Rechtliche & regulatorische Anforderungen

Technisches Facility Management umfasst die Betreuung komplexer gebäudetechnischer Anlagen und Arbeitsumgebungen – entsprechend hat die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften oberste Priorität. Gemäß dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und den Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) müssen Gefährdungen für Beschäftigte systematisch ermittelt und geeignete Schutzmaßnahmen umgesetzt werden. Dies schließt ein, dass FM-Dienstleister für ihre Mitarbeiter sichere Arbeitsbedingungen schaffen und bei Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten im Gebäude alle Sicherheitsregeln beachten. Ergänzend dazu verpflichten Verordnungen wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) den Betreiber bzw. dessen Dienstleister dazu, regelmäßig sicherheitstechnische Prüfungen an überwachungsbedürftigen Anlagen (z. B. Aufzüge, Druckbehälter, elektrische Anlagen) durchzuführen und zu dokumentieren. Die strikte Befolgung dieser Vorschriften gewährleistet nicht nur den Schutz von Leben und Gesundheit, sondern erhält auch die Betriebszuverlässigkeit kritischer Anlagen. Indem Wartungen und Inspektionen nach anerkannten technischen Regeln (z. B. DIN- und VDE-Normen) durchgeführt werden, wird das Risiko von Ausfällen, Unfällen oder kostspieligen Betriebsunterbrechungen minimiert. Letztlich sorgt die Compliance im Arbeitsschutz und bei technischen Standards dafür, dass der Gebäudebetrieb reibungslos und rechtssicher ablaufen kann, ohne dass Arbeitgeber oder Betreiber ihrer gesetzlichen Verantwortung zuwiderhandeln.

In modernen Gebäuden werden vielfältige Daten verarbeitet – von digitalen Zutrittskontrollprotokollen bis hin zu personenbezogenen Mitarbeiter- und Besucherdaten. Entsprechend muss ein FM-Auftragnehmer strikt die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einhalten. Die Ausschreibungsunterlagen sollten klare Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Informationen stellen, etwa in Form von Vertraulichkeitsvereinbarungen und technischen Schutzmaßnahmen. So ist sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten – z. B. Zutrittslisten, Videoüberwachungsaufnahmen oder andere interne Aufzeichnungen – vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Darüber hinaus umfasst die Informationssicherheit im technischen Gebäudemanagement auch den Schutz digitaler Systeme selbst: Zugangssteuerungen, Gebäudeleittechnik und IT-Infrastruktur müssen gegen Cyberangriffe oder Sabotage abgesichert sein. Gesetzeskonforme Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte schaffen Vertrauen zwischen Auftraggeber und Dienstleister und minimieren das Risiko folgenschwerer Datenverstöße. Im Falle einer Missachtung dieser Pflichten drohen nicht nur hohe behördliche Bußgelder und Schadensersatzansprüche, sondern auch erhebliche Reputationsverluste für alle beteiligten Parteien. Daher ist die Einhaltung der Datenschutz- und IT-Sicherheitsgesetze integraler Bestandteil einer verantwortungsvollen FM-Ausschreibung und eines späteren Vertrags.

Die technische Gebäudebewirtschaftung ist personalintensiv, weshalb die Beachtung von Lohn- und Arbeitsrecht im Ausschreibungsprozess besonders hervorzuheben ist. Der Auftragnehmer muss garantieren, dass er sämtliche arbeitsrechtlichen Vorgaben – insbesondere das Mindestlohngesetz (MiLoG) – strikt erfüllt. Alle in der Liegenschaft eingesetzten Mitarbeiter sind mindestens zum gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn zu entlohnen, gegebenenfalls gemäß den in der Branche üblichen Tarifverträgen sogar darüber hinaus. Viele öffentliche Auftraggeber fordern im Zuge der Angebotsabgabe eine Tariftreue- oder Mindestlohnerklärung vom Bieter, um sicherzustellen, dass soziale Standards eingehalten werden. Die Compliance in diesem Bereich stärkt auch die Stabilität der Dienstleistung: Fair entlohnte und nach geltenden Vorschriften behandelte Beschäftigte sind motivierter, weniger fluktuationsanfällig und können ihre Aufgaben zuverlässig erfüllen. Umgekehrt führen Verstöße – etwa die Unterschreitung des Mindestlohns oder Missachtung von Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen – zu erheblichen Risiken. Neben empfindlichen Geldbußen (bis zu 500.000 Euro bei Mindestlohnverstößen) drohen Imageschäden und im öffentlichen Sektor sogar der Ausschluss von zukünftigen Auftragsvergaben. Die konsequente Einhaltung aller arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen durch den FM-Dienstleister zeigt hingegen dessen unternehmerische Verantwortung und schafft Vertrauen beim Auftraggeber.

