Technisches FM-Konzept

Betrieb und Instandhaltung der HLK-Systeme sind essenziell für ein angemessenes Raumklima, stabile Produktionsbedingungen und energieeffizienten Betrieb. Das Technische FM-Konzept sollte für diese Anlagen vorbeugende, prädiktive (zustandsorientierte) und korrektive Instandhaltungsstrategien vorsehen. Vorbeugende Wartung umfasst regelmäßige Inspektionen, Reinigungen und den rechtzeitigen Austausch von Verschleißteilen (z.B. Filterwechsel), um Ausfällen vorzubeugen. Ergänzend dazu kommt eine vorausschauende Instandhaltung zum Einsatz, bei der Sensoren und Monitoringsysteme den Zustand wichtiger Komponenten überwachen (z.B. Temperatur, Vibrationen), um Wartungsbedarf frühzeitig zu erkennen. Sollte dennoch eine Störung oder ein Ausfall auftreten, muss eine effiziente Störungsbeseitigung (korrektive Instandsetzung) sichergestellt sein, um Betriebsunterbrechungen so kurz wie möglich zu halten. Im Konzept sind für die HLK-Anlagen klare Wartungspläne, Reaktionsverfahren und Zuständigkeiten festzulegen, damit ein zuverlässiger und kontinuierlicher Betrieb von Heizung, Kühlung und Lüftung gewährleistet ist.

Die elektrische Infrastruktur eines Industriegebäudes umfasst die Mittel- und Niederspannungsanlagen, Beleuchtungssysteme, Notstromversorgungen (z.B. USV-Anlagen, Notstromaggregate) sowie alle elektrischen Betriebsmittel. Das FM-Konzept muss darlegen, wie die Sicherheit und Verfügbarkeit dieser elektrischen Anlagen gewährleistet wird. Hierzu gehören regelmäßige Prüfungen und Inspektionen gemäß den einschlägigen VDE-Normen und DGUV-Vorschriften (z.B. Wiederholungsprüfungen nach DGUV V3) zur Gewährleistung der elektrischen Sicherheit und Compliance. Lastmanagement ist ein weiterer wichtiger Aspekt: Die Verteilung der elektrischen Last auf Stromkreise und Unterverteilungen sollte überwacht und optimiert werden, um Überlastungen zu vermeiden und Energie effizient zu nutzen. Alle Arbeiten an elektrischen Anlagen dürfen nur von qualifizierten Elektrofachkräften durchgeführt werden. Das Konzept sollte außerdem Maßnahmen beschreiben, um die Stromversorgung ausfallsicher zu gestalten – etwa die regelmäßige Wartung und Prüfung von Notstromaggregaten und USV-Systemen, Kontrollen der Sicherheitsbeleuchtung sowie vorbereitete Verfahren für den Fall eines Stromausfalls. Die Einhaltung aller relevanten VDE-Vorschriften (z.B. DIN VDE 0100 für elektrische Installationen und DIN VDE 0105 für den Betrieb elektrischer Anlagen) ist dabei strikt sicherzustellen.

Die Brandschutzsysteme im Gebäude umfassen Brandmeldeanlagen (Rauch- und Wärmemelder mit zentraler Brandmeldezentrale), automatische Löschanlagen wie Sprinkler- oder Gaslöschsysteme, tragbare Feuerlöscher, Wandhydranten, Rauchabzugsanlagen (RWA) und Brandschutztüren. Das Technische FM-Konzept muss beschreiben, wie diese sicherheitskritischen Anlagen kontinuierlich überwacht und gewartet werden. Es sind regelmäßige Funktionsprüfungen und Wartungen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen und Herstellerangaben einzuplanen – beispielsweise monatliche Tests der Brandmeldeanlage, jährliche Wartungen durch zertifizierte Fachfirmen sowie turnusmäßige Prüfungen der Feuerlöscher (in der Regel alle 2 Jahre). Sämtliche Prüf- und Wartungsaktivitäten sind lückenlos zu dokumentieren, um die Nachweispflichten gegenüber Behörden oder Versicherern zu erfüllen. Zudem ist sicherzustellen, dass die Brandschutzeinrichtungen jederzeit den Vorgaben der Bauordnung und den relevanten Normen entsprechen (z.B. DIN 14675 für Brandmeldeanlagen, DIN EN 12845 für Sprinkleranlagen). Das FM-Konzept sollte auch Vorgehensweisen für den Ereignisfall erläutern, etwa wie bei Fehlalarmen oder Systemstörungen zu verfahren ist und wie eine 24/7-Rufbereitschaft für Brandalarme organisiert wird. Oberstes Ziel ist ein höchstmögliches Schutzniveau für Personen und Sachwerte – wofür die einwandfreie Funktion aller Brandschutzsysteme unerlässlich ist.

