Änderungsantragsformular & Änderungsregister

Änderungen im Leistungsumfang: Hinzufügen oder Entfernen von Leistungen des technischen FM. Zum Beispiel kann der Auftraggeber zusätzliche Services anfordern (etwa die Übernahme weiterer Wartungsaufgaben für Klima- und Lüftungsanlagen, elektrische Anlagen, Brandschutzsysteme oder Aufzugsanlagen) oder bestehende Leistungen reduzieren. Solche Änderungen am Serviceumfang sind formal als Änderungsantrag einzureichen und zwischen den Parteien abzustimmen.

System-Upgrades und technische Erweiterungen: Einführung neuer Technologien oder Systeme im Objekt, wie z.B. IoT-Geräte und Sensorik in der Gebäudetechnik, neue digitale Plattformen (etwa CAFM-Software) oder Upgrades bestehender Anlagen und Steuerungssysteme. Änderungsanträge in diesem Bereich stellen sicher, dass neue Systeme ordnungsgemäß in den Betrieb integriert und deren Nutzen sowie Folgekosten transparent bewertet werden.

Anpassungen bei Zutrittskontrollsystemen: Änderungen an Zugangskontroll- oder Sicherheitssystemen, beispielsweise die Installation zusätzlicher Kartenleser oder biometrischer Erkennungssysteme, Software-Upgrades für Zutrittskontrollsoftware oder die Erweiterung des Zutrittssystems auf weitere Bereiche des Standorts. Solche Eingriffe sind als Änderungen zu behandeln, da sie Sicherheitsaspekte berühren und ggf. Einfluss auf den Datenschutz haben.

Prozessuale Änderungen: Anpassungen von Abläufen und Prozessen, z.B. Änderung von Wartungsintervallen, Prüf- und Inspektionsplänen, Berichtsformaten oder Eskalationsverfahren bei Stör- und Notfällen. Auch Änderungen in Kommunikationswegen oder Verantwortlichkeiten (z.B. geänderte Meldeketten für Störungen) sollten nur nach einem formalen Änderungsantrag umgesetzt werden.

Finanzielle Auswirkungen und Vertragskonditionen: Jeder Änderungsantrag muss eine transparente Darstellung der finanziellen Konsequenzen enthalten. Dazu gehören etwa zusätzliche Kosten oder Einsparungen, die durch die Änderung entstehen, sowie Hinweise auf Preisänderungsmechanismen (Indexierung, Zuschläge/Rabatte) gemäß Vertrag. So wird sichergestellt, dass sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer Klarheit über die wirtschaftlichen Folgen der Änderung haben.

Eindeutige Antragsnummer (zur Nachverfolgung), das Datum der Antragstellung sowie Angaben zum Antragsteller (Name/Funktion der Person, die den Antrag stellt).

Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung und deren Begründung (d.h. warum die Änderung erforderlich oder vorteilhaft ist).

Betroffene Bereiche oder Systeme (z.B. welche Anlagen, Geräte oder Dienstleistungen von der Änderung umfasst sind) und die erwarteten Auswirkungen der Änderung, einschließlich potenzieller Risiken und erwarteter Verbesserungen/Nutzen.

Auswirkungen auf Ressourcen: insbesondere eine Aufstellung der Kostenauswirkungen (Mehrkosten, Einsparungen oder Verschiebungen im Budget), Auswirkungen auf den Zeitplan bzw. Termine sowie erforderliche personelle oder materielle Ressourcen für die Umsetzung.

Änderungsregister: Ein Änderungsregister ist als zentrales Logbuch aller Änderungsanträge zu führen. Darin sind sämtliche eingereichten Änderungsanträge mit ihrem aktuellen Status zu verzeichnen – von der Antragstellung über die Prüfung und Genehmigung bis zum Abschluss. Das Register soll mindestens folgende Informationen pro Eintrag enthalten: Antragsnummer, Kurztitel oder Betreff der Änderung, Datum des Eingangs, aktueller Bearbeitungsstatus (z.B. "in Prüfung", "genehmigt", "abgelehnt", "umgesetzt") sowie Abschlussdatum bzw. Vermerk der erfolgten Umsetzung. Dieses Register ermöglicht dem Auftraggeber jederzeit Einblick in den Stand aller Änderungen und dem Auftragnehmer eine lückenlose Nachverfolgung.

