Brandschutz- und Evakuierungsplan

Der Brandschutz- und Evakuierungsplan im technischen Facility Management soll alle erforderlichen Maßnahmen abdecken, um Brände frühzeitig zu erkennen, wirksam zu bekämpfen und Personen geordnet in Sicherheit zu bringen.

• Brandmeldeanlagen (Branddetektion und Alarmierung): Alle installierten Brandmeldeanlagen (BMA) und Feueralarmsysteme sind regelmäßig zu inspizieren und instand zu halten, entsprechend DIN 14675 und den Herstellerangaben. Dazu zählen automatische Detektoren (Rauch- und Wärmemelder), manuelle Brandmelder (Handfeuermelder) sowie Alarmierungseinrichtungen wie Sirenen oder Sprachdurchsagen. Der Facility-Management-Dienstleister muss sicherstellen, dass die Brandmeldeanlage stets betriebsbereit ist, Störungen umgehend behoben werden und notwendige Zertifizierungen (z. B. VdS für Brandmeldeanlagen) vorliegen. Weiterhin ist ein Anschluss an eine ständig besetzte Notruf- und Service-Leitstelle sicherzustellen, falls gesetzlich oder versicherungstechnisch gefordert, um im Alarmfall unverzüglich die Feuerwehr zu informieren.

• Löschsysteme und Feuerwehreinrichtungen: Sämtliche Feuerlöschanlagen und -einrichtungen im Gebäude fallen in den Betreuungsumfang. Dazu gehören automatische Löschanlagen (z. B. Sprinkleranlagen, Gaslöschanlagen), Wandhydranten und Steigleitungen, mobile Feuerlöscher sowie ggf. besondere Löscheinrichtungen für technische Anlagen (etwa Küchenlöschanlagen oder Funkenlöschanlagen). Der Bieter muss einen Wartungsplan vorlegen, der die regelmäßige Prüfung dieser Einrichtungen vorsieht (z. B. Sprinkler-Kontrollen monatlich und umfangreiche Wartung jährlich, Feuerlöscherwartung alle zwei Jahre durch Sachkundige, Druckprüfung von Hydranten und Steigleitungen gemäß DIN/VdS-Vorgaben usw.). Es ist sicherzustellen, dass Löschmittel jederzeit verfügbar sind und der Zugang zu Löschgeräten nicht versperrt ist. Ebenso müssen Feuerwehrzufahrten, Aufstellflächen und Löschwasserentnahmestellen (Über- und Unterflurhydranten) ständig freigehalten und gemäß Vorgabe gekennzeichnet sein.

• Evakuierungsplanung (Fluchtwege, Notausgänge und Sammelplätze): Der Plan muss ein schlüssiges Evakuierungskonzept für das Gebäude enthalten. Darin sind alle Flucht- und Rettungswege definiert und in aktuellen Flucht- und Rettungsplänen kartografisch dargestellt. Notausgänge sowie Türen auf Fluchtwegen sind deutlich sichtbar mit langnachleuchtenden Schildern gemäß ASR A1.3 (Sicherheitskennzeichnung) zu markieren und dürfen nicht verschlossen oder verstellt sein. Die erforderliche Anzahl und Breite von Notausgängen richtet sich nach der Personenbelegung und den Bauvorschriften und muss eingehalten werden. Für alle Gebäudebereiche sind geeignete Sammelstellen (Aufstellplätze im Freien) festzulegen, an denen sich evakuierte Personen im Notfall einfinden sollen. Zudem sind Maßnahmen für besondere Personengruppen vorzusehen, etwa Hilfestellungen für Personen mit Mobilitätseinschränkungen oder Besucher, die ortsunkundig sind. Eine übersichtliche Dokumentation dieser Planung ist dem Angebot beizulegen, einschließlich Grundrissplänen mit eingezeichneten Fluchtwegen, Standorten von Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Einrichtungen.

