Technische & Systemanforderungen

Facility Management in Deutschland unterliegt einer Vielzahl gesetzlicher Vorgaben und technischer Normen, deren Einhaltung zwingend erforderlich ist. Eine FM-Ausschreibung muss daher die relevanten Gesetze, Verordnungen und Standards ausdrücklich berücksichtigen, damit der spätere Betrieb rechtskonform erfolgt. Beispielsweise verpflichtet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) den Arbeitgeber bzw. Betreiber eines Gebäudes, für sichere Arbeitsbedingungen und den Schutz vor Gefahren zu sorgen. Ebenso verlangen Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), wie etwa DGUV Vorschrift 3 für elektrische Anlagen, regelmäßige Prüfungen und Wartungen, um die Sicherheit von elektrischen Betriebsmitteln zu gewährleisten. Auch energiebezogene Regelungen wie die ehemalige Energieeinsparverordnung (EnEV) bzw. das Gebäudeenergiegesetz (GEG) schreiben einen effizienten Betrieb der technischen Anlagen sowie entsprechende Nachweise zur Energieeffizienz vor. Indem in der Ausschreibung explizit gefordert wird, all diese gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und entsprechende Maßnahmen durchzuführen, stellt der Auftraggeber sicher, dass der Dienstleister seine Betreiberpflichten kennt und erfüllt.

Über die Gesetze hinaus sind auch technische Normen und Standards unabdingbar, um einen ordnungsgemäßen Anlagenbetrieb sicherzustellen. In Deutschland existieren zahlreiche DIN- und VDE-Vorschriften, die unter anderem die Prüfung, Wartung und Dokumentation technischer Anlagen regeln. So geben DIN-Normen (z.B. DIN 31051 oder DIN EN 13306) einen Rahmen für die Instandhaltungsstrategie vor, während VDE-Bestimmungen – etwa VDE 0100 ff. für elektrische Installationen oder VDE 0833 für Gefahrenmeldeanlagen – konkrete Anforderungen an den sicheren Betrieb und die regelmäßige Überprüfung definieren. Auch internationale Standards wie ISO-Normen (beispielsweise ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder ISO 50001 für Energiemanagement) können als Orientierungsgröße für bewährte Verfahren dienen. Wenn die Ausschreibung diese Normen als verbindliche Referenzen nennt, werden die FM-Leistungen daran ausgerichtet. Dies gewährleistet, dass Prüfintervalle eingehalten, Wartungsprotokolle geführt und alle technischen Arbeiten nach dem aktuellen Stand der Technik erfolgen. Explizite Anforderungen in diesem Bereich schützen den Auftraggeber zudem vor Haftungsrisiken: Sollte es zu einem Unfall oder Ausfall kommen, kann nachgewiesen werden, dass alle vorgeschriebenen Prüfungen und Instandhaltungen beauftragt und durchgeführt wurden, sodass keine Verletzung der Betreiberpflicht vorliegt.

Klare technische Anforderungen in der Ausschreibung dienen direkt der Gewährleistung von Sicherheit – insbesondere im Bereich lebenswichtiger Anlagen, deren Funktion im Ernstfall entscheidend ist. Hierzu zählen Brandmelde- und Feuerlöschsysteme, Notstromaggregate und Sicherheitsbeleuchtung sowie Aufzüge, die im Notfall eine sichere Evakuierung ermöglichen. Die Ausschreibung sollte festlegen, dass solche sicherheitsrelevanten Systeme nach den einschlägigen Normen installiert, regelmäßig geprüft und jederzeit betriebsbereit gehalten werden. Nur wenn beispielsweise Branddetektoren in definierten Abständen gewartet und die Batterien für die Notstromversorgung turnusmäßig getestet werden, ist sichergestellt, dass diese Einrichtungen im Gefahrenfall zuverlässig funktionieren. Durch detaillierte Vorgaben – etwa zu Wartungsintervallen, Funktionsprüfungen und Qualifikationsanforderungen an das Servicepersonal – wird das Risiko minimiert, dass sicherheitskritische Anlagen versagen. Dies schützt nicht nur die Sachwerte und die bauliche Substanz des Gebäudes, sondern vor allem die Gesundheit und das Leben der Mitarbeiter sowie aller anderen Personen vor Ort.

