Budget- & Prognoseplan

• Wartung und Instandhaltung: Die planmäßige präventive Wartung (vorbeugende Inspektionen und Servicetätigkeiten nach festen Intervallen), prädiktive Instandhaltung (zustandsorientierte Wartung auf Basis von Messwerten und Prognosen, um Ausfälle zu vermeiden) sowie korrektive Instandsetzung (ungeplante Reparaturen bei Störungen). Für jede Anlage – von Heizanlagen über Lüftungs- und Klimatechnik bis zu elektrischen Systemen – sind die entsprechenden Serviceintervalle und möglichen Störungsbehebungen mit ihren Kosten einzukalkulieren.

• Lebenszyklusbedingte Erneuerungen: Größere Anlagenerneuerungen oder Austauschinvestitionen im Verlauf des Lebenszyklus der technischen Ausstattung müssen antizipiert werden. Der Prognoseplan sollte aufzeigen, wann und in welchem Umfang zentrale Anlagenkomponenten wie z.B. Heizungs- und Lüftungsgeräte (HKL), elektrotechnische Anlagen, Brandschutz- und Sprinklertechnik, Aufzugsanlagen oder Zutrittskontrollsysteme voraussichtlich ersetzt oder grundlegend modernisiert werden müssen. Hierbei sind die typischen Nutzungsdauern zu berücksichtigen (etwa anstehende Austauschzyklen von Verschleißteilen oder Technologie-Upgrades alle 10–15 Jahre) und die dafür erforderlichen Kapitalaufwände abzuschätzen.

• Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile: Laufende Kosten für Verbrauchsgüter und Verschleißteile sind ebenfalls einzukalkulieren. Dazu gehören beispielsweise Filter (für Klima- und Lüftungsanlagen), Dichtungen, Schmierstoffe, Sicherungen und Sensoren für verschiedene technische Systeme. Im Bereich der Zutrittskontrolle zählen hierzu auch Ausweiskarten, Transponder, Batterien für kabellose Schlösser oder Ersatzteile für biometrische Leser. Der Plan sollte auf realistischen Verbräuchen basieren (z.B. Anzahl der benötigten Filterwechsel pro Jahr) und einen Puffer für unvorhergesehene Materialbedarfe enthalten. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, für besonders kritische Komponenten ein kleines Ersatzteillager vorzuhalten (etwa Ersatzkartenleser oder zentrale Steuerungsmodule in Reserve), um Ausfallzeiten zu minimieren. Die Anschaffung dieser Reservebauteile zu Vertragsbeginn sollte im Budget ausgewiesen werden.

• Fremdleistungen und Spezialprüfungen: Viele technische Leistungen werden durch Subunternehmen oder Spezialfirmen erbracht, deren Kosten in die Planung einfließen müssen. Hierzu gehören regelmäßig wiederkehrende Prüfungen und Zertifizierungen, etwa die TÜV-Abnahme von Aufzügen, die Brandschutzschau, Prüfungen nach VDE für Elektroanlagen oder Kalibrierungen von Messgeräten. Auch Wartungsverträge mit Originalherstellern (OEM-Support) für komplexe Anlagen, Software-Lizenzgebühren für Gebäudeleittechnik oder Spezialreinigungen (z.B. Hygieneinspektionen nach VDI 6022 für Lüftungsanlagen) sind zu berücksichtigen. Der Budgetplan sollte diese externen Dienstleistungen mit den voraussichtlichen Intervallen und Kostenpositionen aufführen.

• Indexierungsklauseln: Da langfristige Verträge von Kostensteigerungen betroffen sein können, sollten Wertsicherungs- oder Indexierungsklauseln bedacht werden. Solche Klauseln ermöglichen es, das vereinbarte Entgelt jährlich an offiziell anerkannte Indizes anzupassen – beispielsweise an den Verbraucherpreisindex (Inflation) oder an branchenübliche Lohnindizes, um Tariflohnsteigerungen im Facility Management abzubilden. Ebenso können Energiepreisänderungen relevant sein, falls z.B. Betriebskosten für Notstromaggregate oder andere energieintensive Einrichtungen im Leistungsumfang enthalten sind. Im Budget- und Prognoseplan ist offenzulegen, mit welchen Preissteigerungsannahmen gearbeitet wurde und wie die Anpassung der Kosten über die Laufzeit erfolgt (z.B. feste Prozentsätze pro Jahr oder Kopplung an veröffentlichte Indexwerte).

