Aufforderung zur Angebotsabgabe

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK): Betrieb und Instandhaltung der Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen des Gebäudes.

• Elektrische Anlagen: Wartung und Betreuung aller elektrotechnischen Anlagen (Stark- und Schwachstromtechnik) inklusive Beleuchtung, Notstromversorgung und Gebäudeleittechnik.

• Brandschutz- und Alarmsysteme: Prüfung und Instandhaltung der Brandmelde-, Alarmierungs- und Löschsysteme im Gebäude, um gesetzlichen Vorgaben und Sicherheitsstandards zu entsprechen.

• Aufzüge und Fördertechnik: Regelmäßige Wartung und Überwachung der Aufzugsanlagen sowie sonstiger Fördertechnik, Gewährleistung der Betriebssicherheit und Einhaltung der Prüffristen.

• Zutrittskontrollsysteme: Betrieb, Wartung und Administration des elektronischen Zutrittskontrollsystems einschließlich der Verwaltung von Zugangsmedien und Nutzerberechtigungen.

Für alle Leistungsbereiche werden konkrete Service Level Agreements (SLAs) festgelegt, anhand derer die Qualität der Leistung gemessen wird. Vorgaben umfassen zum Beispiel Mindestverfügbarkeiten der Anlagen (z. B. eine Betriebsbereitschaft von 99 % pro Jahr für kritische Systeme), maximale Wiederherstellungszeiten (MTTR) bei Störungen sowie die Einhaltung vorbeugender Wartungsintervalle gemäß Wartungsplan. Zudem sollen Energieeffizienzziele berücksichtigt werden, etwa durch Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs und regelmäßiges Monitoring von Verbrauchsdaten.

Aspekte der Zutrittskontrolle werden mit besonderer Sorgfalt behandelt. Der Auftragnehmer muss qualifiziertes Personal für die Betreuung des Zutrittskontrollsystems einsetzen und sicherstellen, dass alle Sicherheitsprotokolle eingehalten werden. Die Wartung und eventuelle Updates der Zutrittssysteme müssen regelmäßig und in Absprache mit dem Auftraggeber erfolgen. Zudem ist ein datenschutzkonformer Umgang mit allen im Zutrittssystem erfassten personenbezogenen Daten erforderlich (z. B. Besucherprotokolle oder Mitarbeiter-Ausweisdaten).

Der Vertrag soll über einen fest definierten Zeitraum laufen, beispielsweise über eine anfängliche Laufzeit von [X] Jahren mit der Möglichkeit zur Verlängerung. Etwaige Verlängerungsoptionen oder Kündigungsfristen werden in den Vertragsbedingungen festgelegt und dienen dazu, sowohl Planungssicherheit als auch Flexibilität für zukünftige Anpassungen zu gewährleisten. Bieter sollten in ihrem Angebot bestätigen, dass sie die geforderte Vertragslaufzeit einhalten können, und eventuelle preisliche Auswirkungen von Verlängerungsoptionen transparent darstellen.

Im Angebot ist ein detaillierter Kostenplan vorzulegen. Alle Kostenbestandteile sind transparent darzustellen, beispielsweise nach Leistungsbereichen oder Kostenarten aufgeschlüsselt (Personal, Material, Wartung etc.). Preise sind in Euro anzugeben und sollten – sofern nicht anders gefordert – als Nettopreise (zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer) ausgewiesen werden. Darüber hinaus ist anzugeben, welche Preisbindungsfrist gilt und ob eine Preisgleitklausel vorgesehen ist – etwa eine jährliche Anpassung der Vergütung auf Basis eines anerkannten Preisindexes, um Lohn- und Materialkostenänderungen während der Vertragslaufzeit Rechnung zu tragen. Kostenannahmen und Kalkulationsgrundlagen (z. B. zugrunde gelegte Arbeitsstunden, Reaktionszeiten) sind im Angebot nachvollziehbar darzustellen.

• Technisches Betriebskonzept: Der Bieter soll ein vollständiges Konzept vorlegen, das beschreibt, wie er die geforderten technischen FM-Leistungen erfüllen will. Dieses Konzept sollte auf die Vorgaben dieser Ausschreibung abgestimmt sein und z. B. Aussagen zu Personalplanung, Einsatzzeiten, Wartungsstrategien, Störungsmanagement und Qualitätssicherungsmaßnahmen enthalten.

