RFID-Kennzeichnungssystem

• Lebensdauer & Zukunftssicherheit: Die gewählten Tags/Etiketten müssen mindestens 5 Jahre funktionsfähig und gut lesbar bleiben – idealerweise länger, falls der Vertrag verlängert wird oder das System dauerhaft im Betrieb bleibt. Ein Systemwechsel während der Laufzeit wäre teuer und störend. Daher sind robuste, langlebige Lösungen entscheidend (z.B. UV- und chemikalienbeständige Etiketten oder industriefähige RFID-Tags). Passive RFID-Tags halten physisch meist 5–10 Jahre oder mehr, ebenso hochwertige Barcode-Metalletiketten. Aktive RFID-Batterien müssten ggf. innerhalb der Laufzeit gewechselt werden.

• ROI und Investitionshorizont: Bei 5 Jahren Vertragsdauer müssen sich höhere Initialinvestitionen in neue Technologie innerhalb dieses Zeitraums rechnen. Teurere Lösungen wie RFID lohnen sich nur, wenn sie messbaren Mehrwert oder Einsparungen bringen (z.B. Zeitersparnis, Fehlerreduktion) innerhalb der 5 Jahre. Andernfalls bietet die kostengünstige Lösung (Barcode/QR) vermutlich das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis. Bei einer geplanten sehr langen Nutzungsphase (>>5 Jahre) könnten sich RFID-Investitionen eher amortisieren. Für 5 Jahre ist dagegen ein schlankes System vorteilhaft, das schnell implementiert und kostengünstig betrieben werden kann.

• Flexibilität bei Verlängerung: Die Option auf Verlängerung erfordert, dass das Kennzeichnungssystem skalierbar und anpassbar bleibt. Z.B. sollten zusätzliche Anlagen, Umbauten oder neue gesetzliche Vorgaben auch nach einigen Jahren noch einfach integrierbar sein. Offene Standards (wie gängige Barcode- und RFID-Normen) sind proprietären Insellösungen vorzuziehen, um eine nahtlose Weiterführung oder Übergabe an Folge-Dienstleister zu ermöglichen.

Zwischenfazit: Für den 5-Jahres-Zeithorizont empfiehlt sich eine Lösung, die schnell einsetzbar und wirtschaftlich ist, ohne die Zukunftssicherheit zu vernachlässigen. Hohe Anfangskosten (z.B. flächendeckende aktive RFID) sind nur zu rechtfertigen, wenn sie innerhalb von 5 Jahren durch Effizienzgewinne kompensiert werden – sonst wäre eine weniger aufwändige Technologie zielführender.

• Vollständige Leistungserbringung sicherstellen: Jede Wartung, Inspektion und Reparatur soll dem richtigen Objekt zuordenbar und lückenlos erfasst sein. Durch die Objektkennzeichnung kann der externe Dienstleister nachweisen, dass er alle vorgesehenen Anlagen bedient hat. Beispielsweise scannt der Techniker vor Ort den Anlagen-Tag, wodurch im System die entsprechende Wartungsaufgabe geöffnet wird und nach Durchführung als erledigt markiert werden kann. Fehlende Scans würden auf versäumte Leistungen hindeuten. Damit wird kein Wartungspunkt übersehen.

• Hohe Transparenz: Alle Beteiligten (Auftraggeber, Dienstleister, Auditoren) sollen jederzeit den Status der Leistungserbringung einsehen können. Mit einem digitalen System, das an jeden Objekt-Scan einen Zeitstempel, Mitarbeiter und ggf. Standort knüpft, entsteht ein transparentes Protokoll: Wer hat wann was gewartet? Dies ermöglicht auch Live-Übersichten (Dashboard) über z.B. den Wartungsfortschritt oder offene Mängel.

• Revisionssichere Dokumentation: Die Kennzeichnung ist die Basis, um jede Maßnahme einem konkreten Anlagegut zuzuordnen und digital zu dokumentieren. Rechtlich vorgeschriebene Prüfungen und Wartungen müssen lückenlos dokumentiert werden. Ein CAFM/CMMS-System in Verbindung mit eindeutigem Tag auf der Anlage stellt sicher, dass Wartungspläne, Prüftermine und Ergebnisse pro Anlage geführt werden und bei einer Überprüfung nachweisbar sind. Änderungen an Datensätzen werden protokolliert (Manipulationsschutz durch Systemrechte). So entsteht ein revisionssicheres Wartungsbuch je Anlage, abrufbar per Scan.

