Führungszeugnisse

In dieser Ausschreibung sind polizeiliche Führungszeugnisse für all jene Mitarbeiter verpflichtend, die Zugang zu besonders sensiblen Bereichen oder Systemen des Gebäudes haben werden. Nicht für sämtliches Personal wird ein Führungszeugnis verlangt; die Anforderung richtet sich gezielt an diejenigen Positionen, bei denen potenzielle Missbrauchsmöglichkeiten oder Sicherheitsrisiken am größten sind.

1. IT- und Serverräume: Personal, das für die Wartung oder den Zugang zu Serverräumen, Netzwerkinfrastruktur oder IT-Systemen zuständig ist, benötigt ein Führungszeugnis. Diese Bereiche beherbergen kritische Daten und Kommunikationseinrichtungen; unautorisierte oder schädliche Handlungen könnten hier zu Datenlecks oder zum Ausfall wichtiger Systeme führen.

2. Energiezentralen und Schaltanlagenräume: Techniker, die die Hauptstromversorgung des Gebäudes, Notstromaggregate oder Hochspannungsschaltanlagen betreuen, müssen ein Führungszeugnis vorweisen. Sabotage oder Fahrlässigkeit in diesen Bereichen könnte Stromausfälle, Geräteschäden oder sogar gefährliche Situationen (z.B. Brand oder Stromschlag) verursachen.

3. Brandmelde- und Alarmzentralen: Mitarbeiter, die die Brandmeldeanlage, Feuerschutztechnik oder Notfall-Leitstellen überwachen, sind überprüfungspflichtig. Diese Systeme sind zentral für den Personenschutz; Vertrauenswürdigkeit ist essenziell, um sicherzustellen, dass niemand vorsätzlich Alarmfunktionen deaktiviert oder Notfallabläufe sabotiert.

4. Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme: Jeder Beschäftigte, der mit den Zutrittskontrollsystemen (z.B. Ausweis- bzw. Kartenzugangssysteme, biometrische Zugangssysteme) oder mit dem Sicherheitsnetzwerk des Gebäudes befasst ist, unterliegt der Führungszeugnispflicht. Solches Personal verwaltet die „Schlüssel“ zum Gebäude in Form von Zugangsberechtigungen; eine Person in dieser Rolle mit unlauteren Absichten könnte die Gebäudesicherheit erheblich kompromittieren.

Über diese Beispiele hinaus kann der Auftraggeber weitere sicherheitskritische Bereiche oder Funktionen definieren, für die eine Überprüfung erforderlich ist. Grundsätzlich gilt: Jede Rolle, die die Kontrolle über sicherheitsrelevante oder betriebswichtige Infrastrukturen ausübt, fällt in den Geltungsbereich dieser Anforderung.

Diese Verpflichtung gilt gleichermaßen für eigene Mitarbeiter des Bieters wie für eingesetztes Fremdpersonal (Subunternehmer), sofern diese Personen vergleichbaren Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten. Wenn beispielsweise ein Nachunternehmer mit der Wartung der Sicherheitstechnik beauftragt wird, muss auch dessen Personal entsprechende Führungszeugnisse vorlegen.

Durch die eindeutige Festlegung des Geltungsbereichs (welche Positionen ein Führungszeugnis benötigen) schafft die Ausschreibung Klarheit für alle Beteiligten. Bieter wissen bereits im Vorfeld, für welche Mitarbeiter sie einen solchen Nachweis erbringen müssen, und können ihre Personalplanung entsprechend gestalten – sei es durch den Einsatz bereits überprüfter Beschäftigter oder durch rechtzeitige Beantragung von Führungszeugnissen für die vorgesehenen Personen. Das übergeordnete Ziel ist, sicherzustellen, dass jede Person mit besonderen Zugangsrechten im technischen Gebäudebetrieb vorab auf etwaige sicherheitsrelevante Auffälligkeiten geprüft wurde und als zuverlässig gilt.

• Vorlage der Führungszeugnisse: Der Bieter hat für alle Personen, die gemäß Abschnitt 3 einer Führungszeugnispflicht unterliegen, entsprechende polizeiliche Führungszeugnisse vorzulegen. In der Praxis betrifft dies insbesondere das vorgesehene technische Schlüsselpersonal und die Führungskräfte, die im Rahmen des Auftrags Zugang zu sensiblen Bereichen haben werden. Die Zeugnisse müssen amtliche Dokumente sein, die von der zuständigen Behörde (Bundesamt für Justiz, i.d.R. über die Meldebehörde beantragt) ausgestellt wurden.

