Anlagen- und Systemverzeichnis

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK) – etwa Heizkessel, Wärmeerzeuger, Lüftungsgeräte, Klimaanlagen, Kühler und Kältemaschinen. Diese Systeme sind essenziell für das Raumklima und die Energieversorgung und erfordern regelmäßige Wartung (Filterwechsel, Inspektionen etc.), um einen störungsfreien und energieeffizienten Betrieb sicherzustellen.

• Elektrische Infrastruktur – inklusive Mittel- und Niederspannungsverteilungen, Schaltanlagen, Transformatoren, Gebäudeverkabelung, Beleuchtungsverteilungen sowie Notstromversorgungssysteme (z.B. Dieselgeneratoren oder USV-Anlagen). Alle elektrischen Anlagen müssen inventarisiert werden, da sie prüfpflichtig sind (Stichwort VDE/DGUV-Prüfungen) und für die Betriebssicherheit besonders kritisch.

• Brandmelde- und Löschsysteme – wie Brandmeldezentralen, automatische Brandmelder, Sprinkleranlagen, Gaslöschanlagen, Feuerlöscher, Rauchabzugsanlagen. Sämtliche Brandschutz- und Löschtechnik muss aufgeführt werden, da sie unmittelbar mit Personen- und Gebäudesicherheit verknüpft ist. Ihre Verfügbarkeit wird durch vorgeschriebene Prüfungen (nach DIN 14675, VdS-Richtlinien etc.) sichergestellt.

• Aufzüge und Förderanlagen – sowohl Personenaufzüge als auch Lastenaufzüge, eventuell Hebebühnen oder Fahrtreppen. Aufzugsanlagen unterliegen strengen regelmäßigen Prüfungen (TÜV/zugelassene Überwachungsstellen gemäß BetrSichV) und Wartungsintervallen. Jede einzelne Anlage ist im Verzeichnis mit ihren Kenndaten zu nennen, um Wartungsverträge und Prüfzyklen darauf abzustimmen.

• Sanitär- und Wassertechnische Anlagen – einschließlich Frischwasserversorgung (Pumpen, Hausanschlüsse, Wasseraufbereitungsanlagen), Abwasser- und Entwässerungssysteme (Pumpensümpfe, Rückstauklappen, Fettabscheider, ggf. Abwasserbehandlungsanlagen in Industriebetrieben). Auch sanitäre Einrichtungen wie Druckerhöhungsanlagen oder Sprinkler-Wasserreservoirs gehören hier hinein. Diese Anlagen müssen betrieben und instand gehalten werden, um Hygiene, Umweltschutz und Gebäudeschutz (Vermeidung von Wasserschäden) zu gewährleisten.

• Beleuchtungsanlagen – hierzu zählen die Innenbeleuchtung (inkl. aller Leuchtmittel, Leuchten, Steuerungen) und die Außenbeleuchtung auf dem Gelände sowie die Sicherheits- und Notbeleuchtung. Notbeleuchtungssysteme haben besondere rechtliche Anforderungen (z.B. monatliche Funktionsprüfung gemäß DIN VDE 0108), weshalb ihre Aufnahme ins Verzeichnis unerlässlich ist. Auch die regelmäßige Lampenwartung bzw. -austausch kann Bestandteil des FM-Leistungsumfangs sein.

• Gebäudeleittechnik und Automationssysteme (BMS/GLT) – alle Systeme der Gebäudeautomation, Gebäudemanagement-Systeme, Mess-Steuer-Regeltechnik (MSR) und Überwachungssoftware, die der Steuerung und Kontrolle der gebäudetechnischen Anlagen dienen. Hierzu gehören beispielsweise die Gebäudeleitzentrale, Automationsstationen, Energieverbrauchs-Messsysteme sowie die IT-Infrastruktur, die diese Systeme verbindet. Eine Auflistung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Softwarepflege (Updates, Backups), Kalibrierungen von Sensoren und die Verfügbarkeit dieser „zentralen Leitstelle“ des Gebäudes gewährleistet bleiben.

• Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme – wie elektronische Schließanlagen, Kartenleser an Türen, biometrische Zugangssysteme, Drehkreuze, Schranken, Sicherheitskameras und sonstige Überwachungs- oder Alarmsysteme (z.B. Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung). Diese Systeme haben einen direkten Einfluss auf die Zugangssicherheit des Gebäudes und müssen daher im Anlagenverzeichnis vollständig erfasst werden, um ihre kontinuierliche Funktion (inkl. Softwareupdates, Batterieaustausch, Funktionsprüfungen) sicherzustellen.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend, sondern stellt die häufigsten Anlagengruppen dar. Je nach spezifischem Industriegebäude können darüber hinaus weitere technische Anlagen relevant sein – etwa Druckluftsysteme, industrielle Kühl- oder Prozessanlagen, Fördertechnik in Produktionsstätten, usw. Im Grundsatz gilt: Alle technischen Anlagen und Einrichtungen, für deren Betrieb, Wartung oder Überwachung der FM-Dienstleister Verantwortung übernehmen soll, sind im Anlagenverzeichnis aufzuführen. Dies gewährleistet, dass kein System übersehen wird und klar abgegrenzt ist, welche Assets vom Vertrag abgedeckt sind.

Das Verzeichnis dient somit als gemeinsames Verständnis von Auftraggeber und Auftragnehmer über den Leistungsumfang. Es bildet später auch die Basis für Leistungsnachweise, Wartungsplanungen und ggf. Nachträge, falls neue Anlagen hinzukommen. Eine sorgfältige und vollständige Erfassung im Vorfeld der Vergabe schützt beide Seiten vor Missverständnissen und Lücken in der Leistungserbringung.

Im Rahmen der Ausschreibung wird von den Bietern erwartet, ein strukturiertes Anlagenverzeichnis als Bestandteil des Angebots vorzulegen. Dieses Verzeichnis sollte alle vom Vertrag umfassten Assets (Anlagen und Systeme) übersichtlich aufführen und mit den wichtigsten technischen und betreiberrelevanten Informationen versehen sein. Die Dokumentation muss so aufgebaut sein, dass der Auftraggeber auf einen Blick erkennen kann, welche Anlagen enthalten sind und in welchem Umfang diese betreut werden.

• Bezeichnung und Typ der Anlage: Eine eindeutige Benennung der Anlage sowie die Kategorie bzw. Art. Beispielsweise „Lufttechnische Anlage LT-1 (Zentralgerät Verwaltungstrakt)“ oder „Notstromdiesel Generator 1“. Hierzu kann auch eine interne Kennnummer oder Anlagenkennzeichnung gehören, falls vorhanden, um Verwechslungen auszuschließen.

• Hersteller, Modell und Baujahr: Angaben zum Hersteller und Typbezeichnung bzw. Modellnummer der Anlage sowie das Installationsjahr (bzw. Baujahr oder Inbetriebnahmedatum). Diese Informationen sind wichtig, um das Alter der Anlagen zu kennen – z.B. sind Wartungsintervalle und Ersatzteilverfügbarkeit oft vom Alter abhängig. Zudem kann der Hersteller bestimmte Wartungsvorgaben haben, die der FM-Dienstleister kennen muss.

• Umfang der Servicemaßnahmen: Hier wird dargelegt, welche Art von Service für die jeweilige Anlage vorgesehen ist. Dazu zählen Inspektionen (Prüfungen ohne Eingriff), vorbeugende Wartungen (regelmäßige Wartungsarbeiten gemäß Wartungsplan), Instandsetzungen (Reparaturen bei Bedarf), sowie eventuelle anstehende Modernisierungen oder Upgrades. Es sollte klar ersichtlich sein, ob der Bieter diese Leistungen mit eigenem Personal erbringt oder ob Spezialfirmen (z.B. für Aufzüge oder Brandschutz) eingebunden werden. Auch die Frequenz der Wartungen oder Prüfungen kann hier angegeben werden (z.B. monatlich, vierteljährlich, jährlich gemäß Herstellervorgabe oder Normvorschrift).

• Einhaltung relevanter Normen/Standards: Falls für die Anlage besondere Vorschriften gelten, ist dies zu vermerken. Beispielsweise „Wartung gemäß DIN 31051 / VDMA 24186“ oder „Prüfung gemäß BetrSichV i.V.m. TRBS xyz“ oder „entspricht DIN VDE 0100/VDE 0105“ etc. Auch Zertifizierungen oder vorgeschriebene Sachkundigenprüfungen (z.B. bei Brandsmeldeanlagen nach DIN 14675 zertifiziertes Personal) sollten hier genannt werden. Dies zeigt dem Auftraggeber, dass der Bieter die gesetzlichen und normativen Anforderungen kennt und einhält.

