Nachhaltigkeitsberichtsvorlage

Energieverbrauch (HLK und elektrotechnische Anlagen): Erfasst werden der Strom- und Wärmeverbrauch der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK) sowie aller elektrischen Systeme im Gebäude. Wichtige Kennzahlen sind der Gesamtenergieverbrauch in kWh, spezifische Energiekennwerte (z.B. Verbrauch pro Quadratmeter oder pro Nutzereinheit) und das Lastmanagement (Spitzenlast und deren Reduzierung). Ziel ist es, die Energieeffizienz kontinuierlich zu steigern, etwa durch Optimierung von Anlagenparametern, und den Spitzenlastbedarf durch geeignete Maßnahmen wie Laststeuerung zu senken.

Wasserverbrauch: Der Wasserverbrauch des Gebäudes wird in Kubikmetern gemessen und in Relation zur Nutzungsintensität (z.B. pro Mitarbeiter oder pro Gebäudenutzer) gesetzt. Erfasst werden auch Maßnahmen zur Wassereinsparung, etwa der Einsatz wassersparender Armaturen, sowie die Wiederverwendung und Aufbereitung von Wasser (z.B. Nutzung von Regenwasser oder Grauwasser für Toiletten und Bewässerung). Diese Kennzahlen dokumentieren die Wassereffizienz und den bewussten Umgang mit der Ressource Wasser im Gebäudebetrieb.

CO₂-Einsparungen: Hier wird die erzielte Reduktion von CO₂-Emissionen quantifiziert. Bieter müssen angeben, in welchem Umfang (in Tonnen CO₂ pro Jahr) durch den Einsatz erneuerbarer Energien, durch Energieeffizienzmaßnahmen oder durch Prozessoptimierungen Treibhausgasemissionen vermieden werden. Diese Kennzahl zeigt, wie der technische Gebäudebetrieb zum Klimaschutz beiträgt und ob er im Einklang mit den vorgegebenen Zielen zur CO₂-Reduktion steht. Gegebenenfalls können auch Emissionsfaktoren und Berechnungsgrundlagen offengelegt werden, um die Plausibilität der Angaben zu gewährleisten.

Nachhaltige FM-Initiativen: Neben quantitativen Kennzahlen werden auch qualitative Nachhaltigkeitsmaßnahmen im Facility Management abgefragt. Dazu zählen Initiativen zur Abfallreduktion (z.B. Recyclingquoten, Maßnahmen zur Vermeidung von Müll und zur Trennung von Wertstoffen), der Einsatz umweltfreundlicher, zertifizierter Reinigungsprodukte (um den Eintrag schädlicher Chemikalien in die Umwelt zu minimieren) sowie Maßnahmen zur Biodiversität auf dem Gelände (z.B. naturnahe Gestaltung von Grünflächen, Installation von Nistkästen oder Bienenstöcken zur Förderung der lokalen Fauna). Bieter sollen hier bestehende Programme oder geplante Maßnahmen darstellen, die über das Tagesgeschäft hinausgehen und einen zusätzlichen ökologischen Nutzen bringen.

Zutrittskontrollsysteme und Gebäudeautomation: Speziell für die Sicherheitstechnik – insbesondere Zutrittskontrollanlagen – wird betrachtet, wie diese energieeffizient betrieben und in das nachhaltige Gebäudekonzept integriert sind. Erfasst wird der Energieverbrauch der Zutrittskontroll-Infrastruktur (Server, Steuergeräte, Zutrittsleser, Türantriebe) und inwiefern das System mit anderen technischen Anlagen verknüpft ist, um nachhaltige Effekte zu erzielen. Beispielsweise kann das Zutrittssystem so in die Gebäudeleittechnik integriert sein, dass bei Zugang eines Mitarbeiters ein bedarfsgerechtes Einschalten von Beleuchtung und Klimatisierung erfolgt und bei Verlassen eines Bereichs diese Systeme automatisch in einen Energiesparmodus schalten. Darüber hinaus sollte dokumentiert werden, ob die Zutrittskomponenten selbst energieoptimiert sind (etwa durch Stand-by-Modi oder moderne, stromsparende Technologie). Diese Kennzahl verdeutlicht, wie sicherheitsrelevante Systeme in ein nachhaltiges Gesamtkonzept eingebunden sind und zur Energieeinsparung beitragen.