Ein rechtskonformer FM-Vertrag beinhaltet oft auch Regelungen, die dem Auftraggeber Prüfrechte und Einblick in die Vertragserfüllung einräumen. So können beispielsweise Klauseln festgelegt werden, wonach der Auftraggeber oder ein von ihm Beauftragter die Lohn- und Meldeunterlagen des Dienstleisters überprüfen darf, um die Einhaltung des MiLoG und der Sozialabgaben nachzuweisen. Ebenso können Auditrechte hinsichtlich der Qualität der erbrachten Leistungen, der Wartungsdokumentation und der Abrechnungen vereinbart werden. Diese Transparenz schafft Rechenschaftspflicht: Der FM-Dienstleister ist angehalten, alle Tätigkeiten lückenlos zu dokumentieren – von Prüfprotokollen technischer Anlagen über Wartungsnachweise bis hin zu Schulungszertifikaten des Personals – und diese Nachweise auf Verlangen vorzulegen. Durch eine solche Prüfbarkeit wird sichergestellt, dass der Auftragnehmer seinen vertraglichen Pflichten tatsächlich nachkommt. Gleichzeitig hat der Auftraggeber die Möglichkeit, frühzeitig Abweichungen oder Mängel festzustellen und gegenzusteuern. Rechtlich verbindliche Rechenschafts- und Auditklauseln im Vertrag stärken somit das Vertrauen in die Leistungserbringung und bieten beiden Seiten Sicherheit: Sie ermöglichen es dem Auftraggeber, die ordnungsgemäße Verwendung seiner finanziellen Mittel und die Einhaltung aller Vorgaben zu kontrollieren, während der Auftragnehmer seine Sorgfalt und Vertragstreue belegbar unter Beweis stellen kann.

Heutige Ausschreibungen im Facility Management berücksichtigen zunehmend Kriterien der Nachhaltigkeit und ESG (Environmental, Social, Governance), die auch gesetzlich untermauert sind. FM-Dienstleister müssen sicherstellen, dass sie alle einschlägigen Umweltauflagen einhalten. Dies umfasst etwa das Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) beim Betrieb technischer Anlagen mit Emissionen (wie Notstromaggregaten oder größeren Heizkesseln) und das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) für den fachgerechten Umgang mit Abfällen und Recycling. Ebenso zentral ist die Umsetzung des Gebäudeenergiegesetzes (GEG), das energetische Mindeststandards für Gebäude vorgibt: Der FM-Partner hat durch effizienten Anlagenbetrieb und energetisches Monitoring dazu beizutragen, dass der Energieverbrauch des Objekts die gesetzlichen Vorgaben nicht überschreitet. Die konsequente Erfüllung dieser gesetzlichen Umweltpflichten ermöglicht es dem Auftraggeber, seine eigenen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, sei es die Senkung von CO₂-Emissionen, die Steigerung der Energieeffizienz oder die Reduktion von Abfall. Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen legen im Rahmen ihrer ESG-Strategie Wert darauf, dass auch ihre Dienstleister zertifizierte Umwelt- und Energiemanagementsysteme (z. B. ISO 14001 oder ISO 50001) vorweisen und aktiv Maßnahmen zum Umweltschutz ergreifen. Ein Bieter, der bereits nachweislich rechtliche Umweltvorgaben erfüllt und nachhaltige Praktiken dokumentiert hat, verschafft sich im Vergabeverfahren einen Wettbewerbsvorteil. Zudem verlangen die Vergaberegeln im öffentlichen Sektor inzwischen, Energieeffizienz und Lebenszykluskosten bei der Beschaffung zu berücksichtigen, was die rechtliche Verankerung nachhaltiger Kriterien im Ausschreibungsprozess unterstreicht. Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeits-Compliance im technischen FM-Tender zeigt insgesamt, dass der Auftraggeber zukunftsorientiert handelt und die Anforderungen des Gesetzgebers wie auch der Gesellschaft an einen umweltbewussten Gebäudebetrieb proaktiv integriert.

