Geprüfte Jahresabschlüsse

Das Handelsgesetzbuch bildet die Grundlage für die Rechnungslegung in Deutschland. § 264 HGB verpflichtet Kapitalgesellschaften, einen Jahresabschluss bestehend aus Bilanz, Gewinn‑ und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht aufzustellen. Für kapitalmarktorientierte Gesellschaften ist zusätzlich eine Kapitalflussrechnung sowie ein Eigenkapitalspiegel zu erstellen. Der Jahresabschluss muss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens‑, Finanz‑ und Ertragslage vermitteln.

Gemäß § 316 HGB unterliegen Jahresabschlüsse und Lageberichte mittelgroßer und großer Kapitalgesellschaften einer Pflicht zur Prüfung durch einen Abschlussprüfer; ohne Prüfung kann der Jahresabschluss nicht festgestellt werden. Diese Prüfung garantiert, dass die Angaben im Abschluss die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegeln und nach den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung erstellt wurden.

Im deutschen Vergaberecht, das im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verankert ist, gelten die Prinzipien der Wettbewerblichkeit, Gleichbehandlung, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Proportionalität. Das bedeutet, dass der Auftraggeber alle Bewerber gleich behandelt, die Kriterien und Bewertungsmethoden im Voraus offenlegt und eine wirtschaftliche Beschaffung sicherstellt. Die Vergabeverordnung (VgV) konkretisiert diese Vorgaben; sie schreibt unter anderem vor, dass Verträge nicht künstlich in kleinere Lose aufgeteilt werden dürfen, um Schwellenwerte zu unterschreiten.

Finanzielle Mindestanforderungen an Bieter müssen verhältnismäßig sein. Laut dem Leitfaden zur Ausschreibungsvorbereitung, der die EU‑Richtlinie 2014/24/EU erläutert, dürfen Auftraggeber nur Anforderungen stellen, die im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen. Sie können den Bietern beispielsweise vorschreiben, dass ein bestimmter Mindestjahresumsatz nachgewiesen wird, dieser darf aber höchstens das Doppelte des geschätzten Auftragswerts betragen. Zudem dürfen Auftraggeber die Vorlage von Jahresabschlüssen oder spezifische Finanzkennzahlen verlangen. Solche Anforderungen dienen der Sicherstellung, dass der Auftragnehmer wirtschaftlich in der Lage ist, den Auftrag zuverlässig zu erfüllen.

Artikel 58 der Richtlinie 2014/24/EU erlaubt es Vergabestellen, Anforderungen an die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zu stellen, um sicherzustellen, dass Bewerber über die nötigen finanziellen Mittel verfügen. Auftraggeber dürfen insbesondere:

• einen Mindestjahresumsatz festlegen, der allerdings maximal doppelt so hoch wie der geschätzte Auftragswert sein darf;

• die Vorlage von Jahresabschlüssen verlangen, um die Vermögens‑ und Schuldenlage beurteilen zu können;

• den Nachweis eines angemessenen professionellen Risikoversicherungsschutzes verlangen.

Diese Kriterien müssen transparent, objektiv und nicht diskriminierend festgelegt werden. Sie sollen sicherstellen, dass nur solche Unternehmen am Verfahren teilnehmen, die den Auftrag sachgerecht ausführen können.

Die internationale Norm ISO 31000 liefert Richtlinien für ein organisationsweites Risikomanagement. Sie betont, dass das Management Verantwortung für die Integration des Risikomanagements in alle Unternehmensbereiche übernehmen muss und dass die iterative Natur des Prozesses regelmäßig neue Erkenntnisse berücksichtigen soll. Die Norm definiert Risiko als den Einfluss von Unsicherheit auf Ziele und fordert, dass Risikomanagement auf die Zielsetzungen und den Kontext einer Organisation zugeschnitten wird.

Eine strukturierte Umsetzung des Risikomanagements wird von verschiedenen Fachverbänden empfohlen. Ein Leitfaden zur Einführung eines unternehmensweiten Risikomanagements beschreibt, dass erfolgreiches Risikomanagement proportional, umfassend, in die Routine integriert und dynamisch sein muss. Diese Prinzipien tragen dazu bei, die Verfügbarkeit kritischer Gebäudeanlagen sicherzustellen und finanzielle Risiken zu steuern, beispielsweise bei der Beschaffung von Ersatzteilen und der Durchführung von Modernisierungen.

