Teilnahmevoraussetzungen

Die Teilnahmevoraussetzungen legen fest, welche Nachweise und Qualifikationen ein Bieter erfüllen muss, um als geeignet zu gelten.

• Lizenzen und Genehmigungen: Der Bieter muss über eine gültige Gewerbeanmeldung sowie alle erforderlichen behördlichen Betriebsgenehmigungen verfügen. Zudem sind anlagenspezifische Zulassungen oder Befähigungen nachzuweisen, z.B. Zertifikate gemäß einschlägigen VDE-Vorschriften für elektrotechnische Arbeiten, Sachkundenachweise nach der Chemikalien-Klimaschutzverordnung (ChemKlimaschutzV) für den Umgang mit Kälte- und Klimaanlagen oder Qualifikationen gemäß DIN 14675 für die Betreuung von Brandmeldeanlagen.

• Zertifizierungen: Nachweise über implementierte Managementsysteme wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement) oder ISO 50001 (Energiemanagement) erhöhen die Glaubwürdigkeit des Bieters. Insbesondere im Bereich der Sicherheitstechnik und Zutrittskontrolle kann der Nachweis der Einhaltung branchenspezifischer Normen gefordert sein – beispielsweise die Konformität mit DIN EN 60839 oder VDE 0833 für elektronische Sicherheits- und Zutrittskontrollsysteme.

• Versicherungen: Ein aktueller Nachweis über eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung ist erforderlich, wobei die Deckungssummen (für Personen-, Sach- und Vermögensschäden) den Projekterfordernissen entsprechen müssen. Bei komplexen technischen Dienstleistungen kann auch eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine Umwelthaftpflichtversicherung verlangt werden, um spezielle Risiken (z.B. Beratungsfehler oder Umweltschäden) abzudecken.

• Referenzen: Der Bieter sollte Erfahrung in vergleichbaren Projekten vorweisen können. Üblicherweise wird eine Liste relevanter Referenzprojekte verlangt, die in Größe und Komplexität dem ausgeschriebenen Auftrag ähneln. Die Referenzen sollten Angaben zu erbrachten Leistungen, Projektlaufzeiten und Auftraggebern enthalten, um die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters zu belegen. Idealerweise stammen diese Referenzen aus den letzten drei bis fünf Jahren, um die Aktualität der Erfahrung nachzuweisen.

• Personalqualifikationen: Es ist zu belegen, dass das vorgesehene Personal über die nötige fachliche Ausbildung und Qualifikation verfügt (z.B. Facharbeiterbriefe, Meistertitel oder einschlägige Weiterbildungen im technischen Bereich). Zudem muss gewährleistet sein, dass alle Mitarbeiter die erforderliche persönliche Schutzausrüstung (PSA) nutzen und regelmäßig in Arbeitssicherheit unterwiesen werden. In sicherheitsrelevanten Bereichen – etwa bei der Betreuung von Zutrittskontrollanlagen in besonders sensiblen Zonen – kann auch eine Überprüfung der Zuverlässigkeit des Personals (z.B. Vorlage polizeilicher Führungszeugnisse oder behördliche Sicherheitsüberprüfungen) verlangt werden.

Jeder Bieter muss im Zuge der Angebotsabgabe bestimmte Unterlagen einreichen, um seine Eignung zu belegen.

• Kopien der gültigen Gewerbeanmeldung und aller relevanten Betriebsgenehmigungen

• Zertifikate über eingeführte Managementsysteme (z.B. ISO 9001, 14001, 45001, 50001) sowie Nachweise über die Einhaltung einschlägiger technischer Normen (DIN/VDE)

• Versicherungsnachweise (Betriebshaftpflicht, ggf. Berufs- und Umwelthaftpflicht) mit Angabe der Deckungssummen

• Referenzliste mit vergleichbaren abgeschlossenen technischen FM-Projekten (inkl. Angaben zu Leistungsumfang, Vertragszeitraum und Auftraggeber)

• Aufstellung der Qualifikationen des vorgesehenen Personals (Ausbildungsnachweise, Zertifikate, Fortbildungen, ggf. Sicherheitsüberprüfungen)

• Eigenerklärungen zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben (DSGVO/BDSG) sowie der arbeitsschutz- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen (z.B. Mindestlohn)

• Einreichung der Nachweise: Sämtliche geforderten Eignungsnachweise sind als Bestandteil des Angebots fristgerecht einzureichen. Unvollständige oder fehlende Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots führen.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber sichtet und überprüft alle eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit und Gültigkeit. Gegebenenfalls kann eine Verifizierung der Echtheit erfolgen (z.B. durch Vorlage beglaubigter Kopien, Rückfragen bei Referenzgebern oder Audits beim Bieter vor Ort). Stellt der Auftraggeber Mängel fest, kann er – soweit vergaberechtlich zulässig – eine Nachreichung fehlender Unterlagen oder eine Aufklärung verlangen.

