Gesundheits- & Erste-Hilfe-Nachweise

Erste-Hilfe- und CPR-Schulung: Alle relevanten Mitarbeiter sollten eine Ausbildung in Erster Hilfe und Herz-Lungen-Wiederbelebung (CPR) absolviert haben. Diese Ausbildung befähigt sie, bei medizinischen Notfällen am Arbeitsplatz schnell und richtig zu reagieren, bis professionelle Rettungskräfte eintreffen. Inhalte solcher Schulungen sind u.a. die Versorgung von Verletzungen, das Erkennen lebensbedrohlicher Zustände und die Durchführung lebensrettender Sofortmaßnahmen.

Elektrounfall-Rettung: Technisches FM-Personal, das mit elektrischen Anlagen arbeitet, muss geschult sein, um im Falle eines Stromunfalls richtig zu handeln. Dazu gehört das sichere Abschalten von Spannungsquellen, das Befreien von verunfallten Personen unter Einhaltung des Eigenschutzes (z.B. mittels isolierender Rettungshilfsmittel) und die Einleitung weiterer Maßnahmen der Ersten Hilfe bei Elektrounfällen. Diese Fähigkeit ist wichtig, um den Vorgaben zur Elektrosicherheit gerecht zu werden (z.B. gemäß Energiewirtschaftsgesetz und einschlägigen berufsgenossenschaftlichen Regeln) und um die Folgen eines elektrischen Schlags zu minimieren.

Rettung aus engen Räumen (Confined Space Rescue): In Industriegebäuden kann es erforderlich sein, in beengten oder schlecht belüfteten Räumen (z.B. Schächte, Behälter, Technikkanäle) zu arbeiten. Mitarbeiter, die solche Arbeiten ausführen, benötigen spezielle Unterweisungen für das Arbeiten in engen Räumen und für Rettungsmaßnahmen. Dazu zählen Kenntnisse über Lüftungsmaßnahmen, Gasüberwachung, das Anlegen von Schutzausrüstung (etwa Atemschutz) und die Verwendung von Rettungsausrüstung wie Dreibein und Sicherheitsgurten, um im Notfall Personen aus einem Schacht oder Behälter retten zu können. Notfallpläne für Arbeiten in engen Räumen müssen bekannt sein und geübt werden.

Brandschutz- und Evakuierungshelfer: Technisches Personal sollte auch im betrieblichen Brandschutz unterwiesen sein. Eine Ausbildung zum Brandschutzhelfer gemäß Arbeitsstättenregel ASR A2.2 ist empfehlenswert, wobei mindestens 5% der Beschäftigten eines Betriebs als Brandschutzhelfer ausgebildet sein sollten. Diese Schulung umfasst den sicheren Umgang mit Feuerlöschern, das Erkennen von Brandgefahren und das Unterstützen bei der Evakuierung von Gebäuden im Brandfall. Durch solche Nachweise wird belegt, dass das FM-Personal in der Lage ist, Entstehungsbrände einzudämmen und geordnete Räumungen zu unterstützen, bis die Feuerwehr eintrifft.

Besondere Anforderungen in sensiblen Bereichen: Für den Zugang zu sicherheitsrelevanten Bereichen wie Serverräumen, Energiezentralen oder Feuerwehr- und Notfall-Leitzentralen gelten oft besondere Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen. Mitarbeiter, die in diesen Bereichen eingesetzt werden, müssen zum einen die oben genannten Erste-Hilfe- und Notfalltrainings absolviert haben, zum anderen können je nach Bereich zusätzliche Eignungsnachweise erforderlich sein. Beispielsweise kann für Arbeiten in elektrisch hochsensiblen Umgebungen eine aktuelle arbeitsmedizinische Eignungsuntersuchung (z.B. G 25 oder G 41 für Arbeiten mit Absturzgefahr, falls relevant) verlangt werden, oder es müssen Sicherheitsbelehrungen speziell für den jeweiligen Bereich durchgeführt werden. Ziel ist, sicherzustellen, dass nur physisch und fachlich geeignete Personen in kritischen Zonen arbeiten und dort im Ernstfall richtig reagieren können.

