Wartungsplan – vorbeugend

Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK): Regelmäßige Wartung von Heizungsanlagen, Klimageräten und Lüftungsanlagen. Hierzu zählen Filterwechsel, Reinigungen von Luftkanälen und Verdampfern, Überprüfung der Kälte- und Klimasysteme (inkl. Dichtheitskontrollen bei Kältemitteln) sowie turnusmäßige Hygienekontrollen gemäß VDI 6022 für raumlufttechnische Anlagen. Die Wartung stellt eine zuverlässige Raumkonditionierung sicher und erhöht die Energieeffizienz.

Elektrotechnische Infrastruktur: Wartung und Inspektion der elektrischen Anlage des Gebäudes, einschließlich Transformatoren, Mittel- und Niederspannungsverteilungen, Schaltanlagen, Kabeltrassen und aller Schutz- und Sicherheitseinrichtungen. Dazu gehört auch die Prüfung von Fehlerstrom-/Differenzstrom-Schutzeinrichtungen (RCDs), die Wartung von USV-Systemen (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) samt Batterietests sowie die regelmäßige Überprüfung ortsfester und ortsveränderlicher Elektrogeräte gemäß DGUV Vorschrift 3 (früher BGV A3). Ziel ist die Vermeidung von elektrischen Ausfällen und die Sicherstellung des Personenschutzes.

Brandmelde- und Löschsysteme: Umfasst die Brandmeldeanlage (BMA) mit Meldern, Sirenen, Brandmeldezentrale und Alarmierungseinrichtungen sowie aktive Löschanlagen wie Sprinkler- oder Gaslöschanlagen und die tragbaren Feuerlöscher. Wartung und Inspektion erfolgen nach vorgegebenen Normen (z.B. DIN 14675 für Brandmeldeanlagen) und Richtlinien. Alle Detektoren sind in vorgeschriebenen Intervallen zu testen und ggf. zu reinigen oder auszutauschen. Sprinkler- und Hydrantenanlagen sind auf Durchfluss und Druck zu überprüfen; Pumpen und Wasserreservoirs müssen kontrolliert werden. Feuerlöscher sind mindestens alle zwei Jahre durch Sachkundige zu prüfen. So wird die ständige Betriebsbereitschaft aller Brandschutzeinrichtungen gewährleistet.

Aufzüge und Förderanlagen: Regelmäßige Wartung von Personen- und Lastenaufzügen, Fahrtreppen sowie ggf. Hebebühnen. Neben den routinemäßigen Wartungsarbeiten (Schmierung, Justierung, Funktionsprüfung der Sicherheitseinrichtungen) sind gesetzliche Sicherheitsprüfungen einzuhalten: Aufzugsanlagen unterliegen wiederkehrenden Prüfungen gemäß BetrSichV (Hauptprüfung alle 2 Jahre durch eine zugelassene Überwachungsstelle wie TÜV, und Zwischenprüfungen in den Zwischenjahren). Notrufsysteme und Fahrkorbbeleuchtung sind ebenfalls periodisch zu testen. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass die Aufzüge betriebssicher und vorschriftsgemäß funktionieren.

Sanitär- und Abwassersysteme: Wartung der Wasserinstallationen (Trinkwasser und Abwasser). Hierzu gehört die Überprüfung von Pumpen (z.B. Hebeanlagen), Ventilen und Druckerhöhungsanlagen, das Reinigen von Abflüssen und Sieben sowie die Kontrolle auf Leckagen oder Korrosion. Im Trinkwassersystem sind ggf. nach Trinkwasserverordnung regelmäßige Wasserqualitätstests (z.B. Legionellenprüfungen in großen Warmwasseranlagen) durchzuführen. Diese Wartungsarbeiten dienen der Versorgungssicherheit und der Hygiene.