Das Anlagenverzeichnis ist idealerweise in tabellarischer Form oder einem digitalen Format zu erstellen, das eine einfache Auswertung und Weiterverarbeitung ermöglicht. Üblich ist die Einreichung als Excel-Tabelle oder als PDF-Dokument, wobei Excel/CSV den Vorteil bietet, dass der Auftraggeber die Daten in ein Computer Aided Facility Management System (CAFM) importieren kann. In vielen Fällen stellt der Auftraggeber auch Vorlagen oder Strukturvorgaben bereit, damit alle Bieter vergleichbare Verzeichnisse liefern. So kann es Vorgaben geben, bestimmte Spaltenreihenfolgen, Anlagennummerierungen oder Klassifizierungen (z.B. nach DIN 276 oder einer internen Anlagenkennzeichnung) zu verwenden. Der Bieter sollte sich an diese Vorgaben halten, um eine Kompatibilität mit den Systemen des Auftraggebers (z.B. CAFM-Software oder ein bestimmtes GAEB-Format für Leistungsverzeichnisse) sicherzustellen.

Wichtig ist, dass das Anlagenregister zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe aktuell und vollständig ist. Alle im Gebäude vorhandenen und vom FM-Vertrag erfassten Anlagen sollten enthalten sein. Falls bei der Angebotserstellung seitens des Auftraggebers bereits ein vorläufiges Anlagenverzeichnis bereitgestellt wurde, hat der Bieter dieses zu überprüfen und ggf. zu ergänzen oder zu korrigieren. Spätere Unstimmigkeiten oder Nachforderungen lassen sich so vermeiden. Außerdem verpflichten sich die Bieter mit Abgabe des Verzeichnisses implizit, die Verantwortung für die gelisteten Anlagen zu übernehmen und sie gemäß Leistungsbeschreibung zu betreiben.

Das Anlagenverzeichnis ist kein statisches Dokument – es muss während der Vertragslaufzeit fortgeführt und gepflegt werden (siehe Abschnitt 5). Daher sollten Bieter bereits bei Angebotsabgabe organisatorisch vorgesehen haben, wie sie diese Dokumentation führen und aktualisieren (z.B. Benennung eines verantwortlichen Objektleiters, Nutzung einer CAFM-Lösung zur Dokumentation). Ein übersichtliches, gut strukturiertes Anlagenverzeichnis im Angebot signalisiert dem Auftraggeber die Professionalität des Bieters und dessen Verständnis für die Anforderungen des Objekts.

• Einreichung des initialen Anlagenverzeichnisses: Jeder Bieter muss sein Anlagenverzeichnis bereits als Teil des Angebots einreichen. Das Verzeichnis dient als Teil der Leistungsbeschreibung des Angebots und zeigt, welche Anlagen der Bieter in seinem Leistungsumfang berücksichtigt hat. Es ist sicherzustellen, dass dieses initiale Verzeichnis alle vom Auftraggeber genannten technischen Anlagen umfasst. Bieter, die ein unvollständiges Verzeichnis abgeben, laufen Gefahr, dass ihr Angebot als nicht konform bewertet wird. In vielen Ausschreibungen wird ausdrücklich gefordert, ein vollständiges Anlagenregister beizulegen – dies ist dann eine formale Angebotsvoraussetzung.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Nach Angebotsabgabe wird der Auftraggeber (bzw. dessen beratende Experten) das eingereichte Anlagenverzeichnis prüfen. Dabei wird kontrolliert, ob sämtliche bekannten Anlagen des Objekts enthalten sind und die Angaben plausibel erscheinen. Gegebenenfalls werden Rückfragen gestellt oder der Bieter muss fehlende Positionen ergänzen. Diese Phase dient der Verifizierung der Vollständigkeit: Der Auftraggeber möchte sicherstellen, dass der zukünftige Dienstleister nichts Wichtiges übersehen hat. Ein inhaltlich korrektes und vollständiges Anlagenverzeichnis ist oft Voraussetzung, um in die engere Wahl der Bieter zu kommen. Sollten erhebliche Lücken oder Fehler auffallen, kann das Angebot ausgeschlossen werden oder es werden im Zuge von Bietergesprächen Klarstellungen eingefordert.

