Mitarbeiterqualifikationsnachweise

• Heizung-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK): Fachpersonal für HLK-Anlagen muss über eine anerkannte Ausbildung verfügen (z.B. als Anlagenmechaniker für Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik oder Mechatroniker für Kältetechnik). Zudem sind gegebenenfalls Spezialzertifikate erforderlich, etwa der Sachkundenachweis für Kälteanlagen (gemäß ChemKlimaschutzV) oder Schulungen zu aktuellen Energieeffizienz-Standards für raumlufttechnische Anlagen. HLK-Techniker stellen sicher, dass Klima- und Heizsysteme effizient, sicher und umweltgerecht betrieben werden.

• Elektrotechnik: Elektrische Anlagen dürfen nur von zertifizierten Elektrofachkräften installiert und instand gehalten werden. Als Qualifikation wird in der Regel eine abgeschlossene Berufsausbildung im Elektro-Handwerk vorausgesetzt (z.B. Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik), idealerweise mit Meisterbrief oder vergleichbarer Fortbildung. Gemäß § 49 EnWG und den einschlägigen VDE-Normen (z.B. DIN VDE 0105, 1000-10) muss mindestens eine verantwortliche Elektrofachkraft benannt sein, die die Einhaltung aller technischen Regeln überwacht. Diese Fachkräfte tragen Verantwortung für die elektrische Sicherheit, vom normalen Betriebsstromnetz bis hin zu Notstromaggregaten und USV-Anlagen.

• Brandschutz- und Feueralarmtechnik: Für den Betrieb und die Wartung von Brandmeldeanlagen (BMA) und anderen Brandschutzsystemen ist qualifiziertes Personal mit speziellen Schulungen erforderlich. In vielen Fällen muss das beauftragte Unternehmen über mindestens eine "verantwortliche Person für Brandmeldeanlagen" verfügen, die nach DIN 14675 zertifiziert ist. Dieses Personal kennt die Normen DIN VDE 0833-1 und -2 für Brandmeldeanlagen sowie die einschlägigen bauordnungsrechtlichen Vorgaben. Auch für Wartung und Prüfung von Feuerlöschanlagen, Rauchabzugsanlagen und weiteren Brandschutzeinrichtungen sollten Fachkraft-Zertifikate (z.B. für Sprinkleranlagenwartung oder Rauchmelder nach DIN 14676) vorhanden sein. Die Qualifikation dieser Mitarbeiter gewährleistet, dass im Brandfall alle Sicherheitseinrichtungen zuverlässig funktionieren.

• Aufzugstechnik: Der Betrieb und die Wartung von Aufzugsanlagen erfordern speziell geschultes Personal. Techniker für Aufzugstechnik sollten eine entsprechende Berufsausbildung (z.B. Mechatroniker für Aufzugstechnik oder Elektriker mit Zusatzqualifikation) abgeschlossen haben. Darüber hinaus sind Zertifikate von anerkannten Prüforganisationen (TÜV, DEKRA o.ä.) oder den Anlagenherstellern für die sachkundige Prüfung und Wartung von Aufzügen erforderlich. Aufzugsfachpersonal muss mit den Vorgaben der BetrSichV für Aufzüge vertraut sein, inklusive der Pflicht zu jährlichen Prüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen. Qualifizierte Aufzugstechniker gewährleisten die Betriebssicherheit, das Einhalten aller sicherheitstechnischen Auflagen und ein schnelles Eingreifen bei Störungen.

• Gebäudeleittechnik/Automation (BMS): Moderne Industriegebäude verfügen über Building Management Systems (Gebäudeleittechnik), welche diverse technische Anlagen digital steuern und überwachen. Spezialisten für Gebäudeautomation sollten fundierte Kenntnisse in IT-gestützten Steuerungs- und Regelungssystemen haben. Idealerweise verfügen sie über Zertifikate oder Hersteller-Schulungen zu gängigen Automationssystemen und -protokollen (z.B. BACnet, KNX, DALI). Ihre Qualifikation ermöglicht, dass komplexe Anlagenverbünde (von der Klimaanlage über Beleuchtung bis zur Sicherheitstechnik) effizient integriert betrieben werden und Störungen rasch behoben werden können.

• Interdisziplinäre Mehrfachqualifikationen: In der Praxis des technischen Facility Managements sind oft Fachleute gefragt, die mehrere Qualifikationen in Personalunion vereinen. So kann zum Beispiel ein Techniker sowohl für Elektro- als auch für HLK-Systeme zertifiziert sein, um flexiblen Einsatz zu gewährleisten. Bieter sollten nach Möglichkeit nachweisen, dass ihr Personal vielseitig einsetzbar ist oder dass Teams so zusammengestellt werden, dass alle relevanten Fachgebiete durch entsprechend qualifizierte Personen abgedeckt sind. Diese übergreifende Qualifikation steigert die Effizienz im Betriebsablauf und erleichtert die Koordination komplexer technischer Aufgaben.