• Nachweise zur rechtlichen Konformität: Alle für die Auftragserfüllung erforderlichen behördlichen und rechtlichen Nachweise sind vorzulegen. Dazu gehören z. B. Gewerbeanmeldungen oder Auszüge aus dem Handelsregister, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern sowie Nachweise über bestehende Betriebshaftpflichtversicherungen. Zudem ist eine Erklärung zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere des Mindestlohngesetzes (MiLoG) bzw. einschlägiger Tarifverträge, abzugeben.

• Zertifikate und fachliche Qualifikationen: Der Bieter sollte gültige Zertifizierungen vorweisen, die für das technische Facility Management relevant sind (z. B. ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 14001 für Umweltmanagement, falls vorhanden). Ebenso sind Qualifikationsnachweise der vorgesehenen Schlüsselpersonen beizufügen, etwa Meisterbriefe, Schulungszertifikate (z. B. für die Wartung von Brandmeldeanlagen oder Kälteanlagen) und gegebenenfalls Nachweise über Sicherheitsüberprüfungen für Personal im sensiblen Bereich der Zutrittskontrolle.

• Wartungspläne und Leistungsnachweise: Es wird erwartet, dass der Bieter beispielhafte Wartungspläne für die Hauptgewerke vorlegt, aus denen Frequenz und Umfang der geplanten Inspektionen und Wartungen hervorgehen. Darüber hinaus sollten Muster von Service-Level-Agreements (SLAs) bzw. konkrete Zusagen zu Reaktionszeiten und Störungsbeseitigung im Störungsfall eingereicht werden. Standardisierte Berichtsvorlagen (z. B. Monatsberichte, Störungsprotokolle) sind beizufügen, um zu demonstrieren, wie während der Vertragslaufzeit über Leistungen und Vorkommnisse berichtet würde.

• Referenzen und Erfahrung: Zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit wird der Bieter gebeten, Referenzprojekte vergleichbarer Art und Größenordnung nachzuweisen. Idealerweise werden schriftliche Referenzschreiben oder zumindest Ansprechpartner benannt, die die Qualität früherer Leistungen bestätigen können. Insbesondere Erfahrungen im Umgang mit sicherheitsrelevanten Anlagen (z. B. Zutrittskontrollsysteme, Brandmeldeanlagen in größeren Objekten) sollten herausgestellt werden, um die Eignung für den vorliegenden Auftrag zu untermauern.

• Formulare und Erklärungen: Alle vom Auftraggeber vorgegebenen Formblätter (sofern Teil der Ausschreibungsunterlagen) sind vom Bieter auszufüllen und dem Angebot beizulegen. Hierzu zählen beispielsweise ein vollständig ausgefülltes Preisblatt, ein technischer Fragebogen oder geforderte Eigenerklärungen zur Eignung. Falls der Auftraggeber Musterformate für Berichte oder Anträge (z. B. Änderungsanforderungen) bereitgestellt hat, sind diese bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen und entsprechend auszufüllen.

• Form und Frist der Angebotsabgabe: Das Angebot ist bis zum [Datum] um [Uhrzeit] (Ablauf der Angebotsfrist) einzureichen. Die Abgabe hat in der geforderten Form zu erfolgen – z. B. elektronisch über die vorgesehene Vergabeplattform oder schriftlich in zweifacher Ausfertigung im verschlossenen Umschlag an die angegebene Adresse. Verspätet eingehende Angebote können vom Verfahren ausgeschlossen werden. Der Umschlag bzw. die elektronische Einreichung ist deutlich als Angebot für diese Ausschreibung zu kennzeichnen (z. B. mit dem Projektnamen und dem Hinweis „Ausschreibung Technisches FM – Angebot, nicht öffnen“).