• Fortschreibung und jährliche Aktualisierung: Nach Zuschlagserteilung und während der Vertragslaufzeit ist der beauftragte Auftragnehmer verpflichtet, das Anlagenverzeichnis laufend fortzuschreiben. Konkret bedeutet dies, dass bei Änderungen im Anlagenbestand – etwa wenn Anlagen außer Betrieb genommen, demontiert, ausgetauscht oder neue Anlagen installiert werden – das Verzeichnis zeitnah zu aktualisieren ist. Üblicherweise verlangt der Vertrag, dass mindestens einmal jährlich (z.B. im Rahmen eines Jahresberichts oder einer turnusmäßigen Leistungsbesprechung) ein aktualisiertes Anlagenregister vorgelegt wird. So wird dokumentiert, dass der Dienstleister auf dem aktuellen Stand ist und der Auftraggeber behält die Übersicht über den aktuellen Anlagenbestand. Auch zum Vertragsende muss ein abschließend aktualisiertes Verzeichnis übergeben werden, damit bei einem Dienstleisterwechsel nahtlos klar ist, welche Anlagen vorhanden sind. Die Aktualisierung sollte in dem vom Auftraggeber gewünschten Format erfolgen (z.B. erneut Excel/CAFM oder in einem vereinbarten Datenaustauschformat).

• Folgen unvollständiger oder fehlerhafter Dokumentation: Sollte sich herausstellen, dass das Anlagenverzeichnis unvollständig oder falsch geführt wird, hat das vertragliche Konsequenzen. Bereits im Vergabeverfahren kann ein unvollständiges Verzeichnis zur Disqualifikation des Angebots führen, da es Zweifel an der Leistungsfähigkeit oder Sorgfalt des Bieters weckt. Während der Vertragslaufzeit stellen Lücken im Anlagenregister ein Risiko dar: Wartungen könnten versäumt werden, gesetzliche Prüfungen übersehen werden oder es entstehen unklare Verantwortlichkeiten. Daher enthalten FM-Verträge häufig Klauseln, wonach der Auftragnehmer bei Verstößen gegen Dokumentationspflichten vertragliche Sanktionen zu gewärtigen hat. Diese können von Abmahnungen und Fristsetzungen zur Nachbesserung über Vertragsstrafen bei wiederholten Verstößen bis hin zur außerordentlichen Kündigung reichen, wenn wesentliche Pflichten verletzt werden. Zudem hat eine fehlerhafte Dokumentation haftungsrechtliche Aspekte: Bleibt z.B. eine prüfpflichtige Anlage ungewartet und es kommt dadurch zu einem Schaden, kann der Betreiber (Auftraggeber) in Haftung geraten, aber er wird Regress beim Auftragnehmer suchen, sofern die Pflicht delegiert war. Insofern liegt es im eigenen Interesse des FM-Dienstleisters, das Verzeichnis akkurat zu führen.

Zusammengefasst verlangt der Ausschreibungsprozess also zunächst die Vorlage eines vollständigen Anlagenverzeichnisses als Angebotsbestandteil, gefolgt von einer Überprüfung durch den Auftraggeber. Nach Vertragsschluss muss dieses Verzeichnis ein „lebendes Dokument“ bleiben, das regelmäßig aktualisiert wird. Die Einhaltung dieser Vorgehensweise ist nicht nur formaler Natur, sondern trägt wesentlich zur Qualität und Rechtssicherheit der FM-Dienstleistung bei.

• Detaillierte Auflistung aller Komponenten: Das Verzeichnis muss sämtliche zum Zutrittskontrollsystem gehörenden Hardware- und Software-Komponenten aufschlüsseln. Dazu zählen z.B. alle Türsteuerungen und Leser (mit Standortangabe, z.B. „Haupteingang West – Kartenleser“), zentrale Steuerungseinheiten oder Server, Schaltschränke für Zutrittskontrolle, die verwendeten Softwaremodule, und auch periphere Geräte wie Türkontakte, elektrische Schlösser oder Biometrie-Leser. Ebenso sind etwaige Schnittstellen zu anderen Sicherheitssystemen zu benennen (z.B. Kopplung an Einbruchmeldeanlage oder Feuerwehrlaufkarten). Diese Detailtiefe ist erforderlich, um sicherzustellen, dass wirklich jeder Zugangspunkt und jede sicherheitskritische Komponente vom Wartungs- und Servicekonzept erfasst wird. Insbesondere große Industriegebäude können eine Vielzahl von Zugangsstellen haben – eine tabellarische Übersicht aller Türen/Terminals mit ID-Nummer, Ort und Art des Lesers ist hierbei gängig.