• Aktualität der Nachweise: Jedes eingereichte Führungszeugnis muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe aktuell sein, d.h. in der Regel nicht älter als 12 Monate. Ältere Führungszeugnisse spiegeln den aktuellen Stand eventueller Eintragungen nicht zuverlässig wider; der Bieter sollte daher bei Bedarf rechtzeitig neue Zeugnisse beantragen, um diese Anforderung zu erfüllen.

• Echtheitsbestätigung: Die vorgelegten Zeugnisse müssen in einer Form eingereicht werden, die eine Überprüfung der Echtheit ermöglicht. Grundsätzlich sind Originaldokumente oder amtlich beglaubigte Kopien einzureichen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Authentizität jedes Dokuments bei der ausstellenden Behörde zu verifizieren. Der Bieter darf die Führungszeugnisse nicht inhaltlich verändern oder unkenntlich machen (abgesehen von zulässigen Schwärzungen, sofern diese im Ausschreibungstext gestattet sind). Gegebenenfalls kann verlangt werden, dass Führungszeugnisse direkt von der Behörde an den Auftraggeber gesandt werden, um Manipulationen auszuschließen.

• Auflistung der betroffenen Rollen/Funktionen: Der Bieter soll dem Angebot eine Aufstellung beifügen, welche Stellen innerhalb seines geplanten Einsatzteams der Führungszeugnispflicht unterliegen. Diese Liste dient der Transparenz und der Zuordnung der Zeugnisse zu den jeweiligen Personen bzw. Funktionen. Beispielsweise kann der Bieter Positionen benennen wie „Objektleiter (Facility Manager), Sicherheitstechniker, IT-Systemadministrator für das Gebäudeleitsystem, Elektromeister für die Energiezentrale“ etc., und bestätigen, dass für jede dieser Funktionen ein gültiges Führungszeugnis beigefügt ist. So kann der Auftraggeber nachvollziehen, dass für alle sicherheitskritischen Rollen entsprechende Nachweise vorliegen.

• Verfahren bei Personalwechsel: Der Bieter muss darlegen, welches Vorgehen bei etwaigen Personaländerungen in den definierten sensiblen Positionen während der Vertragslaufzeit vorgesehen ist. Es ist sicherzustellen, dass bei einem Austausch oder einer Ergänzung von Personal in diesen Funktionen die neu eingesetzten Personen vor Tätigkeitsaufnahme ein eigenes Führungszeugnis vorlegen. Der Bieter sollte hierzu bereits im Angebot erklären, dass er im Falle eines Zuschlags einen Prozess implementiert hat bzw. implementieren wird, der gewährleistet, dass auch zukünftige Mitarbeiter in sicherheitsrelevanten Positionen die Führungszeugnis-Anforderung erfüllen, bevor sie im Objekt tätig werden.

Die Erfüllung der oben genannten Dokumentationsanforderungen ist zwingend. Das Fehlen einzelner Nachweise oder die Vorlage unvollständiger bzw. ungültiger Unterlagen kann dazu führen, dass das Angebot als nicht konform gewertet wird. Es wird daher dringend empfohlen, die benötigten Führungszeugnisse und Informationen frühzeitig einzuholen und sorgfältig aufzubereiten. Durch umfassende und klare Unterlagen demonstriert der Bieter seine Zuverlässigkeit und sein Verständnis für die hohen Sicherheitsstandards der Ausschreibung.

• Einreichung mit dem Angebot: Die Führungszeugnisse (inklusive der zugehörigen Rollenliste, wie oben beschrieben) sind bereits mit dem Angebot einzureichen. In der Regel werden sie als Bestandteil der Eignungsnachweise dem Angebot beigefügt. Die Ausschreibungsunterlagen geben vor, in welcher Form dies zu erfolgen hat (z.B. als Kopie im Anhang oder in elektronischer Form über ein Vergabeportal). Bieter haben sicherzustellen, dass jedes erforderliche Führungszeugnis korrekt bezeichnet und beigefügt ist. Da es sich um sensible personenbezogene Dokumente handelt, kann der Auftraggeber spezifische Einreichungsmodalitäten vorschreiben – etwa die Abgabe in einem separaten, versiegelten Umschlag oder den Upload in einem geschützten Bereich –, die unbedingt zu beachten sind.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber wird nach Angebotsabgabe die vorgelegten Führungszeugnisse der vorgesehenen Personen prüfen. Dies umfasst die Kontrolle der Gültigkeit (Datum der Ausstellung), die Überprüfung, ob es sich um ein offizielles, unverfälschtes Dokument handelt, und die inhaltliche Sichtung auf etwaige Einträge. Gegebenenfalls kann der Auftraggeber zur Validierung die ausstellende Behörde kontaktieren oder den Bieter um Mitwirkung bei der Verifizierung bitten. Dieser Prüfungsschritt erfolgt noch vor Zuschlagserteilung bzw. in jedem Fall vor dem erstmaligen Zutritt des betreffenden Personals zum Gebäude. Sollte dem Bieter der Zuschlag erteilt werden, dürfen nur diejenigen Mitarbeiter tatsächlich im Objekt eingesetzt werden, deren Führungszeugnisse den Anforderungen entsprechen und erfolgreich verifiziert wurden.

