Energie- & Nachhaltigkeitskonzept

Das Konzept soll alle wesentlichen Nachhaltigkeitsaspekte des technischen Gebäudebetriebs abdecken.

• Energieverbrauchsreduktion: Optimierung der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), der Beleuchtung sowie weiterer elektrischer Verbraucher. Dies umfasst beispielsweise energieeffiziente Regelungen und Zeitprogramme, den Einsatz von LED-Beleuchtung und Präsenzmeldern, Lastmanagement zur Vermeidung von Lastspitzen sowie eine vorausschauende Instandhaltung zur Aufrechterhaltung optimaler Wirkungsgrade.

• CO₂-Fußabdruck und Monitoring: Einrichtung eines umfassenden Mess- und Monitoring-Systems für alle relevanten Verbräuche (Strom, Wärme, Wasser etc.) sowie der daraus resultierenden CO₂-Emissionen. Es sind regelmäßige Berichte über die Emissionsentwicklung zu erstellen und Reduktionsstrategien umzusetzen – etwa durch Analyse der Verbrauchsdaten, Identifikation von Einsparpotenzialen und Nachverfolgung definierter CO₂-Reduktionsziele.

• Nachhaltiger Gebäudebetrieb: Maßnahmen zur Schonung weiterer Ressourcen im täglichen Betrieb, etwa durch Wasserverbrauchsreduktion (z.B. Einsatz wassersparender Armaturen und optimierte Bewässerungssteuerung), Abfallvermeidung und konsequente Abfalltrennung/Recycling, sowie die Verwendung umweltzertifizierter Verbrauchsmaterialien (etwa Reinigungsmittel mit Öko-Siegel). Ziel ist ein insgesamt umweltverträglicher Gebäudebetrieb mit geringerem ökologischen Fußabdruck.

• Lebenszyklusorientierte Optimierung: Berücksichtigung der Nachhaltigkeit über den gesamten Lebenszyklus der technischen Anlagen. Dazu zählen die Planung energieeffizienter Ersatzinvestitionen (z.B. Austausch älterer Anlagen durch moderne, sparsamere Technik), präventive Wartung zur Lebensdauerverlängerung und eine „grüne“ Beschaffung, die umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen bevorzugt. So wird langfristig sichergestellt, dass die gebäudetechnischen Systeme stets dem Stand der Technik entsprechen und möglichst wenig Ressourcen verbrauchen.

• Zutrittskontrollsysteme: Auch sicherheitstechnische Anlagen wie Zutrittskontrollsysteme sind energieeffizient und nachhaltig zu betreiben. Hierbei stehen der Einsatz stromsparender Hardware (z.B. Leser und Sensoren mit geringem Energiebedarf), die intelligente Integration des Zutrittssystems in die Gebäudeleittechnik (um etwa bei geringerer Nutzung einzelner Bereiche Beleuchtung oder Klima automatisch abzusenken) sowie eine minimierte Umweltbelastung über den Lebenszyklus im Vordergrund. Letzteres umfasst auch die ressourcenschonende Herstellung, Wartung und Entsorgung der Zutrittskomponenten.

Im Rahmen der Angebotsabgabe müssen die Bieter aussagekräftige Unterlagen zu ihrem Energie- und Nachhaltigkeitskonzept vorlegen.

• Konzeptdokument: Ein detailliertes Energie- und Nachhaltigkeitskonzept in schriftlicher Form, das alle vorgesehenen Maßnahmen beschreibt und konkrete Ziele sowie Kennzahlen (KPIs) definiert, um die Wirksamkeit der Maßnahmen messbar zu machen.

• Energiebilanz (Baseline): Eine Ausgangsbilanz des erwarteten jährlichen Energieverbrauchs und der zugehörigen CO₂-Emissionen des Gebäudes unter üblichen Betriebsbedingungen. Diese Baseline dient als Referenz, um die geplanten Einsparungen und Verbesserungen im Verlauf bewerten zu können.

• CO₂-Reporting-Methodik: Eine Beschreibung, wie die Erfassung und Berichterstattung der verursachten Treibhausgasemissionen erfolgen soll. Dabei ist darzustellen, welche Emissionsquellen einbezogen werden (direkte Emissionen vor Ort, indirekte Emissionen aus Strom- und Wärmebezug usw.) und nach welcher Methodik (z.B. Aufschlüsselung nach Scope 1, 2, 3 gemäß gängiger Standards) die CO₂-Bilanzierung durchgeführt wird.

• Normen- und Nachweisdokumente: Nachweise der Implementierung anerkannter Umwelt- und Energiemanagementstandards, zum Beispiel durch Vorlage gültiger Zertifikate nach ISO 14001 und ISO 50001 oder gleichwertiger Managementsysteme. Alternativ können entsprechende Eigenbewertungen oder Auditberichte beigefügt werden, die die Wirksamkeit des Nachhaltigkeitsmanagements untermauern.

• Angaben zu Nachhaltigkeitsinitiativen: Beschreibung weiterer nachhaltigkeitsbezogener Leistungen oder Initiativen des Bieters. Dazu können die Nutzung erneuerbarer Energien (z.B. Ökostromlieferverträge oder eigene Photovoltaik am Standort), konkrete Maßnahmen zur Umsetzung von ESG-Kriterien im eigenen Unternehmen sowie vorhandene Nachhaltigkeitszertifikate des Gebäudes oder des Unternehmens (etwa nach DGNB, LEED oder BREEAM) gehören.

• Verpflichtende Einreichung: Das Energie- und Nachhaltigkeitskonzept ist als fester Bestandteil des Angebots einzureichen. Angebote, denen dieses Konzept fehlt, können vom Verfahren ausgeschlossen werden, da sie den Ausschreibungskriterien nicht genügen.