Ausgefüllte Nachhaltigkeitsberichtsvorlage: Das vom Auftraggeber vorgegebene Berichtsformular ist vollständig mit den geforderten Kennzahlen und Erläuterungen auszufüllen. Alle relevanten KPI-Werte sind hierin systematisch darzustellen, inklusive Angaben zu den jeweiligen Bezugsgrößen, Zeiträumen und Berechnungsmethoden. Etwaige Abweichungen oder Besonderheiten bei der Datenermittlung sollten im Formular kenntlich gemacht und begründet werden.

Begleitende Nachweisdokumente: Dem ausgefüllten Bericht sind Belege beizufügen, die die angegebenen Daten untermauern. Dazu gehören beispielsweise Systemmonitoring-Daten aus der Gebäudeleittechnik oder Energiemanagement-Software, Energieaudit-Berichte und Zertifikate (die etwa Einsparpotenziale und Ist-Verbräuche dokumentieren), Wartungs- und Inspektionsprotokolle (die Rückschlüsse auf den Anlagenzustand und deren Effizienz erlauben) sowie sonstige technische Berichte. Diese Dokumente sollten schlüssig zeigen, wie die einzelnen KPI-Werte zustande gekommen sind, und ermöglichen dem Auftraggeber eine Überprüfung der Plausibilität.

Nachweis der Normen- und Standardkonformität: Bieter sollen ihre Zertifizierungen oder die Einhaltung relevanter Standards im Nachhaltigkeits- und Energiemanagement belegen. Hierzu zählen gültige Zertifikate nach ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 50001 (Energiemanagement) oder gleichwertige Nachweise, die belegen, dass der Bieter über ein systematisches Management in diesen Bereichen verfügt. Ebenso kann die Anwendung der DIN EN 15221-Reihe oder vergleichbarer FM-Standards durch interne Richtlinien, Prozessbeschreibungen oder Auditberichte dokumentiert werden. Diese Nachweise verdeutlichen, dass der Bieter etablierte Prozesse zur Überwachung und Verbesserung seiner Nachhaltigkeitsleistung hat.

Berichte zu nachhaltigen FM-Initiativen: Falls der Bieter bereits spezifische Nachhaltigkeitsprogramme umgesetzt hat oder solche im Auftragsfall plant, sind entsprechende Berichte oder Beschreibungen vorzulegen. Dies kann die Dokumentation von Pilotprojekten (z.B. ein erfolgreich implementiertes Abfallmanagement-Programm oder ein Energiesparprojekt in einer Referenzliegenschaft) oder Nachweise über Nachhaltigkeitsauszeichnungen und Zertifikate (z.B. Umweltpreise, Teilnahme an Klimainitiativen, Zertifizierung von Gebäuden nach DGNB/LEED/BREEAM o.ä.) umfassen. Durch diese Unterlagen soll die Kompetenz, Erfahrung und Innovationsbereitschaft des Bieters im Bereich nachhaltiges Facility Management aufgezeigt werden.

Einreichungsfrist und Format: Die Nachhaltigkeitsberichte bzw. die ausgefüllten Vorlagen sind bis zum in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Abgabetermin vorzulegen – in der Regel zeitgleich mit dem Hauptangebot. Das Format der Einreichung muss den Vorgaben entsprechen (beispielsweise als digital ausfüllbare Vorlage oder als Bestandteil des Konzeptteils im Angebot). Abweichungen vom geforderten Format oder verspätete Abgaben können zum Ausschluss des Angebots führen, da die Vergleichbarkeit und Gleichbehandlung aller Angebote sonst nicht gewährleistet wäre.