• Erneuerung bei mehrjährigen Verträgen: Bei Verträgen mit längerer Laufzeit wird verlangt, dass die Führungszeugnisse in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Der Auftragnehmer (der spätere Dienstleister) ist verpflichtet, dem Auftraggeber während der Vertragsdauer in definierten Intervallen (z.B. jährlich oder alle zwei Jahre) unaufgefordert aktuelle Führungszeugnisse für das relevante Personal vorzulegen. Die genauen Intervalle und Modalitäten werden in der Ausschreibung bzw. im Vertrag festgelegt (z.B. dass spätestens zum Jahrestag des Vertragsbeginns jeweils neue Zeugnisse einzureichen sind). Diese Maßnahme stellt sicher, dass die Compliance kontinuierlich gewährleistet bleibt – sie trägt der Tatsache Rechnung, dass sich die persönliche Eignung eines Mitarbeiters im Zeitverlauf ändern könnte (etwa durch neue Einträge im Register nach Vertragsschluss). Der Auftragnehmer hat daher ein eigenes Monitoring vorzunehmen, um ablaufende Gültigkeiten rechtzeitig zu erkennen und neue Nachweise einzuholen.

• Vertrauliche Behandlung der Daten: Alle im Rahmen der Ausschreibung vorgelegten personenbezogenen Dokumente, insbesondere Führungszeugnisse, sind vom Auftraggeber streng vertraulich zu behandeln. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Einklang mit der DSGVO und dem BDSG. Das bedeutet, dass der Zugang zu den Zeugnisunterlagen nur befugten Personen gewährt wird, sie ausschließlich zum Zweck der Eignungsprüfung genutzt und sicher verwahrt werden. Nach Abschluss des Prüfzwecks (spätestens nach Beendigung des Vergabeverfahrens bzw. nach Vertragsschluss) werden die Dokumente entweder an den Bieter zurückgegeben oder datenschutzgerecht vernichtet, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Ebenso hat der Auftragnehmer, falls er Kopien erhält oder später im Vertragsverlauf solche Nachweise verwaltet, diese Informationen als besonders schützenswert zu behandeln. Die Vertraulichkeitsverpflichtung erstreckt sich auf beide Seiten: Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer müssen sicherstellen, dass die Privatsphäre der betroffenen Mitarbeiter gewahrt bleibt und die Daten aus den Führungszeugnissen nicht unbefugt weitergegeben oder länger als nötig gespeichert werden.

• Folgen bei Nichteinhaltung: Die Ausschreibung nennt auch Sanktionen für den Fall der Nichterfüllung der Führungszeugnis-Pflichten. Reicht ein Bieter die geforderten Zeugnisse nicht ein oder sind diese bei Angebotsabgabe ungültig (z.B. älter als gefordert), kann sein Angebot vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, da die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt sind. Sollte sich herausstellen, dass ein Bieter gefälschte oder manipulierte Führungszeugnisse vorgelegt hat, führt dies zum sofortigen Ausschluss vom Verfahren und kann gegebenenfalls rechtliche Schritte nach sich ziehen (z.B. wegen Urkundenfälschung). Ferner werden in den Vertragsbedingungen Regelungen vorgesehen, die dem Auftraggeber Rechte einräumen, falls der Auftragnehmer während der Vertragsausführung die Vorgaben nicht einhält. Dazu zählen beispielsweise Abmahnungen, die Aufforderung zur umgehenden Abhilfe (etwa Austausch eines Mitarbeiters ohne gültiges Führungszeugnis), Vertragsstrafen oder in schweren Fällen die fristlose Kündigung des Vertrags wegen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Diese strikten Konsequenzen verdeutlichen den Stellenwert, den der Auftraggeber der Einhaltung der Sicherheitsanforderungen beimisst.