• Digitales KPI-Monitoring: Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) des TTS-Vertrags – etwa Einhaltung von Wartungsintervallen, Reaktionszeiten, Anlagenverfügbarkeit – lassen sich mit einem digitalen Kennzeichnungssystem automatisiert erheben. Beispielsweise kann ein KPI sein, dass 0 Prüfintervalle überzogen werden. Durch Scans und Zeitstempel kann das System automatisch melden, ob alle Prüftermine fristgerecht durchgeführt wurden. Ebenso können Ausfallzeiten oder Störungsbehebungszeiten getrackt werden (z.B. Zeit vom Ausfall bis zum Scan „Störung behoben“). Die gesammelten Daten pro Asset ermöglichen zudem Auswertungen über Häufigkeiten von Störungen, MTBF, etc., die als KPIs im Reporting dienen. Bonus/Malus-Regelungen im Vertrag (Qualitätskennzahlen) können so objektiv nachverfolgt werden.

Zusammenfassend trägt das Kennzeichnungssystem maßgeblich dazu bei, Transparenz und Kontrolle über die Dienstleisterleistungen zu bekommen. Es schafft die Grundlage für ein Monitoring-System, das vertragliche SLA-Vorgaben überwacht und die Betreiberverantwortung des Auftraggebers absichert (durch Nachweise). Wichtig ist, dass das System benutzerfreundlich ist, damit Techniker es konsequent nutzen – nur dann werden die Ziele erreicht (siehe Schulung unter Risiken).

• Prüf- und Wartungspflichten nach deutschem Recht: Gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist der Betreiber verpflichtet, Arbeitsmittel und Anlagen regelmäßig zu prüfen und warten zu lassen. Alle prüfpflichtigen Anlagen (z.B. Druckbehälter, Aufzüge, elektrische Anlagen nach DGUV V3) müssen eindeutig identifizierbar sein und ihre Prüftermine dürfen nicht überschritten werden. Das Kennzeichnungssystem muss diese Pflicht unterstützen, indem es jeden Prüfvorgang eindeutig dokumentiert und im System terminiert. Lückenlose Dokumentation ist ein Muss, da sie der Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden dient. Eine Kennzeichnung bis zur letzten Komponente (ggf. mittels Barcode/QR an Prüfplaketten oder RFID-Chips an Geräten) erleichtert dem Betreiber und Dienstleister die Compliance-Übersicht.

• Betreiberverantwortung & Haftung: Nach deutschem Recht bleibt der Betreiber (Eigentümer) verantwortlich, auch wenn er Wartung outgesourct hat. Er muss sicherstellen, dass der Dienstleister die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Ein robustes Kennzeichnungssystem in Verbindung mit CAFM hilft, diese Betreiberpflichten zu erfüllen: CAFM-Software kann automatisch Wartungsintervalle überwachen und erinnert an fällige Prüfungen. Per Scan wird erfasst, dass die Maßnahme durchgeführt wurde – das reduziert Haftungsrisiken erheblich. Sollte es etwa zu einem Unfall kommen, kann der Betreiber dank digitaler Tags nachweisen, dass z.B. die sicherheitsrelevante Anlage X zum vorgesehenen Termin gewartet wurde. Diese Entlastungsfunktion ist insbesondere für Betreiber wichtig, um ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen (Stichwort Delegation nach VDI 3810-Grundsätzen, die im Vertrag erwähnt werden).