Beleuchtungsanlagen: Instandhaltung der allgemeinen Beleuchtung und Sicherheitsbeleuchtung. Defekte Leuchtmittel sind proaktiv auszutauschen und die Beleuchtungssteuerung (z.B. Sensoren, Zeitschaltuhren oder DALI-Systeme) zu prüfen und zu kalibrieren. Insbesondere für die Not- und Fluchtwegbeleuchtung gelten strenge Vorgaben: monatliche Funktionstests und jährliche Dauerbetriebstests der Notleuchten (inklusive Batteriepuffer) stellen sicher, dass im Notfall ausreichende Beleuchtung vorhanden ist. Die Ergebnisse dieser Tests sind zu dokumentieren.

Gebäudeleittechnik (GLT/BMS): Wartung des Gebäudeautomationssystems, inklusive aller Hardware- und Softwarekomponenten. Die GLT-Software (Building Management System) ist auf dem aktuellen Stand zu halten (Software-Updates, Sicherheits-Patches) und Schnittstellen zu den angeschlossenen Anlagen (HLK, Sicherheitstechnik etc.) sind regelmäßig zu testen. Sensoren und Aktoren, die über die GLT gesteuert werden, müssen kalibriert und auf Funktionsfähigkeit überprüft werden. Zudem sollten Datenbanken und Server der GLT gewartet und Backups der Konfigurationsdaten in definierten Intervallen erstellt werden.

Zutrittskontrollsysteme: Regelmäßige Überprüfung aller Komponenten des elektronischen Zutrittskontrollsystems. Dazu zählen Kartenleser, elektronische Schlösser, Drehkreuze, biometrische Lesegeräte sowie die zugehörige IT-Infrastruktur (Zutrittskontrollserver, Verkabelung). Die Hardware ist auf Abnutzung oder Beschädigung zu inspizieren, während die Systemsoftware und Firmware kontinuierlich aktualisiert und gewartet werden muss. Auch die Überprüfung der Zutrittsprotokolle auf ordnungsgemäße Aufzeichnung gehört zur Wartung, um die Integrität des Systems zu gewährleisten. (Weitergehende Anforderungen hierzu siehe Abschnitt 6.)

Struktur nach Anlagentyp: Der Wartungsplan muss für jede relevante Anlagenkategorie (siehe Abschnitt 3) separate Ausführungen enthalten. Dadurch wird klar ersichtlich, welche Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen für z.B. HLK, Elektro, Brandschutz etc. vorgesehen sind. Eine tabellarische Darstellung je Anlagenart mit Auflistung der Komponenten ist empfehlenswert.

Wartungs- und Inspektionsintervalle: Für alle Systeme sind die vorgesehenen Intervalle der vorbeugenden Wartung anzugeben (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich usw.). Diese Intervalle sollen sich an den Empfehlungen der DIN 31051 (Grundsätze der Instandhaltung) sowie an den Vorgaben der Hersteller orientieren. Gesetzlich vorgeschriebene Prüffristen (z.B. bei Aufzügen oder Brandschutzanlagen) sind zwingend einzuhalten und im Plan hervorzuheben.

Leistungsumfang je Anlage: Der Bieter muss detailliert beschreiben, welche Tätigkeiten die Wartung pro Anlage umfasst. Zum Leistungsumfang gehören typischerweise Inspektionen (Zustandsüberprüfungen), Funktionsprüfungen, Kalibrierungen, Reinigungen sowie der Austausch von Verschleißteilen. Es sollte ersichtlich sein, welche Arbeiten vorbeugend erfolgen und welche im Falle festgestellter Mängel durchgeführt werden (Instandsetzung). Die Beschreibung soll genügend Detailtiefe bieten, um die Qualität der Wartung bewerten zu können.

Nachverfolgung der Durchführung: Es ist darzulegen, wie die Einhaltung des Wartungsplans während der Vertragslaufzeit überwacht wird. Idealerweise nutzt der Dienstleister ein digitales Werkzeug wie ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management) oder eine vergleichbare Wartungsmanagement-Software, um sämtliche Wartungstermine zu planen und die erfolgte Durchführung mit Datum, Verantwortlichem und Ergebnissen zu protokollieren. Das Angebot soll beschreiben, wie diese Dokumentation dem Auftraggeber zugänglich gemacht wird (z.B. durch regelmäßige Wartungsberichte oder Online-Zugriff).

