PSA-Nachweise

• Schutzanzüge gegen Störlichtbögen: Für Arbeiten an elektrischen Anlagen oder unter Spannung stehenden Bauteilen müssen spezielle arc-fähige Schutzkleidungen (nach DIN EN 61482) getragen werden, um das Personal vor schweren Verbrennungen oder anderen Verletzungen durch elektrische Lichtbögen zu schützen.

• Absturzsicherungen für Arbeiten in der Höhe: Hierzu zählen Auffanggurte, Sicherheitsseile, Verbindungsmittel und Anschlagpunkte (gemäß einschlägigen Normen wie DIN EN 363, EN 364 und EN 365). Diese Ausrüstung ist bei Tätigkeiten auf Dächern, Gerüsten, in Schächten oder anderen höhergelegenen Arbeitsplätzen verpflichtend, um Absturzunfälle zu verhindern.

• Atemschutzmasken und Filtergeräte: Beim Umgang mit gesundheitsgefährdenden Stäuben, Rauch, Dämpfen oder Chemikalien (z.B. bei Schweißarbeiten, beim Einsatz von Reinigungs- oder Kühlmitteln) müssen geeignete Atemschutzgeräte verwendet werden. Dazu zählen filtrierende Halbmasken (FFP-Masken nach EN 149) oder Atemschutzmasken mit auswechselbaren Filtern (nach EN 143), um die Atemwege der Mitarbeiter vor Schadstoffen zu schützen.

• Schutzhandschuhe, Schutzhelme und Sicherheitsschuhe: In allen technischen Gewerken (HKL-Technik, Elektro, Brandschutz usw.) ist die Basisausstattung an PSA vorgeschrieben. Dazu gehören z.B. schnittfeste oder chemikalienbeständige Schutzhandschuhe, Schutzhelme nach DIN EN 397 zum Schutz vor herabfallenden Gegenständen oder Anstoßen, sowie Sicherheitsschuhe nach EN ISO 20345 mit Zehenschutzkappe und rutschhemmender Sohle. Diese schützen vor mechanischen, elektrischen oder thermischen Gefahren am Arbeitsplatz.

• PSA bei Zugang zu sicherheitskritischen Bereichen: Auch beim Betreten von Bereichen mit Zugangsbeschränkungen oder besonderen Sicherheitsanforderungen (z.B. Rechenzentren, Laboratorien oder Anlagen mit Gefahrstoffen) müssen Servicetechniker die jeweils vorgeschriebene PSA tragen. Dies stellt sicher, dass selbst in kontrollierten Zonen die persönlichen Schutzmaßnahmen eingehalten werden und ein sicherer Zugang sowie sichere Arbeiten möglich sind.

Bieter müssen bereits im Angebotsstadium nachweisen, dass sie über geeignete PSA verfügen und diese vorschriftsgemäß einsetzen.

• Zertifikate der PSA-Konformität: Gültige Bescheinigungen oder Zertifikate für die vorgesehenen PSA-Komponenten, ausgestellt von anerkannten akkreditierten Prüfstellen (z.B. CE-Konformitätsnachweise gemäß EU-Verordnung 2016/425). Diese Zertifikate müssen belegen, dass die Ausrüstung den einschlägigen Normen entspricht.

• PSA-Inventarliste: Eine vollständige Aufstellung aller im Einsatz vorgesehenen PSA-Artikel mit Angabe der jeweiligen Zertifizierungs- bzw. Prüfnummer, dem Ausstellungs- und Ablaufdatum der Zertifikate sowie der Zuordnung der Ausrüstung zu bestimmten Mitarbeitern oder Funktionsbereichen (d.h. wer welche PSA nutzt).

• Nachweise regelmäßiger Prüfungen: Dokumentation über die turnusmäßige Inspektion und ggf. Wiederzertifizierung der PSA. Dazu gehören Prüfbücher, Prüfprotokolle oder Wartungsnachweise, die zeigen, dass z.B. Absturzschutzausrüstung oder elektrische Schutzausrüstung in den vorgeschriebenen Intervallen von einer befähigten Person überprüft wurde.

• Unterweisungs- und Schulungsnachweise: Bescheinigungen darüber, dass das eingesetzte Personal im korrekten Gebrauch der PSA geschult und unterwiesen wurde (z.B. jährliche Arbeitsschutzunterweisungen gemäß DGUV Vorschrift 1 sowie spezifische Trainings für Arbeiten in der Höhe oder mit Atemschutz).

• Nachweis der DGUV-Compliance: Erklärung oder Belege dafür, dass die Wartung, Lagerung und Austauschintervalle der PSA den Vorgaben der DGUV entsprechen. Dies umfasst z.B. den Nachweis, dass PSA-Komponenten rechtzeitig ersetzt werden (gemäß den von den Unfallversicherungsträgern empfohlenen Nutzungsdauern) und dass ein Verwaltungssystem existiert, um Prüftermine der PSA zu überwachen.

Die Ausschreibungsunterlagen müssen klar vorgeben, dass die oben genannten PSA-Nachweise mit dem Angebot einzureichen sind. Jeder Bieter hat alle geforderten Zertifikate und Dokumente vollständig und fristgerecht vorzulegen, damit bereits im Wertungsverfahren die Eignung in Hinblick auf Arbeitsschutz geprüft werden kann.

Der Auftraggeber prüft im Rahmen der Angebotswertung die vorgelegten Unterlagen sorgfältig. Dabei wird insbesondere die Gültigkeit der Zertifikate verifiziert und kontrolliert, ob diese von akkreditierten Stellen ausgestellt wurden und den geforderten Standards entsprechen. Sollten Unklarheiten bestehen, kann der Auftraggeber zusätzliche Informationen oder Erläuterungen anfordern.