• Bilanz (Statement of Financial Position) – zeigt Vermögen, Schulden und Eigenkapital und ermöglicht die Beurteilung der finanziellen Stabilität und des Eigenkapitalanteils.

• Gewinn‑ und Verlustrechnung (Income Statement) – gibt Auskunft über die Ertragslage, Einnahmen und Ausgaben, operative Leistungsfähigkeit und Profitabilität.

• Kapitalflussrechnung (Cash Flow Statement) – verdeutlicht den Mittelzufluss und ‑abfluss aus Betrieb, Investitionen und Finanzierung; wichtig zur Beurteilung der Liquidität.

• Anhang (Notes) – erläutert Bilanzierungs‑ und Bewertungsmethoden, führt Details zu Rückstellungen, Eventualverbindlichkeiten und außerordentlichen Posten auf.

• Prüfungsbestätigung – dokumentiert die Prüfung nach HGB oder IFRS und bestätigt, dass der Abschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt.

Die Bewerber müssen im Anhang oder in einer separaten Aufstellung die Bildung von Rückstellungen und Liquiditätsreserven erläutern. Dies zeigt, ob ausreichend Mittel für laufende Verpflichtungen vorhanden sind, insbesondere für Ersatzteilbeschaffung, präventive und korrektive Instandhaltung und Systemmodernisierungen.

Da Zutrittskontrollsysteme regelmäßige Wartung und ein funktionierendes Ersatzteillager erfordern, ist ein Nachweis ausreichender Liquiditätsreserven wesentlich. Wartungsanbieter betonen, dass eine umfassende Wartung die Verfügbarkeit und Lebensdauer der Systeme erhöht und einen Ersatzteilservice sowie einen 24/7‑Notdienst einschließt. Ein effizienter TFM‑Dienstleister sollte daher Vorsorge für die Bevorratung kritischer Komponenten treffen.

Neben der operativen Liquidität sollte der Jahresabschluss zeigen, dass das Unternehmen Investitionen finanzieren kann. Dazu gehören der Erwerb neuer Gebäudeleittechnik, digitaler Schnittstellen zur Integration von Brand‑, Sicherheits‑ und Energiemanagementsystemen sowie der Ersatz veralteter Komponenten. Langfristige TFM‑Verträge erfordern oft erhebliche Modernisierungsinvestitionen. Finanzberichte sollten erkennen lassen, ob ausreichend Eigenkapital oder Kreditlinien für solche Investitionen vorhanden sind.

• Ersatzteilbeschaffung: Elektronische Zutrittskontrollsysteme benötigen ein Lager essenzieller Ersatzteile (Transponder, elektronische Zylinder, Steuerungen). Dienstleister müssen darlegen, dass sie dieses Niveau halten können.

• Präventive Instandhaltung: Es muss erkennbar sein, dass genug Mittel für regelmäßige Wartung vorhanden sind. Wartung sichert die Betriebsbereitschaft und verlängert die Lebensdauer.

• Korrektive Instandhaltung: Rückstellungen sollten die Kosten für die Behebung von Störungen einschließlich Notdienste abdecken.

• Systemmodernisierung: Finanzielle Reserven für die Modernisierung bestehender Zutrittskontroll‑ und Gebäudeautomationssysteme müssen offengelegt werden, einschließlich Hardware‑ und Softwareupgrades sowie Integration mit Brand‑ und Sicherheitssystemen.

• Es müssen Originale oder beglaubigte Kopien der geprüften Jahresabschlüsse eingereicht werden. Elektronische Einreichungen (z. B. PDFs) sind zulässig, sofern sie digital signiert oder von einer zuständigen Stelle zertifiziert wurden.

• Angaben zum Prüfer: Name, Berufsbezeichnung, Registernummer, Prüfinstitut und Datum des Prüfungsurteils müssen angegeben werden.

• Bilanzierungsstandard: Der Bieter muss angeben, ob die Abschlüsse nach HGB, IFRS oder gemischten Standards erstellt wurden, und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bestätigen.

