Qualifikationen des Auftragnehmers & Personals

In Deutschland sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, bei der Vergabe von Facility-Management-Leistungen die Eignung der Bieter sorgfältig zu prüfen. Das Vergaberecht, insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV), schreibt vor, dass Unternehmen ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachweisen. Dazu gehören Nachweise über Fachkunde, personelle Ressourcen und einschlägige Erfahrung, damit sichergestellt ist, dass der Auftrag in hoher Qualität erfüllt werden kann. Bereits im Angebot müssen Bieter daher Zertifikate, Referenzen und Qualifikationsnachweise vorlegen, die ihre Befähigung für den technischen Betrieb eines Industriegebäudes belegen.

Darüber hinaus verlangen die deutschen Arbeitsschutzvorschriften den Einsatz geschulten Fachpersonals. So dürfen gemäß dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und den Unfallverhütungsvorschriften der DGUV gefährliche Arbeiten an technischen Anlagen nur von entsprechend unterwiesenen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Für bestimmte Aufgaben schreiben die Regelwerke sogar ausdrücklich zertifizierte Fachkräfte vor. Elektrische Installationen etwa dürfen ausschließlich von Elektrofachkräften vorgenommen werden; ähnlich erfordert der sachgerechte Betrieb und die Prüfung von Brandschutzanlagen speziell ausgebildetes Personal. Auch die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) definiert für diverse prüfpflichtige Anlagen (wie Aufzüge oder Druckbehälter) die Notwendigkeit einer „befähigten Person“ sowie regelmäßige unabhängige Prüfungen. Indem die Ausschreibungsunterlagen solche Qualifikationsanforderungen klar festlegen, wird sichergestellt, dass der spätere Auftragnehmer alle einschlägigen gesetzlichen Auflagen einhält und die Mitarbeiter entsprechend qualifiziert sind.

In sicherheitskritischen Bereichen, in denen Zutrittskontrollsysteme und Überwachungstechnik eingesetzt werden, ist die Qualifikation des Personals besonders ausschlaggebend. Nur vertrauenswürdige, speziell geschulte und ggf. sicherheitsüberprüfte Mitarbeiter sollten Zugang zu diesen Systemen und den damit verarbeiteten Daten haben. Qualifiziertes Personal versteht die komplexe Technik moderner Schließanlagen, biometrischer Zugangssysteme und IT-gestützter Sicherheitstechnik und kann sie fachgerecht administrieren. Gleichzeitig kennen sie die einschlägigen Datenschutzbestimmungen und IT-Sicherheitsrichtlinien.

Insbesondere der Umgang mit personenbezogenen Daten aus Zutrittskontrollsystemen erfordert Sorgfalt und Fachwissen. Zugangsdaten, Ausweisinformationen oder biometrische Merkmale unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Geschultes Personal stellt sicher, dass diese sensiblen Informationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben geschützt und verarbeitet werden. Durch klare Berechtigungskonzepte und strenge Zugriffskontrollen verhindern qualifizierte Mitarbeiter Missbrauch, Datenpannen oder unbefugten Zutritt zu geschützten Zonen. So wird die Sicherheit der Anlage und der Schutz vertraulicher Informationen gewährleistet.

Eine hohe Qualifikation des technischen Personals trägt wesentlich dazu bei, die Betriebsabläufe ohne Unterbrechung aufrechtzuerhalten. Erfahrene Fachkräfte erkennen Störungen oder Anzeichen von Verschleiß frühzeitig und können Fehlerquellen präzise diagnostizieren. Durch eine fachgerechte und schnelle Reparatur werden Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert. Insbesondere in einem Industriegebäude, dessen Produktionsprozesse von der Verfügbarkeit der technischen Infrastruktur abhängen, bedeutet dies eine erhöhte Betriebssicherheit und weniger ungeplante Stillstände. Gerade in industriellen Produktionsprozessen können bereits kurze Unterbrechungen hohe Kosten verursachen – umso wichtiger ist es, mit gut ausgebildetem Personal solchen Ausfällen vorzubeugen.

Qualifizierte Dienstleister verfügen zudem über die notwendigen Ressourcen, um die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten. Sie setzen geeignetes Spezialwerkzeug und geprüfte Ersatzteile ein, die den technischen Spezifikationen der Anlagen entsprechen. Durch etablierte Lieferketten und Kontakte zu Herstellern können benötigte Komponenten zügig beschafft werden, was lange Ausfallzeiten verhindert. Darüber hinaus stellen gut ausgebildete Teams sicher, dass Wartungsarbeiten planmäßig und professionell durchgeführt werden, ohne den Betriebsablauf unnötig zu stören.

Moderne Instandhaltungskonzepte wie präventive und prädiktive Wartung lassen sich nur mit qualifiziertem Personal erfolgreich umsetzen. Geschulte Techniker nutzen Diagnosetools und Sensorik, um den Zustand von Anlagen laufend zu überwachen. So können sie Verschleiß oder Abnutzungserscheinungen erkennen, bevor es zum Ausfall kommt, und proaktiv Instandsetzungsmaßnahmen einleiten. Diese vorausschauenden Strategien erhöhen die Zuverlässigkeit der technischen Systeme erheblich und tragen dazu bei, den kontinuierlichen Betrieb der Einrichtung sicherzustellen.