• Strukturiertes Jahresbudget nach Gewerken/Systemen: Eine übersichtliche Aufstellung der geplanten jährlichen Kosten, unterteilt nach einzelnen technischen Gewerken bzw. Anlagenkategorien. Typischerweise erfolgt die Gliederung z.B. in Heizung/Lüftung/Klima (HKL), Elektrotechnik, Brandschutz, Aufzüge und Zutrittskontrolltechnik. Für jede Kategorie sollen die jeweiligen Wartungs-, Betriebs- und Instandsetzungskosten pro Jahr transparent ausgewiesen werden. Dabei sollten Lohnkosten, Materialkosten und sonstige Ausgaben nach Möglichkeit getrennt aufgeführt werden, um dem Auftraggeber maximale Transparenz der Kalkulation zu bieten.

• Mehrjahres-Prognose: Ein Forecast der Kostenentwicklung über die gesamte voraussichtliche Vertragslaufzeit (z.B. 5 oder 10 Jahre) unter Berücksichtigung möglicher Lebenszykluskosten. Dabei ist darzustellen, wie sich größere Ersatzinvestitionen oder zunehmender Wartungsaufwand in späteren Jahren auf das Budget auswirken. Die Mehrjahresplanung ermöglicht dem Auftraggeber, die langfristige Finanzbelastung abzuschätzen und zwischen Angeboten zu vergleichen. Auch etwaige Optionszeiträume oder Verlängerungsoptionen des Vertrags sind in der Prognose zu berücksichtigen, damit der Auftraggeber ein vollständiges Bild möglicher längerfristiger Kosten erhält.

• Kalkulationsgrundlagen und Indexierung: Eine Erläuterung der wesentlichen Annahmen, die der Kalkulation zugrunde liegen. Hierzu zählen die eingesetzten Lohnsätze, Materialpreise und angenommene Laufzeiten der Anlagen sowie die Methodik der Preisfortschreibung. Sofern eine Indexierung vorgesehen ist, ist anzugeben, welcher Index oder welcher Prozentsatz jährlich zur Anwendung kommt. Ebenso sollten eventuelle Reserven oder Sicherheitsaufschläge begründet werden.

• Belegende Daten und Nachweise: Soweit möglich, soll der Bieter Daten anführen, die die Plausibilität seiner Kostenannahmen untermauern. Dies können historische Betriebsdaten des Objekts, Erfahrungswerte aus vergleichbaren Objekten, Angebote von Nachunternehmern oder Herstellerempfehlungen (z.B. empfohlene Wartungsfrequenzen und Kosten) sein. Solche Unterlagen erhöhen die Nachvollziehbarkeit und das Vertrauen in die Realistik des Budgets.

• Risikobewertung und Eventualpositionen: Ein guter Budgetplan erkennt potenzielle Risiken und enthält entsprechende Vorkehrungen. Der Bieter sollte darstellen, wie er mit Unwägbarkeiten umgeht – etwa durch Ausweisen von Eventualpositionen oder Rücklagen für unvorhergesehene Reparaturen und Notfälle. Eine solche risikobasierte Finanzplanung zeigt, dass der Bieter vorausschauend plant und auch bei ungeplanten Ereignissen handlungsfähig bleibt, ohne sofort Mehrkosten geltend machen zu müssen.

