur Vorlage aktueller Nachweise: Eine Verpflichtungserklärung, auf Anforderung des Auftraggebers jederzeit aktualisierte Nachweise zur Lohn- und Tarifkonformität vorzulegen. Beispielsweise kann der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit stichprobenartig Lohnabrechnungen, Audit-Berichte oder Bestätigungen anfordern – der Bieter muss sich bereit erklären, solche Informationen zeitnah und vollständig zur Verfügung zu stellen.

Diese Dokumente und Erklärungen sollen gewährleisten, dass der Bieter bereits zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe seine Verpflichtungen kennt und organisatorisch vorgesorgt hat, um ihnen nachzukommen. Sie schaffen Transparenz und Vertrauen im Vergabeverfahren, indem sie die Ernsthaftigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters in Bezug auf die Einhaltung von Arbeitsstandards belegen.

• Einreichung der Erklärung mit dem Angebot: Die unterzeichnete Lohn- und Tariftreueerklärung ist zwingend mit den Angebotsunterlagen einzureichen. Angebote, denen diese Eigenerklärung fehlt, können von der Wertung ausgeschlossen werden, da die Einhaltung der Arbeitsbedingungen als Teilnahmevoraussetzung gilt.

• Überprüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben zur Lohn-Compliance zu überprüfen. Dies kann bereits im Vergabeverfahren durch Stichproben oder nach Vertragsbeginn im Rahmen von Audits oder Kontrollen geschehen. Der Auftraggeber kann z.B. stichprobenhaft Lohnabrechnungen einsehen oder Bestätigungen der Sozialkassen anfordern, um sich von der Wahrhaftigkeit der Erklärung zu überzeugen.

• Jährliche Bestätigungspflicht: Während der Vertragslaufzeit muss der beauftragte Dienstleister in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal jährlich – die fortdauernde Einhaltung der Lohn- und Tarifvorgaben schriftlich bestätigen. Diese jährliche Konformitätserklärung dient dazu, etwaige Änderungen (z.B. Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns oder neue Tarifabschlüsse) nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass sie umgehend umgesetzt wurden.

• Sanktionen bei Verstößen: Sollten während der Auftragsdurchführung Verstöße gegen die erklärte Lohn-Compliance auftreten (z.B. wird festgestellt, dass Mitarbeiter doch unter Mindestlohn bezahlt wurden), gilt dies als erhebliche Vertragsverletzung. Je nach Schwere des Verstoßes kann der Auftraggeber Vertragsstrafen verhängen, den Vertrag fristlos kündigen und/oder den betreffenden Auftragnehmer von zukünftigen Ausschreibungen ausschließen. Öffentliche Auftraggeber sind in gravierenden Fällen sogar verpflichtet, solche Unternehmen von weiteren Vergaben auszuschließen, um die Integrität des Vergabeprozesses zu wahren.

• Verantwortung für Nachunternehmer: Der Hauptauftragnehmer trägt die volle Verantwortung dafür, dass auch sämtliche Nachunternehmer und eventuelle Personaldienstleister die Lohnvorgaben einhalten. Verletzen Nachunternehmer die Mindestlohnpflicht, haftet der Hauptauftragnehmer gemäß § 13 MiLoG, so als hätte er selbst den Lohn vorenthalten. Daher muss der Auftragnehmer vertraglich sicherstellen und durch geeignete Kontrollen überwachen, dass alle Partnerunternehmen und Leiharbeitsfirmen ihr Personal korrekt entlohnen. Üblich ist z.B., dass der Hauptauftragnehmer von jedem eingesetzten Subunternehmen seinerseits eine Tarif- und Mindestlohnerklärung einfordert und bei Nichterfüllung Konsequenzen zieht.

In besonders sicherheitsempfindlichen Einsatzbereichen – insbesondere beim Betrieb von Zutrittskontrollsystemen und vergleichbaren sicherheitsrelevanten Anlagen – gelten zusätzliche Sorgfaltsmaßnahmen für die Lohn-Compliance. Das Personal, das in solchen Bereichen tätig ist, hat häufig erweiterte Zugangsrechte und trägt hohe Verantwortung für die Sicherheit des Objekts. Entsprechend ist darauf zu achten, dass gerade diese Mitarbeiter fair behandelt und entlohnt werden, um ihre Zuverlässigkeit und Integrität sicherzustellen.