Gültige Zertifikate für alle relevanten Mitarbeiter: Bieter haben sicherzustellen, dass für sämtliches vorgesehenes FM-Personal aktuelle Bescheinigungen über absolvierte Gesundheits- und Erste-Hilfe-Schulungen vorliegen. Dazu zählen insbesondere die Zertifikate über Erste-Hilfe-Kurse (mit Datum der Schulung) sowie Nachweise spezieller Trainings (z.B. Elektrounfallrettung, Brandschutzhelfer, etc.), sofern diese für die ausgeschriebenen Leistungen relevant sind. Alle Zertifikate sollten zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein und den geforderten Umfang abdecken.

Nachweis anerkannter Ausbildungsträger: Die eingereichten Schulungsnachweise müssen von anerkannten Institutionen oder Trainern ausgestellt sein. Bieter sollten belegen, dass die Schulungen von Organisationen durchgeführt wurden, die nach DGUV-Grundsätzen ermächtigt sind (z.B. anerkannte Ersthelfer-Ausbilder wie das Deutsche Rote Kreuz, Malteser, Johanniter oder andere durch die Berufsgenossenschaften zugelassene Stellen). Dies erhöht die Glaubwürdigkeit und Akzeptanz der Zertifikate.

Angaben auf den Zertifikaten: Jedes Zertifikat sollte mindestens folgende Informationen enthalten: Name und Geburtsdatum des Mitarbeiters, Art der Schulung (z.B. "Erste Hilfe Grundkurs" oder "Erste Hilfe Training", "CPR-Kurs", "Brandschutzhelfer-Ausbildung"), Datum der Schulung und Gültigkeitsdauer bzw. Ablaufdatum, Name und Qualifikation des Trainers oder ausstellenden Instituts. Diese Details ermöglichen es dem Auftraggeber, die Echtheit und Aktualität der Nachweise zu überprüfen.

Liste der Ersthelfer und Notfallhelfer pro Objekt: Der Bieter sollte eine Aufstellung beifügen, aus der hervorgeht, welche Mitarbeiter an welchem Standort als Ersthelfer, Brandschutzhelfer oder in sonstigen Notfallrollen benannt sind. Diese Liste dient der Transparenz und zeigt, dass für jeden Standort ausreichend qualifiziertes Personal eingeplant ist. Im Idealfall wird auch angegeben, wie viele Mitarbeiter insgesamt pro Standort tätig sein werden, um den prozentualen Anteil der ausgebildeten Helfer nachvollziehen zu können.

Nachweise über Auffrischungsschulungen: Da erworbene Kenntnisse regelmäßig aufgefrischt werden müssen, ist ein Konzept für Fortbildungen vorzulegen. Insbesondere bei Erste-Hilfe-Schulungen wird eine Auffrischung alle 2 Jahre empfohlen bzw. von den Berufsgenossenschaften gefordert, damit die Qualifikation als betrieblicher Ersthelfer aufrechterhalten bleibt. Der Bieter sollte daher entweder bereits vorhandene Bescheinigungen über Fortbildungen (falls die Grundschulung länger zurückliegt) vorlegen oder zumindest verbindlich darlegen, dass fällige Auffrischungen rechtzeitig durchgeführt werden. Dies stellt sicher, dass die Kompetenzen der Mitarbeiter während der gesamten Vertragslaufzeit aktuell bleiben.

Einreichung als zwingender Angebotsbestandteil: Die geforderten Nachweise sind dem Angebot als Anlage beizufügen. Oft wird in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote ohne die entsprechenden Gesundheits- und Erste-Hilfe-Zertifikate als unvollständig gelten und vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können. Daher muss der Bieter sorgfältig prüfen, dass alle relevanten Dokumente rechtzeitig zusammengestellt und eingereicht werden.