Für den Zuschlagsempfänger (den späteren Auftragnehmer) gilt die Verpflichtung, während der gesamten Vertragslaufzeit die PSA-Compliance aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, alle PSA-Geräte und -Ausrüstungen müssen fortlaufend gültig zertifiziert sein und in einwandfreiem Zustand gehalten werden. Abgelaufene Zertifikate sind unverzüglich durch gültige Nachweise zu ersetzen, und verschlissene oder defekte PSA-Komponenten sind entsprechend den Vorschriften auszutauschen. Bereits im Vergabeverfahren können fehlende, unvollständige oder ungültige Nachweise – je nach Schweregrad und den Vergabebedingungen – entweder zu einer Nachforderung durch den Auftraggeber (mit kurzer Fristsetzung) oder zum Ausschluss des Angebots führen. Während der Vertragsausführung stellen analog dazu nicht eingehaltene PSA-Vorgaben einen Vertragsverstoß dar. Der Auftraggeber behält sich vor, in solchen Fällen Maßnahmen zu ergreifen, die von einer Aufforderung zur Mängelbeseitigung über Abmahnungen bis hin zur Vertragskündigung reichen können.

Zudem sollte im Vertrag ein Prüf- und Zugriffsrecht des Auftraggebers festgeschrieben sein. Der Auftraggeber darf zu angemessenen Zeiten Vor-Ort-Kontrollen durchführen, um die tatsächliche Umsetzung der PSA-Vorgaben zu überprüfen. Dies umfasst beispielsweise das Recht, die bereitgestellte Schutzausrüstung der Servicetechniker zu inspizieren und die entsprechenden Prüf- und Schulungsnachweise einzusehen. Solche Audits dienen der Qualitätssicherung und der Durchsetzung der Arbeitsschutzstandards im laufenden Betrieb.

• PSA bei Arbeiten an Zutrittskontrollanlagen: Servicetechniker, die an elektronischen Zutrittskontrollsystemen (z.B. Kartelesern, Türsteuerungen, Sicherheitsschaltungen) arbeiten, müssen je nach Tätigkeitsart spezielle PSA tragen. Beispielsweise sind bei elektrotechnischen Arbeiten isolierende Schutzhandschuhe und geeignetes, isoliertes Werkzeug zu verwenden; bei Arbeiten in Technikräumen mit erhöhter Staubbelastung (wie Server- oder Schalträumen) sind Atemschutzmasken zum Schutz vor Staubpartikeln ratsam.

• Einsatz geeigneter PSA in besonderen Umgebungen: In beengten oder besonders geschützten Räumen (z.B. Schleusenbereichen, Tresorräumen oder technischen Anlagen mit beschränktem Zugang) muss die verwendete PSA für diese Umgebung zugelassen und geeignet sein. Das bedeutet etwa, dass in explosionsgefährdeten Bereichen nur EX-zertifizierte Geräte und Schutzkleidung benutzt werden dürfen, in sauerstoffreduzierten Räumen ggf. umluftunabhängige Atemgeräte erforderlich sind, oder dass bei Arbeiten in engen Schächten ein Rettungsgurt mit Winde oder Seilsystem zum Einsatz kommt.

• PSA-Nutzung bei Notfalleinsätzen dokumentieren: Bei Störungen oder Notfällen an Zugangskontrollpunkten (z.B. Ausfall einer Zutrittseinrichtung oder Alarmierung einer Türanlage) ist das eingesetzte Personal verpflichtet, alle erforderlichen PSA-Artikel zu tragen, um sich zu schützen. Die Verwendung der PSA während solcher Einsätze sollte im Nachgang dokumentiert werden (z.B. im Störungs- oder Einsatzprotokoll), um nachzuweisen, dass die Arbeitsschutzvorgaben auch unter Zeitdruck und in Ausnahmesituationen eingehalten wurden.

• Vertrauliche Behandlung von PSA-Dokumentationen: Falls Aufzeichnungen geführt werden, welche Mitarbeiter wann welche PSA genutzt haben (etwa im Rahmen eines elektronischen Zugangssystems oder eines Sicherheitslogbuchs), sind diese personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter ist zu gewährleisten; Zugriffe auf solche Aufzeichnungen dürfen nur autorisierten Personen zum Zweck der Arbeitsschutz-Compliance gestattet sein. Die Speicherung und Verwaltung der Daten hat gemäß geltenden Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO) zu erfolgen.

• Einhaltung von Normen bei sicherheitstechnischen Arbeiten: Alle Arbeiten im Umfeld von Zutrittskontroll- und Sicherheitssystemen sind unter Beachtung der einschlägigen technischen Richtlinien durchzuführen. Insbesondere sind die Anforderungen aus DIN EN 60839 (Alarm- und elektronische Sicherheitsanlagen – elektronische Zutrittskontrollsysteme) und VDE 0833 (Planung, Einbau und Betrieb von Gefahrenmeldeanlagen) einzuhalten. Diese Normenkonformität stellt sicher, dass die Integrität der Sicherheitssysteme gewahrt bleibt und dass Wartungsarbeiten fachgerecht und sicher durchgeführt werden, ohne die Funktion der Zutrittskontrolle oder die Sicherheit der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Bieter haben mit ihrer Angebotsabgabe eine schriftliche Erklärung vorzulegen, die bestätigt, dass sie alle oben genannten Anforderungen bezüglich PSA-Compliance vollständig erfüllen werden. In dieser Erklärung ist zu versichern, dass das Unternehmen für die Arbeitssicherheit seiner Mitarbeiter Sorge trägt, alle vorgeschriebene PSA in ausreichender Anzahl und zertifizierter Qualität bereitstellt und deren korrekte Verwendung während der Vertragslaufzeit jederzeit gewährleistet.