• Explosionsschutz (ATEX): Befindet sich die Fabrik in Teilen in explosionsgefährdeten Bereichen (Ex-Zonen), so betrifft dies auch die Kennzeichnung. Barcodes/QR-Labels selbst sind passiv und stellen keine Zündquelle dar. Elektronische Lesegeräte jedoch (Scanner, Mobilgerät, RFID-Reader) müssen für Ex-Zonen zugelassen sein (ATEX-zertifiziert), falls sie dort eingesetzt werden. Es existieren explosionsgeschützte Handscanner und RFID-Geräte; diese sind teurer und ggf. etwas unhandlicher. Falls der Dienstleister in Ex-Bereichen arbeitet, muss dies eingeplant werden. Vorteilhaft in solchen Umgebungen: Passive RFID-Tags können auch durch ein Fenster oder von außerhalb gelesen werden, sofern die Reichweite reicht – so könnte man in manchen Fällen Messstellen erfassen, ohne den Ex-Bereich zu betreten. Allerdings ist das nur begrenzt praktikabel; realistischer ist, dass der Dienstleister Ex-geschützte Tablets/Scanner nutzt, egal ob Barcode oder RFID. Die Kennzeichnungstechnik sollte also ATEX-kompatibel sein: entweder robuste, feste Kennzeichnung, die der Hitze einer Ex-Zone standhält (z.B. gravierte Metallplaketten, keramische RFID-Tags), und ein klares Konzept für die Datenerfassung in Ex-Bereichen (zugelassene Geräte oder papiergestützte Erfassung mit nachträglicher Digitalisierung).

• GMP-Umgebung (Good Manufacturing Practice): In GMP-regulierten Industrien (z.B. Pharma, Lebensmittel) gelten strenge Anforderungen an Sauberkeit, Rückverfolgbarkeit und Validierung. Jede Anlage in einem GMP-Bereich muss eindeutig identifizierbar sein und der Wartungsnachweis ist Teil der Qualifizierung. Das Kennzeichnungssystem muss wisch- und desinfektionsfest sein (häufige Reinigung, keine Partikelabgabe). Barcode-/QR-Etiketten sollten laminiert oder aus Edelstahl sein, um Reinigungsmitteln zu widerstehen. RFID-Tags in GMP müssen ebenfalls gekapselt und validierungsfähig sein (Nachweis, dass sie keine Wechselwirkung mit dem Produktprozess haben). Zudem sollte das System den Anforderungen an Audit-Trails genügen: Änderungen an Wartungsdaten müssen nachvollziehbar sein. Hier spielt wieder das CAFM-System eine Rolle – die Kennzeichnung sorgt dafür, dass z.B. ein Techniker im Reinraum schnell per Scan alle Infos zum Gerät bekommt, statt in Papierlisten zu blättern. In GMP-Audits kann man per QR-Code-Scan unmittelbar die Historie einer Anlage aufrufen, was die Behördenaudits erleichtert. Wichtig ist auch, dass die Labelmaterialien GMP-konform sind (z.B. spezielle Folien mit niedrigem Partikelabtrag).

• Weitere gesetzliche Auflagen: Je nach Anlagen können z.B. im Bereich Brandschutz oder Umweltschutz spezifische Kennzeichnungen gefordert sein. Etwa müssen feuerlöscher, elektrische Schaltanlagen etc. mit Prüfplaketten versehen sein – hier kann die gewählte Kennzeichnung (z.B. ein QR-Code neben der Prüfsiegelmarke) die traditionellen Plaketten ergänzen. Für medizinische oder labor Anlagen könnten Serialisierungsvorschriften existieren – dort sind 2D-Codes (DataMatrix) oft Standard zur eindeutigen Identifikation. Insgesamt sollte das System so flexibel sein, dass es zusätzliche Marker oder Informationen aufnehmen kann, um alle regulatorischen Kennzeichnungspflichten zu erfüllen (z.B. ein QR-Code, der auch die Gerätetypnummer gemäß Medizinproduktegesetz enthält, etc.).

Fazit: Die favorisierte Lösung muss compliance-freundlich sein. In Zweifelsfällen (Ex, GMP) ist die einfache, passive Lösung oft die sicherste: Ein hochwertiger QR-Code oder Barcode auf einem geprüften Trägermaterial erfüllt meist die Pflicht, ohne Funksignal-Probleme. RFID ist aber ebenfalls regelkonform einsetzbar, wenn auf ATEX-Zulassungen geachtet wird. Entscheidend ist, dass das Kennzeichnungssystem die Erfüllung aller gesetzlichen Prüf- und Dokumentationspflichten nachweislich unterstützt – das ist ein großes Plus bei Betreiberhaftung und Audits.