Interne Prüf- und Freigabeverfahren: Der Bieter muss darlegen, welche internen Prozesse er zur Prüfung, Freigabe und Umsetzung von Änderungen etabliert hat. Es ist nachzuweisen, dass jeder Änderungsantrag intern einer fachlichen Bewertung unterzogen wird (und bei Bedarf einer sicherheitstechnischen oder datenschutzrechtlichen Prüfung), bevor er dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt wird. Ebenso sollte beschrieben werden, wie freigegebene Änderungen innerhalb der Organisation des Bieters implementiert und überwacht werden (z.B. durch einen Projektleiter, einen Change-Manager oder ein internes Change Advisory Board). Dieser Nachweis kann durch Vorlage einschlägiger Verfahrensanweisungen oder Prozessbeschreibungen erfolgen.

Einhaltung von Genehmigungshierarchien: Der Bieter muss zusichern, dass keine Änderung ohne die erforderlichen Freigaben gemäß den vertraglich vorgegebenen Genehmigungswegen durchgeführt wird. Im Angebot ist darzustellen, wie die Einhaltung dieser Hierarchien gewährleistet wird – beispielsweise welche Managementebene beim Auftragnehmer Änderungen freigibt und wie die finale Freigabe des Auftraggebers eingeholt und dokumentiert wird. Damit wird sichergestellt, dass der Auftraggeber die Kontrolle über sämtliche Leistungsänderungen behält und alle Änderungen ordnungsgemäß autorisiert sind.

Vorlage von Musterdokumenten: Der Bieter hat dem Angebot ein Muster des Änderungsantragsformulars sowie ein Beispiel eines Änderungsregister-Eintrags (oder ein leeres Registerformular) beizufügen. Diese Unterlagen sollen veranschaulichen, dass der Bieter über ein funktionierendes Änderungsmanagement-System verfügt. Die Muster sollten idealerweise realistische Szenarien abbilden, um Aufbau und Handhabung nachvollziehbar zu machen.

Prüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber (bzw. die Vergabestelle) prüft die eingereichten Musterformulare und das Register auf Vollständigkeit und Praxistauglichkeit. Es wird erwartet, dass alle geforderten Informationen enthalten sind und der Prozess klar strukturiert ist. Unvollständige oder unpraktikable Unterlagen können zu Rückfragen führen; im Extremfall kann ein fehlendes oder unzureichendes Änderungsmanagement-Konzept die Bewertung des Angebots negativ beeinflussen.

Definierter Genehmigungsworkflow: Der Bieter muss einen klar definierten Workflow für Änderungsanträge beschreiben, der folgende Schritte umfasst: Einreichung des Antrags, interne Bewertung, Freigabe durch den Auftraggeber, Umsetzung und Abschlussdokumentation. Dieser Ablauf ist im Angebot darzulegen, etwa durch eine Prozessbeschreibung oder ein Flussdiagramm. Wichtig ist, dass ersichtlich wird, wie ein eingereichter Änderungsantrag intern bearbeitet wird, wer die Entscheidungsvorbereitung übernimmt, wie die Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgt und wie die Umsetzung und der Abschluss (inklusive Dokumentation der Ergebnisse) gestaltet werden.

Regelmäßige Berichterstattung: Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer regelmäßig über den Status der Änderungsanträge berichtet. Daher sollte bereits im Angebot angegeben werden, in welchen Intervallen und in welcher Form über offene, genehmigte und abgeschlossene Änderungen informiert wird (z.B. als Bestandteil des monatlichen Reportings oder in Form eines quartalsweisen Änderungsberichts). Eine transparente Berichterstattung stellt sicher, dass alle Beteiligten stets den Überblick über laufende Anpassungen behalten und eventuelle Verzögerungen oder Probleme frühzeitig erkannt werden.

Umgang mit unautorisierten Änderungen: Der Bieter muss darlegen, wie er sicherstellt, dass keine Änderungen außerhalb des vereinbarten Verfahrens durchgeführt werden. Grundsätzlich sind Leistungsänderungen ohne vorherige Genehmigung unzulässig und stellen einen Vertragsverstoß dar. Im Angebot sollte klargestellt werden, dass der Bieter keine eigenmächtigen Änderungen vornehmen wird. Zudem ist zu beschreiben, welche internen Maßnahmen ergreifen wird, falls dennoch eine nicht genehmigte Änderung auftreten sollte (z.B. sofortige Meldung an den Auftraggeber, interne Untersuchung/Eskalation und Korrekturmaßnahmen). Vertraglich vereinbarte Konsequenzen bei Verstößen (wie Vertragsstrafen oder Kündigungsrechte) können hierbei zur Abschreckung erwähnt werden.