• Aktualität der Nachweise: Bestimmte Nachweise (wie Versicherungsbestätigungen oder Zertifikate) müssen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg gültig sein. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, vor Ablauf eines Dokuments unaufgefordert einen aktualisierten Nachweis vorzulegen. Bei längerfristigen Verträgen kann der Auftraggeber regelmäßige Aktualisierungen oder Wiederholung der Eignungsprüfung verlangen.

• Umgang mit Mängeln: Fehlen vorgeschriebene Nachweise oder erweisen sie sich als ungültig, kann dies zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren führen. In einigen Fällen wird dem Bieter eine kurze Frist zur Nachbesserung eingeräumt, sofern das Vergaberecht dies gestattet. Grundsätzlich obliegt es jedoch dem Bieter, die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Unterlagen sicherzustellen.

• Subunternehmer und Eignungsleihe: Sofern der Bieter zur Erfüllung der Anforderungen auf Subunternehmer oder die Eignung anderer Unternehmen zurückgreift, müssen auch für diese Partner entsprechende Nachweise vorgelegt werden. Der Hauptbieter trägt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Nachunternehmer die Teilnahmevoraussetzungen gleichermaßen erfüllen und diese während der gesamten Vertragsdauer einhalten.

• Fachzertifizierung für Sicherheitstechnik: Der Bieter (oder ein von ihm beauftragter Fachpartner) muss qualifiziert sein, elektronische Zutrittskontrollanlagen fachgerecht zu installieren und zu warten. Dies ist durch entsprechende Zertifikate oder Herstellerbescheinigungen nachzuweisen, welche die Kompetenz im Umgang mit diesen Systemen bestätigen.

• Zuverlässigkeitsüberprüfung des Personals: Mitarbeiter, die Zugang zu besonders sensiblen Bereichen erhalten oder Zutrittskontrollsysteme betreiben, müssen einer erweiterten Zuverlässigkeitsprüfung standhalten. Der Bieter sollte belegen können, dass sein Personal die erforderlichen Sicherheitsfreigaben besitzt (etwa durch aktuelle polizeiliche Führungszeugnisse oder behördliche Überprüfungen).

• Spezifischer Versicherungsschutz: Die vom Bieter vorzuweisende Versicherung sollte Risiken abdecken, die speziell mit Zutrittskontroll- und Sicherheitssystemen verbunden sind. Dazu zählen beispielsweise Schäden infolge des Ausfalls der Zutrittskontrolle (z.B. bei unbefugtem Zutritt) oder Haftungsfälle im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen. Ein erweiterter Versicherungsschutz (etwa eine Vermögensschadenhaftpflicht für IT- und Datensicherheitsrisiken) ist in diesem Kontext empfehlenswert.

• Erfahrungsnachweise im Sicherheitsbereich: Der Bieter muss Referenzen vorlegen, welche seine Erfahrung im Umgang mit elektronischen Zutrittskontrollsystemen belegen. Diese Referenzprojekte sollten zeigen, dass der Bieter die Systeme datenschutzkonform verwalten kann und bei Störungen oder sicherheitsrelevanten Ereignissen rasch und fachkundig reagiert.

• Einhaltung einschlägiger Normen: Alle Leistungen im Zusammenhang mit Zutrittskontrollsystemen müssen den geltenden technischen Normen entsprechen. Insbesondere ist die Konformität mit DIN EN 60839 und den relevanten Teilen der VDE 0833 sicherzustellen, welche Anforderungen an Planung, Einbau und Betrieb von Alarm- und Sicherheitssystemen definieren.

• Eigenerklärung des Bieters: Im Angebotsformular oder als separates Dokument muss der Bieter bestätigen, dass alle eingereichten Nachweise vollständig, aktuell und wahrheitsgemäß sind. Ebenso ist zu versichern, dass keine wesentlichen Tatsachen verschwiegen wurden, die für die Auftragsvergabe relevant sind oder einen Ausschlussgrund darstellen könnten.

• Verpflichtung zur Aufrechterhaltung: Der erfolgreiche Bieter (Auftragnehmer) verpflichtet sich, sämtliche Eignungskriterien während der gesamten Laufzeit des Vertrags zu erfüllen und aufrechtzuerhalten. Änderungen, die die Zuverlässigkeit oder Eignung betreffen – etwa der Austausch von Schlüsselpersonal oder das Auslaufen von Zertifikaten – sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. In solchen Fällen sind geeignete Nachweise vorzulegen, die belegen, dass die Voraussetzungen weiterhin erfüllt werden.