Geschäftsprozesse der Technischen Betriebsführung und Instandhaltung

Technisches Facility Management: TFM » Geschäftsprozesse

Wichtige Geschäftsprozesse im Technischen Facility Management

Im technischen Facility Management (TFM) sind geklärte und gelebte Geschäftsprozesse von zentraler Bedeutung, um eine effiziente und effektive Verwaltung der technischen Infrastruktur und Ressourcen zu gewährleisten. Dies beinhaltet die präzise Planung, Überwachung und Optimierung aller technischen Systeme und Dienstleistungen, die für den Betrieb und die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen erforderlich sind. Durch strukturierte Prozesse können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben, Ressourcen optimal eingesetzt und die Betriebskosten gesenkt werden. Gleichzeitig tragen diese Prozesse dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die Umweltbelastung zu minimieren. Letztlich sind sie notwendig, um sicherzustellen, dass die strategischen, taktischen und operativen Ziele des Unternehmens erreicht werden und alle Aktivitäten reibungslos und koordiniert ablaufen, was zu einer gesteigerten Effizienz und einer höheren Zufriedenheit der Stakeholder führt.

Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen

Notwendigkeit
Strategie
Taktik
Operations

Die Vorteile geklärter und gelebter Geschäftsprozesse im TFM

Die Notwendigkeit geklärter und gelebter Geschäftsprozesse im TFM ergibt sich aus der Vielzahl an Vorteilen, die sie bieten. Effizienz und Transparenz werden durch klar definierte Prozesse erreicht, da diese für klare Verantwortlichkeiten sorgen und Reibungsverluste minimieren. Eine hohe Qualität der Dienstleistungen wird durch die Implementierung von Standards und regelmäßigen Überprüfungen gewährleistet. Durch festgelegte Prozesse können Risiken besser identifiziert, analysiert und gemanagt werden, was die Betriebssicherheit erhöht. Effiziente Prozesse helfen auch, Kosten zu überwachen und zu kontrollieren, indem sie Verschwendung minimieren und Ressourcen optimal nutzen. Klare Prozesse stellen zudem sicher, dass alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen eingehalten werden, was die Compliance verbessert. Schließlich wird durch eine klare Kommunikation und abgestimmte Prozesse die Zufriedenheit der Stakeholder erhöht, da ihre Anforderungen und Erwartungen besser erfüllt werden.

Strategische Ausrichtung im Facility Management

Strategische Geschäftsprozesse im TFM umfassen die langfristige Planung und die Ausrichtung des Unternehmens auf übergeordnete Ziele. Diese Prozesse sind unerlässlich, um eine klare Vision und Richtung vorzugeben, die sicherstellen, dass alle technischen Ressourcen und Infrastrukturen optimal genutzt werden. Beispielsweise wird im Rahmen der Masterplanung die langfristige Strategie des Facility Managements entwickelt, wobei Nachhaltigkeitsziele und Ressourceneffizienz eine wichtige Rolle spielen. Die strategische Planung umfasst auch das Energiemanagement, bei dem Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs und die Nutzung erneuerbarer Energien implementiert werden. Diese strategischen Prozesse erfordern eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, die die übergeordneten Unternehmensziele festlegt und die notwendigen Ressourcen bereitstellt.

Effiziente Umsetzung strategischer Ziele durch taktische Geschäftsprozesse

Auf der taktischen Ebene sind Geschäftsprozesse notwendig, um die strategischen Ziele in mittel- bis kurzfristige Maßnahmen umzusetzen. Diese Prozesse sorgen dafür, dass die langfristigen Pläne in konkrete Programme und Projekte übersetzt werden, die die Effizienz und Effektivität der Facility Management-Aktivitäten verbessern.

Beispielsweise umfasst das Gebäudemanagement die Planung und Durchführung von Renovierungen sowie die Pflege der Gebäudestruktur. Sicherheitsmanagement ist ein weiteres Beispiel, bei dem Sicherheitsvorschriften implementiert und regelmäßige Sicherheitsaudits durchgeführt werden.

Taktische Geschäftsprozesse erfordern eine enge Abstimmung mit Abteilungsleitern, die dafür verantwortlich sind, die strategischen Vorgaben in abteilungsübergreifende Programme umzusetzen. Die HR-Abteilung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, indem sie das notwendige Personal rekrutiert und fördert, um die taktischen Maßnahmen durchzuführen.

Technische Teams sind für die Durchführung von Inspektionen, Wartungen und Instandsetzungen gemäß den taktischen Plänen verantwortlich.

Effiziente operative Geschäftsprozesse: Sicherstellung des reibungslosen Betriebs

Operative Geschäftsprozesse sind entscheidend für die tägliche Durchführung von Aufgaben und die Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der technischen Infrastruktur. Diese Prozesse sorgen dafür, dass alle Anlagen und Systeme effektiv und effizient betrieben und gewartet werden, um Ausfälle zu minimieren und die Betriebsbereitschaft zu maximieren.

Die Wartung und Instandhaltung umfasst die Durchführung regelmäßiger Inspektionen, die Fehlerdiagnose und die sofortige Störungsbehebung. Ein Service Desk verwaltet Anfragen und Störungen und stellt sicher, dass alle Probleme zeitnah und effizient gelöst werden.

Operative Prozesse erfordern eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, die geschult und unterstützt werden müssen, um die operativen Aufgaben gemäß den festgelegten Prozessen durchzuführen. Externe Dienstleister müssen koordiniert und ihre Leistungen überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.

Die Nutzer der Einrichtungen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, indem sie Feedback geben und sicherstellen, dass ihre Anforderungen und Erwartungen erfüllt werden.