Um die Qualifikation des eingesetzten Personals transparent zu machen, müssen Bieter im Rahmen ihrer Angebotsunterlagen vollständige und aktuelle Nachweise vorlegen.

• Zertifikats- und Ausbildungsnachweise: Kopien aller relevanten Berufsabschlüsse, Facharbeiterbriefe, Meisterbriefe sowie weiterer Zertifikate und Lizenzen der vorgesehenen technischen Mitarbeiter. Hierzu gehören z.B. Schweißerscheine, Kälteanlagen-Sachkundenachweise, Elektrofachkraft-Zertifikate, Befähigungsnachweise für die Bedienung bestimmter Anlagen etc., soweit für die Aufgabe relevant. Alle Nachweise müssen gültig und nicht abgelaufen sein.

• Angaben zur Zertifizierungsstelle oder Ausbildungsstätte: Für jedes Zertifikat sollte ersichtlich sein, von welcher Institution oder Behörde es ausgestellt wurde (z.B. Handwerkskammer, IHK, TÜV, akkreditierter Schulungsträger). Diese Angaben ermöglichen es dem Auftraggeber, die Wertigkeit und Anerkennung der Qualifikation einzuschätzen. Idealerweise werden auch Registrier- oder Lizenznummern der Zertifikate angegeben, um eine Verifizierung zu erleichtern.

• Nachweis der Weiterbildung und Aktualisierung: Dokumentation über absolvierte Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, insbesondere wenn es sich um sich fortlaufend weiterentwickelnde Fachgebiete handelt (z.B. Workshops zu neuen gesetzlichen Vorschriften, Produktschulungen, Sicherheitstrainings). Bieter sollten darlegen, wie sie die fachliche Entwicklung ihres Personals fördern und sicherstellen, dass Zertifikate bei Bedarf fristgerecht erneuert werden (etwa bei befristeten Sachkundenachweisen).

• Personalliste mit Qualifikationsprofilen: Ein Überblick über das vorgesehene Einsatzteam, aus dem hervorgeht, welche Schlüsselpositionen mit welchen Personen besetzt werden und welche Qualifikationen diese jeweils vorweisen. Zum Beispiel kann eine Tabelle dargestellt werden, die jede relevante Stelle (z.B. Objektleiter, Elektrotechniker, HLK-Techniker, Sicherheitsfachkraft) einem namentlich benannten Mitarbeiter zuordnet und dessen wichtigste Zertifikate aufführt. So kann der Auftraggeber nachvollziehen, dass für jede Aufgabe qualifiziertes Personal eingeplant ist.

• Qualifikationen von Nachunternehmern: Falls der Bieter beabsichtigt, Subunternehmer für bestimmte Leistungen einzusetzen (z.B. für Spezialprüfungen an Anlagen oder Sicherheitsdienste), müssen auch für diese die entsprechenden Qualifikationsnachweise erbracht werden. Der Bieter bleibt verantwortlich dafür, dass auch beim beauftragten Dritten alle geforderten Zertifikate und Zulassungen vorliegen. Im Angebot sollte klar ausgewiesen sein, welche Leistungen fremdvergeben werden und dass die Qualitätssicherung auch für Subunternehmer gilt.

• Verbindlichkeit der Einreichung: Die Vorlage der Qualifikationsnachweise ist typischerweise Bestandteil der Eignungskriterien und damit verbindlicher Teil des Angebots. Angebote, denen diese Nachweise fehlen, unvollständig beigefügt sind oder deren Dokumente offenkundig veraltet sind, können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Bieter sollten daher frühzeitig sicherstellen, dass alle erforderlichen Zertifikate gesammelt und aktuell vorliegen.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich vor, die eingereichten Zertifikate auf Echtheit und Gültigkeit zu überprüfen. Dies kann beispielsweise durch Stichproben, Rückfrage bei ausstellenden Stellen oder Einsichtnahme in Online-Registern der Zertifizierer erfolgen. Eventuell kann im Vergabeverfahren verlangt werden, Originaldokumente zur Einsicht vorzulegen. Bieter sollten damit rechnen, dass falsche Angaben oder gefälschte Nachweise gravierende Konsequenzen nach sich ziehen.

• Aktualisierung bei Vertragslaufzeit: Da Verträge für Facility Management oft über mehrere Jahre laufen, müssen die Qualifikationen des Personals über die gesamte Vertragsdauer aufrechterhalten werden. In der Ausschreibung kann festgelegt sein, dass der Dienstleister proaktiv neue oder verlängerte Zertifikate nachreichen muss, falls während der Vertragslaufzeit ein Nachweis abläuft. Beispielsweise müssen fortlaufende Schulungen (z.B. jährliche Sicherheitsunterweisungen oder alle 5 Jahre anstehende Rezertifizierungen) dokumentiert und auf Verlangen dem Auftraggeber gemeldet werden. Ein Vertragsmanagement, das diese Termine überwacht, ist somit essenziell.