Darüber hinaus trägt eine klare Spezifikation der Abläufe im technischen Facility Management zur allgemeinen Risikoprävention bei. So sollte vorgegeben werden, dass bei Wartungs- und Reparaturarbeiten an potenziell gefährlichen Anlagen (etwa Hochspannungsanlagen, Druckkesseln oder anderen Anlagen mit Gefahrenpotenzial) strikte Sicherheitsprotokolle einzuhalten sind, um Unfälle zu vermeiden. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass sein Personal umfassend geschult ist und alle Arbeitsschutzmaßnahmen konsequent umsetzt – beispielsweise das Absperren von Arbeitsbereichen, das Abschalten und Verriegeln von Anlagen (Lockout-Tagout-Verfahren) sowie das Tragen persönlicher Schutzausrüstung. Solche Anforderungen schützen sowohl die FM-Mitarbeiter als auch die Gebäudenutzer vor potenziellen Gefährdungen während Betrieb und Instandhaltung der technischen Systeme. Durch fest definierte Verfahren für den Umgang mit Stör- und Notfällen (einschließlich Meldewegen und Notfallplänen) wird außerdem vorgesorgt, dass im Falle unvorhergesehener Ereignisse schnell und koordiniert reagiert werden kann. Insgesamt gewährleisten präzise technische Anforderungen, dass Sicherheit und Risikovorsorge integrale Bestandteile der täglichen FM-Dienstleistung sind.

In modernen Gebäuden spielt die Zugangskontrolle eine zentrale Rolle für die Sicherheit. Technische Anforderungen in der FM-Ausschreibung sollten daher genau definieren, welche Leistungen im Zusammenhang mit elektronischen Zutrittskontrollsystemen zu erbringen sind und welche Standards dabei gelten. Dazu gehört zum Beispiel die Vorgabe, dass das eingesetzte Zutrittssystem den relevanten Normen entspricht – etwa DIN EN 60839-11-1 (die Anforderungen an elektronische Zutrittskontrollanlagen festlegt) oder einschlägigen VDE-Richtlinien wie VDE 0833 für Alarm- und Sicherheitssysteme. Durch solche Vorgaben wird sichergestellt, dass die Systeme technisch zuverlässig sind und Manipulationsversuche oder Fehlfunktionen weitestgehend ausgeschlossen werden. In der Ausschreibung können zudem konkrete Funktionalitäten eingefordert werden, beispielsweise die Protokollierung aller Zutrittsvorgänge, die Anbindung an Einbruchmeldeanlagen oder die Möglichkeit einer mehrstufigen Authentifizierung. Dies reduziert das Risiko unbefugter Zutritte erheblich, da nur Personen mit definierter Berechtigung Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten und das System bei Unregelmäßigkeiten automatisch Alarm schlägt.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Datensicherheit im Umgang mit technischen Systemen. Zutrittskontrollanlagen verarbeiten personenbezogene Daten (etwa Namen und Zeitstempel bei Zutrittsprotokollen), sodass strenge Datenschutzvorgaben gelten. Die Ausschreibung muss daher verlangen, dass alle einschlägigen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten werden. Das bedeutet unter anderem, dass nur die für den Betrieb zwingend erforderlichen persönlichen Daten erhoben und gespeichert werden, diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nach Ablauf der zulässigen Speicherfristen gelöscht werden. Der FM-Dienstleister sollte verpflichtet werden, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO umzusetzen, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten – zum Beispiel durch Verschlüsselung der Zutrittsdatenbank, strenge Zugriffsbeschränkungen für Administratoren und regelmäßige Sicherheitsupdates der Systemsoftware. Ebenso ist vorzugeben, dass IT-Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden: Vernetzte Gebäudetechnik und digitale Zutrittssysteme müssen gegen Cyber-Angriffe oder Manipulation abgesichert sein, damit Unbefugte weder physisch noch digital Kontrolle erlangen können. Durch klare Anforderungen in Bezug auf Zugangskontrolle, Datenschutz und IT-Sicherheit stellt der Auftraggeber sicher, dass der Gebäudebetrieb nicht nur physisch, sondern auch digital abgesichert ist.