Qualifikation des Wartungspersonals: Der Bieter muss nachweisen bzw. zusichern, dass alle Wartungsarbeiten von fachkundigem Personal ausgeführt werden. Je nach Anlagentyp sind entsprechende Qualifikationen erforderlich (z.B. Elektrofachkraft nach VDE für elektrische Arbeiten, zertifizierte Aufzugsmonteure für Aufzüge, Prüfpersonal für Brandschutztechnik nach DIN 14675, etc.). Im Wartungsplan oder als Anlage zum Angebot sollte dokumentiert werden, dass die eingesetzten Techniker die notwendigen Schulungen, Zertifikate oder Befähigungen besitzen. Dies gewährleistet, dass die Wartungen sachgerecht und normgerecht durchgeführt werden. Falls der Einsatz von Unterauftragnehmern für bestimmte Wartungsleistungen vorgesehen ist, muss der Bieter ebenfalls sicherstellen und nachweisen, dass diese über entsprechend qualifiziertes Fachpersonal verfügen.

Einreichung des Wartungsplans: Der vollständige vorbeugende Wartungsplan des Bieters ist dem Angebot als verbindlicher Bestandteil beizufügen. Die Nichtvorlage eines Wartungsplans kann zum Ausschluss des Angebots führen, da ohne diesen die Leistungsversprechen des Bieters nicht angemessen beurteilt werden können.

Prüfung und Audit durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber wird den vorgelegten Wartungsplan im Zuge der Angebotswertung und später in der Vertragsausführung auf Einhaltung prüfen. Dazu können Audits oder Stichproben erfolgen, bei denen Wartungsberichte, Protokolle und Nachweise eingefordert werden. Gegebenenfalls können solche Nachweise auch von Aufsichtsbehörden oder Versicherern im Schadens- oder Prüfungsfall verlangt werden, weshalb eine lückenlose Dokumentation erforderlich ist. Der Bieter muss daher ein System zur internen Überwachung der Wartungsleistungen etablieren, das dem Auftraggeber Transparenz über die ordnungsgemäße Durchführung bietet.

Kontinuierliche Aktualisierung: Der Wartungsplan ist kein statisches Dokument, sondern während der gesamten Vertragslaufzeit rollierend fortzuschreiben. Das bedeutet, es muss stets ein aktueller 12-Monats-Ausblick auf alle geplanten Wartungsaktivitäten vorliegen. Veränderungen, etwa durch neu hinzugekommene Anlagen, geänderte Nutzungsbedingungen oder aktualisierte gesetzliche Vorgaben, sind unverzüglich im Wartungsplan zu berücksichtigen. Oft wird vereinbart, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber jährlich oder quartalsweise einen aktualisierten Wartungszeitplan vorlegt.

Umgang mit Abweichungen: Der Vertrag wird Regelungen enthalten, wie bei Versäumnissen in der Wartungsdurchführung zu verfahren ist. Der Bieter sollte im Wartungskonzept bereits darlegen, welche Maßnahmen bei Verzug oder ausgelassenen Wartungen ergreifen wird (z.B. sofortige Nachholung der Leistung, interne Meldung und Ursachenanalyse). Vertragsstrafen bzw. Pönalen können vereinbart sein für jeden nachgewiesenen Verstoß gegen den Wartungsplan. Bei wiederholter oder schwerwiegender Nichteinhaltung sind Eskalationsschritte bis hin zur Vertragskündigung möglich. Eine klare Kommunikation und Dokumentation im Falle von Abweichungen ist verpflichtend.

Hardware-Funktionsprüfung: Alle physischen Komponenten der Zutrittskontrollanlage (z.B. Türschlösser, elektrische Türöffner, Kartenlesegeräte, biometrische Scanner, Sensoren an Türen) sind in regelmäßigen Abständen auf ihre Funktionsfähigkeit und Unversehrtheit zu überprüfen. Mechanische Teile müssen auf Verschleiß kontrolliert, bewegliche Teile ggf. geschmiert und justiert werden. Etwaige Defekte (z.B. klemmende Schlösser oder defekte Leser) sind umgehend zu beheben, um die Sicherheit nicht zu beeinträchtigen.