• Technische Ausfallsicherheit: Barcode/QR: Risiko, dass ein Code unlesbar wird (Verschleiß, Verschmutzung). Mit robusten Labels ist dies gering, aber niemals ganz auszuschließen – Ersatzetiketten sollten lagernd sein, und während einer Wartung könnte notfalls die Anlagen-ID manuell eingegeben werden, falls der Scan nicht klappt. Wichtig: regelmäßige Sichtkontrolle der Etiketten im Zuge der Wartung (Teil des Dienstleisterauftrags). RFID passiv: Kann Lesefehler haben, wenn z.B. ein Tag beschädigt oder entfernt wurde, oder durch starke EM-Interferenzen. Hier sollte der Dienstleister ebenfalls geschult sein, im Fehlerfall das Tag zu prüfen und ggf. zu ersetzen. Passive RFID-Tags selbst gehen selten spontan „kaputt“, solange sie intakt montiert bleiben. RFID aktiv: Hauptsorge ist der Batterieverbrauch – ein Tag, dessen Batterie leer ist, sendet nicht mehr. Ohne regelmäßige Kontrolle könnte man unbemerkt „blinde Flecken“ bekommen. Daher müsste ein Überwachungssystem implementiert sein (meldet niedrige Batteriestände rechtzeitig). Zudem sind aktive Systeme stärker auf funktionierende Netzwerk-Infrastruktur angewiesen – Stromausfall, Serverausfall etc. können die Datenerfassung temporär stoppen. Insgesamt sind passive Systeme (Barcode, passives RFID) simpler und damit weniger fehleranfällig. Aktive Systeme bieten Redundanz (ein Tag funkt auch an mehrere Empfänger), brauchen aber insgesamt mehr Komponenten, die ausfallen könnten.

• Wartungsaufwand & Support: Barcode/QR: sehr gering. Einmal etabliert, gibt es kaum Systemwartung außer dem physischen Erhalt der Labels. Die Softwareseite ist typischer Bestandteil des CAFM/CMMS und damit Routine. RFID passiv: Reader-Hardware könnte Firmware-Updates brauchen; gelegentlich müssen Tags neu programmiert oder ersetzt werden. Insgesamt aber moderat. RFID aktiv: Erfordert regelmäßige Wartung (Batterie, evtl. Kalibrierung von Sensoren, Softwarepflege der Ortungssysteme). Hier müsste im Vertrag geklärt sein, ob der Dienstleister das als Teil seiner Leistung übernimmt oder der Betreiber/IT-Support. Schulungsbedarf: Barcode/QR benötigt minimale Einweisung („so scannt man mit der App“). RFID verlangt etwas mehr: Techniker müssen den richtigen Umgang mit dem Handheld lernen (z.B. wie nahe man an den Tag muss, wie man mehrere Tags unterscheidet). Bei aktiv RFID zusätzlich Schulung der Administratoren für das Ortungssystem. Dieser Schulungsaufwand ist einmalig zu Beginn – bei Personalwechsel muss nachgeschult werden. Tendenziell: Je komplexer die Technik, desto höher initialer und fortlaufender Schulungsaufwand.

• Benutzerakzeptanz: Ein oft unterschätztes Risiko. Wenn das System umständlich ist, besteht die Gefahr, dass Techniker es umgehen (z.B. Scans vergessen oder manuell notieren, was Transparenz mindert). Barcode/QR: Hier ist die Hürde sehr niedrig – Scan per Handy ist rasch erledigt, nahezu intuitiv. RFID: Passiv mit gut designter App kann ähnlich einfach sein („Tag antippen und Aufgabe erscheint“). Aber Probleme wie unzuverlässige Leser oder schwere Geräte könnten Frust erzeugen. Aktiv: Hier interagiert der Techniker eventuell gar nicht mit dem Tag – das System arbeitet im Hintergrund. Das klingt gut, birgt aber das Risiko von Datenflut und Fehlinterpretation: Wenn z.B. ein aktiver Tag mal kein Signal sendet (Abschirmung), darf das nicht gleich als „Wartung nicht durchgeführt“ gewertet werden. Also muss auch hier der Prozess klar sein, sonst verlieren Nutzer das Vertrauen. Mitigation: Klare Prozesse, gutes Change Management und Pilotbetrieb zur Gewöhnung.