Die Befolgung dieser Verfahrensvorgaben ist für einen erfolgreichen Zuschlag und eine reibungslose Leistungserbringung unerlässlich. Sie stellt sicher, dass bereits ab Beginn des Vertrags keine Unsicherheiten hinsichtlich des Personaleinsatzes bestehen und dass die Sicherheitsauflagen konsequent umgesetzt werden.

• Führungszeugnispflicht ohne Ausnahme: Sämtliches Personal, das für die Installation, Konfiguration oder Wartung des elektronischen Zutrittskontrollsystems des Gebäudes verantwortlich ist, muss ohne Ausnahme ein gültiges polizeiliches Führungszeugnis vorlegen. Dazu zählen Techniker, die an Türschließanlagen, Kartelesern, biometrischen Zugangssystemen oder der Steuerungssoftware dieser Systeme arbeiten. Die Begründung hierfür liegt auf der Hand: Diese Personen können Zugangsberechtigungen im Gebäude erzeugen, ändern oder löschen. Eine unzuverlässige Person in einer solchen Position könnte absichtlich oder unabsichtlich Sicherheitslücken schaffen. Entsprechend darf nur überprüftes und als zuverlässig eingestuftes Personal in diesem Bereich eingesetzt werden.

• Umgang mit hochsensiblen Berechtigungen und Daten: Mitarbeiter im Bereich Zutrittskontrolle hantieren oft mit äußerst sensiblen Komponenten, wie z.B. Master-Schlüsselkarten, digitalen Schlüsseln/Verschlüsselungscodes der Sicherheitssysteme oder biometrischen Daten der Gebäudenutzer. Das Vorliegen eines Führungszeugnisses bestätigt, dass aus bekannten früheren Verfehlungen keine Zweifel an der Integrität dieser Personen bestehen. In besonders sicherheitskritischen Einrichtungen kann es über das Führungszeugnis hinaus erforderlich sein, diese Personen einer zusätzlichen Überprüfung zu unterziehen – etwa durch Referenzprüfungen oder in Einzelfällen durch eine erweiterte behördliche Sicherheitsüberprüfung –, um ein höchstmögliches Vertrauensniveau sicherzustellen.

• Schnittstellen zu anderen kritischen Systemen: Häufig sind Zutrittskontrollsysteme mit anderen sicherheitsrelevanten Einrichtungen vernetzt, etwa mit Brandmeldeanlagen, dem Gebäudeleitsystem (GLT/BMS) oder Videoüberwachungs- und Einbruchmeldesystemen. Personal, das in diesem Bereich tätig ist, hat somit möglicherweise weitreichende Kenntnisse und Zugriffsrechte, die mehrere Schutzbereiche gleichzeitig berühren. So könnten sie theoretisch Alarmfunktionen beeinflussen oder in großem Umfang Türen steuern. Aufgrund dieser umfassenden Möglichkeiten kann der Auftraggeber ergänzende Maßnahmen verlangen, beispielsweise separate Vertraulichkeitserklärungen dieser Mitarbeiter oder eine intensivere Hintergrundprüfung. Der Bieter sollte darauf vorbereitet sein, derartige Anforderungen zu erfüllen, und sicherstellen, dass die betreffenden Personen nicht nur ein reines Führungszeugnis vorweisen, sondern sich ihrer besonderen Verantwortung vollumfänglich bewusst sind.

• Vermeidung von Insider-Gefährdungen: Das übergeordnete Ziel der genannten Anforderungen ist der Schutz vor sogenannten Insider-Gefährdungen – also vor Risiken, die durch vertrauensmissbrauchende Insider entstehen könnten. Indem das mit Zugangskontroll- und Sicherheitssystemen beauftragte Personal umfassend auf Zuverlässigkeit geprüft wird, wird die Wahrscheinlichkeit interner Sabotage oder Konspiration deutlich reduziert. Der Auftragnehmer wird zugleich angehalten, auch innerbetriebliche Kontrollen einzuführen, z.B. das Vier-Augen-Prinzip bei sicherheitskritischen Vorgängen oder Protokollierungen sämtlicher administrativer Zugriffe auf die Systeme. Solche organisatorischen Maßnahmen ergänzen die Führungszeugnis-Pflicht sinnvoll und zeigen einen ganzheitlichen Ansatz zur Absicherung der Anlage. Zwar sind interne Kontrollmechanismen nicht explizit Teil der Ausschreibungsanforderungen, doch signalisiert ein Bieter, der deren Umsetzung vorsieht, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit möglichen Innentäter-Risiken.

