Geräte- & Werkzeugverzeichnis

Die Ausschreibungsunterlagen definieren, welche Kategorien von Geräten und Werkzeugen für den technischen Betrieb der Liegenschaft erforderlich sind.

• Diagnosegeräte für elektrische Anlagen: Zum Beispiel Prüfgeräte zur Messung von Spannung, Stromstärke, Isolationswiderstand sowie zur Fehlersuche in elektrotechnischen Installationen. Diese Geräte dienen der Überprüfung und Instandhaltung der elektrischen Infrastruktur des Gebäudes.

• Test- und Prüfmittel für Brandmelde- und Sicherheitsanlagen: Hierzu gehören beispielsweise Rauchmelder-Testgeräte (wie Prüfaerosole oder elektronische Testköpfe für Brandmelder) und Diagnosesysteme für Alarmanlagen. Mit solchen Hilfsmitteln wird die Funktionsfähigkeit von Brandmeldern, Sirenen, Notbeleuchtungen und sonstigen Sicherheitseinrichtungen regelmäßig überprüft.

• Mess- und Kalibrierwerkzeuge für HLK-Anlagen: Darunter fallen Messmittel für Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, wie etwa Multimeter, Manometer, Druck- und Temperaturkalibratoren, Thermometer, Hygrometer oder Anemometer. Diese Instrumente ermöglichen es, Parameter wie Druck, Temperatur, Feuchtigkeit und Luftströmung in Lüftungs- und Klimasystemen präzise zu messen und einzustellen, um einen optimalen Anlagenbetrieb sicherzustellen.

• Prüfgeräte für Aufzugs- und Hebeanlagen: Beispielsweise sind Prüfgewichte, Geschwindigkeitsmessgeräte oder Prüfvorrichtungen für Fangbremsen erforderlich, um die einwandfreie Funktion von Aufzügen und anderen Hebeanlagen sicherzustellen. Solche Geräte ermöglichen die regelmäßige Überprüfung von sicherheitsrelevanten Komponenten (Notbremssysteme, Türschließmechanismen, Notrufeinrichtungen) gemäß den geltenden Vorschriften.

• Werkzeuge und Software für Zutrittskontrollsysteme: Dazu zählen spezielle Testausweise bzw. Kartensimulatoren, mobile Programmier- oder Auslesegeräte für elektronische Schlösser sowie Diagnose-Software für Zutrittskontrollzentralen. Mit diesen Hilfsmitteln lassen sich Türschließsysteme, Kartenleser und biometrische Zugangssysteme auf ihre korrekte Funktion testen, ohne den regulären Sicherheitsbetrieb zu stören.

In jeder der genannten Kategorien ist sicherzustellen, dass sämtliche Geräte voll funktionstüchtig, zertifiziert (ggf. mit gültiger Kalibrierung) und regelmäßig gewartet bzw. geprüft sind. Nur durch den Einsatz intakter und geeigneter Ausrüstung kann ein reibungsloser sowie sichere Betrieb aller technischen Einrichtungen gewährleistet werden. Sollte ein benötigtes Werkzeug zeitweilig außer Betrieb sein (z.B. wegen Kalibrierung oder Reparatur), muss ein gleichwertiges Ersatzgerät verfügbar sein, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Jeder Bieter hat als Bestandteil seiner Angebotsunterlagen ein vollständiges Geräte- und Werkzeugverzeichnis vorzulegen.

• Bezeichnung und Typ des Geräts/Werkzeugs: Nennung des Namens, Typs und (sofern zutreffend) des Modells oder Herstellers.

• Zertifizierungs- und Prüfnachweise: Angabe des aktuellen Zertifizierungsstatus (z.B. CE-Kennzeichnung, GS-Siegel) sowie das Datum der letzten Prüfung oder Kalibrierung. Etwaige Prüfnummern oder Zertifikatskennungen sollten mit aufgeführt werden.

• Verantwortliche Person: Benennung des verantwortlichen Mitarbeiters oder der zuständigen Stelle, die für Wartung, Prüfung und Verwaltung des jeweiligen Geräts zuständig ist. Dies stellt sicher, dass klare Verantwortlichkeiten für jedes Werkzeug festgelegt sind.

• Gültigkeitsdauer der Zertifizierung: Angabe des Ablaufs der aktuellen Zertifizierung bzw. des nächsten Fälligkeitsdatums für eine erneute Prüfung oder Kalibrierung. Dadurch kann der Auftraggeber einschätzen, wann ein Gerät voraussichtlich nachzertifiziert werden muss.

