Bewertungs- & Zuschlagsmatrix

Die Bewertungs- und Zuschlagsmatrix umfasst mehrere Hauptkriterien, die das Angebot eines Bieters aus unterschiedlichen Blickwinkeln beurteilen. Durch die Kombination dieser Kriterien soll sichergestellt werden, dass nicht nur der Preis, sondern auch Qualität, Nachhaltigkeit, Innovation und spezielle Fachkompetenzen in die Entscheidung einfließen.

• Preis: Die Gesamtkosten des Angebots, einschließlich aller aufgeschlüsselten Positionen, werden bewertet. Hierzu zählt der angebotene Gesamtpreis sowie eine detaillierte Kostenaufstellung (z.B. Personal-, Material- und Betriebskosten). Auch die Berücksichtigung von Lebenszykluskosten (Total Cost of Ownership) und gegebenenfalls Preisgleitklauseln (Indexierungen) findet Beachtung, um die langfristige Wirtschaftlichkeit des Angebots zu beurteilen.

• Technische Lösung: Die inhaltliche Qualität des technischen Facility-Management-Konzepts wird analysiert. Bewertet wird, wie der Bieter Wartung und Instandhaltung aller relevanten Anlagen plant, ob ein effizientes Störungsmanagement vorgesehen ist und inwieweit moderne IT-Lösungen (z.B. CAFM-Systeme zur digitalen Dokumentation) integriert werden. Auch der Umgang mit Schlüsselkomponenten wie Zutrittskontrollsystemen sowie die Organisation der Ersatzteillogistik fließen in die Bewertung der technischen Lösung ein.

• Nachhaltigkeit: Es wird geprüft, inwieweit das Angebot nachhaltige Praktiken und Ziele berücksichtigt. Aspekte wie Energieeffizienz der technischen Anlagen, Maßnahmen zur CO₂-Reduktion und die Einhaltung von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) spielen hierbei eine Rolle. Bieter können etwa durch Nachweise zu zertifizierten Umweltmanagementsystemen (z.B. ISO 14001) oder durch konkrete Konzepte für einen ressourcenschonenden Betrieb punkten. "Green FM"-Initiativen, wie der Einsatz umweltfreundlicher Materialien oder Konzepte zur Abfallreduzierung, werden ebenfalls positiv bewertet.

• Innovation: Der Innovationsgrad des Angebots wird berücksichtigt, insbesondere in Bezug auf Digitalisierung und moderne Technologien im FM. Bieter sollen darlegen, welche smarten FM-Technologien sie einsetzen (z.B. IoT-Sensorik für Gebäudezustandsüberwachung) und ob vorausschauende Instandhaltungsstrategien (Predictive Maintenance) geplant sind. Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz oder Automatisierung zur Effizienzsteigerung sowie die Integration des FM in digitale Gebäudemodelle (CAFM/BIM-Kompatibilität) fließen in die Bewertung mit ein.

• Kompetenz im Bereich Zutrittskontrolle: Da Zutrittskontrollsysteme im vorliegenden Leistungsumfang eine besondere Rolle spielen, wird die diesbezügliche Fachkompetenz des Bieters gesondert bewertet. Relevant sind vorhandene Zertifizierungen oder Herstellerpartnerschaften im Bereich Zutrittskontroll- und Sicherheitstechnik, nachgewiesene Verfügbarkeitsgarantien für solche Systeme sowie die Bereitschaft, hohe Service Level Agreements (SLAs) für Betriebsbereitschaft und Reaktionszeiten zu erfüllen. Zudem muss der Bieter darlegen, dass seine Lösung datenschutzkonform (DSGVO-konform) ist, da bei Zutrittskontrollen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

• Detaillierte Kostenaufstellung: Eine vollständige und transparente Aufschlüsselung der angebotenen Kosten. Hierzu zählen u.a. die Personalkosten (einschließlich geplanter Personalstunden und Löhne), Kosten für Verbrauchsmaterialien, Wartungs- und Inspektionskosten sowie eventuelle Ausgaben für Nachunternehmer oder Spezialleistungen. Die Kalkulation sollte nachvollziehbar sein und alle Posten des Leistungsumfangs abdecken.