Zusammengefasst unterliegen die im Bereich Zutrittskontrolle und Gebäudesicherheit eingesetzten Personen einer verschärften Aufmerksamkeit. Die Vergabeunterlagen tragen dem Rechnung, indem sie für diese Funktionen Führungszeugnisse zwingend vorschreiben und auf die besondere Vertrauensstellung dieser Mitarbeiter hinweisen. Damit wird ein weiteres Sicherungsniveau geschaffen, um unbefugten Zugriff auf die Einrichtung in jeder Hinsicht zu verhindern.

• Erklärung der Echtheit und Aktualität: Der Bieter hat im Rahmen seiner Angebotsabgabe eine schriftliche Erklärung vorzulegen, in der er die Richtigkeit und Gültigkeit aller eingereichten Führungszeugnisse bestätigt. Damit versichert der Bieter, dass alle Nachweise echt sind, ordnungsgemäß beschafft wurden und den aktuellen Stand der Registerauskunft der jeweiligen Personen wiedergeben (d.h. innerhalb des geforderten Zeitrahmens ausgestellt wurden und nicht manipuliert sind).

• Vollständigkeitsbestätigung: In der Konformitätserklärung ist zudem anzugeben, dass für sämtliche Positionen, die gemäß den Ausschreibungsunterlagen ein Führungszeugnis erfordern, entsprechende gültige Zeugnisse vorgelegt wurden. Der Bieter bestätigt somit, dass keine der relevanten Funktionen unberücksichtigt geblieben ist und dass es keine eingesetzte Person in sicherheitskritischer Rolle gibt, für die der Nachweis fehlt.

• Verpflichtung zur fortlaufenden Einhaltung: Weiterhin erklärt sich der Bieter bereit und verpflichtet, diese Anforderungen während der gesamten Vertragslaufzeit konsequent einzuhalten, falls ihm der Zuschlag erteilt wird. Dies umfasst die Zusage, dass stets nur solches Personal in den definierten sensiblen Bereichen eingesetzt wird, das ein gültiges (gegebenenfalls regelmäßig erneuertes) Führungszeugnis vorweist. Der Bieter erkennt damit an, dass die Verpflichtung nicht mit der Angebotsphase endet, sondern als Dauerverpflichtung im Vertrag fortwirkt. Beispielsweise wird zugesichert, dass bei einem nachträglichen Bekanntwerden sicherheitsrelevanter Vorfälle oder bei neu eingestelltem Personal unverzüglich reagiert wird (etwa durch Austausch der betreffenden Person oder Nachreichen eines Führungszeugnisses), um die Konformität zu wahren.

• Kenntnis der Sanktionen und Verantwortungsübernahme: Durch Unterzeichnung der Konformitätserklärung nimmt der Bieter schließlich auch die möglichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung zur Kenntnis und übernimmt ausdrücklich die Verantwortung für die Zuverlässigkeit seines Personals. Ihm ist bewusst, dass ein Verstoß gegen die Führungszeugnis-Pflichten einen erheblichen Vertragsverstoß darstellen würde, der zu den in den Vertragsbedingungen vorgesehenen Maßnahmen führen kann. Die Bestätigung verdeutlicht, dass der Bieter die Ernsthaftigkeit dieser Anforderungen versteht und bereit ist, für deren Erfüllung einzustehen.

Diese formale Bestätigung ist nicht nur ein rechtliches Erfordernis, sondern auch ein Bekenntnis des Bieters zu einer Sicherheitskultur und zu proaktivem Risikomanagement. Der Auftraggeber wird diese Erklärung zu den Vergabeakten nehmen und – im Falle einer Beauftragung – als Bestandteil der Vertragsbeziehung betrachten. Dadurch wird sichergestellt, dass die in der Ausschreibungsphase definierten Erwartungen an die Personalzuverlässigkeit verbindlich in die Leistungserbringung einfließen. Insgesamt dient die Bestätigung der Konformität dazu, die Verpflichtungen des Bieters in Bezug auf Führungszeugnisse klar und schriftlich festzuhalten und somit die Basis für eine vertrauensvolle und sichere Zusammenarbeit zu legen.