Überprüfung durch den Auftraggeber: Die eingereichten Nachhaltigkeitsangaben werden von der ausschreibenden Stelle auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft. Dies umfasst eine inhaltliche Bewertung der Angaben und der vorgelegten Nachweise. Gegebenenfalls werden Bieter im Zuge der Angebotswertung zu Erläuterungen oder Nachreichungen aufgefordert, falls Unklarheiten bestehen. In der späteren Vertragsphase behält sich der Auftraggeber vor, Audits oder Vor-Ort-Kontrollen durchzuführen, um die Richtigkeit der gemeldeten Daten stichprobenartig zu verifizieren. Bieter sollten daher sicherstellen, dass ihre Angaben nachvollziehbar und durch die beigefügten Nachweise belegt sind.

Berichtsfrequenz während der Vertragslaufzeit: Im Falle der Zuschlagserteilung ist der Auftragnehmer verpflichtet, regelmäßig Nachhaltigkeitsberichte über die erbrachten Leistungen vorzulegen. Üblich ist eine jährliche Berichterstattung (z.B. zum Ende jedes vollen Betriebsjahres), doch können je nach Vereinbarung auch vierteljährliche oder halbjährliche Updates verlangt werden – insbesondere für energieintensive Dienstleistungen, um zeitnah auf Verbrauchsentwicklungen reagieren zu können. Die genauen Intervalle und Berichtsinhalte werden im Vertrag festgelegt. Der Auftragnehmer muss diese Berichte fristgerecht und formgerecht einreichen; wiederkehrende Verzögerungen oder Lücken in der Berichterstattung würden als Vertragsverstoß gewertet.

Umgang mit unvollständigen oder nicht prüfbaren Daten: Sollten die im Angebot oder später im laufenden Reporting gelieferten Daten Lücken aufweisen oder sich als nicht nachvollziehbar erweisen, wird der Auftraggeber dies beanstanden. In der Angebotsphase kann dies zu einer Abwertung des Angebots oder im Worst Case zum Ausschluss führen, falls essenzielle Nachweise fehlen. Während der Vertragserfüllung gilt, dass fehlende oder fehlerhafte Angaben vom Auftragnehmer unverzüglich zu korrigieren bzw. zu ergänzen sind. Der Vertrag sollte Regelungen enthalten, wie in solchen Fällen zu verfahren ist – beispielsweise Fristen für Nachbesserungen oder Eskalationsstufen, wenn Daten trotz Aufforderung nicht geliefert werden. Ziel ist es, jederzeit valide Daten für die Nachhaltigkeitsbewertung verfügbar zu haben.

Sanktionen bei Verstößen: Die Ausschreibungs- und Vertragsbedingungen können Sanktionen vorsehen, falls der Auftragnehmer gegen die Berichtspflichten verstößt oder falsche Angaben macht. Mögliche Konsequenzen sind etwa Vertragsstrafen oder Vergütungskürzungen, sollte sich herausstellen, dass vereinbarte Nachhaltigkeitsziele erheblich verfehlt werden oder Berichte wiederholt verspätet bzw. fehlerhaft vorgelegt werden. In gravierenden Fällen – zum Beispiel bei vorsätzlicher Falschauskunft oder fortgesetzter Nicht-Einhaltung trotz Abmahnung – kann dies als erheblicher Pflichtverstoß gewertet werden, der bis zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags führt. Diese Sanktionierungsmechanismen sollen die Verbindlichkeit der Nachhaltigkeitsvorgaben unterstreichen und einen fairen Wettbewerb sicherstellen.

Energieeffizienz der Zutrittskontroll-Infrastruktur: Es ist darzustellen, wie energieeffizient die eingesetzten Zutrittskontrollsysteme arbeiten. Dies beinhaltet Angaben zum Stromverbrauch der Hardware-Komponenten (z.B. Kartenleser, Steuerungs-Controller, elektrische Türöffner) sowohl im regulären Betrieb als auch im Bereitschaftsmodus. Bieter sollten erläutern, ob sie energieoptimierte Geräte verwenden (etwa Komponenten mit geringem Stand-by-Verbrauch oder nach neuesten Effizienzstandards) und welche Maßnahmen ergriffen werden, um den Gesamtstrombedarf des Systems zu minimieren – beispielsweise automatische Abschaltung oder Ruhezustand von Teilen der Anlage außerhalb der Nutzungszeiten.