Es liegt im Interesse des Auftraggebers, dass die Angebote der Bieter in einem Vergabeverfahren für Facility-Management-Dienstleistungen transparent und belastbar vergleichbar sind. Dieses Ziel lässt sich nur erreichen, wenn der geforderte Leistungsumfang sowie alle technischen Qualitätskriterien und Standards im Vorfeld eindeutig definiert werden. Bei präzise beschriebenen Anforderungen müssen alle Bieter ihre Leistungen und Preise auf derselben Basis kalkulieren, was zu vergleichbaren Angeboten führt. Unterschiede zwischen den Angeboten spiegeln dann tatsächliche Leistungsunterschiede der Anbieter wider und nicht Unklarheiten in der Ausschreibung. Demgegenüber bergen vage oder lückenhafte Vorgaben die Gefahr, dass verschiedene Bieter unterschiedliche Annahmen treffen – etwa ob bestimmte Wartungsleistungen im Preis enthalten sind –, wodurch die Angebote kaum vergleichbar werden und das Vergabeverfahren erschwert wird. Klare technische Spezifikationen verhindern solche Interpretationsspielräume und stellen sicher, dass alle Wettbewerber von einem identischen Verständnis des Auftragsumfangs ausgehen.

Zugleich fördert eine detaillierte Leistungsbeschreibung die Transparenz im Beschaffungsprozess selbst. Sowohl der Einkauf als auch die technischen Fachabteilungen des Auftraggebers können auf Grundlage klarer Vorgaben effizient zusammenarbeiten, da für alle Beteiligten ersichtlich ist, welche Leistungen eingekauft werden sollen. Internen Missverständnissen oder Konflikten wird vorgebeugt, weil die technischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten eindeutig dokumentiert sind. Insgesamt schafft die transparente und eindeutige Formulierung der technischen Anforderungen ein faires Wettbewerbsumfeld und erhöht die Wahrscheinlichkeit, den für die Aufgabenstellung am besten geeigneten und wirtschaftlichsten Dienstleister zu identifizieren.

Durch die Berücksichtigung von Lebenszyklusaspekten in den technischen Anforderungen der Ausschreibung wird sichergestellt, dass der Facility-Management-Dienstleister die betreuten Anlagen nicht nur kurzfristig betriebsbereit hält, sondern über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verantwortungsvoll bewirtschaftet. Bereits im Vertrag sollte daher Wert auf langfristige Instandhaltungsstrategien und vorausschauende Planung gelegt werden. So kann beispielsweise gefordert werden, dass der Dienstleister ein aktuelles Anlagenkataster führt, den Zustand aller wichtigen technischen Anlagen regelmäßig bewertet und rechtzeitig Vorschläge für notwendige Erneuerungen oder größere Instandsetzungen unterbreitet. Ein solches Vorgehen ermöglicht es, den Austausch verschlissener oder veralteter Komponenten frühzeitig zu planen, bevor es zu gravierenden Ausfällen kommt. Zudem lassen sich auf Grundlage dieser Daten Lebenszykluskosten analysieren: Statt ausschließlich auf kurzfristig geringste Wartungskosten zu schauen, wird die kosteneffizienteste Lösung über die gesamte Nutzungsdauer einer Anlage angestrebt. Damit werden einerseits die Werte der gebäudetechnischen Einrichtungen langfristig erhalten und andererseits teure Notfallreparaturen oder Betriebsunterbrechungen infolge überraschender Anlagenausfälle vermieden.