• Erläuterung außergewöhnlicher Posten: Außerordentliche Erträge oder Aufwendungen, Wertberichtigungen und andere Sondereffekte sind in einem erläuternden Bericht zu erläutern.

• Erklärung zur Insolvenzfreiheit: Der Bieter sollte bestätigen, dass kein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren anhängig ist, keine Schuldenbereinigungspläne bestehen und keine wesentlichen Rechtsstreitigkeiten laufen. Einige Vertragsdokumente halten ausdrücklich fest, dass falsche Angaben über technische Zuverlässigkeit sowie finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Rücktrittsgründe darstellen.

Finanzunterlagen allein genügen nicht; Bieter müssen nachweisen, dass sie über die notwendigen qualifizierten Mitarbeiter, Fachkenntnisse und Erfahrung verfügen. Dazu gehören:

• Referenzen aus früheren TFM‑Projekten;

• Nachweis von Zertifizierungen (z. B. DIN VDE 0833 für Sicherheitssysteme);

• Angaben zu Schlüsselpersonal (Projektleiter, Techniker) und deren Qualifikationen;

• Beschreibung vorhandener Infrastruktur (Leitstellen, Lager, Servicefahrzeuge).

• Einreichungsfrist: Die Finanzunterlagen müssen mit dem Teilnahmeantrag oder spätestens mit der Angebotsabgabe vorliegen. Nach Ablauf der Frist eingereichte Unterlagen können zum Ausschluss führen.

• Format: Zulässig sind digitale Formate (PDF) mit elektronischer Signatur, Papierdokumente mit Beglaubigung oder Auszüge aus dem Unternehmensregister.

• Sprache: Die Unterlagen müssen in deutscher Sprache vorliegen oder mit beglaubigter Übersetzung eingereicht werden.

• Authentizitätsprüfung: Abgleich der Abschlüsse mit dem Handelsregister oder Unternehmensregister; Überprüfung des Prüfungsberichts auf Unterschrift und Siegel des Abschlussprüfers.

• Analyse der Kennzahlen: Kennzahlen wie Liquiditätsgrad, Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad, Cash‑Flow‑Marge und Umsatzentwicklung werden herangezogen, um die Zahlungsfähigkeit zu beurteilen.

• Berücksichtigung der Vergabedokumente: Gemäß dem Grundsatz der Gleichbehandlung dürfen Nachforderungen nur erfolgen, wenn sie für alle Bieter gleichermaßen gelten.

• Wahrung der Vertraulichkeit: Finanzdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur für die Bewertung des Angebots genutzt werden. Datenschutzgesetze und vergaberechtliche Bestimmungen sind zu beachten.

Das Vergaberecht sieht vor, dass unvollständige oder falsche Unterlagen zur Disqualifikation führen können. Nach § 124 GWB kann ein Unternehmen ausgeschlossen werden, wenn es irreführende oder falsche Angaben macht oder wesentliche Unterlagen nicht rechtzeitig einreicht. Werden im Laufe des Prozesses widersprüchliche Informationen festgestellt, kann der Auftraggeber vom Vertrag zurücktreten; in manchen Rahmenverträgen wird ausdrücklich festgehalten, dass falsche Angaben über die finanzielle Leistungsfähigkeit Rücktrittsgründe darstellen.

Zutrittskontrollsysteme sind sicherheitskritisch. Ein Ausfall kann zu erheblichen Sicherheitsrisiken führen. Anbieter müssen folgende finanziellen Fähigkeiten nachweisen:

• Ersatzteillager und Serviceverträge: Eine umfassende Wartung ist nur mit einem zuverlässigen Ersatzteilservice, 24/7‑Notdienst und schneller Fehlerbehebung möglich. Der Jahresabschluss sollte zeigen, dass ausreichend liquide Mittel für die Bevorratung essenzieller Komponenten vorhanden sind.

• Finanzierung von Upgrades: Elektronische Zutrittskontrollsysteme müssen regelmäßig aktualisiert werden (z. B. Austausch von Lesern, Steuergeräten, Softwareupdates). Anbieter müssen langfristige Investitionspläne und Rückstellungen für die Modernisierung vorlegen.