• Evakuierungsübungen und Schulungen: Regelmäßige Räumungsübungen sind ein wesentlicher Bestandteil des vorbeugenden Brandschutzes. Der Dienstleister sollte im Konzept darstellen, wie häufig und in welcher Form Evakuierungsübungen durchgeführt werden (üblicherweise mindestens einmal jährlich, in Abstimmung mit dem Betreiber und unter Berücksichtigung der behördlichen Auflagen). Dabei übernimmt das Facility Management die Planung, Koordination und Auswertung der Übungen. Alle Gebäudenutzer (Mitarbeiter, ggf. externe Personen) sind im Vorfeld über Verhaltensregeln im Brandfall zu schulen – beispielsweise durch jährliche Sicherheitsunterweisungen, Schulungen von Brandschutz- und Evakuierungshelfern sowie Unterweisungen neuer Mitarbeiter beim Einweisen in die Arbeitsstätte. Nach jeder Übung sollten die Abläufe analysiert und dokumentiert werden, um Erkenntnisse für Verbesserungen zu gewinnen. Eine enge Zusammenarbeit mit der örtlichen Feuerwehr (z. B. Einladung von Beobachtern der Feuerwehr zu Übungen oder gemeinsame Begehungen) fördert zudem die Wirksamkeit und Akzeptanz des Evakuierungskonzepts.

• Integration mit Gebäudeleittechnik und Zutrittskontrolle: Moderne Industriegebäude verfügen in der Regel über Gebäudeleittechnik (GLT/BMS) und elektronische Zutrittskontrollsysteme. Der Brandschutz- und Evakuierungsplan muss darlegen, wie diese technischen Systeme im Ereignisfall zusammenspielen. Bei Feueralarm sind automatische Steuerungen vorzusehen, die z. B. Lüftungs- und Klimaanlagen abschalten, Rauchabzugsanlagen aktivieren und Brandschutztüren schließen, um eine Rauchausbreitung zu verhindern. Gleichzeitig müssen alle Türen entlang der definierten Flucht- und Rettungswege automatisch entriegelt werden, damit die Evakuierung nicht behindert wird. Hier ist insbesondere auf die Schnittstelle zum Zutrittskontrollsystem zu achten: Elektrisch verriegelte Türen im Fluchtweg müssen im Brandfall in einen sicheren Zustand wechseln (stromlos geöffnet, fail-safe). Zugleich soll verhindert werden, dass Unbefugte die Notsituation ausnutzen – dies wird etwa erreicht, indem Außentüren zwar das Verlassen ermöglichen, aber ein Zugang von außen weiterhin kontrolliert bleibt (z. B. durch Einsetzen von Panikbeschlägen mit Einwegfunktion). Der Plan sollte auch berücksichtigen, dass relevante Alarme und Störmeldungen an das Gebäudemanagementsystem übertragen werden, sodass das Betriebspersonal in der Leitwarte alle notwendigen Informationen (Brandort, ausgelöste Melder, Technikzustände) auf einen Blick erhält. Nur durch eine integrale Betrachtung aller technischen Anlagen kann im Ernstfall ein sicherer und reibungsloser Evakuierungsablauf gewährleistet werden.

Im Rahmen der Ausschreibung müssen die teilnehmenden Dienstleister detaillierte Unterlagen vorlegen, die ihr Brandschutzkonzept und ihre Befähigung zur Umsetzung darlegen.

• Brandschutz- und Evakuierungsplan: Ein ausführliches schriftliches Konzept, das alle oben genannten Aspekte abdeckt. Dieser Plan soll die organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen des Bieters beschreiben, mit denen der vorbeugende Brandschutz und eine schnelle Evakuierung sichergestellt werden. Er umfasst u. a. die Beschreibung der vorhandenen Brandschutztechnik im Gebäude, geplante Prüfroutinen, Zuständigkeiten (z. B. Benennung eines Brandschutzbeauftragten) und Ablaufpläne für den Notfall. Eine klare, gut strukturierte Darstellung – möglichst ergänzt durch Übersichtsgrafiken oder Fluchtpläne – erleichtert die Bewertung des Konzepts.