• Konsequenzen bei Nichteinhaltung: Sollten sich nach Zuschlagserteilung Mängel in den Qualifikationsnachweisen herausstellen – etwa dass ein Zertifikat bereits vor der Angebotsabgabe abgelaufen war oder ein versprochener Spezialist gar nicht im Unternehmen beschäftigt ist – kann dies zu Vertragsstrafen bis hin zur Kündigung des Vertrags führen. Ebenso kann im laufenden Betrieb das Fehlen erforderlicher Qualifikationen (z.B. kein zertifizierter Aufzugtechniker mehr im Team) eine erhebliche Pflichtverletzung darstellen. Der Dienstleister ist daher angehalten, jederzeit die Compliance in diesem Bereich sicherzustellen, um rechtliche und wirtschaftliche Nachteile zu vermeiden.

Industrielle Objekte haben häufig elektronische Zutrittskontrollsysteme und ähnliche sicherheitstechnische Einrichtungen, deren Betrieb besonders vertrauenswürdiges und geschultes Personal erfordert.

• Spezialkenntnisse für Zutrittsanlagen: Techniker, die mit der Installation, Programmierung und Wartung elektronischer Zutrittskontrollanlagen betraut werden, sollten über entsprechende Spezialschulungen verfügen. Idealerweise weisen sie Zertifizierungen oder Hersteller-Trainings nach, die auf Normen wie DIN EN 60839-11-1 (Anforderungen an elektronische Zutrittskontrollsysteme) und DIN VDE 0833 (Gefahrenmeldeanlagen, inkl. Zutrittssteuerung) basieren. So wird gewährleistet, dass die Systeme fachgerecht installiert und betrieben werden sowie im Alarmfall korrekt funktionieren.

• Datenschutz und Protokollierung: Mitarbeiter, die Zugang zu den Protokolldaten von Zutrittssystemen haben (z.B. wer wann welche Bereiche betreten hat), müssen im Datenschutz geschult und zur Vertraulichkeit verpflichtet sein. Der Bieter sollte nachweisen, dass alle relevanten Personen über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den sorgfältigen Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten unterwiesen wurden. Dies schließt auch Kenntnisse über IT-Sicherheit mit ein, um Manipulation oder unberechtigten Zugriff auf Zutrittsdaten zu verhindern.

• Zuverlässigkeitsprüfung des Personals: Für Personal, das in sicherheitskritischen Bereichen arbeitet, kann eine erweiterte Zuverlässigkeitsprüfung erforderlich sein. In sensiblen Einrichtungen (etwa in der Pharma-, Chemie- oder Rüstungsindustrie) wird häufig ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis für die eingesetzten Techniker verlangt. Sofern die Tätigkeiten wachdienstähnliche Aufgaben umfassen (z.B. Kontrolle von Personen oder Bewachung von Bereichen), ist zudem eine Sachkundeprüfung gemäß § 34a Gewerbeordnung nachzuweisen. Der Bieter muss also gegebenenfalls belegen, dass sein Personal nicht nur fachlich kompetent, sondern auch absolut vertrauenswürdig und gesetzlich zugelassen ist.

• Integration in Gebäudesicherheitssysteme: Zutrittskontrollsysteme sind oft mit anderen Gebäudesystemen vernetzt, zum Beispiel der Brandmeldeanlage oder der Gebäudeleittechnik. Das Personal muss über die Kompetenz verfügen, solche Schnittstellen zu verstehen und zu betreuen. Insbesondere müssen Techniker sicherstellen können, dass im Notfall (z.B. bei Feueralarm) die Zutrittskontrollen korrekt reagieren, z.B. Türen entriegeln oder Notfallzustände an die Leitstelle gemeldet werden. Ein Nachweis über Schulungen zur Systemintegration oder entsprechende Berufserfahrung in vernetzten Sicherheitssystemen ist hier von Vorteil.

Zusätzlich zur Vorlage der Qualifikationsnachweise wird vom Bieter eine formelle Bestätigung verlangt, dass die Anforderungen dauerhaft erfüllt werden. Der Bieter muss im Angebot schriftlich erklären, dass alle eingereichten Zertifikate und Angaben der Wahrheit entsprechen und zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sind. Ferner ist zu bestätigen, dass während der gesamten Vertragslaufzeit nur entsprechend qualifiziertes Personal eingesetzt wird. Sollte ein Mitarbeiter das Projekt verlassen, wird der Auftragnehmer für adäquaten Ersatz sorgen, der die gleichen Qualifikationen vorweisen kann.

Diese Selbstverpflichtung dient als vertragsrelevante Zusicherung, dass der Dienstleister die Personalkompetenz kontinuierlich aufrechterhält. Sie schafft Vertrauen, dass der Auftragnehmer nicht nur zu Beginn die Eignungskriterien erfüllt, sondern auch bei Personalwechseln oder organisatorischen Änderungen stets die fachliche Qualität gewahrt bleibt. Im Zweifelsfall kann der Auftraggeber auf diese Erklärung zurückgreifen, um bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen zu ergreifen oder vertragliche Schritte einzuleiten.