• Sprache und Währung: Das Angebot sowie die gesamte Kommunikation und Dokumentation müssen in deutscher Sprache verfasst sein. Alle Preisangaben sind in Euro (EUR) zu machen. Sofern nichts anderes angegeben ist, sind die Preise als Nettobeträge exklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer auszuweisen. Angebote in anderen Sprachen oder Währungen können nicht berücksichtigt werden.

• Bieteranfragen und Klarstellungen: Fragen zur Ausschreibung können bis zu einer festgelegten Frist (voraussichtlich bis zum [Datum]) schriftlich an den Auftraggeber gestellt werden. Alle eingehenden Fragen der Bieter sowie die dazugehörigen Antworten des Auftraggebers werden in anonymisierter Form allen Bietern zur Verfügung gestellt (z. B. in Form eines Frage-Antwort-Katalogs oder über die Vergabeplattform). Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer über den gleichen Informationsstand verfügen. Gegebenenfalls wird ein Bietertermin oder eine Objektbegehung organisiert, um technische Details vor Ort zu klären. Sollten infolge von Bieteranfragen Anpassungen der Ausschreibungsunterlagen notwendig werden, erfolgen diese durch offizielle Ergänzungen (Addenda), die allen Bietern rechtzeitig und in gleicher Weise mitgeteilt werden.

• Bindefrist des Angebots: Die Bieter sind an ihre Angebote für einen bestimmten Zeitraum gebunden. Die voraussichtliche Bindefrist wird im Anschreiben zur Ausschreibung angegeben (z. B. gültig bis [Datum] oder X Monate ab Angebotsdatum). Innerhalb dieser Frist darf der Bieter weder Änderungen am Angebot vornehmen noch sein Angebot zurückziehen. Dies gibt dem Auftraggeber ausreichend Zeit für die Prüfung und die Vergabeentscheidung. Der Bieter sollte die Einhaltung der Bindefrist im Angebotsschreiben ausdrücklich bestätigen.

• Subunternehmer und Eigenleistung: Der Bieter hat in seinem Angebot anzugeben, welche Teile der Leistung er durch eigene Mitarbeiter und welche er ggf. durch Subunternehmer erbringen will. Der Einsatz von Subunternehmern bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Alle vorgesehenen Nachunternehmer sind mit Name, Anschrift und Leistungsumfang zu benennen; für sie sind ebenfalls Eignungsnachweise (z. B. Referenzen, Zertifikate) vorzulegen. Ungeachtet der Einbindung von Subunternehmern bleibt der Hauptbieter der verantwortliche Vertragspartner und gewährleistet die ordnungsgemäße Leistungserbringung. Der Auftraggeber behält sich vor, bestimmte kritische Leistungsbereiche von einer Weitervergabe auszunehmen, insbesondere solche mit erhöhten Sicherheitsanforderungen (z. B. die Betreuung des Zutrittskontrollsystems muss in Eigenleistung erfolgen).

• Formale Prüfung: Unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle eingegangenen Angebote einer formalen Prüfung unterzogen. Dabei wird kontrolliert, ob alle geforderten Unterlagen vollständig eingereicht wurden, die vorgeschriebene Form eingehalten ist und keine offensichtlichen Ausschlussgründe vorliegen. Angebote, die z. B. unvollständig sind, die Bedingungen der Ausschreibung nicht akzeptieren oder gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen (z. B. Ausschlusskriterien nach §§ 123/124 GWB, wie schwere Verfehlungen des Bieters), können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.

• Technische Bewertung: Die inhaltliche Qualität des Angebots wird anhand vordefinierter technischer Bewertungskriterien beurteilt. Dazu zählen insbesondere die Qualität und Plausibilität des vorgeschlagenen Betriebskonzepts, die Angemessenheit der Personal- und Ressourcenplanung sowie das Verständnis für die Anforderungen der sicherheitsrelevanten Anlagen (insbesondere des Zutrittskontrollsystems). Weiter fließen die Qualifikation und Erfahrung des vorgesehenen Personals in die Wertung ein, ebenso wie vorgeschlagene Maßnahmen zur Qualitätssicherung, Störungsprävention und Energieeffizienz. Jedes dieser Kriterien wird im Rahmen eines Punktesystems oder einer qualitativen Beurteilung bewertet, wie in den Vergabeunterlagen näher beschrieben.