• Wartungs- und Prüfplan für Brandschutzeinrichtungen: Der Bieter hat in tabellarischer Form einen vorbeugenden Instandhaltungsplan beizufügen, der sämtliche sicherheitstechnischen Anlagen und Einrichtungen auflistet (Brandmeldeanlage, Sprinkler, Feuerlöscher, Notbeleuchtung, Sicherheitsbeleuchtung, Notstromversorgung, Alarmierungsanlagen, Rauchabzugsanlagen etc.) und die vorgesehenen Prüf- und Wartungsintervalle angibt. Dieser Plan soll gewährleisten, dass alle Einrichtungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, Normen (z. B. DIN 31051 Instandhaltung, VDE/DIN-Normen für Prüfungen) und Herstellervorschriften regelmäßig gewartet werden. Ebenso sollte dargestellt sein, welche qualifizierten Fachfirmen oder internes Fachpersonal diese Aufgaben übernehmen und wie die Dokumentation der Prüfungen erfolgt (z. B. Wartungsprotokolle, Prüfbücher).

• Schulungs- und Qualifikationsnachweise des Personals: Die Angebote müssen belegen, dass das eingesetzte Personal für Brandschutzaufgaben ausreichend qualifiziert ist. Dazu zählen Zertifikate oder Nachweise über die Ausbildung zum Brandschutzbeauftragten, zur Fachkraft für Rauchwarnmelder oder Brandmeldeanlagen (gemäß DIN 14675 zertifizierte Fachfirma) sowie die Anzahl und Ausbildung von Brandschutzhelfern im Team. Falls Subunternehmer für Spezialaufgaben (z. B. Wartung von Sprinkleranlagen) vorgesehen sind, sind auch deren Qualifikationen nachzuweisen (z. B. VdS-anerkannte Errichterfirma). Darüber hinaus sollte der Bieter darlegen, wie er die regelmäßige Fortbildung seiner Mitarbeiter im Bereich Arbeits- und Brandschutz sicherstellt, um stets auf aktuellem Wissensstand zu sein.

• Verfahrensbeschreibung für Evakuierungsübungen und Zusammenarbeit mit Behörden: Ein guter Anbieter wird in der Lage sein, die Durchführung von Evakuierungs- und Räumungsübungen professionell zu unterstützen. Daher ist dem Angebot eine Verfahrensbeschreibung beizufügen, wie solche Übungen geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Diese sollte auch die Kommunikation und Abstimmung mit der Feuerwehr oder anderen Rettungskräften einschließen, etwa die Anmeldung von Übungen, das Bereitstellen von Gebäudeschlüsseln und Plänen für Übungszwecke sowie die Umsetzung etwaiger Empfehlungen der Feuerwehr. Ebenfalls relevant ist die Beschreibung von Alarmierungswegen (Wer löst Alarm aus? Wer informiert wen?) und der internen Koordination (Evakuierungshelfer, Sammelplatzkoordinatoren etc.) während eines Ernstfalls.

• Berichts- und Meldesystem: Transparenz in Bezug auf Sicherheit wird gefordert. Der Bieter soll Standardformate oder Muster für Berichte vorlegen, die im laufenden Betrieb verwendet werden, z. B. für regelmäßige Wartungsberichte, Prüfprotokolle, Beinahe-Brände oder abgearbeitete Feueralarme sowie Nachberichte nach Evakuierungsübungen. Dieses Berichts- und Meldesystem stellt sicher, dass der Auftraggeber jederzeit den Status der Brandsicherheit einsehen kann und alle Ereignisse lückenlos dokumentiert sind. Auch Meldungen von Abweichungen oder festgestellten Mängeln (z. B. defekte Brandschutztür, blockierter Fluchtweg) sowie deren Behebung sollten in diesem System berücksichtigt werden. Eine klare Reporting-Struktur (z. B. monatliches Reporting mit Kennzahlen zu erledigten Prüfungen, Störungen, Schulungen) ist im Angebot darzustellen.

