FM-/FS-/GM-Dienstleistungen

Die Bietererklärung ist eine formale Versicherungs- und Verbindlichkeitserklärung des Anbieters im Rahmen des Vergabeverfahrens. Mit ihrer Unterzeichnung bestätigt der Bieter, dass er die Vergabeunterlagen (z. B. Leistungsverzeichnis, Vertragsentwurf) vollständig geprüft und verstanden hat und dass sein Angebot darauf basiert. Er sichert zu, dass das Angebot vollständig, rechtmäßig und verbindlich ist und keine Ausschlussgründe vorliegen (z. B. Interessenkonflikte oder sonstige Vergabebeschränkungen).

Üblicherweise werden in der Bietererklärung auch Zusicherungen zu Vertraulichkeit und Integrität abgegeben, etwa zur Einhaltung geltender Compliance-Regeln. Darüber hinaus enthält sie Angaben zur rechtlichen Vertretung, z. B. Name und Position des Unterzeichners.

Der Zweck der Bietererklärung ist es, Transparenz und Rechtssicherheit im Vergabeverfahren herzustellen. Sie ermöglicht dem Auftraggeber, nachzuvollziehen, dass der Bieter die Bedingungen der Ausschreibung kennt, sein Angebot ernsthaft abgibt und zur Abgabe rechtsverbindlich befugt ist. In Ausschreibungen nach GEFMA 520 ist die Abgabe einer Bietererklärung zwingend vorgeschrieben und ihr Vorliegen wird im Vergabeprozess geprüft.

Die Eigenerklärung zur Eignung dient als Nachweis, dass der Bieter über die erforderliche Fachkompetenz, wirtschaftliche Stabilität und personelle Ausstattung verfügt, um den Auftrag auszuführen. Sie enthält üblicherweise Angaben zum Unternehmensprofil, zu Referenzprojekten und gegebenenfalls zu finanziellen Kennzahlen (z. B. Umsatz, Bilanzdaten). Referenzen belegen, dass der Anbieter bereits vergleichbare Dienstleistungen erfolgreich erbracht hat.

Ein weiterer Schwerpunkt sind die fachlichen Qualifikationen. Hier werden relevante Zertifikate und Nachweise aufgeführt, etwa Schulungen gemäß VDI-Richtlinien (z. B. VDI 6022 für raumlufttechnische Anlagen oder VDI 6026 für die TGA-Dokumentation), ISO-Zertifizierungen (z. B. ISO 9001) oder spezielle Qualifikationsnachweise für sicherheitskritische Aufgaben (z. B. Sachkundenachweis nach § 34a GewO für Sicherheitsdienste).

Zudem werden Versicherungsschutz und Haftungsbedingungen beschrieben, beispielsweise Nachweise über eine Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung. Ergänzend kann die Personalstruktur dargelegt werden (Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter, interne Schulungen und Zertifikate).

Die Eigenerklärung zur Eignung ist Bestandteil jeder Angebotsunterlage und eine wesentliche Grundlage für die Eignungsprüfung nach vergaberechtlichen Vorgaben (z. B. § 6 VgV). Sie ermöglicht es dem Auftraggeber, die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters zu bewerten und darauf basierend die Bieterauswahl zu treffen.

Die Inventarliste erfasst als zentrales Werkzeug alle relevanten Anlagen, Geräte und Einrichtungen, für die der Facility Manager verantwortlich ist. Jedes Objekt wird mit Bezeichnung, Standort, Hersteller, Typ und Seriennummer dokumentiert. Sie bildet die Grundlage für eine systematische Anlagenverwaltung und Instandhaltungsplanung gemäß DIN EN 13306.

Zu den weiteren Schlüsselelementen gehören Angaben zu Wartungs- und Prüfintervallen sowie die Zuordnung der Anlage zu bestimmten Gewerken (z. B. Heizungsanlage, Lüftungssysteme, Aufzüge). Diese Informationen ermöglichen es, erforderliche Inspektionen und Instandhaltungsmaßnahmen bedarfsgerecht zu planen und durchzuführen.

Die Inventarliste dient zudem als Basis für Gefährdungsbeurteilungen und Lebenszykluskostenanalysen. In CAFM-Systemen wird sie regelmäßig gepflegt und aktualisiert, um Änderungen im Anlagenbestand (z. B. Neuanschaffungen, Außerbetriebnahmen) abzubilden. Dadurch ist sichergestellt, dass alle betriebsrelevanten Geräte nachverfolgt und ihre Wartungsmaßnahmen lückenlos dokumentiert sind.