• Datensicherheit & Manipulationsschutz: In einem Vertrag, wo externe Dienstleister agieren, will man verhindern, dass Daten gefälscht werden. Barcode/QR: Einfache Codes kann theoretisch jeder kopieren, aber praktisch ist der manipulative Nutzen gering, solange das System Zugriffe loggt. Beispielsweise könnte ein Techniker versuchen, einen QR-Code vom letzten Besuch abzufotografieren und beim nächsten Mal einfach das Foto scannen, ohne wirklich vor Ort zu sein. Dies ließe sich jedoch enttarnen, wenn das System zusätzlich die Standortkoordinaten des Scans oder zeitnahe Fotoevidence verlangt. Außerdem könnte man die Tags variabel gestalten (z.B. Farbmarkierung jährlich wechselnd), sodass ein altes Foto auffällt. Generell sind Barcodes einfach auszulesen, aber genau das macht sie auch transparent – keine versteckten Daten. RFID: Hier besteht theoretisch das Risiko des unsichtbaren Auslesens – jemand könnte unbemerkt Tags auslesen oder gar kopieren (clonen). Durch Authentifizierungsmechanismen kann man RFID-Tags manipulationssicherer machen (z.B. passwortgeschützte Tags, kryptografische Verfahren). Für unseren Anwendungsfall (Asset IDs) ist das selten implementiert, aber möglich. Vorteil RFID: Ohne physische Sicht kann ein Dienstleister nicht einfach „abschreiben“ – er braucht das Tag oder eine Kopie. Letzteres herzustellen ist aufwändiger als einen Barcode zu kopieren. Aktiv RFID: Sendet dauernd – hier muss man auf IT-Security achten, damit Unbefugte nicht die Funksignale abgreifen und Bewegungsprofile erstellen. Instandhaltungsdaten sind jedoch wenig vertraulich, insofern datenschutzseitig unkritisch, aber man denke an kritische Infrastruktur: Wenn z.B. jemand sehen könnte, wann welche Wartungstrupps wo sind, wäre das evtl. sensibel. Aber das gilt für alle digitalen Systeme mit Login-Daten.

• Umweltbedingungen & Sonderfälle: Starke Hitze, Kälte, Chemikalien, mechanische Beanspruchung – all diese müssen die Tags aushalten. Barcode/QR: Hier wählt man entsprechendes Material (Metallplaketten, laminierte Industrieaufkleber). Direkte UV-Strahlung kann Druck verblassen lassen – daher ggf. UV-resistente Druckfarben oder Lasergravur wählen. RFID: Tags gibt es in Ausführungen, die extreme Temperaturen und Chemikalien tolerieren (z.B. PPS-ummantelte Tags für bis 200°C). Wichtig: In metallischer Umgebung unbedingt „auf Metall“ geeignete Tags verwenden, sonst drastische Reichweitenverluste. Aktiv: aktive Tags meist in Kunststoffgehäusen – darauf achten, dass Material für Umgebung geeignet (Ex-geschützte aktive Tags sind Sonderlösungen).

• Das Barcode/QR-System ist am wenigsten komplex – somit geringstes technisches Risiko und einfach handhabbar. Hauptaugenmerk: Materialbeständigkeit der Labels und organisatorische Disziplin beim Scannen.

• RFID (passiv) bringt mehr Technik ins Spiel, aber die Risiken sind beherrschbar mit guter Planung (richtige Tags, Schulung). Liefert dafür Vorteile in bestimmten Szenarien.

• RFID (aktiv) ist technisch am anspruchsvollsten, hat die meisten potenziellen Fehlerquellen und braucht ausgefeilte Betreuung – das Risiko steht nur im Verhältnis, wenn man unbedingt die zusätzlichen Funktionen benötigt.

Angesichts der obigen Analysen wird eine gewichtete Bewertung der Optionen vorgenommen, um die werthaltigste Lösung zu identifizieren. Die Kriterien berücksichtigen technische, wirtschaftliche und strategische Aspekte. Die Gewichtung spiegelt die Prioritäten für den Betreiber wider (z.B. stehen Zuverlässigkeit und Compliance sehr hoch, da Vertragsstrafen oder Haftung bei Ausfall drohen).