Die umfassende Beachtung rechtlicher Vorgaben in einem FM-Vertrag dient nicht zuletzt der aktiven Risikominimierung für beide Vertragsparteien. Jede Nichteinhaltung von Gesetzen oder Normen kann im späteren Betrieb gravierende Konsequenzen haben: Arbeitsunfälle aufgrund von Regelverstößen, Datenschutzpannen oder Umweltzwischenfälle können zu Betriebsunterbrechungen, Schadensersatzforderungen und behördlichen Sanktionen führen. Im schlimmsten Fall drohen Vertragsstrafen oder die außerordentliche Kündigung des Vertrags, wenn grobe Compliance-Verstöße bekanntwerden. Durch präventive Maßnahmen – beginnend schon in der Ausschreibung durch klare Compliance-Anforderungen – wird das Eintreten solcher Szenarien deutlich unwahrscheinlicher. Ein Bieter, der bereits im Angebot überzeugend darlegt, wie er alle einschlägigen Gesetze und Standards erfüllen wird, signalisiert Zuverlässigkeit und vermindert aus Sicht des Auftraggebers das Projektrisiko. Dieser Aspekt kann bei der Wertung der Angebote den Ausschlag geben, da Auftraggeber stabile und rechtssichere Leistungspartner bevorzugen. Letztlich schützt eine solide vertragliche Compliance-Grundlage sowohl den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer vor unvorhergesehenen rechtlichen Auseinandersetzungen und finanziellen Einbußen. Die Zusammenarbeit kann sich auf die inhaltliche Aufgabenerfüllung konzentrieren, ohne durch Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Eingriffe gestört zu werden.

In Industrieanlagen und anderen sicherheitsrelevanten Objekten spielen Zutrittskontrollsysteme und der Schutz kritischer Infrastrukturen eine zentrale Rolle. Hierbei ist die Einhaltung spezifischer technischer Normen unabdingbar, um ein höchstes Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Normen wie DIN EN 60839-11-1 (VDE 0830-8-11-1) definieren beispielsweise Anforderungen und Sicherheitsgrade für elektronische Zutrittskontrollanlagen – von der Zuverlässigkeit der Komponenten bis zur Resistenz gegen Manipulation. Ebenso regelt die Normenreihe DIN VDE 0833 den Aufbau und Betrieb von Gefahrenmeldeanlagen wie Brand- und Einbruchmeldeanlagen. Ein FM-Dienstleister, der nachweislich diese Standards sowie einschlägige Sicherheitsvorschriften (z. B. aus dem Objektschutz oder der IT-Sicherheit) befolgt, reduziert die Verwundbarkeit der betreuten Liegenschaft erheblich. Im Rahmen der Ausschreibung sollte daher festgelegt werden, dass alle sicherheitskritischen Systeme gemäß den geltenden Normen installiert, betrieben und gewartet werden. Nur die regelkonforme Handhabung von Zutrittsrechten, Alarmanlagen und weiteren Schutzmaßnahmen garantiert, dass Unbefugte keinen Zugang erhalten und sicherheitsrelevante Einrichtungen jederzeit funktionsfähig sind. Gerade in Bereichen mit hohen Schutzanforderungen – etwa Forschungszentren, besondere Produktionsanlagen oder Energieversorgungsinfrastrukturen – ist die Compliance in Bezug auf Zutritt und Gebäudesicherheit auch aus rechtlicher Sicht essenziell. Sie stellt sicher, dass der Dienstleister befähigt ist, in einem solchen Umfeld zu arbeiten, und gibt dem Auftraggeber die Gewissheit, dass alle Sicherheitsvorkehrungen nach dem aktuellen Stand der Technik erfüllt werden. Damit werden Haftungsrisiken bei Sicherheitsvorfällen minimiert und die Betriebsbereitschaft kritischer Einrichtungen lückenlos gewährleistet.