• Wirtschaftliche Bewertung: Parallel zur technischen Bewertung erfolgt eine wirtschaftliche Bewertung der Angebote. Hierbei werden die angebotenen Preise und die Kostenstruktur analysiert. Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kalkulation spielen eine wichtige Rolle – ein detailliert aufgeschlüsseltes Angebot wird positiver bewertet als pauschale Summen ohne Erläuterung. Darüber hinaus kann ein Lebenszykluskosten-Ansatz herangezogen werden, um nicht nur die unmittelbaren Kosten, sondern auch mittel- und langfristige Auswirkungen (z. B. Energieverbrauch, Instandhaltungskosten über die Vertragsdauer) in die Beurteilung einzubeziehen. Ungewöhnlich niedrige Angebote werden gegebenenfalls einer Nachprüfung unterzogen (Nachforderung von Aufklärungen), um sicherzustellen, dass alle Leistungen wirtschaftlich und nachhaltig erbracht werden können.

• Nachhaltigkeit und ESG-Kriterien: Neben Preis und Leistung können auch Aspekte der Nachhaltigkeit und Unternehmensverantwortung (ESG – Environmental, Social, Governance) in die Entscheidung einfließen. Bieter, die z. B. Maßnahmen zum Umweltschutz (geringerer Ressourcenverbrauch, Entsorgungskonzepte), zur sozialen Verantwortung (faire Arbeitsbedingungen, Diversität im Unternehmen) sowie zur guten Unternehmensführung (Compliance-Maßnahmen, Arbeitsschutz- und Qualitätszertifikate) nachweisen, können hierfür positiv berücksichtigt werden. Falls im RFQ spezifische Nachhaltigkeitskriterien definiert sind (z. B. CO₂-Reduktionsziele für den Gebäudebetrieb), müssen diese im Angebot ausdrücklich adressiert und entsprechende Maßnahmen vorgeschlagen werden.

• Zuschlagsverfahren: Der Zuschlag wird an den Bieter erteilt, der das wirtschaftlichste Angebot im Sinne des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses abgegeben hat, basierend auf der Gesamtschau aller genannten Kriterien. Die genaue Gewichtung der Kriterien wird den Bietern vorab mitgeteilt bzw. ergibt sich aus der Bewertungsmatrix. Nach Abschluss der Bewertung erhält der Bestbieter eine schriftliche Zuschlagsmitteilung. Der Vertrag kommt erst mit Zuschlagserteilung und anschließender Unterzeichnung zustande. Nicht berücksichtigte Bieter werden nach Abschluss des Vergabeverfahrens ebenfalls informiert. Gegebenenfalls ist – insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern – eine Stillhaltefrist (gemäß § 134 GWB) vor Vertragsabschluss einzuhalten, während der unterlegene Bieter die Vergabeentscheidung überprüfen lassen kann.

• Fachkunde für Zutrittskontrollsysteme: Der Bieter muss nachweisen, dass er über die notwendige Fachkompetenz zur Betreuung elektronischer Zutrittskontrollanlagen verfügt. Dies umfasst Kenntnisse der relevanten Normen (z. B. DIN EN 60839 für elektronische Sicherheitssysteme sowie VDE 0833 für Gefahrenmelde- und Alarmanlagen) und praktische Erfahrung im Betrieb, in der Wartung und im Störungsmanagement solcher Systeme. Idealerweise hat das eingesetzte Personal Schulungen oder Zertifizierungen für die spezifischen verwendeten Zutrittskontrolltechnologien absolviert. Wartungsprotokolle und Prüfnachweise für derartige Anlagen sind gemäß den technischen Richtlinien zu führen und auf Verlangen vorzulegen.

• Datenschutz und IT-Sicherheit: Bei Zutrittskontrollsystemen werden personenbezogene Daten (z. B. Zutrittsberechtigungen, Zutrittsprotokolle) verarbeitet. Der Bieter muss gewährleisten, dass hierbei alle Vorgaben aus DSGVO und BDSG eingehalten werden. Dazu gehören technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, klare Regelungen zur Speicherdauer und Löschung von Zutrittsdaten sowie Schulungen des Personals in Datenschutzbelangen. Zudem ist die IT-Sicherheit des Systems zu gewährleisten, etwa durch regelmäßige Updates der Systemsoftware, Schutz vor Cyberangriffen (z. B. Firewall, Zugriffsbeschränkungen) und ein restriktives Rechtemanagement für Administratoren.