Ein hohes Qualifikationsniveau des Auftragnehmers und seiner Mitarbeiter schafft von Beginn an Vertrauen beim Auftraggeber. Wenn ein Dienstleister nachweisen kann, dass sein Personal fachlich ausgebildet und beispielsweise durch Zertifikate oder Schulungsnachweise legitimiert ist, vermittelt dies dem Kunden Sicherheit. Der Auftraggeber fühlt sich bestätigt, dass der gewählte Partner die erforderliche Kompetenz besitzt, um eine hochwertige Bewirtschaftung der technischen Anlagen zu gewährleisten. Dieses Vertrauen ist gerade bei der Betreuung von wertintensiven Industrieanlagen wichtig, da der Auftraggeber die Betriebsverantwortung teilweise in externe Hände legt.

Zudem ermöglichen nachweisbare Qualifikationen eine bessere Kontrolle und Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen. Im Rahmen von Audits oder Vertragskontrollen kann der Auftraggeber anhand dokumentierter Zertifikate und Qualifikationsprofile überprüfen, ob der Dienstleister die vertraglich vereinbarten Anforderungen erfüllt. Gerade im öffentlichen Sektor oder bei zertifizierten Managementsystemen (etwa nach ISO 9001 für Qualitätsmanagement) ist eine solche Auditierbarkeit von Bedeutung. Sie gewährleistet, dass die erbrachten technischen Dienstleistungen den festgelegten Standards entsprechen und alle Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) eingehalten werden. Durch diese Transparenz wird die Zusammenarbeit gefestigt und das Risiko von Qualitätsabweichungen verringert.

Technisches Facility Management mit qualifiziertem Personal trägt auch zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen bei. Gut ausgebildete Fachkräfte sind in der Lage, Energiesparpotenziale zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Sie können beispielsweise Heizungs-, Lüftungs- und Klimasysteme optimal einstellen, um den Energieverbrauch zu reduzieren, oder effiziente Betriebszeiten und Lastmanagement einführen. Darüber hinaus achten sie auf einen ressourcenschonenden Betrieb der Anlagen und die Einhaltung umweltrelevanter Vorschriften. Ein kompetenter FM-Dienstleister kann den Auftraggeber auch bei der Umsetzung von ESG-Vorgaben (Environmental, Social, Governance) unterstützen, indem er nachhaltige Technologien einführt und die Transparenz über den Ressourcenverbrauch erhöht.

Qualifizierte Anbieter fördern zudem Innovationen im Facility Management. Dank ihrer Fachkenntnis können sie moderne digitale Werkzeuge und Systeme integrieren, die den Gebäudebetrieb optimieren. Beispielsweise verfügen sie über Expertise in der Einführung von CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) zur digitalen Verwaltung von Wartungs- und Asset-Daten. Ebenso können sie IoT-Sensoren (Internet of Things) in technische Anlagen einbinden, um Echtzeitdaten für eine intelligente Steuerung zu nutzen, oder KI-gestützte (künstliche Intelligenz) Analysen einsetzen, um Wartungsintervalle dynamisch anzupassen. Die kontinuierliche Fortbildung ihres Personals stellt sicher, dass sie mit technologischen Weiterentwicklungen Schritt halten und neue Lösungen rasch in die Praxis umsetzen können. Dadurch bleibt der technische Gebäudebetrieb nicht nur effizient, sondern auch zukunftsfähig.

Die Beschäftigung von qualifiziertem Personal verringert deutlich das Risiko von Unfällen, Sachschäden und daraus resultierenden Haftungsansprüchen. Wenn Wartungs- und Reparaturarbeiten von unzureichend geschulten Kräften durchgeführt werden, steigt die Gefahr von Fehlern, die zu gefährlichen Situationen oder kostspieligen Ausfällen führen können. Demgegenüber arbeiten zertifizierte Fachkräfte nach anerkannten Sicherheitsstandards und wissen, wie Risiken zu vermeiden sind. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen oder Betriebsstörungen erheblich. Für den Auftraggeber bedeutet dies einen besseren Schutz vor Haftungsfällen und eine geringere Wahrscheinlichkeit, durch Ausfälle finanzielle Verluste oder Produktionsstillstände zu erleiden.

Auch vertragsrechtliche und reputationsbezogene Risiken werden durch qualifizierte Dienstleister reduziert. In vielen Facility-Management-Verträgen sind Vertragsstrafen vorgesehen, falls der Dienstleister nicht die vereinbarte Qualifikation seines Personals erfüllt oder Leistungsmängel auftreten. Durch den Einsatz geeigneten Fachpersonals wird das Risiko solcher Vertragsstrafen minimiert. Zudem verlangen öffentliche Auftraggeber im Rahmen der Ausschreibung oft Erklärungen zur Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards – dazu zählen etwa das Mindestlohngesetz (MiLoG) und Vorgaben zur Tariftreue oder zum Verzicht auf unerlaubte Subunternehmer. Ein seriöser, qualifizierter Anbieter wird diese Anforderungen von vornherein erfüllen und keine unzuverlässigen Nachunternehmer einsetzen. Dies schützt den Auftraggeber vor späteren Skandalen oder rechtlichen Verstößen, die dem Image schaden könnten. Letztlich stellt die Wahl eines qualifizierten Partners sicher, dass sowohl der laufende Betrieb als auch die rechtliche Compliance in sicheren Händen sind.