• Kosten (Investition + Betrieb) – Gewichtung: 20% (Budgetrestriktionen, TCO über 5 Jahre)

• Integration & Bedienbarkeit – 15% (Kompatibilität mit CAFM, Nutzerfreundlichkeit für Techniker)

• Zuverlässigkeit & Haltbarkeit – 20% (technische Ausfallsicherheit, Lebensdauer in der Umgebung)

• Erfüllung Compliance/Ziele – 15% (Transparenz, lückenlose Dokumentation, unterstützt Audit/KPI)

• Funktionalität & Zukunftssicherheit – 10% (Datenkapazität, Automatisierungspotenzial, skalierbar für Erweiterungen)

• Manipulationssicherheit – 10% (Schutz vor Missbrauch, Datensicherheit)

• Wartungs- und Schulungsaufwand – 10% (laufender Aufwand, Akzeptanz, Betriebshürden)

(Anmerkung: Punktwerte sind approximativ aus qualitativem Vergleich abgeleitet.)

Empfehlung: Basierend auf der obigen Bewertung wird die Einführung eines Barcode/QR-basierten Kennzeichnungssystems empfohlen. Diese Lösung erzielt mit ~4,7 von 5 Punkten die höchste Gesamtwertung, insbesondere aufgrund der hervorragenden Wirtschaftlichkeit, einfachen Handhabung und zuverlässigen Erfüllung der Vertragsziele. Ein QR-Code-System auf langlebigen Etiketten ermöglicht es, sämtliche Anlagen eindeutig und dauerhaft zu markieren. In Verbindung mit dem CAFM/CMMS des Dienstleisters kann so eine digitale Wartungsdokumentation aufgebaut werden, die Transparenz und Compliance sicherstellt – bei minimalem finanziellen und technischen Aufwand.

Begründung im Überblick: Die QR-Code-Lösung deckt alle Muss-Kriterien ab (Unique ID, industrielle Haltbarkeit, Integration ins System, Unterstützung von Prüfnachweisen) und minimiert gleichzeitig Projektrisiken (keine komplizierte Technik, geringe Kosten, hohe Nutzerakzeptanz). Sie stellt somit die werthaltigste Option dar – d.h. das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis und die größte Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche Umsetzung im TTS-Rahmen.

Relative Einordnung der Alternativen: Das passive RFID-System kommt mit etwa 4,3 Punkten auf Platz 2. Es bietet zwar zusätzliche Vorteile in Robustheit und ggf. Automatisierung, ist aber kostenintensiver und komplexer. Einsatz Szenario: RFID könnte in Betracht gezogen werden, falls bestimmte Anforderungen vorliegen (z.B. extrem schwer zugängliche Prüfpunkte, wo kontaktloses Auslesen die Sicherheit erhöht, oder bereits RFID-Infrastruktur vorhanden ist). In einem solchen Fall könnte man eine Kombistrategie erwägen: Hauptsächlich QR-Codes, ergänzt um RFID-Tags an definierten kritischen Stellen. Insgesamt rechtfertigt jedoch die Standard-Wartungssituation im Neubau nicht unbedingt den Mehraufwand – QR-Codes erfüllen den Zweck bereits vollständig.

Die aktive RFID-Variante schneidet mit ~2,9 Punkten deutlich am schlechtesten ab. Ihr Nutzen (automatisches Tracking in Echtzeit) steht in keinem vernünftigen Verhältnis zu den Kosten und Risiken im gegebenen Anwendungskontext. Für ein klassisches Facility Management mit planbaren Wartungen ist aktive RFID nicht zielführend – die Transparenz lässt sich auch ohne Echtzeitfunk erreichen, und die Ziele (KPI-Monitoring, Dokumentation) werden bereits durch günstigere Systeme erfüllt. Wir raten daher von einer aktiven RFID-Lösung ab, außer es gäbe einen völlig anderen Anwendungsfall (z.B. kontinuierliche Verfolgung von mobilen Betriebsmitteln), was hier nicht ersichtlich ist.

• Standardisierung der Kennzeichnung: Festlegung eines einheitlichen Anlagenkennzeichnungscodes (z.B. Anlagen-Namen oder Nummernkreis), der als QR-Code auf jedem Tag hinterlegt wird. Evtl. Integration eines Links zum CAFM (z.B. QR enthält URL mit Asset-ID als Parameter). So können Techniker mit einem Scan sofort die Gerätedaten im System aufrufen.