Wachsende Bedeutung kommt im Facility Management auch der ökologischen Nachhaltigkeit zu, weshalb einschlägige Anforderungen in einer technischen Ausschreibung nicht fehlen sollten. Dazu gehört beispielsweise, dass der Dienstleister Maßnahmen zur Steigerung der Energieeffizienz ergreift und fortlaufend nach Optimierungspotenzialen sucht. In der Praxis kann dies bedeuten, dass der FM-Dienstleister ein Energiemanagement nach ISO 50001 unterstützt oder zumindest Kennzahlen des Energie- und Medienverbrauchs systematisch erfasst und regelmäßig Bericht erstattet. Anhand solcher Daten lassen sich Einsparmaßnahmen ableiten, etwa die Optimierung der Regelung von Heizung, Lüftung und Klima oder Vorschläge für den Austausch alter Anlagen durch energieeffizientere Technik.

Darüber hinaus kann die Ausschreibung die Nutzung innovativer Technologien einfordern, um einen ressourcenschonenden und zukunftsfähigen Betrieb zu gewährleisten. Sensorgestützte Monitoring-Systeme (Stichwort Internet of Things, IoT) ermöglichen zum Beispiel eine zustandsorientierte Wartung, bei der Eingriffe genau dann erfolgen, wenn Messdaten einen kritischen Verschleiß anzeigen – was unnötigen Materialverbrauch vermeidet und die Lebensdauer der Anlagen verlängert. Die Integration einer leistungsfähigen Gebäudeautomation oder die Nutzung von Building Information Modeling (BIM) für das FM können ebenfalls vorgegeben werden, um die Datenbasis für Entscheidungen zu verbessern und Medienbrüche zu reduzieren. Schließlich spielt auch die Reduktion von CO₂-Emissionen eine Rolle: Der FM-Dienstleister sollte angehalten werden, den Gebäudebetrieb möglichst klimafreundlich zu gestalten, sei es durch optimierte Betriebszeiten der Anlagetechnik, den Einsatz erneuerbarer Energien oder die Teilnahme an unternehmensweiten Nachhaltigkeitsinitiativen. So wird gewährleistet, dass das Facility Management zur Erreichung von Umwelt- und Klimaschutzzielen des Unternehmens beiträgt. Indem die Ausschreibung Lebenszyklusansätze und Nachhaltigkeitskriterien integriert, wird das Facility Management von einer rein operativen Dienstleistung zu einem strategischen Partner, der zur langfristigen Wertsteigerung und Verantwortung des Immobilienbetriebs beiträgt.

Eine detaillierte und eindeutige Beschreibung der technischen Anforderungen in der Ausschreibung stärkt die Verantwortlichkeit des beauftragten Dienstleisters und schafft klare Zuständigkeiten. Wenn exakt formuliert ist, welche Leistungen in welcher Qualität zu erbringen sind – etwa maximale Reaktionszeiten bei Störmeldungen, tolerierte Ausfallzeiten für bestimmte Anlagen oder einzuhaltende Wartungsstandards –, kann der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit gezielt an diesen Vorgaben gemessen werden. In der Regel werden im Vertrag Service Level Agreements (SLAs) oder Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) festgelegt, die sich direkt aus den definierten Anforderungen ableiten. Dadurch lässt sich transparent verfolgen, ob der Dienstleister seine Pflichten erfüllt. Treten Abweichungen auf, kann der Auftraggeber auf Basis der vertraglich vereinbarten Kriterien Nachbesserungen verlangen oder – falls vorgesehen – vertragliche Sanktionen verhängen. Die klare Zuweisung von Pflichten und Qualitätskriterien stellt sicher, dass kein Zweifel darüber besteht, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und welche Ergebnisse erwartet werden.