• Einhaltung von Normen: Nachweis der Konformität des Geräts mit einschlägigen DIN- und VDE-Normen. Beispielsweise kann dies durch Referenz auf Normen (etwa „DIN VDE 0100 geprüft“ oder ähnliche) oder durch Beilegung entsprechender Zertifikate/Prüfprotokolle erfolgen.

• Ersatz- und Reservegeräte: Angabe, welche Backup- oder Reservegeräte für kritische Werkzeuge vorgehalten werden. Der Bieter soll belegen, dass im Falle eines Ausfalls eines Hauptgeräts ein geeignetes Ersatzgerät vorhanden ist, um die Leistung ohne Unterbrechung fortführen zu können.

Diese Dokumentation ermöglicht es dem Auftraggeber, bereits im Vorfeld die technische Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters zu beurteilen. Sämtliche geforderten Informationen sind wahrheitsgemäß und vollständig anzugeben. Unvollständige oder falsche Angaben im Geräte- und Werkzeugverzeichnis können zu Rückfragen oder im schlimmsten Fall zum Ausschluss des Angebots führen.

Das Geräte- und Werkzeugverzeichnis ist vom Bieter zusammen mit den übrigen Angebotsunterlagen fristgerecht einzureichen. Nach Angebotsabgabe wird der Auftraggeber die eingereichten Listen und Nachweise sorgfältig prüfen. Im Zuge der Angebotsbewertung kann der Auftraggeber stichprobenartig die Echtheit der Angaben verifizieren, z.B. indem Kalibrierzertifikate, Prüfprotokolle oder Fotos der Geräte mit Prüfplaketten nachgefordert werden. Sollten Unstimmigkeiten oder Lücken in den Unterlagen auftreten – etwa fehlende Nachweise oder abgelaufene Zertifikate – erhält der Bieter gegebenenfalls Gelegenheit zur Nachbesserung innerhalb einer kurzen Frist. Schwere Mängel, wie die Nichterfüllung wesentlicher Anforderungen (z.B. völliges Fehlen vorgeschriebener Geräte), können jedoch ohne weitere Nachfrist zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren führen.

Während der Vertragslaufzeit ist der beauftragte Auftragnehmer verpflichtet, das Geräte- und Werkzeugverzeichnis laufend aktuell zu halten. Das bedeutet, etwaige Änderungen – wie der Austausch oder die Neuanschaffung von Geräten, Aktualisierungen von Kalibrierungen oder Zertifikaten – sind unverzüglich in die Liste aufzunehmen und dem Auftraggeber in geeigneter Form mitzuteilen. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen beispielsweise eine jährliche Aktualisierung der Inventarliste im Rahmen des Berichtswesens. Alle vorgeschriebenen Prüf- und Kalibrierintervalle für die Geräte sind strikt einzuhalten; sollte ein Gerät das Ende seiner Zertifizierungs- oder Kalibriergültigkeit erreichen, muss rechtzeitig für eine Wiederzertifizierung oder ein Ersatzgerät gesorgt werden, damit stets nur geprüfte Werkzeuge im Einsatz sind.

Verstöße gegen diese Pflichten werden als Vertragsverstoß gewertet. Wenn während der Leistungserbringung festgestellt wird, dass ein eingesetztes Werkzeug nicht den Anforderungen entspricht (z.B. aufgrund einer abgelaufenen Prüffrist oder eines Defekts ohne vorhandenes Ersatzgerät), hat der Auftragnehmer unverzüglich Abhilfe zu schaffen. Der Auftraggeber behält sich in solchen Fällen das Recht vor, Korrekturmaßnahmen zu verlangen und ggf. Vertragsstrafen zu verhängen. In gravierenden Fällen, insbesondere bei wiederholten Verstößen oder Gefährdungen, kann dies bis zur vorzeitigen Vertragsbeendigung führen. Zudem steht dem Auftraggeber das Recht zu, während der Vertragslaufzeit Audits oder Vor-Ort-Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung der im Verzeichnis aufgeführten Geräteanforderungen zu überprüfen. Der Auftragnehmer muss bei solchen Kontrollen Zugang zu den betreffenden Geräten sowie den zugehörigen Dokumentationen (wie Kalibrierprotokolle, Prüfplaketten, Zertifikate) gewähren und eine vollumfängliche Kooperation sicherstellen.