• Einreichung als Bestandteil des Angebots: Der ausgearbeitete Jahresbudget- und Prognoseplan ist integraler Bestandteil des Angebots und muss fristgerecht mit allen anderen Angebotsunterlagen eingereicht werden. Ohne diesen Plan gilt ein Angebot als unvollständig. Durch die Einreichung versichert der Bieter zugleich, dass er die Leistung innerhalb der geplanten finanziellen Rahmenbedingungen erbringen kann.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Die Vergabestelle wird den vorgelegten Budgetplan auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüfen. Dies umfasst einen Abgleich mit den Anforderungen der Ausschreibung sowie ggf. einen Vergleich mit internen oder marktüblichen Kostenschätzungen. Falls Positionen fehlen oder Ansätze unrealistisch erscheinen (z.B. auffällig geringe Ansätze für die Wartung kritischer Anlagen), kann der Auftraggeber Aufklärung verlangen oder das Angebot ausschließen. Die Dokumentation muss daher schlüssig und glaubwürdig sein.

• Verpflichtende jährliche Aktualisierung: Im Falle einer Zuschlagserteilung wird der Budget- und Prognoseplan Teil des Vertrags. Der Auftragnehmer (der gewinnende Bieter) ist verpflichtet, den Prognoseplan jährlich fortzuschreiben und mit dem Auftraggeber abzustimmen. Dabei sind tatsächliche Entwicklungen, veränderte Nutzungsbedingungen oder neue Erkenntnisse über den Anlagenzustand einzubeziehen. Eine solche Aktualisierung stellt sicher, dass das Budget kontinuierlich an die Realität angepasst wird und dient beiden Seiten als Steuerungsinstrument.

• Verknüpfung mit SLA-Monitoring: Der Budgetplan wird während der Vertragslaufzeit als Referenz für das finanzielle Controlling und die Einhaltung der Service-Level-Agreements (SLAs) herangezogen. In regelmäßigen Abständen (z.B. quartalsweise) erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich zwischen geplantem Budget und tatsächlichen Kosten. Abweichungen werden analysiert, um zu prüfen, ob Leistungsprobleme, Effizienzpotenziale oder Nachsteuerungsbedarf bestehen. Der Budgetplan fungiert damit als Frühwarnsystem und Qualitätskontrollinstrument im technischen Facility Management.

• Konsequenzen bei Abweichungen oder Falschangaben: Sollten sich bereits im Vergabeverfahren grobe Unstimmigkeiten in den Finanzplanungen zeigen oder während der Vertragslaufzeit erhebliche Abweichungen ohne plausible Begründung auftreten, behält sich der Auftraggeber vertragliche Schritte vor. Unrealistisch niedrige Kalkulationen, die zu Leistungsdefiziten führen, können etwa zu Vertragsstrafen, Kürzungen von Vergütungen oder im Extremfall zur Kündigung des Vertrags führen. Ebenso kann der Auftraggeber bei vorsätzlich falschen Angaben rechtliche Schritte wegen Täuschung einleiten. Es liegt also im Interesse des Bieters, von Beginn an einen belastbaren und ehrlichen Budget- und Prognoseplan vorzulegen.

• Hardware- und Software-Lebenszyklus: Die Finanzplanung muss den gesamten Lebenszyklus der Zutrittskontrolltechnik berücksichtigen. Dazu gehören regelmäßige Hardware-Austausche (z.B. Ersatz von Kartenlesegeräten, Türsteuerungen, Schranken oder Drehkreuzen nach Ablauf ihrer Nutzungsdauer) und Software-Upgrades für Zutrittskontrollsysteme. Auch der Austausch von Server- oder Netzwerkkomponenten, die zur Zutrittssteuerung gehören, ist einzukalkulieren. Die Planer sollten darlegen, in welchen Intervallen solche Erneuerungen voraussichtlich anfallen und wie sie budgetiert sind.

• Wartung, Lizenzen und IT-Sicherheit: Zutrittskontrollsysteme erfordern kontinuierliche Wartung und Support, einschließlich etwaiger Softwarelizenzen für Management-Software oder Firmware-Updates für die Geräte. Die jährlichen Kosten für Software-Wartungsverträge oder Cloud-Dienste (falls z.B. ein cloudbasiertes Zutrittsmanagement eingesetzt wird) sind zu berücksichtigen. Zusätzlich müssen IT-Sicherheitsmaßnahmen eingeplant werden, da Zutrittssysteme Teil der sicherheitsrelevanten IT-Infrastruktur sind. Dies kann Aufwendungen für Firewall-/Netzwerkschutz, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen oder Penetrationstests und die Einhaltung von Cyber-Security-Standards beinhalten, um unbefugten Zugriff oder Datenverlust zu verhindern.