Gleichzeitig erhöhen sauber definierte Anforderungen die Überprüfbarkeit und Transparenz der Leistungserbringung. In einer FM-Ausschreibung sollte beispielsweise festgeschrieben sein, dass alle durchgeführten Wartungen, Prüfungen und Instandsetzungen lückenlos zu dokumentieren und dem Auftraggeber regelmäßig nachzuweisen sind. Solche Dokumentationspflichten – etwa Wartungsberichte, Prüfprotokolle von sicherheitstechnischen Anlagen oder jährliche Zustandsberichte – schaffen eine objektive Grundlage, anhand derer die Einhaltung der vertraglichen Pflichten kontrolliert werden kann. Der Auftraggeber oder ein beauftragter Auditor hat dadurch die Möglichkeit, jederzeit Einblick in die Leistungsdokumentation zu nehmen und zu prüfen, ob alle vereinbarten Maßnahmen ordnungsgemäß und fristgerecht erbracht wurden. Auch behördliche Inspektionen (beispielsweise durch die Aufsichtsbehörden für Arbeitsschutz oder den TÜV bei Aufzugsanlagen) lassen sich dank vollständiger Nachweise souverän bestehen. Wenn bei einer Überprüfung Abweichungen von den vorgeschriebenen Standards auffallen, ermöglichen die klaren Ausschreibungsanforderungen eine gezielte Korrektur: Der Dienstleister kann verpflichtet werden, umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um wieder den vertraglich geforderten Zustand herzustellen. Diese Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der FM-Leistungen wirken präventiv gegen Nachlässigkeiten und stärken das Vertrauen des Auftraggebers in die Qualität der Dienstleistung.

Mit umfassend beschriebenen technischen Anforderungen schützt sich der Auftraggeber vor einer Reihe von Risiken, die aus unklaren Vereinbarungen oder unzureichender Leistung entstehen können. Rechtlich verringert eine eindeutige Leistungsbeschreibung das Risiko von Haftungsfällen und Vertragsstreitigkeiten. Ist beispielsweise schriftlich fixiert, dass der Dienstleister für die Einhaltung aller Wartungs- und Prüfintervalle verantwortlich ist, kann der Auftraggeber im Schadensfall darlegen, seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen zu sein, indem er diese Pflichten ordnungsgemäß delegiert hat. Umgekehrt bleibt dem Dienstleister wenig Spielraum, sich bei Mängeln oder Zwischenfällen auf Missverständnisse herauszureden, da alle Erwartungen klar dokumentiert sind. Finanzielle Risiken – insbesondere unerwartete Mehrkosten – werden ebenfalls reduziert. Bei einer unscharf formulierten Ausschreibung besteht die Gefahr, dass Leistungen übersehen oder missinterpretiert werden, was später zu kostspieligen Nachträgen und Zusatzaufwand führt. Eine sorgfältige und vollständige Leistungsbeschreibung deckt demgegenüber alle erforderlichen Tätigkeiten ab, sodass der angebotene Festpreis des Dienstleisters die tatsächlichen Leistungen realistisch abbildet. Damit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass während der Vertragslaufzeit plötzliche Kostensteigerungen auftreten oder Budgetüberschreitungen nötig werden. Außerdem können klare vertragliche Regelungen bei Nichterfüllung – wie etwa Vertragsstrafen oder Kürzungen der Vergütung – vereinbart werden, was den Dienstleister zusätzlich motiviert, sämtliche Anforderungen verlässlich zu erfüllen und die Qualität aufrechtzuerhalten.

Auch betriebliche Risiken werden durch präzise technische Anforderungen deutlich verringert. Wenn alle kritischen Anlagen fachgerecht betreut und kontinuierlich überwacht werden, sinkt das Risiko unvorhergesehener Betriebsstörungen erheblich. Die planmäßige Instandhaltung und Früherkennung von Problemen gemäß der Ausschreibung verhindern viele technische Ausfälle, die andernfalls zu Produktionsstillständen oder Unterbrechungen der Betriebsabläufe führen könnten. Darüber hinaus stellt die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben sicher, dass der Betrieb nicht durch behördliche Eingriffe beeinträchtigt wird – etwa in Form einer behördlichen Stilllegung oder Nutzungsuntersagung, sollte ein Mangel bei Prüfungen entdeckt werden. Insgesamt schafft eine präzise definierte FM-Leistung Vertrauen in die Betriebsstabilität: Der Auftraggeber kann davon ausgehen, dass das Gebäude und seine technischen Systeme jederzeit den erforderlichen Standards entsprechen, sodass das Tagesgeschäft des Unternehmens nicht durch vermeidbare Zwischenfälle im Gebäudebetrieb gestört wird. Letztlich zahlt sich diese Risikovorsorge in Form einer höheren Ausfallsicherheit, Rechtskonformität und besser kalkulierbaren Bewirtschaftungskosten aus.