• Einreichung des Brandschutzkonzepts als Bestandteil des Angebots: Der Brandschutz- und Evakuierungsplan des Bieters ist obligatorischer Angebotsbestandteil. Angebote ohne dieses Dokument oder mit offensichtlich unzureichendem Brandschutzkonzept können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Die Unterlagen sind schriftlich und in deutscher Sprache einzureichen. Sie sollten von einer verantwortlichen fachkundigen Person (z. B. dem benannten Brandschutzbeauftragten des Bieters) unterzeichnet sein, um ihre Verbindlichkeit zu unterstreichen.

• Prüfung und Wertung durch den Auftraggeber: Die Vergabestelle wird die eingereichten Konzepte fachlich prüfen, ggf. mit Unterstützung externer Sachverständiger für Brandschutz. Kriterien sind hierbei die Vollständigkeit, die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben und Normen sowie die Praktikabilität im konkreten Gebäude. Gegebenenfalls behält sich der Auftraggeber vor, Bieter zu einem Vorstellungsgespräch oder einer Verhandlung einzuladen, in der das Brandschutzkonzept erläutert und Rückfragen geklärt werden. Der Auftraggeber hat außerdem das Recht, vor Zuschlagserteilung Nachweise oder Korrekturen zu verlangen, falls Unklarheiten bestehen. Die Bewertung des Brandschutz- und Evakuierungsplans kann als Zuschlagskriterium mit relevantem Gewicht in die Gesamtwertung des Angebots einfließen.

• Verpflichtung zur Aktualisierung und Überwachung: Im Vertrag wird festgelegt, dass der Auftragnehmer den Brandschutz- und Evakuierungsplan kontinuierlich aktualisieren muss. Änderungen der gesetzlichen Lage (z. B. neue Vorschriften oder Normen), organisatorische Änderungen (andere Nutzung von Räumen, geänderte Mitarbeiterzahlen) oder bauliche Änderungen im Gebäude sind vom Auftragnehmer unverzüglich im Plan zu berücksichtigen. Der Auftraggeber sollte vertraglich Audit- und Zutrittsrechte erhalten, um die Umsetzung der Maßnahmen vor Ort stichprobenartig überprüfen zu können. Auch regelmäßige gemeinsame Begehungen (z. B. jährliche Brandschutzschau) können vereinbart werden, bei denen der aktuelle Stand der Brandschutzmaßnahmen überprüft und protokolliert wird.

• Maßnahmen bei Nichteinhaltung: Sollten während der Vertragslaufzeit Verstöße des Auftragnehmers gegen die vereinbarten Brandschutzpflichten festgestellt werden (z. B. unterlassene Wartungen, Nichterfüllung von Auflagen, unvollständige Dokumentation, Missachtung von Sicherheitsvorschriften), werden vertraglich Sanktionen vorgesehen. Diese können von schriftlichen Abmahnungen und Nachfristsetzungen über Vertragsstrafen bei wiederholten Verstößen bis hin zur außerordentlichen Kündigung des Facility-Management-Vertrags reichen. In der Ausschreibungsphase ist anzugeben, wie mit solchen Fällen umgegangen wird. Zudem kann eine vertragliche Klausel vorgesehen werden, die dem Auftraggeber im Gefahrenfall erlaubt, eigenständig Maßnahmen zu ergreifen oder Dritte zu beauftragen, falls der Auftragnehmer seiner Pflicht nicht nachkommt – die dabei entstehenden Kosten wären vom Auftragnehmer zu tragen. Durch diese Mechanismen soll sichergestellt werden, dass der Dienstleister die Brandschutzmaßnahmen sehr ernst nimmt und dauerhaft zuverlässig erfüllt.