Aufzüge und sonstige Hebeeinrichtungen (z.B. Lastenaufzüge, Krane, Hebebühnen) erfordern besondere Aufmerksamkeit im technischen Gebäudemanagement, da sie strengen Sicherheitsvorschriften unterliegen. Das FM-Konzept muss darlegen, wie der Bieter alle Betreiberpflichten gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) erfüllt. Dazu zählt insbesondere, dass alle Aufzugsanlagen fristgerecht den wiederkehrenden Prüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle (z.B. TÜV oder DEKRA) unterzogen werden, sowie die Planung von Zwischenprüfungen und Wartungen. In der Regel sind Personenaufzüge mindestens einmal jährlich einer Hauptprüfung (mit zusätzlicher Zwischenprüfung) zu unterziehen; das Konzept sollte die Intervalle gemäß den gesetzlichen Vorgaben konkret benennen. Zusätzlich zu diesen externen Prüfungen ist eine regelmäßige vorbeugende Wartung durch sachkundiges Fachpersonal sicherzustellen (oft monatlich oder vierteljährlich, je nach Nutzung und Herstellerempfehlung). Das Konzept sollte aufzeigen, wie Störungen und Notfälle bei Aufzügen bewältigt werden – beispielsweise durch eine 24-Stunden-Notrufbereitschaft für festsitzende Personen und klare Anweisungen für das Objektpersonal. Auch für andere Hebeanlagen wie Krane oder Ladebühnen sind regelmäßige Kontrollen nach DGUV-Vorschriften und fachgerechte Wartungen einzuplanen. Über den Lebenszyklus hinweg ist zudem zu berücksichtigen, wann Modernisierungen oder der Austausch solcher Anlagen erforderlich werden, um Sicherheit und Verfügbarkeit langfristig zu gewährleisten.

Zutrittskontrollanlagen sind ein wichtiger Bestandteil der Gebäudesicherheit und fallen ebenfalls in den Leistungsumfang des technischen FM. Diese elektronischen Systeme (z.B. Kartenausweisleser an Türen, Drehkreuze, biometrische Scanner und die zugehörigen Steuerungsserver) regeln, wer Zugang zu bestimmten Bereichen des Gebäudes erhält. Das FM-Konzept muss vorsehen, dass diese Systeme regelmäßig technisch betreut und instandgehalten werden. Dazu zählen die routinemäßige Funktionsprüfung und Kalibrierung der Leser und Schlösser, Software-Updates und Datensicherungen für die Zutrittskontroll-Software sowie die Administration der Benutzerberechtigungen in Abstimmung mit dem Sicherheitsmanagement des Auftraggebers. Da die Zuverlässigkeit dieser Systeme kritisch für die Sicherheit und den Geschäftsbetrieb ist, sind kurze Reaktionszeiten bei Störungen und eine hohe Systemverfügbarkeit anzustreben. Das Konzept sollte auch die Schnittstellen zu anderen Sicherheitseinrichtungen berücksichtigen, etwa die Integration mit Einbruchmeldeanlagen oder Videoüberwachung, sodass bei sicherheitsrelevanten Ereignissen (z.B. unbefugter Zutrittsversuch) entsprechende Alarme ausgelöst bzw. Aufzeichnungen vorgenommen werden. Insgesamt ist der FM-Dienstleister dafür verantwortlich, den reibungslosen Betrieb der Zutrittskontrollanlage sicherzustellen und dabei alle einschlägigen Sicherheitsstandards einzuhalten.

• FM-Servicekonzept und Leistungsstrategie: Eine detaillierte Beschreibung der vorgesehenen Servicephilosophie und der organisatorischen Abläufe. Der Bieter soll darlegen, wie er die technischen Leistungen erbringt, welche Ziele dabei verfolgt werden (z.B. maximale Anlagenverfügbarkeit, verstärkte präventive Wartung) und wie die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber gestaltet ist. Dazu gehören auch Aussagen zur Ressourcenplanung (Personal, Werkzeuge, Ersatzteile) und zu vorgesehenen Qualitätsmanagement-Maßnahmen.