Das Objektprofil fasst alle relevanten Angaben zum zu betreuenden Gebäude oder Objekt zusammen. Es enthält beispielsweise Informationen zur Gebäudeadresse, Flächenaufteilung und Nutzungsklassen (z. B. Büroflächen, Lagerräume, Produktionsbereiche) sowie zu den technischen Anlagen und ausgewiesenen Servicebereichen (z. B. Klima-, Heizungs- oder Sicherheitsanlagen). Ebenfalls dokumentiert werden die Struktur der Betriebskosten (z. B. Energie, Reinigung, Instandhaltung) und spezifische Nutzeranforderungen (etwa erweiterte Öffnungszeiten oder besondere Servicewünsche) sowie relevante Vertragslaufzeiten. Diese umfassende Datenbasis ermöglicht eine präzise Leistungsbeschreibung und Kalkulation sowie eine effiziente Koordination von Personal, Ressourcen und Serviceprozessen. Das Objektprofil dient als Grundlage für Ausschreibungen, Benchmarks und Reports und sollte mindestens einmal jährlich überprüft und aktualisiert werden, um geänderte Rahmenbedingungen (etwa Umbauten, Nutzungsänderungen oder neue Kostenfaktoren) zu berücksichtigen.

Die Unternehmens-Selbstauskunft dient im Vergabeverfahren als Nachweis der Leistungsfähigkeit, Qualifikation und Zuverlässigkeit eines Anbieters. In der Selbstauskunft macht der Bieter Angaben zu seinen Unternehmensdaten (z. B. Handelsregisterauszug), vorhandenen Referenzen und Qualitätszertifikaten (beispielsweise ISO 9001 oder ISO 14001) sowie zu finanziellen Kennzahlen (Bonität, abgeschlossene Haftpflichtversicherung). Ebenfalls werden Informationen zu Arbeitssicherheits- und Umweltschutzmaßnahmen des Unternehmens erfasst. Anhand dieser Angaben kann der Auftraggeber prüfen, ob der Dienstleister die notwendigen Voraussetzungen zur Vertragserfüllung erfüllt. In der Praxis ist die Selbstauskunft ein zentraler Bestandteil der Eignungsprüfung gemäß Vergaberecht (z. B. VgV, UVgO) und GEFMA 520. Sie dient der präventiven Risikobewertung, da sie einen ersten Einblick in die Seriosität und Leistungsfähigkeit des Anbieters bietet. Fehlende oder falsche Angaben in der Selbstauskunft können bereits zur Ablehnung des Angebots führen. Auf diese Weise bildet die Selbstauskunft die Basis für die Auswahl vertrauenswürdiger und leistungsstarker Dienstleister.

Der Facility Services-Vertrag ist das zentrale Steuerungsinstrument zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Er regelt alle rechtlichen, organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Dienstleistungsauftrags. Üblicherweise wird er als Werkvertrag nach §§ 631–650 BGB gestaltet, wie im GEFMA-Mustervertrag Facility Services (GEFMA 510) empfohlen. Der Vertrag definiert die Vertragsparteien sowie Laufzeit und Kündigungsfristen. Wesentliche Bestandteile sind die detaillierte Leistungsbeschreibung mit den vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) und festgelegten Qualitäts- und Kontrollmechanismen (z. B. Reporting, Inspektionen, Abnahmeverfahren). Darüber hinaus enthält er die Vergütungsstruktur (Pauschalpreis, Einheitspreise, Anpassungsklauseln) und Regelungen zu Haftung (z. B. für Mängel oder Pflichtverletzungen), Datenschutz und Vertraulichkeit. Als rechtliche Grundlage stellt der Vertrag sicher, dass alle Vereinbarungen zu Leistung, Qualität und Vergütung verbindlich festgehalten sind. Er bildet die Basis für das Leistungscontrolling und die Auditierbarkeit der Servicequalität. Daher sollte der Vertrag regelmäßig überprüft und bei Änderungen (z. B. geänderter Leistungsumfang oder neue gesetzliche Vorgaben wie Arbeitsrecht oder Datenschutzbestimmungen) aktualisiert werden, damit die Haftungs- und Vergütungsregelungen sowie die vereinbarten Servicelevels stets aktuell und rechtskonform bleiben.