• Ausfallsichere Betriebsmodi (Fail-Safe vs. Fail-Secure): Der Bieter muss darlegen, wie die Zutrittskontrollsysteme im Brandfall reagieren. Türen, die im täglichen Betrieb verschlossen sind, dürfen im Notfall keine Falle bilden. Im Regelfall ist für Türen auf Flucht- und Rettungswegen das Fail-Safe-Prinzip vorzusehen – das heißt, bei Stromausfall oder Brandalarm schalten die Schlösser in den unverschlossenen Zustand (stromlos geöffnet), sodass ein Verlassen des Gebäudes jederzeit möglich ist. Andererseits kann bei bestimmten Bereichen, die vor unbefugtem Zugang besonders geschützt werden müssen (etwa Hochsicherheitsbereiche), das Fail-Secure-Prinzip genutzt werden (stromlos geschlossen), jedoch nur dort, wo keine Fluchtwegsfunktion erforderlich ist. Der Plan sollte für jede relevante Tür festhalten, welcher Betriebsmodus im Alarmfall gilt, unter Beachtung der bauordnungsrechtlichen Forderung, dass Notausgänge immer leicht und ohne besondere Hilfsmittel zu öffnen sein müssen.

• Automatische Türentriegelung und manuelle Notfallübersteuerung: Die Schnittstelle zwischen Brandmeldeanlage und Zutrittskontrolle ist so zu gestalten, dass im Alarmfall eine automatische Türfreigabe erfolgt. Alle elektrisch gesteuerten Türen im Evakuierungsweg (z. B. mit Magnetschlössern oder elektronischen Türöffnern) müssen unmittelbar mit Auslösung des Feueralarms entriegeln. Zusätzlich sind manuelle Notöffnungseinrichtungen vorzusehen: Zum Beispiel sollen an zentralen Türen Notfall-Taster (sogenannte "Not-Auf" Schalter oder Notentriegelungen mit Schutzhaube) installiert sein, mit denen Berechtigte oder Einsatzkräfte Türen öffnen können, falls die Automatik versagt. Der Bieter soll beschreiben, wie diese Redundanzen umgesetzt werden und wie die regelmäßige Funktionsprüfung der Schnittstellen erfolgt (Test der Alarm-Türsteuerung in regelmäßigen Intervallen).

• Protokollierung und Evakuierungsnachweis: Moderne Zutrittskontrollsysteme erfassen die Nutzung von Türen und können im Ereignisfall wertvolle Daten liefern, etwa welche Türen wann geöffnet wurden. Der Plan soll jedoch sensibel mit diesen Daten umgehen, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz (DSGVO). Ein guter Ansatz ist, im Evakuierungsfall anonymisiert zu protokollieren, ob alle Bereiche geräumt wurden, ohne personenbezogene Bewegungsprofile zu erstellen. Alternativ kann vorgesehen sein, dass unmittelbar nach einer Evakuierung mithilfe der Zugangskontroll-Daten geprüft wird, ob sich noch Personen in kritischen Zonen befinden – dies muss aber konform mit den Datenschutzbestimmungen erfolgen und erfordert ggf. die Zustimmung des Betriebsrats. Generell ist festzulegen, ob und wie Zutrittslogs im Notfall ausgewertet werden dürfen, um den Verbleib von Personen zu prüfen, und wie diese Informationen an die Einsatzleitung (z. B. Feuerwehr) kommuniziert werden können, ohne gleichzeitig den Datenschutz zu verletzen.