• Organisationsstruktur und Personalplanung: Ein Organigramm sowie ein Stellen- und Einsatzplan für das Objekt, aus dem hervorgeht, wie das technische Team strukturiert ist. Der Bieter muss transparent machen, welche Rollen (z.B. Objektleiter, Elektrofachkraft, HLK-Techniker) vorgesehen sind und mit welcher personellen Stärke und Qualifikation das Objekt betreut wird. Auch Schichtmodelle oder Rufbereitschaften sollten hier erläutert werden, sofern sie für den Betrieb relevant sind.

• Wartungspläne und Prozessabläufe: Konkrete Wartungs- und Prüfpläne für alle relevanten Anlagen (HLK, Elektro, Brandschutz, Aufzüge, Zutritt etc.), einschließlich der Frequenz der Arbeiten (z.B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) und der geplanten Wartungszeitfenster. Zudem sollen Prozessbeschreibungen für die Störungsbearbeitung und Eskalationswege im Störfall beigefügt werden. Daraus sollte hervorgehen, wie Störungsmeldungen entgegengenommen werden (z.B. Service-Helpdesk, Hotline), wie Prioritäten gesetzt werden und wer in welchen Fällen informiert oder alarmiert wird (etwa Benachrichtigung des Auftraggebers bei kritischen Ausfällen).

• Mitarbeiterqualifikationen und Schulungen: Der Bieter muss belegen, dass das vorgesehene Personal fachlich geeignet und ausreichend geschult ist, um die technischen Anlagen zu betreiben und instandzuhalten. Dazu können Zertifikate, Befähigungsnachweise oder Schulungsnachweise gehören, z.B. die Qualifikation als Elektrofachkraft, Berechtigungen zum Umgang mit Kältemitteln, Brandschutzhelferschulungen oder Aufzugswärter-Bescheinigungen. Ebenso sollte dargestellt werden, welche regelmäßigen Weiterbildungsmaßnahmen vorgesehen sind, um das Personal auf dem neuesten Stand der Technik und der gesetzlichen Vorgaben zu halten.

• Einhaltung von Normen und Standards: Eine Erklärung oder Nachweisführung, dass alle Dienstleistungen entsprechend den relevanten DIN-, VDE- und ISO-Normen erbracht werden. Der Bieter sollte aufführen, welche Normen in den einzelnen Leistungsbereichen beachtet werden (z.B. DIN VDE 0105 für den sicheren Betrieb elektrischer Anlagen, DIN 31051 für Instandhaltungsgrundsätze, DIN EN 60839 für Zutrittskontrollsysteme etc.) und ob das Unternehmen über einschlägige Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 41001, ISO 50001 usw.) verfügt. Dies unterstreicht eine professionelle und regelkonforme Arbeitsweise im Facility Management.

Einreichung als verpflichtender Bestandteil: Das Technische FM-Konzept des Bieters ist ein fester Bestandteil der einzureichenden Angebotsunterlagen. In der Ausschreibung wird ausdrücklich verlangt, dass jeder Bieter ein solches Konzept vorlegt, das die geforderten Inhalte abdeckt. Angebote ohne ein Technisches FM-Konzept oder mit einem unvollständigen Konzept gelten als nicht konform und können vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Prüfung und Bewertung: Die Vergabestelle (Auftraggeber) prüft jedes eingereichte FM-Konzept auf Vollständigkeit, Plausibilität und fachliche Qualität. Es wird kontrolliert, ob alle geforderten Aspekte behandelt wurden und ob der vorgestellte Ansatz realistisch und überzeugend erscheint. Häufig fließt die Qualität des FM-Konzepts als Zuschlagskriterium in die Angebotsbewertung ein. Ein gut strukturiertes, durchdachtes Konzept kann dem Bieter somit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, während Lücken oder Widersprüche zu Punktabzügen oder Rückfragen in der Klärungsphase führen können.

Aktualität und Fortschreibung: Bereits im Angebot sollte der Bieter bestätigen, dass das FM-Konzept ein „lebendes“ Dokument ist. Nach Zuschlag und während der gesamten Vertragslaufzeit muss das Konzept aktuell gehalten und fortgeschrieben werden, um Änderungen am Gebäude, neue technische Anlagen oder geänderte gesetzliche Vorgaben abzubilden. Der Auftraggeber kann vertraglich festlegen, dass das Technische FM-Konzept regelmäßig (z.B. jährlich oder bei wesentlichen Änderungen) neu vorzulegen bzw. anzupassen ist. Diese Aktualisierungen stellen sicher, dass das Facility-Management-Konzept stets an die aktuellen Gegebenheiten und Pflichten angepasst bleibt.