CO₂-Bilanz über den Lebenszyklus: Die Umweltverträglichkeit des Zutrittssystems soll über dessen gesamten Lebenszyklus betrachtet werden. Dabei sind sowohl die Installationsphase (z.B. ob eine energieeffiziente Installation geplant ist, minimierter Materialverbrauch), der laufende Betrieb (jährliche CO₂-Emissionen durch den Stromverbrauch des Systems) als auch die Entsorgung bzw. Verwertung der Komponenten relevant. Bieter, die beispielsweise auf langlebige Geräte mit geringem Wartungsaufwand setzen, modular erweiterbare Systeme vorsehen (um Austausch statt Gesamterneuerung zu ermöglichen) oder ein Recycling-Konzept für ausgediente Systemteile vorlegen können, zeigen hier proaktives Nachhaltigkeitsmanagement. Entsprechende Nachweise oder Berechnungen zur CO₂-Ersparnis gegenüber konventionellen Lösungen können die Angaben untermauern.

Integration in die Gebäudeautomation: Es wird erwartet, dass das Zutrittskontrollsystem mit der übrigen Gebäudeleittechnik vernetzbar ist, um nachhaltige Betriebsweisen zu ermöglichen. Konkret sollte das System in der Lage sein, Steuersignale an andere Gebäudeanlagen zu senden – beispielsweise, dass beim Betreten eines Bereichs automatisch Licht und Klimatisierung eingeschaltet werden und bei Verlassen wieder in den Energiesparmodus wechseln. Bieter sollten die vorhandenen Schnittstellen (z.B. BACnet, KNX oder andere gängige Protokolle) und bereits realisierte Integrationen beschreiben, die eine solche intelligente Steuerung unterstützen. Eine enge Verzahnung von Sicherheits- und Gebäudesystemen trägt erheblich zu Energieeinsparungen und optimiertem Ressourceneinsatz bei, indem Technik nur bei tatsächlichem Bedarf aktiviert wird.

Datenvertraulichkeit und IT-Sicherheit: Zutrittskontrollsysteme generieren personenbezogene Daten (z.B. Protokolle, wer wann welchen Bereich betreten hat). Deshalb muss dargelegt werden, wie die Vertraulichkeit dieser Informationen gewahrt und mit den Anforderungen an den Datenschutz in Einklang gebracht wird. Im Nachhaltigkeitskontext bedeutet dies auch, dass Auswertungen zur Gebäudenutzung für Optimierungszwecke (z.B. Analyse von Nutzungszeiten zur Anpassung von Heiz- und Lüftungsprofilen) nur in anonymisierter oder aggregierter Form erfolgen dürfen. Bieter sollen erläutern, welche Datensicherheits-Maßnahmen implementiert sind – etwa Verschlüsselung der Kommunikationswege, Zugriffsbeschränkungen auf Logs, regelmäßige Löschung bzw. Archivierung von personenbezogenen Daten gemäß DSGVO. Die sichere Handhabung sensibler Zutritts- und Energiedaten ist Teil der nachhaltigen Gesamtverantwortung, da sie Vertrauen schafft und rechtliche Compliance sicherstellt.

Korrektheit und Transparenz: Der Bieter bestätigt schriftlich, dass alle im Rahmen der Ausschreibung gemachten Nachhaltigkeitsangaben wahrheitsgemäß, vollständig und nachvollziehbar sind. Er verpflichtet sich, bei auftretenden Änderungen oder neuen Erkenntnissen diese unverzüglich offen zu legen und an den Auftraggeber zu kommunizieren. Diese Transparenz schafft Vertrauen und bildet die Grundlage für eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Kontinuierliche Verbesserung: Der Bieter erklärt sein ausdrückliches Engagement, die Nachhaltigkeitsleistung während der gesamten Vertragslaufzeit kontinuierlich zu verbessern. Das bedeutet, er wird aktiv nach Optimierungspotenzialen suchen und in Abstimmung mit dem Auftraggeber Maßnahmen umsetzen, um die Umweltbilanz des technischen Gebäudemanagements weiter zu steigern. Diese Selbstverpflichtung stellt sicher, dass Nachhaltigkeit nicht nur auf dem Papier zugesichert, sondern im operativen Alltag des Facility Managements tatsächlich gelebt wird.