• Materialwahl: Verwendung von industrietauglichen Etiketten (z.B. Polyesterfolie mit Laminat, temperatur- und chemikalienbeständig; oder geätzte Metallplaketten für sehr raue Bereiche). Dadurch wird sichergestellt, dass die Codes die 5-Jahres-Laufzeit schadlos überstehen. Für Ex-/GMP-Bereiche spezielle zugelassene Materialien einsetzen (z.B. Fräsgravurschilder aus Edelstahl, falls nötig).

• Anbringung und Sichtbarkeit: Erstellung eines Kennzeichnungsplans (ggf. Bestandteil des Vertragsanhangs), der genau definiert, wo an jeder Anlage der Code angebracht wird (zugänglich, gut sichtbar, aber vor direkter Beanspruchung geschützt). Einheitliche Positionierung je Anlagenart erleichtert das Auffinden. Tamper-Evident Eigenschaften nutzen: wo relevant, Etiketten verwenden, die sich beim Abziehen zerstören, um Manipulation zu erkennen.

• Digitalisierung & Integration: Das vorhandene oder vom Dienstleister gestellte CAFM/CMMS sollte so konfiguriert werden, dass es die QR-Codes verwaltet. Idealerweise können im System direkt QR-Codes für jedes Asset generiert und gedruckt werden. Die Wartungs- und Prüfaufträge im System sollten mit der Asset-ID verknüpft sein. So kann ein Techniker vor Ort den Code scannen und im mobilen CAFM sofort den entsprechenden Auftrag sehen oder einen neuen Mangel melden, etc. – das beschleunigt Prozesse und reduziert Medienbrüche.

• Training und Procedures: Schulung der externen Servicekräfte in der Nutzung der Scan-App bzw. Handhabung der Kennzeichnung (z.B. „Bei jeder Wartung zuerst den QR-Code scannen und den Auftrag digital starten“ als verbindlicher Prozessschritt). “Ohne Scan keine Wartung” könnte als Prinzip etabliert werden, um die lückenlose Dokumentation sicherzustellen. Zusätzlich regelmäßige Audits: z.B. Stichproben, ob alle Anlagen einen intakten Code tragen und ob die Scan-Logs vollständig sind (dies fördert die Disziplin und zeigt etwaigen Verbesserungsbedarf früh auf).

• Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Obwohl primär QR-basiert, das System offen gestalten für zukünftige Erweiterungen – z.B. könnten später NFC-Tags parallel aufgeklebt werden (es gibt Kombietiketten mit QR + NFC-Chip). So wäre man zukunftssicher, falls in ein paar Jahren doch eine RFID-Nutzung verstärkt gewünscht wird (z.B. für Einsteuerung von Ersatzteillogistik, automatisierte Inventuren etc.). Der anfängliche Fokus bleibt aber auf der QR-Lösung, um zeitnah und effizient die Hauptziele zu erreichen (Keep it simple, wie auch Branchenexperten raten: „Es muss nicht kompliziert oder tech-heavy sein, um zu funktionieren.“).

In Summe erfüllt die empfohlene QR-Code-Kennzeichnung alle Anforderungen: Sie gewährleistet, dass externe Dienstleister alle Leistungen nachvollziehbar erbringen, schafft höchste Transparenz und revisionssichere digitale Dokumentation, ermöglicht KPI-Tracking und beachtet regulatorische Rahmenbedingungen – und das alles in einem wirtschaftlichen, risikoarmen Paket. Der Auftraggeber erhält so maximale Kontrolle und Nachweissicherheit über den TTS-Vertrag, ohne unnötig in komplexe Technologie investieren zu müssen. Die Entscheidung für Barcode/QR ist daher im Sinne eines wertorientierten Facility Managements klar zu bevorzugen.

Sollten spezielle Teilbereiche des Projekts besondere Anforderungen stellen, kann dies durch gezielten ergänzenden Einsatz von RFID gelöst werden – diese Entscheidungsvorlage legt jedoch dar, dass für den Großteil der Anlagen ein hochwertiges QR-Code-System die optimale Lösung darstellt. Damit sind die Weichen gestellt für einen transparenten, effizienten und regelkonformen technischen Betrieb der neuen Fabrik über die kommenden 5+ Jahre.