Prüfung der Echtheit und Gültigkeit: Der Auftraggeber (bzw. die Vergabestelle) behält sich vor, die Echtheit der vorgelegten Zertifikate zu überprüfen. Dies kann stichprobenartig oder im Zuge der Aufklärung des Angebots erfolgen. Gegebenenfalls wird die ausstellende Institution kontaktiert oder es werden Originaldokumente nachgefordert. Außerdem wird geprüft, ob die Zertifikate noch gültig sind (z.B. ob der Erste-Hilfe-Kurs nicht länger als zwei Jahre zurückliegt). Bieter sollten daher nur authentische und aktuelle Nachweise einreichen.

Aktualisierungspflicht während der Vertragslaufzeit: Da ein FM-Vertrag in der Regel über mehrere Jahre läuft, verpflichtet der Auftraggeber den späteren Auftragnehmer, die Gültigkeit der Gesundheits- und Erste-Hilfe-Nachweise über die gesamte Vertragsdauer sicherzustellen. Im Ausschreibungstext kann festgelegt sein, dass der Dienstleister regelmäßig (z.B. jährlich oder quartalsweise) unaufgefordert über ablaufende Zertifikate informiert und rechtzeitig für Nachschulungen sorgt. Eine unterlassene Auffrischung kann als Vertragsverstoß gewertet werden. Der Bieter sollte in seinem Angebot darlegen, wie er die Weiterqualifizierung seines Personals organisiert.

Zusätzliche Schulungen bei neuen Risiken: Sollte sich im Verlauf der Vertragserfüllung herausstellen, dass neue Risiken oder Aufgaben hinzukommen (z.B. Einführung einer neuen technischen Anlage, die besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert), muss der Auftragnehmer proaktiv reagieren. Die Vergabebedingungen können vorsehen, dass der Dienstleister verpflichtet ist, sein Personal für solche neuen Anforderungen unverzüglich nachzuschulen und entsprechende Nachweise vorzulegen. Dies gewährleistet eine flexible Anpassung an veränderte Gegebenheiten ohne Abstriche bei der Sicherheit.

Folgen bei Verstößen: Werden erforderliche Nachweise im Vergabeverfahren nicht vorgelegt oder stellt sich heraus, dass Nachweise fehlen, abgelaufen oder gar gefälscht sind, hat dies erhebliche Konsequenzen. Im Vergabeverfahren führt dies in der Regel zum Ausschluss des Angebots wegen Nichteinhaltung der Eignungskriterien. Sollte sich ein Mangel erst nach Vertragsschluss zeigen (etwa dass ein Mitarbeiter keinen gültigen Ersthelfer-Nachweis hat), kann der Auftraggeber Abhilfemaßnahmen verlangen, Vertragsstrafen verhängen oder im Wiederholungsfall den Vertrag kündigen. Bieter sind daher gehalten, die Anforderungen sehr ernst zu nehmen und volle Transparenz zu gewährleisten.

Gesundheitliche Eignung und Sicherheitsüberprüfung: Mitarbeiter, die Zugangskontrollsysteme (z.B. elektronische Schließanlagen, biometrische Scanner) warten oder betreuen, arbeiten oft in hochsicheren Bereichen wie Rechenzentren, Schaltwarten oder Tresorräumen. Solche Mitarbeiter müssen nicht nur fachlich kompetent sein, sondern auch gesundheitlich geeignet, um in diesen Bereichen häufig alleine oder unter erhöhten Sicherheitsauflagen tätig zu sein. In sensiblen Zonen können längere Aufenthalte oder Stresssituationen (Alarmfälle) auftreten, weshalb die physische Belastbarkeit der Mitarbeiter gewährleistet sein muss. Gegebenenfalls fordert der Auftraggeber Nachweise einer arbeitsmedizinischen Untersuchung, die die Eignung für Einzelarbeit in sicherheitskritischen Bereichen bestätigt. Zudem kann eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung nötig sein (obwohl dies eher ein Zuverlässigkeitsthema ist als ein Gesundheitsthema).