• Zugang für die Feuerwehr und Schlüsselmanagement: Ein Brandschutzkonzept muss sicherstellen, dass Einsatzkräfte im Notfall schnell Zugang zum Gebäude erhalten. Üblich ist die Einrichtung eines Feuerwehrschlüsseldepots (FSD) an der Außenfassade oder im Zugangsbereich des Objekts. Dieses Depot, welches mit der Brandmeldeanlage gekoppelt ist, hält einen Hauptschlüssel für das Gebäude vor und wird bei Feueralarm für die Feuerwehr freigegeben. Der Bieter soll bestätigen, dass er das Management dieses Systems übernimmt, d. h. regelmäßige Funktionstests des FSD durchführt und dafür sorgt, dass die hinterlegten Schlüssel stets aktuell und funktionsfähig sind. Darüber hinaus ist ein Verfahren darzustellen, wie generelle Schlüsselverwaltung und Berechtigungen im Gebäude organisiert sind: Welche Personen verfügen über Schließrechte, wo werden Notschlüssel (für z. B. Technikräume oder Dachzugänge) aufbewahrt, und wie wird dokumentiert, wer Zugang zu sicherheitsrelevanten Bereichen hat. Eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Feuerwehr (z. B. Hinterlegung von Laufkarten der Brandmeldeanlage, Objektplänen und Kontaktdaten) ist ebenfalls Teil dieses Maßnahmenpakets.

• Balance zwischen Sicherheit und Gefahrenabwehr: Im Konzept ist aufzuzeigen, wie das Zutrittskontrollsystem sowohl die Sicherheit des Objekts als auch den Schutz von Leben im Brandfall gewährleistet. Einerseits darf die Gebäudesicherheit (Schutz vor Diebstahl, Sabotage) nicht durch unangemessene Entriegelungen kompromittiert werden, andererseits hat die Personensicherheit absoluten Vorrang. Mögliche Maßnahmen zur Aufrechterhaltung dieser Balance sind z. B. die automatische Alarmierung des Sicherheitspersonals oder der Leitstelle, sobald Türen aufgrund eines Feueralarms entriegelt wurden, damit unautorisierte Zugänge bemerkt und überwacht werden können. Ebenso kann vorgesehen werden, dass nach der Evakuierung und Freigabe des Gebäudes durch die Feuerwehr alle Türen wieder in den Verriegelungsmodus zurückkehren und eine Vollständigkeitskontrolle der Zugänge erfolgt. Der Bieter sollte darlegen, welche organisatorischen Vorkehrungen und technischen Lösungen er hier anbietet, um sowohl hohe Sicherheitsstandards als auch eine effektive Evakuierung zu ermöglichen.

• Einhaltung aller geltenden Vorschriften und Standards: Eine schriftliche Bestätigung, dass der vorgestellte Brandschutz- und Evakuierungsplan den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, Verordnungen und technischen Normen entspricht. Hierbei sind insbesondere die in Abschnitt 2 genannten Regelwerke (Bauordnungen, BetrSichV, ArbStättV, DGUV, DIN-Normen etc.) gemeint. Der Bieter erklärt damit, dass sämtliche vorgesehenen Maßnahmen mindestens den geforderten Mindeststandards genügen oder diese übertreffen. Gegebenenfalls soll er aufführen, welche Zulassungen oder Zertifizierungen sein Unternehmen besitzt (z. B. Zertifizierung als Fachfirma nach DIN 14675), die die professionelle Eignung für diese Aufgaben belegen.

• Verantwortungsübernahme für die Vertragslaufzeit: Eine verbindliche Erklärung, dass der Auftragnehmer im Falle der Zuschlagserteilung die Verantwortung für die Aufrechterhaltung des beschriebenen Brandschutz- und Evakuierungskonzepts über die gesamte Vertragslaufzeit übernimmt. Dies umfasst die Gewährleistung, dass Personal, Ausrüstung und Prozesse dauerhaft bereitgestellt werden, um die Sicherheit im Objekt zu gewährleisten. Der Bieter verpflichtet sich, alle festgelegten Prüf- und Wartungsintervalle einzuhalten, notwendige Anpassungen des Plans bei Änderungen durchzuführen und den Auftraggeber umgehend zu informieren, falls Schwierigkeiten bei der Umsetzung auftreten. Zudem erklärt er sich einverstanden, regelmäßige Kontrollen durch den Auftraggeber oder dessen Beauftragte zu ermöglichen und etwaige Mängel unverzüglich zu beheben. Diese proaktive Haltung stellt sicher, dass Brandschutz nicht nur auf dem Papier existiert, sondern im täglichen Betrieb gelebt wird.