• Technisches FM-Konzept: Ein ausführliches Betriebskonzept für das technische Facility Management, das alle relevanten Anlagen und Systeme umfasst. Darin sollten Wartungsstrategien, Inspektionspläne, Vorgehensweisen bei Störungen und Notfällen sowie die Integration von Systemen wie dem Zutrittskontrollsystem beschrieben sein. Dieses Konzept zeigt, wie der Bieter die geforderten Leistungen konkret erfüllen will, und dient als Basis zur Bewertung der inhaltlichen Qualität des Angebots.

• Nachhaltigkeit und ESG-Nachweise: Belege und Dokumente, die das Engagement des Bieters im Bereich Nachhaltigkeit und ESG belegen. Dazu können Umweltzertifikate (z.B. ISO 14001), Energiedaten oder KPI-Berichte über Energieverbrauch und CO₂-Emissionen des Unternehmens, Nachweise zu sozialer Verantwortung (z.B. Arbeitsschutz-Zertifikate) sowie Angaben zur Unternehmensführung (Governance, Compliance-Richtlinien) gehören. Ebenso sind konkrete Konzepte willkommen, wie der Bieter im Rahmen des Auftrags zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beitragen will.

• Innovationsplan: Eine Darstellung geplanter Innovationsmaßnahmen im Leistungszeitraum. Hier sollte der Bieter aufzeigen, welche Digitalisierungsschritte oder neuen Technologien eingeführt werden sollen (z.B. Implementierung eines CAFM-Systems, Einsatz von Sensorik oder KI zur Optimierung von Abläufen). Auch Pilotprojekte oder kontinuierliche Verbesserungsprozesse, die während der Vertragslaufzeit umgesetzt werden sollen, sind hier darzustellen. Der Innovationsplan gibt Aufschluss darüber, inwieweit der Bieter sich mit zukunftsweisenden Lösungen im FM auseinandersetzt.

• Referenzen und Qualifikationsnachweise: Dokumentation relevanter Referenzprojekte sowie Qualifikationen des vorgesehenen Personals. Der Bieter sollte vergleichbare Projekte im technischen Facility Management aufführen (idealerweise mit Angaben zu Art und Umfang der betreuten Objekte, insbesondere im Bereich Zutrittskontrolle oder ähnlicher sicherheitsrelevanter Systeme). Zudem sind Nachweise zur Qualifikation der Schlüsselpersonen einzureichen, etwa Fachabschlüsse, Weiterbildungszertifikate oder Sicherheitsüberprüfungen. Compliance-Zertifikate des Unternehmens (z.B. ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 45001 für Arbeitsschutz) unterstreichen die professionelle Eignung.

• Termingerechte Angebotsabgabe: Alle Angebote müssen vollständig und fristgerecht innerhalb der vorgegebenen Angebotsfrist eingereicht werden. Verspätet eingehende oder unvollständige Angebote können vom Verfahren ausgeschlossen werden. Die einzureichenden Unterlagen sind in der geforderten Form (z.B. elektronisch über ein Vergabeportal) zu übermitteln.

• Prüfung der Vollständigkeit und Konformität: Der Auftraggeber überprüft nach Angebotsabgabe zunächst, ob alle verlangten Unterlagen vorhanden und formal korrekt sind. Angebote, die wesentliche geforderte Dokumente nicht enthalten oder gegen Ausschreibungsbedingungen verstoßen, werden in der Regel ausgeschlossen. Ggf. kann der Auftraggeber im Rahmen der Vergabeordnung Bieter zur Nachreichung fehlender Dokumente innerhalb einer kurzen Frist auffordern, sofern dies zulässig ist.

• Bewertungssystem und Gewichtung: Die Wertung der Angebote erfolgt anhand einer zuvor festgelegten Bewertungsmatrix. Jedem Hauptkriterium (z.B. Preis, Qualität der technischen Lösung, Nachhaltigkeit, Innovation) ist eine Gewichtung zugeordnet, z.B. Preis 40%, technische Konzeptqualität 30%, Nachhaltigkeit 20%, Innovation 10%. Jedes Angebot erhält pro Kriterium eine Punktzahl entsprechend der Erfüllung der Anforderungen. Diese Punktzahlen werden unter Berücksichtigung der Gewichtung zu einer Gesamtbewertung aggregiert. Das Verfahren stellt sicher, dass das wirtschaftlich günstigste Angebot im Sinne des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses ermittelt wird.