Verknüpfung mit SLAs und Reporting: Das Technische FM-Konzept sollte eng mit den Service Level Agreements (SLAs) und den Berichtspflichten im Vertrag verknüpft sein. Vom Bieter wird erwartet, darzulegen, wie die im Konzept beschriebenen Leistungen überwacht und gemessen werden (z.B. mittels Kennzahlen zu Reaktionszeiten, Anlagenverfügbarkeiten, erledigten Wartungen). Das Konzept dient somit auch als Referenzrahmen für das spätere Berichtswesen und Audits: Der Auftraggeber kann anhand des Konzepts und der vereinbarten SLAs regelmäßig überprüfen, ob der Dienstleister die zugesagten Leistungen erbringt. Elemente wie Audit-Pläne, interne Qualitätskontrollen und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) sollten daher im Konzept verankert sein.

Umgang mit unzureichenden Konzepten: Weist ein eingereichtes Technisches FM-Konzept erhebliche Lücken auf oder genügt es nicht den Vorgaben, kann dies im Vergabeverfahren Konsequenzen haben. Der Auftraggeber ist berechtigt, solche Angebote vom Verfahren auszuschließen oder – sofern vergaberechtlich zulässig – den Bieter im Rahmen von Bieterfragen um Ergänzungen oder Klarstellungen zu bitten. In jedem Fall signalisiert ein unzureichendes Konzept fehlende Vorbereitung und wird negativ bewertet. Es liegt daher im Interesse jedes Bieters, ein vollständiges und schlüssiges Konzept vorzulegen, um formale Beanstandungen oder Bewertungsnachteile zu vermeiden.

Wartung und Instandhaltung: Zutrittskontrollsysteme bestehen aus verteilten Komponenten – beispielsweise Türlesern für Ausweiskarten, biometrischen Erkennungsgeräten, Steuerungspaneelen und zentralen Server-/Softwareeinheiten. Das Technische FM-Konzept muss spezifische vorbeugende Wartungsmaßnahmen für diese Elemente vorsehen. Dazu zählen regelmäßige Funktionsprüfungen und Reinigungen der Leser (um Störungen durch Verschmutzung oder Abnutzung vorzubeugen), fest eingeplante Software-Updates und Datensicherungen für das Steuerungssystem sowie die Überprüfung von Türschlössern und -antrieben auf korrekte Funktion. Im Störungsfall (etwa wenn ein Leser ausfällt oder eine Tür nicht entriegelt) ist eine umgehende korrektive Instandsetzung erforderlich. Das Konzept sollte hierfür klare Prozesse beschreiben – zum Beispiel wie Systemalarme überwacht werden und welcher Techniker mit welchen Reaktionszeiten abrufbereit ist, um Probleme zu beheben. Ziel ist es, eine hohe Verfügbarkeit der Zutrittsanlage sicherzustellen, sodass der Zugang zu sensiblen Bereichen jederzeit gewährleistet ist.

Service Level und Reaktionszeiten: Für sicherheitskritische Systeme wie die Zutrittskontrolle werden in der Regel strenge Service Level Agreements (SLAs) vereinbart. Der Bieter sollte in seinem FM-Konzept konkrete Zusagen zur Anlagenverfügbarkeit (z.B. >99% Betriebszeit) und zur maximalen Wiederherstellungszeit (Mean Time to Repair, MTTR) machen. Ebenso sind Reaktionszeiten für die Entstörung festzulegen, z.B. die Verpflichtung, abhängig von der Kritikalität des Ausfalls binnen bestimmter Minuten- oder Stundenfristen zu reagieren. Diese Zielwerte müssen realistisch sein und durch entsprechende personelle und technische Vorkehrungen untermauert werden. Das Konzept sollte darstellen, wie die Einhaltung dieser SLAs überwacht wird (etwa durch ein Monitoring-System, das Ausfälle sofort meldet) und welche Eskalationsschritte vorgesehen sind, falls Wiederherstellungszeiten überschritten werden. Ein hoher Grad an Redundanz (z.B. Backup-Server für das Zutrittskontrollsystem) ist anzustreben, um Ausfallzeiten zu minimieren, und sollte – falls vorhanden – im Konzept beschrieben werden.