• Wartung und Betreuung der technischen Zutrittskontroll-Hardware und -Software (z.B. Kartenleser, Schranken, elektronische Schließsysteme).

• Support und Betrieb von biometrischen oder ausweisbasierten Zugangssystemen, inklusive Update-Management, Funktionsprüfungen und Benutzerverwaltung.

• Sicherheitsbereitschaft und Interventionsdienste bei Zutrittsstörungen oder sicherheitskritischen Vorfällen (etwa ein Team, das bei einem Ausfall des Zugangssystems oder einem Alarm kurzfristig reagiert).

Für das in solchen Bereichen eingesetzte Personal muss der Bieter die Einhaltung der Lohnstandards ausdrücklich nachweisen. Die Lohn- und Tariferklärung sollte klarstellen, dass auch sicherheitskritische Funktionsstellen nicht ausgenommen oder anders behandelt werden. Im Gegenteil: Ein angemessenes Lohnniveau ist hier ein Teil der Risikovorsorge, da unterbezahltes Personal in sicherheitsrelevanten Positionen ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellen könnte – beispielsweise weil es weniger zuverlässig ist oder empfänglicher für Bestechungsversuche. Der Auftraggeber legt daher besonderen Wert darauf, dass z.B. Leitstandtechniker, Sicherheitstechniker oder Interventionskräfte nach Tarif oder mindestens nach gesetzlichen Vorgaben vergütet werden.

Bei der Dokumentation der Lohn-Compliance für Mitarbeiter mit hohen Zugangsrechten ist zudem Vertraulichkeit geboten. Aus den erforderlichen Nachweisen (etwa Namenslisten mit Funktionen und Lohnangaben) kann ersichtlich sein, welche Personen Schlüsselpositionen in der Sicherheitsinfrastruktur haben. Diese Informationen müssen vom Auftraggeber vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Ggf. sind besondere Maßnahmen zu vereinbaren, z.B. dass detaillierte Gehaltsnachweise nur einem eingeschränkten Empfängerkreis vorgelegt oder personenbezogene Daten in den Nachweisen geschwärzt werden. Der Bieter kann verlangen, dass eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) für den Umgang mit solchen sensiblen Daten abgeschlossen wird. Ziel ist es, die Wage-Compliance transparent nachzuweisen, ohne die Sicherheit der Anlage oder die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu kompromittieren.

Abschließend muss jeder Bieter im Angebotsverfahren eine formelle Bestätigung der Lohn- und Tarifkonformität abgeben. Diese Erklärung, oft in Form einer unterschriebenen Tarif- und Mindestlohnerklärung, hält fest, dass der Bieter alle gesetzlichen und tariflichen Lohnvorschriften einhält und während der gesamten Vertragsdurchführung einhalten wird. Der Bieter übernimmt damit auch die Verantwortung, die Einhaltung dieser Verpflichtungen laufend zu überwachen – sowohl in Bezug auf das eigene Personal als auch hinsichtlich aller eingesetzten Nachunternehmer und Leiharbeitskräfte. Falls sich gesetzliche Vorgaben ändern (z.B. Erhöhung des Mindestlohns) oder neue allgemeinverbindliche Tarifverträge in Kraft treten, verpflichtet sich der Bieter, diese ohne Verzögerung umzusetzen.

Diese Konformitätserklärung wird vom Bieter in der Regel zusammen mit dem Angebot eingereicht und wird im Falle einer Zuschlagserteilung zum Vertragsbestandteil. Dem Bieter ist bewusst, dass die Nichteinhaltung der hierin abgegebenen Zusicherungen schwerwiegende Folgen haben kann – bis hin zur vorzeitigen Vertragsbeendigung oder zum Ausschluss von zukünftigen Ausschreibungen (siehe Abschnitt 5). Die Abgabe der Tarif- und Mindestlohnerklärung ist somit eine grundlegende Voraussetzung, um im Vergabeverfahren berücksichtigt zu werden, und unterstreicht die Verpflichtung des Bieters zu fairen Arbeitsbedingungen und gesetzestreuem Verhalten.