• Gleichstand und Entscheidungsfindung: Sollten zwei oder mehr Angebote nach der Bewertungsmatrix exakt gleichauf liegen, sieht das Verfahren transparente Entscheidungsregeln vor. Zum Beispiel kann in einem solchen Fall die bessere Bewertung im Nachhaltigkeitskriterium oder ein besonders hoher Erfüllungsgrad bei einem Schlüsselthema den Ausschlag geben. Falls notwendig, kann der Auftraggeber auch Bietergespräche durchführen, um Klarstellungen zu erhalten, bevor die endgültige Entscheidung getroffen wird.

• Sanktionen bei Verstößen: Bieter, die unvollständige, irreführende oder gar falsche Angaben machen, müssen mit Konsequenzen rechnen. Unvollständige Angebote können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Sollten falsche Informationen bewusst abgegeben worden sein, kann dies zum sofortigen Ausschluss führen und ggf. weitere rechtliche Schritte nach sich ziehen. Der Auftraggeber ist gehalten, für einen fairen Wettbewerb zu sorgen; daher werden Verstöße gegen die Verfahrensregeln streng geahndet.

• Technisches Konzept für Zutrittskontrolle: Die Vorgehensweise des Bieters beim Betrieb und der Wartung des Zutrittskontrollsystems. Der Bieter sollte darlegen, wie er die Funktionsfähigkeit der Zutrittssysteme kontinuierlich sicherstellt, inklusive regelmäßiger Wartungen, Software-Updates und Maßnahmen zur Cyber-Sicherheit. Auch geplante Redundanzen oder Backup-Lösungen, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten, werden hier bewertet.

• Service-Level-Commitments: Die vom Bieter angebotenen Service-Level-Agreements (SLAs) für das Zutrittskontrollsystem. Hierzu zählen Garantien zur Systemverfügbarkeit (z.B. eine Betriebszeit von mindestens 99%), kurze Reaktionszeiten im Störungsfall und eine niedrige mittlere Reparaturzeit (MTTR). Ein hohes Service Level mit klar definierten Kennzahlen zeigt, dass der Bieter die Bedeutung dieses sicherheitsrelevanten Systems versteht und entsprechende Ressourcen zur Verfügung stellt.

• Datenschutz und IT-Sicherheit: Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und der Informationssicherheit im Zusammenhang mit dem Zutrittskontrollsystem. Da solche Systeme personenbezogene Daten (z.B. Zutrittsprotokolle) verarbeiten, muss der Bieter nachweisen, dass technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen werden. DSGVO-Konformität, verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierte Zugriffskontrollen auf die Systemverwaltung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen (z.B. Penetrationstests) sind Aspekte, die in die Bewertung einfließen.

• Innovationsgrad: Innovationen und moderne Technologien im Bereich Zutrittskontrolle, die der Bieter einbringen will. Dazu können KI-basierte Funktionen zur Anomalieerkennung (z.B. Erkennen ungewöhnlicher Zugangsversuche), biometrische Identifikationsverfahren zur Erhöhung der Sicherheit oder energieeffiziente Hardware (z.B. stromsparende Sensoren und Schlösser) gehören. Ein hoher Innovationsgrad in diesem Bereich kann die Effektivität und Zukunftssicherheit des Zutrittssystems deutlich steigern.

• Referenzen im Bereich Zutrittskontrolle: Nachgewiesene Erfahrungen des Bieters mit der erfolgreichen Implementierung und dem Betrieb von Zutrittskontrolllösungen in vergleichbaren Projekten. Referenzprojekte mit ähnlichem Umfang oder Sicherheitsniveau, in denen der Bieter ein Zutrittskontrollsystem betreut hat, werden positiv bewertet. Diese Referenzen sollten idealerweise Ansprechpartner oder Dokumentationen enthalten, die die zuverlässige Leistung des Bieters in diesem Bereich belegen.

Jeder Bieter muss im Rahmen seiner Angebotsabgabe erklären, dass er die Bewertungs- und Zuschlagskriterien sowie den Ablauf des Vergabeverfahrens verstanden hat und akzeptiert. Eine entsprechende Eigenerklärung ist den Angebotsunterlagen beizufügen. Durch diese Bestätigung stellt der Auftraggeber sicher, dass alle Bieter die Regeln des Verfahrens anerkennen und das Ergebnis der Bewertung als bindend für die Zuschlagserteilung akzeptieren.