• Dokumentation des Leistungsumfangs für diese Systeme: Der Bieter muss klar darlegen, welche Leistungen er im Zusammenhang mit den Zutritts- und Sicherheitssystemen erbringt. Dazu gehört die regelmäßige Wartung und Inspektion der Hardware (Reinigen der Leser, Funktionsprüfung der Schlösser, Akkutausch in USV oder Batterien von Türsteuerungen etc.), die Überwachung der Systemfunktion (z.B. Kontrolle, ob alle Komponenten online sind und Alarme richtig weitergeleitet werden), die Software-Pflege (Einspielen von Updates oder Sicherheitspatches für die Zutrittskontroll-Software) sowie der Support im Störungsfall (Störungsbeseitigung bei Hardwaredefekt oder Softwareausfall, eventuell innerhalb definierter Reaktionszeiten). Wenn der FM-Dienstleister auch die Verwaltung des Systems übernimmt (z.B. Erstellen/Löschen von Mitarbeiterausweisen oder Zutrittsprofilen), sollte dies ebenfalls im Angebot beschrieben werden – häufig bleibt diese administrative Aufgabe aber beim Auftraggeber oder dessen Sicherheitsabteilung. Entscheidend ist: Alle Tätigkeiten, die zur Aufrechterhaltung der Funktion und Sicherheit des Zutrittssystems nötig sind, müssen definiert und einem Verantwortlichen zugewiesen sein.

• Einhaltung einschlägiger Sicherheitsnormen: Zutrittskontroll- und Alarmsysteme müssen bestimmten technischen Normen und Richtlinien genügen. Im Angebot sollte der Bieter bestätigen, dass die betreuten Systeme nach DIN EN 60839 (Normreihe für elektronische Zutrittskontrollsysteme) betrieben und gewartet werden. Diese Norm definiert u.a. Mindestanforderungen an die Funktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit solcher Anlagen. Ebenso relevant sind die VDE 0833 Richtlinien, die allgemeine Regeln für Gefahrenmeldeanlagen vorgeben (dazu zählen Einbruchmelde- und Zutrittskontrollanlagen). Beispielsweise fordert VDE 0833 bestimmte Prüfzyklen und Qualifikationen des Wartungspersonals für Alarmanlagen. Die Bieter sollten im Anlagenverzeichnis oder in begleitenden Unterlagen vermerken, dass sie diese Normen kennen und einhalten. Bei sicherheitstechnischen Anlagen verlangen Auftraggeber oft auch entsprechende Zertifikate oder Nachweise (etwa Zertifizierung nach VdS Schadenverhütung für Einbruchmeldeanlagen), die im Zuge der Angebotsprüfung vorgelegt werden müssen.

• Dokumentation der Datennutzung und Datenschutz-Compliance: Gerade Zutrittskontrollsysteme generieren personenbezogene Daten (Zutrittsprotokolle, Bewegungsdaten von Mitarbeitenden oder Besuchern). Der Bieter muss im Rahmen seines Konzepts darlegen, wie er mit diesen sensiblen Daten umgeht. Dazu gehört die Beschreibung von Datenschutzmaßnahmen: Wer hat Zugriff auf die Protokolle, wie und wo werden diese gespeichert, wie lange werden sie aufbewahrt, und wann werden sie gelöscht. Es sollte klar sein, dass der Zugriff auf Zutrittsdaten nur autorisiertem Personal gestattet ist und dass alle Vorgaben der DSGVO/BDSG eingehalten werden. Gegebenenfalls ist ein Datenschutzkonzept oder eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung Teil der Vertragsdokumentation. Der sorgfältige Umgang mit diesen Informationen ist nicht nur aus rechtlicher Sicht nötig, sondern auch aus Sicht der Mitarbeitenden ein Vertrauensfaktor.