Zutrittskontroll- und andere elektronische Sicherheitssysteme stellen besondere Anforderungen an die eingesetzten Prüf- und Diagnosewerkzeuge.

• Spezialisierte Testausrüstung: Für elektronische Schlösser, Ausweis- und Kartenleser, biometrische Erkennungssysteme sowie deren Steuerungseinheiten sind geeignete Spezialwerkzeuge oder Software-Diagnosetools vorzuhalten. Diese ermöglichen es, die Funktionsfähigkeit der Komponenten unter realistischen Bedingungen zu prüfen (beispielsweise durch Nutzung von Testausweisen oder simulierten Transpondern für Kartenleser) ohne die Sicherheit des laufenden Betriebs zu beeinträchtigen.

• Regelmäßige Funktionsprüfung und Kalibrierung: Alle Prüfmittel, die in Zutrittskontrollsystemen eingesetzt werden, müssen selbst regelmäßig auf ihre korrekte Funktion geprüft und – sofern es sich um Messgeräte handelt – kalibriert werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass ein Testgerät für einen Kartenleser oder ein biometrischer Tester verlässliche Ergebnisse liefert und etwaige Fehlfunktionen im System zuverlässig erkannt werden.

• Dokumentation der Werkzeugnutzung: Jeder Einsatz von Diagnosegeräten an sicherheitsrelevanten Anlagen ist zu protokollieren. Es sollte festgehalten werden, wann (Datum, Uhrzeit) und durch wen (verantwortliche Person) das Werkzeug eingesetzt wurde und welcher Zweck oder welche Tätigkeit (z.B. Routineprüfung, Störungsanalyse) vorlag. Diese Protokollierung schafft Nachvollziehbarkeit und wirkt Missbrauch entgegen, da im Nachhinein überprüfbar ist, dass keine unautorisierten Eingriffe in das Zutrittssystem stattgefunden haben.

• Vertraulicher Umgang mit Systemdaten: Bei Diagnosearbeiten an Zutrittskontrollsystemen können sensible Daten anfallen, etwa Informationen über Berechtigungen oder Zugangsprotokolle von Mitarbeitern. Der Bieter muss gewährleisten, dass solche personenbezogenen oder sicherheitskritischen Daten streng vertraulich behandelt werden. Sie dürfen nicht ungesichert gespeichert oder an Dritte weitergegeben werden. Es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen (z.B. verschlüsselte Speicherung, Zugriffsbeschränkungen), um den Datenschutz und die Datensicherheit gemäß DSGVO/BDSG auch während Wartungs- und Prüfmaßnahmen vollumfänglich zu gewährleisten.

• Einhaltung von Sicherheitsnormen: Alle Prüf- und Wartungsarbeiten an elektronischen Sicherheits- und Zutrittskontrollsystemen sind nach anerkannten technischen Regeln durchzuführen. Insbesondere sind die Vorgaben relevanter Normen wie DIN EN 60839 (für elektronische Alarm- und Zutrittskontrollsysteme) und DIN VDE 0833 (für Gefahrenmeldeanlagen, inklusive Einbruch- und Brandmeldeanlagen) zu beachten. Die verwendeten Werkzeuge und Prüfverfahren dürfen die Sicherheitslogik der Anlage nicht beeinträchtigen. Sie müssen den in den Normen beschriebenen Anforderungen entsprechen, damit beispielsweise keine unzulässigen Zustände im Sicherheitssystem ausgelöst werden und die Zertifizierung der Anlage nicht gefährdet wird.

Der Bieter muss im Rahmen seines Angebots ausdrücklich bestätigen, dass er ein vollständiges, aktuelles und zertifiziertes Geräte- und Werkzeugverzeichnis führt und dieses während der gesamten Vertragslaufzeit pflegen wird. Er übernimmt die Verantwortung dafür, dass alle eingesetzten Arbeitsmittel regelmäßig kalibriert bzw. geprüft werden und jederzeit den geltenden gesetzlichen Vorgaben sowie Normen entsprechen. Diese Erklärung dient dem Auftraggeber als Sicherheitsnachweis dafür, dass der Bieter die oben genannten Anforderungen verstanden hat und sich zur uneingeschränkten Einhaltung verpflichtet.

Der bevollmächtigte Vertreter des Bieters bestätigt durch seine Unterschrift die Kenntnisnahme und Einhaltung der vorstehenden Anforderungen:

Name: ________________________

Position: ________________________

Unternehmen: _____________________

Datum: _________________________

Unterschrift: _____________________