Software- und Firmware-Updates: Die digitale Sicherheit des Zutrittskontrollsystems ist ebenso wichtig wie die physische. Der Wartungsplan muss vorsehen, dass Software und Firmware der Zutrittskontrollgeräte und der zentralen Server in angemessenen Intervallen aktualisiert werden. Sicherheitsupdates sind zeitnah einzuspielen, um bekannten Schwachstellen vorzubeugen. Dazu gehört auch die Aktualisierung von Verschlüsselungsverfahren oder digitalen Zertifikaten, sofern das System solche Technologien zur Absicherung der Kommunikation einsetzt. Vor jedem Update ist die Kompatibilität zu testen und es sind Backups der Systemkonfiguration anzufertigen, um im Fehlerfall schnell wiederherstellen zu können.

Datenintegrität und Datenschutz: Zutrittskontrollsysteme speichern oft personenbezogene Ereignisdaten (wer hat wann wo Zugang genommen). Im Rahmen der Wartung ist sicherzustellen, dass diese Protokolldaten korrekt aufgezeichnet und vor Manipulation geschützt sind. Zugriffsrechte auf die Datenbanken sollten regelmäßig überprüft und unberechtigte Zugriffe verhindert werden. Zudem muss die Datenhaltung den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genügen, d.h. es sollen nur befugte Personen Zugriff auf Personaldaten haben und die Aufbewahrungsfristen für Zutrittslogs sind einzuhalten.

Integration in Notfall- und Alarmsysteme: Zutrittskontrollanlagen sind häufig mit der Brandmeldeanlage und anderen Sicherheitssystemen verknüpft (z.B. automatische Türfreigabe im Brandfall). Daher sind im Wartungsplan regelmäßige Integrationstests vorzusehen. Dabei wird z.B. simuliert, dass ein Feueralarm ausgelöst wird und geprüft, ob alle Türen ordnungsgemäß entriegeln. Ebenso ist die Anbindung an Gebäudemanagement- oder Einbruchmeldesysteme zu testen, um sicherzustellen, dass im Alarmfall alle Schnittstellen wie vorgesehen funktionieren.

Dokumentation von Ausfällen und Eingriffen: Speziell für sicherheitsrelevante Systeme ist es wichtig, jegliche Ausfallzeit und Wartungseingriffe lückenlos zu dokumentieren. Der Wartungsplan sollte vorsehen, dass bei Störungen des Zutrittskontrollsystems die Dauer des Ausfalls, die betroffenen Bereiche und die ergriffenen Gegenmaßnahmen protokolliert werden. So behält der Betreiber den Überblick über die Verfügbarkeit des Systems und kann erforderlichenfalls nachweisen, dass auch bei vorübergehenden Ausfällen angemessene Sicherungsmaßnahmen getroffen wurden.

Erklärung zur Normenkonformität: Der Bieter hat in seinem Angebot schriftlich zu erklären, dass der eingereichte Wartungsplan allen einschlägigen Vorschriften entspricht. Insbesondere ist zu bestätigen, dass die geplanten Wartungsmaßnahmen und -intervalle mit den Vorgaben der DIN 31051 sowie den Herstellerempfehlungen für die jeweiligen Anlagen übereinstimmen. Ebenso soll die Einhaltung der gesetzlichen Prüfpflichten (vgl. Abschnitt 2) zugesichert werden.

Verantwortung für Dokumentation: Ferner muss der Bieter bestätigen, die Verantwortung für eine vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation aller Wartungsaktivitäten zu übernehmen. Dies umfasst die lückenlose Führung von Wartungsprotokollen, Prüfberichten und Nachweisen während der gesamten Vertragslaufzeit. Der Auftraggeber kann diese Nachweise jederzeit einsehen oder zu Audit-Zwecken anfordern. Mit seiner Erklärung versichert der Bieter, dass er dieser Dokumentationspflicht nachkommen wird und alle erforderlichen Unterlagen entsprechend den vertraglichen Vorgaben aufbewahrt.