• Sicherer Betrieb über den gesamten Lebenszyklus: Der Bieter sollte schließlich nachweisen oder zusichern, dass ein sicheres Lifecycle-Management der sicherheitstechnischen Systeme erfolgt – von der Inbetriebnahme bis zur Außerbetriebnahme. Dies bedeutet: Bereits bei der Inbetriebnahme neuer Zutrittskomponenten muss beispielsweise darauf geachtet werden, Standard-Passwörter zu ändern und sichere Konfigurationen zu wählen. Während der Betriebsphase müssen regelmäßige Backups der Systemdaten durchgeführt werden und Sicherheitsupdates zeitnah eingespielt werden, um Cyber-Risiken zu minimieren. Wenn Komponenten ausgetauscht oder außer Betrieb genommen werden (z.B. Ersatz eines alten Zutrittslesers), ist sicherzustellen, dass keine sicherheitsrelevanten Daten zurückbleiben (Stichwort: Datenlöschung auf Speichermedien, Ausbuchung aus dem System) und das System an sich konsistent bleibt. Der Bieter kann hierzu ein Konzept oder Verfahren beschreiben, das er anwendet (z.B. nach Richtlinien der IT-Sicherheit oder Herstellerempfehlungen). Diese Maßnahmen garantieren, dass das Zutrittskontrollsystem jederzeit zuverlässig und datenschutzkonform arbeitet, und dass beim Austausch von Dienstleistern oder beim Ende der Systemlebensdauer keine Sicherheitslücken entstehen.

Durch diese spezifischen Anforderungen wird sichergestellt, dass sicherheitstechnische Anlagen – die im Gefahrenfall oder für die Sicherheit der Mitarbeiter von höchster Bedeutung sind – mit höchster Sorgfalt behandelt werden. Im Anlagenverzeichnis und den zugehörigen Beschreibungen sollte also erkennbar sein, dass der Bieter besondere Sensibilität und Fachkunde im Umgang mit Zutritts- und Sicherheitsanlagen hat.

Abschließend muss der Bieter eine formelle Bestätigung der Vollständigkeit und Richtigkeit des Anlagenverzeichnisses abgeben. Diese Erklärung wird meist als Teil des Angebots oder in einem Anschreiben gefordert. Darin versichert der Bieter, dass alle ihm bekannten und vom Auftraggeber vorgegebenen technischen Anlagen, die unter den Vertrag fallen, im Verzeichnis aufgeführt sind. Er bestätigt, dass das Verzeichnis nach bestem Wissen vollständig und korrekt ist. Diese Selbstverpflichtung soll verhindern, dass Bieter bewusst Anlagen weglassen, um ein günstigeres Angebot abzugeben – sie schaffen damit Vertrauen in die Seriosität ihres Angebots.

Zudem beinhaltet die Erklärung in der Regel den Verpflichtungshinweis, dass der Bieter im Falle der Auftragserteilung die Verantwortung für die im Verzeichnis gelisteten Anlagen übernimmt. Das heißt, der spätere Auftragnehmer erkennt an, dass er für Betrieb, Wartung und Instandhaltung dieser Anlagen gemäß Vertrag zuständig ist, und verpflichtet sich, das Verzeichnis während der Vertragslaufzeit aktuell zu halten. Oft wird formuliert, dass der Auftragnehmer "für die kontinuierliche Pflege und Fortführung des Anlagenverzeichnisses im Sinne der Vertragsbestimmungen verantwortlich" ist. Damit wird die in Abschnitt 5 genannte Aktualisierungspflicht auch formal akzeptiert.

Eine solche Bestätigung der Einhaltung aller Anforderungen kann vom Auftraggeber beispielsweise als unterschriebene Anlage zum Vertrag verlangt werden. Sie hat zwar deklaratorischen Charakter (da die Pflichten ohnehin im Vertrag stehen), aber dient der Klarstellung und kann im Streitfall als Beweisdokument herangezogen werden. In jedem Fall unterstreicht sie die professionelle Einstellung des Auftragnehmers zur Dokumentation.

Ohne "Wir"-Perspektive formuliert: Der gesamte Leitfaden und insbesondere diese Bestätigungserklärung sind in sachlich-objektiver Form zu verfassen. Es wird ausdrücklich vermieden, in der ersten Person Plural („wir“) zu schreiben. Stattdessen erfolgt die Darstellung neutral bzw. aus der Sicht des Auftraggebers oder allgemeingültig. Die Verpflichtungen des Bieters/Auftragnehmers werden also direkt benannt (z.B. "Der Bieter hat..." oder "Der Auftragnehmer ist verpflichtet,..."). Dies verleiht dem Dokument einen formellen, verbindlichen Charakter.

Mit Abgabe der genannten Erklärung macht der Bieter deutlich, dass er alle in diesem Leitfaden beschriebenen Anforderungen an das Anlagenverzeichnis verstanden hat und erfüllen wird. Dies schafft eine klare Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und stellt sicher, dass beide Seiten die Wichtigkeit und Verbindlichkeit eines vollständigen und gepflegten Anlagenregisters im technischen Facility Management anerkennen.