• Verbrauchsmaterial und Verschleißteile: Für Zutrittskontrollanlagen fallen spezifische Verbrauchsgüter an. Hierzu zählen insbesondere Zutrittsmedien wie Ausweiskarten, Transponder oder Schlüssel, die in ausreichender Anzahl für neue Mitarbeiter und als Ersatz vorzuhalten sind. Ebenso sind biometrische Komponenten (z.B. Fingerabdrucksensoren) gegebenenfalls regelmäßig zu reinigen oder nach einer gewissen Nutzungsdauer auszutauschen. Batterien in batteriebetriebenen Schlössern oder Pufferbatterien in Steuergeräten müssen turnusmäßig erneuert werden. Der Budgetplan sollte diese wiederkehrenden Kostenposten detailliert ausweisen, um einen reibungslosen Betrieb ohne Sicherheitslücken (etwa durch verzögerten Kartennachschub) sicherzustellen.

• Kostenentwicklung und Indexierung: Da sich Technologiepreise und Servicekosten im Bereich Sicherheitstechnik dynamisch entwickeln können, ist die Kostenplanung entsprechend flexibel anzulegen. Verträge für Zutrittskontrollservices sollten idealerweise Indexklauseln enthalten, die z.B. steigende Lohnkosten für Sicherheitstechniker oder veränderte Preise für Karten und Geräte abbilden. Der Bieter sollte im Prognoseplan darlegen, welche Preisänderungsfaktoren speziell für die Sparte Zutrittskontrolle angesetzt wurden. Dies gewährleistet, dass die Finanzierung auch bei Marktveränderungen – etwa teurer werdenden RFID-Chips oder neuen gesetzlichen IT-Sicherheitsauflagen – auskömmlich bleibt.

• Einhaltung relevanter Normen: Die Planung muss sicherstellen, dass alle Aufwendungen berücksichtigt sind, um die einschlägigen technischen Normen und Richtlinien einzuhalten. Im Bereich der Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme sind insbesondere die DIN EN 60839 sowie die VDE 0833 einschlägig, welche Anforderungen an Planung, Betrieb und Instandhaltung elektronischer Sicherheitssysteme definieren. Dazu gehört beispielsweise die Durchführung regelmäßiger Funktionsprüfungen, das Vorhalten redundanter Komponenten für den Ausfallfall und eine lückenlose Dokumentation aller sicherheitsrelevanten Vorgänge. Die Budgetierung sollte folglich Posten enthalten, die die Konformität mit diesen Normen unterstützen – sei es durch Wartungsintervalle gemäß Normvorgaben, Schulungen des Personals zu Norminhalten oder externe Auditierungen der Anlage. Dies dient zugleich dazu, Haftungsrisiken im Schadensfall zu minimieren und den Versicherungsschutz nicht zu gefährden, da Versicherer die Einhaltung solcher Normen oft voraussetzen.

Abschließend hat der Bieter mit Angebotsabgabe eine formelle Bestätigung abzugeben, dass sein Budget- und Prognoseplan den genannten Anforderungen entspricht. Er erklärt schriftlich, dass die finanziellen Planungen transparent, vollständig und auf realistischen Annahmen aufgebaut sind. Zudem verpflichtet sich der Bieter, im Zuschlagsfall während der gesamten Vertragslaufzeit an der Aktualität und Belastbarkeit seiner Prognosedaten festzuhalten. Dies umfasst die Pflicht, Änderungen der Rahmenbedingungen zeitnah im Budgetplan nachzupflegen und auftretende Abweichungen offen zu kommunizieren. Eine solche Konformitätserklärung unterstreicht die Ernsthaftigkeit und Zuverlässigkeit des Angebots und stellt sicher, dass der Auftraggeber sich auf die Finanzplanung des Dienstleisters verlassen kann.