Berücksichtigung von Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit: Änderungsanträge im Bereich Zutrittskontrolle müssen explizit die Auswirkungen auf die Sicherheit der Anlage, den Datenschutz sowie die Systemverfügbarkeit adressieren. Jede Änderung – beispielsweise der Austausch oder die Neuinstallation von Ausweisterminals, ein Software-Update der Zutrittsverwaltungssoftware oder die Erweiterung des Systems auf zusätzliche Zugangsbereiche – ist dahingehend zu prüfen, ob dadurch Sicherheitslücken entstehen könnten, ob personenbezogene Daten aus dem Zutrittssystem betroffen sind und wie eventuelle Ausfallzeiten während der Umsetzung minimiert werden.

Einbindung von IT- und Sicherheitsverantwortlichen: In den Freigabe- und Prüfprozess für Änderungen an Zutrittskontrollanlagen sind die zuständigen IT-Sicherheitsbeauftragten sowie die Verantwortlichen für Werkschutz/Gebäudesicherheit einzubeziehen. Dadurch wird gewährleistet, dass sowohl technische IT-Aspekte (Netzwerkintegration, Cybersecurity, Berechtigungsstrukturen) als auch physische Sicherheitsbelange (Objektschutz, Zugangsbefugnisse) bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Die Zustimmung dieser Stellen sollte nachweislich Teil des Genehmigungsverfahrens für derartige Änderungen sein.

Dokumentation einer Risikoanalyse: Für jede Änderung an sicherheitsrelevanten Systemen ist vorab eine Risikoanalyse zu erstellen und dem Änderungsantrag beizufügen. Darin sind potenzielle Risiken für Sicherheit und Betrieb aufzuzeigen – etwa mögliche Schwachstellen, Systemausfälle oder betriebliche Unterbrechungen während oder nach der Änderung – sowie entsprechende Gegenmaßnahmen zu deren Minimierung darzulegen. Diese Risikoanalyse bietet dem Auftraggeber eine fundierte Entscheidungsgrundlage und dient der Absicherung, dass alle Gefahrenaspekte bedacht wurden.

Vertrauliche Behandlung von Systeminformationen: Sämtliche im Zuge eines Änderungsantrags ausgetauschten Informationen über die Zutrittskontrollanlage (z.B. technische Konfigurationen, Passwörter, Berechtigungslisten oder Architekturpläne der Sicherheitsinfrastruktur) sind streng vertraulich zu behandeln. Der Bieter sollte darlegen, wie er sicherstellt, dass solche sensiblen Details nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden (z.B. durch Verschwiegenheitsvereinbarungen, beschränkte Zugriffsrechte oder verschlüsselte Kommunikationswege). Ein hoher Schutzbedarf der Daten ist unerlässlich, um Sicherheitsrisiken durch Informationsabfluss vorzubeugen.

Einhaltung einschlägiger Sicherheitsnormen: Änderungen an sicherheitstechnischen Anlagen müssen gemäß den relevanten technischen Normen erfolgen. Insbesondere sind die Richtlinien der DIN EN 60839 (für elektronische Sicherheits- und Zutrittskontrollsysteme) sowie der DIN VDE 0833 (Planung, Einbau und Betrieb von Gefahrenmeldeanlagen, inklusive Zutrittskontroll- und Einbruchmeldeanlagen) zu beachten. Der Bieter hat sicherzustellen, dass jede Änderung im Einklang mit diesen Normen geplant, durchgeführt und dokumentiert wird, um die Integrität und Zuverlässigkeit des Sicherheitssystems aufrechtzuerhalten.

Verpflichtungserklärung des Bieters: Der Bieter hat eine schriftliche Erklärung abzugeben, dass er den oben beschriebenen Prozess für Änderungsanträge vollumfänglich einhalten wird. Er versichert, dass keine Änderung am Leistungsumfang ohne vorherige formale Antragstellung, Genehmigung und Dokumentation durchgeführt wird.

Übernahme von Verantwortung: Der Bieter übernimmt die Verantwortung für eine transparente Durchführung und Dokumentation aller Änderungen. Er bestätigt, dass für jede Änderung die erforderlichen Freigaben eingeholt und sämtliche Schritte – von der Antragstellung bis zum Abschluss – nachweislich dokumentiert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass der Auftraggeber jederzeit die Übersicht über alle Änderungen behält und diese revisionssicher nachvollzogen werden können.