• Zuverlässigkeit des Personals: Das für die Zutrittskontrolltechnik eingesetzte Personal muss zuverlässig und vertrauenswürdig sein. Je nach Schutzbedarf des Objekts kann vom Auftragnehmer verlangt werden, dass Mitarbeiter eine erweiterte Sicherheits- oder Zuverlässigkeitsüberprüfung durchlaufen, insbesondere wenn es sich um ein hochsensibles Umfeld handelt. Der Bieter sollte bereits im Angebot darlegen, welche Maßnahmen er ergreift, um die Vertrauenswürdigkeit seines Personals sicherzustellen (z. B. Vorlage von Führungszeugnissen, Überprüfung von Referenzen, regelmäßige Sicherheitsunterweisungen).

• Service Level für das Zugangsmanagement: Für das Zutrittskontrollsystem gelten besondere Service Level Anforderungen, da ein Ausfall unmittelbare Sicherheitsrisiken birgt. Der Bieter muss eine sehr hohe Verfügbarkeit des Systems gewährleisten (typischerweise >99 % im Jahresmittel). Im Falle von Störungen oder Ausfällen sind minimale Reaktions- und Entstörzeiten einzuhalten (z. B. erste Reaktion innerhalb von 30 Minuten, Störungsbehebung innerhalb von 4 Stunden, je nach Kritikalität der betroffenen Komponente). Zusätzlich sollte der Bieter Routinen zur proaktiven Überwachung des Systems etablieren, um Anomalien (z. B. wiederholte unberechtigte Zutrittsversuche oder Systemfehler) frühzeitig zu erkennen und dem Auftraggeber zu melden.

• Redundanz und Notfallkonzepte: Der Bieter soll darlegen, wie die Ausfallsicherheit der Zutrittsinfrastruktur gewährleistet wird. Kritische Komponenten des Zutrittssystems (Server, Steuerungen, Schließmechanismen) sollten redundant ausgelegt oder durch Backup-Systeme abgesichert sein, damit ein einzelner Defekt nicht zum vollständigen Ausfall der Zutrittskontrolle führt. Zudem ist ein Notfallplan vorzulegen, der beschreibt, wie im Ernstfall (z. B. bei IT-Ausfall oder physischen Schäden am System) der Zugang zum Gebäude aufrechterhalten und kontrolliert werden kann. Hierzu können Maßnahmen wie Notstromversorgung (USV für Zutrittstechnik), die Vorhaltung mechanischer Notschlüssel oder ein manuelles Notfall-Zutrittsverfahren gehören, bis das elektronische System wieder funktionsfähig ist.

• Verständnis und Anerkennung: Der Bieter hat mit Abgabe seines Angebots ausdrücklich zu bestätigen, dass er alle Inhalte dieser Ausschreibungsunterlage vollumfänglich gelesen, verstanden und akzeptiert hat. Sämtliche im RFQ-Dokument festgelegten Bedingungen, Anforderungen und Verfahrensregeln – einschließlich aller Anlagen und etwaiger Nachträge – werden vom Bieter als verbindlich anerkannt. Eine entsprechende Anerkennungserklärung ist dem Angebot beizufügen.

• Richtigkeit und Vollständigkeit: Der Bieter muss zudem in einer rechtsverbindlich unterzeichneten Eigenerklärung versichern, dass alle Angaben und Nachweise im Angebot wahrheitsgemäß, vollständig und nach bestem Wissen erfolgt sind. Der Bieter übernimmt die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit seines Angebots. Sollten sich nachträglich Unstimmigkeiten oder falsche Angaben herausstellen, können hieraus rechtliche Konsequenzen erwachsen (einschließlich eines möglichen Ausschlusses vom Vergabeverfahren oder einer Kündigung des Vertrages nach Zuschlag).