IT-Sicherheit und Cybersecurity: Moderne Zutrittskontrollsysteme sind häufig netzwerkbasiert und in die IT-Infrastruktur eingebunden. Daher ist ihr Schutz vor Cyber-Angriffen und unbefugtem Zugriff essenziell. Das FM-Konzept muss Maßnahmen darlegen, um die IT-Sicherheit der Zutrittsinfrastruktur zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise verschlüsselte Kommunikationsverbindungen zwischen Türlesern und der zentralen Steuereinheit, starke Authentifizierungsverfahren für Administratorzugänge, regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches der Systemsoftware sowie Netzwerk-Sicherheitsvorkehrungen (Firewalling und Segmentierung des Zutrittskontroll-Netzwerks). Auch physische Schutzmaßnahmen (z.B. Zugangsbeschränkungen zum Serverraum oder zu Schaltschrankanlagen der Zutrittskontrolle) sind zu berücksichtigen. Wo möglich, sollten kritische Komponenten redundant ausgeführt sein, damit ein einzelner Hardware- oder Softwarefehler nicht zum Ausfall des gesamten Systems führt.

Datenschutz und Vertraulichkeit: Zutrittskontrollsysteme verarbeiten personenbezogene Daten (z.B. Protokolle, welcher Mitarbeiter wann welchen Bereich betreten hat). Der Umgang mit diesen Daten unterliegt strengen Datenschutzvorschriften. Im Konzept ist darzulegen, wie die Einhaltung der DSGVO und der nationalen Datenschutzgesetze gewährleistet wird. Dies umfasst unter anderem Zugriffsbeschränkungen auf persönliche Zutrittsprotokolle (nur berechtigtes Personal darf diese einsehen), Verschlüsselung oder sichere Speicherung der Log-Daten sowie klare Richtlinien für Aufbewahrungsfristen und Löschung von Zutrittsdaten gemäß den rechtlichen Vorgaben. Zudem muss sichergestellt sein, dass sensible Informationen nicht in unbefugte Hände gelangen – die Mitarbeiter des FM-Dienstleisters, welche das System administrieren, sind entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten. Falls das Zutrittskontrollsystem als Teil einer kritischen Infrastruktur einzustufen ist, sind gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen nach dem IT-Sicherheitsgesetz umzusetzen, was im Konzept berücksichtigt werden sollte.

Einhaltung einschlägiger Normen: Die technischen und organisatorischen Vorkehrungen für die Zutrittskontrolle müssen sich an den gültigen Normen und Richtlinien orientieren. Relevant sind insbesondere die Norm DIN EN 60839 (bzw. EN 50133), welche Anforderungen an elektronische Zutrittskontrollsysteme definiert, sowie die VDE 0833-Reihe für Gefahrenmeldeanlagen, sofern Alarmierungs- oder Einbruchmeldetechnik eingebunden ist. Das FM-Konzept sollte bestätigen, dass der Betrieb und die Wartung der Zutrittsanlage gemäß diesen Normen erfolgen. Dies beinhaltet zum Beispiel, dass Prüfintervalle und Wartungstätigkeiten im Einklang mit Herstellervorgaben und Normempfehlungen stehen und dass gegebenenfalls zertifizierte Komponenten eingesetzt werden. Durch die Normenkonformität wird sichergestellt, dass das Zutrittskontrollsystem anerkannten Sicherheitsstandards entspricht und bei Abnahmen oder Audits keine Beanstandungen auftreten.

Abschließend hat der Bieter im Rahmen seiner Angebotsunterlagen eine schriftliche Erklärung abzugeben, dass das vorgelegte Technische FM-Konzept alle anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen erfüllt. In dieser Erklärung sollte der Bieter verbindlich zusichern, das Konzept im Falle einer Auftragserteilung in der beschriebenen Weise umzusetzen. Gleichzeitig bestätigt der Bieter darin die Verantwortung, das FM-Konzept während der Vertragslaufzeit kontinuierlich aktuell zu halten und an neue Gegebenheiten oder Anforderungen anzupassen. Damit wird klargestellt, dass das Technische FM-Konzept nicht nur als Angebotsdokument dient, sondern als lebendiges Steuerungsinstrument des Facility Managements im Objekt aktiv gepflegt und fortlaufend optimiert wird.