Schulung im Umgang mit sicherheitstechnischen Anlagen: Techniker im Bereich Zugangskontrolle müssen hinsichtlich Arbeitssicherheit besonders geschult sein. Dies umfasst den sicheren Umgang mit elektronischen Schlössern und Verkabelungen, das Arbeiten in Serverräumen (inklusive ESD-Schutz und Maßnahmen gegen elektrische Gefahren oder Klimaanlagenausfälle) sowie den sicheren Betrieb von Sicherheitsausrüstung (z.B. Drehkreuze, Schranken, Alarmanlagen). Die Schulungen stellen sicher, dass Wartungsarbeiten ohne Gefährdung durchgeführt werden und dass Techniker wissen, wie sie sich im Falle eines sicherheitstechnischen Alarms oder technischen Defekts verhalten müssen, ohne sich oder andere in Gefahr zu bringen.

Notfallmaßnahmen in Hochsicherheitszonen: Für Bereiche mit Zugangskontrolle ist im Vorfeld zu planen, wie bei medizinischen Notfällen vorgegangen wird. Das technische Personal sollte in der Lage sein, bei einem Vorfall (z.B. ein Kollege erleidet einen Unfall oder medizinischen Notfall im Serverraum) schnell Hilfe zu leisten. Dies erfordert Kenntnisse der standortspezifischen Notfallpläne: etwa wie Sicherheitstüren im Notfall geöffnet werden können, wie ein Alarm an den Sicherheitsdienst abgesetzt wird oder wie Rettungskräfte Zugang zu einem normalerweise abgeschotteten Bereich erhalten. Bieter sollten daher nachweisen, dass ihr Personal über diese standortspezifischen Unterweisungen verfügt bzw. solche Unterweisungen beim Vertragsstart durchführt. Eine enge Abstimmung mit den Sicherheitsteams des Gebäudes ist hierbei unerlässlich, damit Erste-Hilfe-Maßnahmen und Evakuierungen auch in gesperrten Bereichen reibungslos funktionieren.

Koordination mit dem Objektschutz: In vielen Industriegebäuden gibt es einen Werkschutz oder Sicherheitsdienst, der für die Überwachung der Zugänge und Alarmsysteme verantwortlich ist. Technisches FM-Personal, das in diesen Bereichen tätig ist, muss daher eng mit dem Objektschutz zusammenarbeiten. Dazu gehört auch, dass sie über die Kommunikationswege und Protokolle im Notfall Bescheid wissen. Zum Beispiel müssen Techniker wissen, wen sie im Sicherheitsdienst informieren, falls sie einen medizinischen Notfall haben oder einen Brandmelder auslösen. Umgekehrt müssen Sicherheitsmitarbeiter erkennen können, dass FM-Techniker berechtigt und geschult sind, bestimmte Bereiche zu betreten. Dies wird erleichtert, indem der Bieter in seinen Unterlagen darlegt, dass alle eingesetzten Techniker in Sicherheits- und Notfallprozeduren geschult sind und z.B. an Sicherheitsunterweisungen des Auftraggebers teilnehmen werden.

Erklärung der Gültigkeit: Der Bieter versichert schriftlich, dass alle vorgelegten Zertifikate echt, aktuell und den Tatsachen entsprechend sind. Es wird bestätigt, dass sämtliche angegebenen Mitarbeiter zum Stichtag über die genannten Qualifikationen verfügen.

Verpflichtung zur Aufrechterhaltung: Ferner erklärt der Bieter, dass er dafür verantwortlich ist, die Qualifikationen und Nachweise seines Personals während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Er verpflichtet sich, rechtzeitig für Nachschulungen zu sorgen und dem Auftraggeber unaufgefordert Aktualisierungen der Nachweise zukommen zu lassen, sobald diese erforderlich werden. Damit übernimmt der Bieter proaktiv Verantwortung dafür, dass der Gesundheits- und Arbeitsschutzstandard jederzeit eingehalten wird.