• Integration mit anderen Gebäudesystemen: Moderne Industriegebäude koppeln Zutrittskontrollsysteme mit Brand‑, Sicherheits‑ und Gebäudeautomationssystemen. Diese Integration erfordert Investitionen in Schnittstellen und digitale Kommunikationsprotokolle. Die Fähigkeit, diese integrativen Upgrades zu finanzieren, muss aus dem Jahresabschluss hervorgehen.

Die Installation und Wartung von Sicherheitssystemen unterliegt technischen Normen. DIN VDE 0833 definiert die Anforderungen für die Installation von elektrischen Anlagen in Gebäuden und legt fest, wie Zutrittskontrollsysteme fachgerecht zu installieren sind. Anbieter sollten nachweisen:

• dass ihre Installationen nach DIN VDE 0833 erfolgen und sie hierfür zertifiziertes Personal beschäftigen;

• dass sie Erfahrungen mit der Planung, Installation und Wartung nach dieser Norm besitzen;

• dass sie Gewährleistungen für ihre Leistungen anbieten und finanziell in der Lage sind, etwaige Mängel zu beheben.

Ein TFM‑Vertrag umfasst häufig langfristige Wartungsvereinbarungen für Zutrittskontroll- und Gebäudeautomationssysteme. Bieter sollten bestätigen, dass sie:

• ausreichend Personal und Kapazität haben, um Wartungsverträge während der gesamten Laufzeit zu erfüllen;

• finanzielle Rückstellungen für Garantie‑ und Gewährleistungsfälle gebildet haben;

• im Falle von Systemerweiterungen oder Technologieveränderungen flexibel reagieren können.

Der Bieter hat neben der Vorlage der Jahresabschlüsse eine Selbsterklärung abzugeben, in der er erklärt, dass:

• sämtliche übermittelten Finanzinformationen wahrheitsgemäß und vollständig sind;

• er nicht in Insolvenz oder Liquidation ist, keine Zahlungsverfahren anhängig sind und keine schwerwiegenden Rechtsstreitigkeiten bestehen;

• er die finanziellen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt, um die Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit zu erbringen;

• er keine wesentlichen Änderungen seiner wirtschaftlichen Lage ohne unverzügliche Mitteilung an den Auftraggeber vornimmt.

Der Bieter verpflichtet sich, seine finanzielle Leistungsfähigkeit während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Sollte sich die finanzielle Situation verschlechtern, muss dies dem Auftraggeber gemeldet werden. Der Auftraggeber kann in solchen Fällen zusätzliche Sicherheiten (z. B. Bürgschaften) verlangen oder den Vertrag kündigen, wenn die Leistungsfähigkeit nicht mehr gegeben ist.

Die Abgabe falscher Erklärungen kann Vertragsstrafen oder den Ausschluss von zukünftigen Ausschreibungen zur Folge haben. Bieter sollten sich der Tragweite bewusst sein und deshalb sicherstellen, dass die eingereichten Dokumente vollständig und korrekt sind.

Die Vorlage geprüfter Jahresabschlüsse ist ein zentrales Element bei der Vergabe von technischen Facility‑Management‑Leistungen für Industriegebäude. Auftraggeber sind auf verlässliche Informationen angewiesen, um die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Bieter zu beurteilen. Dieser Leitfaden hebt die gesetzlichen Grundlagen (HGB, GWB, VgV), die EU‑Vorgaben zur finanziellen Eignung sowie die Bedeutung eines strukturierten Risikomanagements nach ISO 31000 hervor. Außerdem wird aufgezeigt, welche finanzielle Substanz ein TFM‑Dienstleister benötigt, um komplexe Anlagen wie Zutrittskontroll‑ und Gebäudeautomationssysteme langfristig zu betreuen.

Die Einhaltung technischer Normen wie DIN VDE 0833 und die Sicherstellung eines zuverlässigen Ersatzteilservices und einer umfassenden Wartung sind unerlässliche Voraussetzungen. Auftraggeber sollten deshalb bei der Bewertung von TFM‑Bietern nicht allein auf den Preis achten, sondern die vorgestellten Finanzunterlagen und Nachweise sorgfältig analysieren.

Durch transparente Anforderungen und gründliche Prüfungen lassen sich Ausfallrisiken reduzieren und eine langfristige, nachhaltige Bewirtschaftung von Industriegebäuden sicherstellen.