• Prüfung und Wertung: Der Auftraggeber wird das vorgelegte Konzept im Zuge der Angebotsbewertung fachlich prüfen. Dies kann beispielsweise eine Überprüfung der angegebenen Energieeinsparprognosen und der Plausibilität der CO₂-Reduktionspläne umfassen. Ein überzeugendes Konzept fließt positiv in die Bewertungsmatrix ein und kann einen Qualitätsvorteil gegenüber Mitbewerbern darstellen.

• Vertragliche Verankerung: Nach Zuschlagserteilung werden die vorgeschlagenen Nachhaltigkeitsmaßnahmen und Zielwerte vertraglich fixiert, etwa in Form von verbindlichen Leistungskennzahlen im Dienstleistungsvertrag bzw. in den Service Level Agreements (SLAs). Der Auftragnehmer ist gehalten, diese Vorgaben im laufenden Betrieb umzusetzen.

• Monitoring und Reporting: Der Auftragnehmer muss regelmäßig – mindestens einmal jährlich – über die Fortschritte bei der Umsetzung der Nachhaltigkeitsmaßnahmen berichten. Hierbei werden die erreichten Kennzahlen den im Konzept festgelegten Zielen gegenübergestellt. Zusätzlich behält sich der Auftraggeber vor, die Einhaltung der Nachhaltigkeitsvorgaben durch laufendes Monitoring und regelmäßige Audits (z.B. vierteljährlich) zu überprüfen.

• Maßnahmen bei Abweichungen: Sollte der Auftragnehmer die vereinbarten Ziele nicht erreichen oder gegen festgelegte Nachhaltigkeitsstandards verstoßen, greifen vertraglich vereinbarte Konsequenzen. In der Regel ist zunächst ein gemeinsam abgestimmter Maßnahmenplan zur Korrektur zu erstellen. Bei schwerwiegender oder andauernder Nichterfüllung können zudem Vertragsstrafen (Pönalen) verhängt oder andere Sanktionsmechanismen aktiviert werden.

Technische Sicherheitssysteme wie die Zutrittskontrolle sind explizit in das Nachhaltigkeitskonzept einzubeziehen.

• Energieeffiziente Komponenten: Server, Steuergeräte und sonstige Hardware der Zutrittskontrollanlage müssen energieeffizient ausgewählt und betrieben werden. Dies beinhaltet den Einsatz stromsparender Prozessoren und Netzteile, wo möglich den Betrieb der Systeme in energiearmen Zuständen (Stand-by) außerhalb der Nutzungszeiten sowie generell die Auswahl von Komponenten mit geringem Stromverbrauch (inkl. etwaiger biometrischer Leser oder Terminals).

• Verbrauchserfassung: Der Energieverbrauch der Zutrittskontrollsysteme ist kontinuierlich messtechnisch zu erfassen und im Rahmen des Nachhaltigkeitsmonitorings auszuweisen. Dadurch wird transparent, welcher Anteil des Gesamtenergieverbrauchs auf die Zugangstechnik entfällt, und es können gezielt Einsparpotenziale identifiziert werden.

• Umweltverträgliche Materialien: Bei Beschaffung, Betrieb und Austausch von Zutrittskomponenten sind umweltverträgliche Materialien und Prozesse zu bevorzugen. Beispielsweise sollte bei der Auswahl der Geräte auf langlebige Qualität und Recyclingfähigkeit geachtet werden. Ausgediente Komponenten (z.B. Kartenleser, Sensoren, Verkabelung) sind fachgerecht zu entsorgen oder zu recyceln, um Elektroschrott und Umweltbelastungen zu minimieren.

• Datenschutz und Datensicherheit: Falls im Rahmen der energetischen Optimierung das Zutrittskontrollsystem zur Erfassung von Nutzungsdaten herangezogen wird (etwa um belegungsabhängig Licht und Klima zu steuern), sind diese Daten streng vertraulich zu behandeln. Es muss gewährleistet sein, dass personenbezogene Zutrittsdaten nur im Einklang mit DSGVO und BDSG verwendet werden und ausreichend gesichert sind. Dies schließt auch ein, dass Zugriffsprotokolle ausschließlich für legitime Zwecke der Energieoptimierung genutzt und danach gelöscht oder anonymisiert werden.

• Einhaltung von Sicherheitsnormen: Die Planung und der Betrieb der Zutrittskontrollanlage müssen den einschlägigen technischen Sicherheitsnormen entsprechen, insbesondere DIN EN 60839 (Anforderungen an elektronische Zutrittskontrollsysteme) und DIN VDE 0833 (Regelwerke für Gefahrenmeldeanlagen). Die Normenkonformität stellt sicher, dass das System zuverlässig und sicher arbeitet – eine Grundvoraussetzung, um durchgehend einen geregelten, effizienten Betrieb ohne sicherheitsbedingte Unterbrechungen zu gewährleisten.

Jeder Bieter hat zuletzt eine verbindliche Konformitätserklärung abzugeben, die die Einhaltung der Nachhaltigkeitsvorgaben bestätigt. In dieser Erklärung verpflichtet sich der Bieter, die im Konzept beschriebenen Energie- und Nachhaltigkeitsmaßnahmen im Falle einer Beauftragung umzusetzen. Gleichzeitig wird versichert, dass diese Maßnahmen den ESG-Kriterien entsprechen und der Bieter bereit ist, die eigene Umweltleistung während der Vertragslaufzeit kontinuierlich zu überwachen und weiter zu verbessern.