Wartungskonzept

Im Wartungskonzept werden drei komplementäre Instandhaltungsstrategien unterschieden: vorbeugend, korrektiv und prädiktiv. Diese Ansätze sollten je nach Anlagenart kombiniert zum Einsatz kommen, um eine optimale Betriebssicherheit zu gewährleisten.

• Vorbeugende Instandhaltung (präventive Wartung): Planmäßige Inspektionen und Wartungsarbeiten in festen Intervallen, um Verschleiß vorzubeugen und Ausfällen zuvorzukommen. Beispiele sind regelmäßige Wartungen gemäß Herstellerempfehlungen, der rechtzeitige Austausch von Verschleißteilen (z.B. Filter, Dichtungen, Antriebsriemen) vor Erreichen des kritischen Abnutzungsgrades sowie turnusmäßige Funktionsprüfungen sicherheitsrelevanter Einrichtungen. Diese vorbeugenden Maßnahmen sollen die Zuverlässigkeit der Anlagen erhöhen und ungeplante Stillstände minimieren.

• Korrektive Instandhaltung (Störungsbehebung): Gezieltes Eingreifen bei auftretenden Fehlfunktionen oder Ausfällen. Dies umfasst die systematische Fehlersuche und Reparatur defekter Komponenten, um den Sollzustand einer Anlage schnellstmöglich wiederherzustellen. Ein strukturiertes Störungsmanagement mit klar definierten Meldungswegen und Reaktionszeiten stellt sicher, dass Anlagenstillstände kurz gehalten werden. Korrektive Instandsetzung greift insbesondere dann, wenn präventive Maßnahmen einen Ausfall nicht verhindern konnten – sie sorgt dafür, dass der Normalbetrieb rasch wieder aufgenommen werden kann.

• Prädiktive Instandhaltung (vorausschauende Wartung): Zustandsabhängige Wartung mithilfe von Sensorik und Datenanalyse, um den optimalen Wartungszeitpunkt vorherzusagen. Durch permanentes Monitoring relevanter Anlagenparameter (z.B. Schwingungen, Temperatur, Laufzeiten) werden Verschleißtrends oder Anomalien frühzeitig erkannt. Auf Basis dieser Daten plant der Dienstleister Wartungseinsätze exakt dann ein, wenn messbare Indikatoren auf einen bevorstehenden Ausfall hindeuten. So lassen sich ungeplante Stillstände verhindern und Wartungsressourcen effizient einsetzen, indem nur bei tatsächlichem Bedarf eingegriffen wird.

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK): Regelmäßige Wartung von Heizkesseln, Lüftungszentralen, Klimageräten und zugehörigen Komponenten. Typische Maßnahmen sind Filterwechsel, Reinigung von Wärmetauschern und Lüftungskanälen, Überprüfung von Pumpen, Ventilatoren und Regelventilen sowie die Kalibrierung von Sensoren und Thermostaten. Diese Aufgaben gewährleisten ein zuverlässiges Raumklima und einen energieeffizienten Betrieb der HLK-Anlagen.

• Elektrische Anlagen: Instandhaltung der elektrischen Infrastruktur, wie z.B. Mittel- und Niederspannungsschaltanlagen, Transformatoren, USV-Anlagen (Notstromversorgungen), Beleuchtungsanlagen und Steckdosensysteme. Hierzu gehören Sichtprüfungen und messtechnische Kontrollen gemäß VDE-Vorschriften (z.B. wiederkehrende Prüfungen nach DGUV Vorschrift 3/BGV A3) zur Gewährleistung der elektrischen Sicherheit. Ebenso umfasst es den vorbeugenden Austausch von kritisch beanspruchten Bauteilen (etwa von Schaltgeräten oder Kabelverbindungen), um Stromausfälle, Kurzschlüsse oder andere sicherheitsrelevante Störungen zu verhindern.

• Brandschutz- und Alarmanlagen: Umfassende Betreuung aller brandschutztechnischen Einrichtungen, darunter Brandmeldeanlagen, Rauch- und Wärmemelder, Sprinkler- und Feuerlöschanlagen, Wandhydranten, Rauchabzugsanlagen sowie Sicherheits- und Notbeleuchtung. Wartung und Inspektion erfolgen in festgelegten Intervallen nach den einschlägigen Vorschriften (z.B. DIN 14675 für Brandmeldeanlagen, DIN VDE 0833 für Gefahrenmeldeanlagen). Wichtige Maßnahmen sind die regelmäßige Funktionsprüfung aller Melder und Alarmgeber, das Testen von Alarmierungswegen (Sirenen, Blitzleuchten, Gebäudeleitzentrale), die Kontrolle von Brandschutztüren und Feststellanlagen sowie das Sicherstellen der Betriebsbereitschaft von Feuerlöschern und Löschanlagen. Diese Aktivitäten garantieren, dass der Brandschutz jederzeit voll funktionsfähig ist und im Notfall Leben und Sachwerte geschützt sind.

• Aufzüge und Hebeanlagen: Turnusmäßige Wartung von Personen- und Lastenaufzügen, Fahrtreppen, Kränen und Hebebühnen. Dazu zählen Schmierung und Justierung mechanischer Komponenten, Überprüfung der Türschließmechanismen, Test der Notrufeinrichtungen, Kalibrierung der Steuerungssysteme und die Funktionsprüfung aller sicherheitsrelevanten Einrichtungen (Fangvorrichtungen, Notbremssysteme etc.). Neben der routinemäßigen Wartung sind auch die gesetzlich vorgeschriebenen Haupt- und Zwischenprüfungen (nach Betriebssicherheitsverordnung) durch eine zugelassene Überwachungsstelle zu koordinieren und einzuhalten. Durch diese Maßnahmen wird die sichere Nutzbarkeit und eine hohe Verfügbarkeit der Förder- und Hebetechnik gewährleistet.

• Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme: Kontinuierliche Wartung elektronischer Zugangssysteme (z.B. Kartenterminals, Codeschlösser, biometrische Leser) sowie der zugehörigen Sicherheitstechnik wie Einbruchmeldeanlagen oder Videoüberwachung im Gebäude. Regelmäßige Software-Updates und Sicherheits-Patches der Steuerungsrechner gehören ebenso dazu wie das Reinigen und Kalibrieren von Sensoren und Lesergeräten. Auch mechanische Komponenten wie elektrische Türschlösser oder Türschließer sind in festen Intervallen zu prüfen, zu reinigen und bei Verschleiß rechtzeitig auszutauschen. Ziel ist es, die Funktion der Sicherheitsinfrastruktur jederzeit aufrechtzuerhalten, unbefugten Zutritt zu verhindern und im Ereignisfall (Alarm) eine einwandfreie Auslösung und Meldung sicherzustellen.

Im Rahmen der Angebotsabgabe muss der Bieter umfassende Unterlagen vorlegen, die sein Wartungskonzept transparent und detailliert dokumentieren.

• Ausführliches Wartungskonzept: Eine schriftliche Darstellung aller vorgesehenen Wartungsstrategien und -maßnahmen (präventiv, korrektiv, prädiktiv) für sämtliche relevanten Anlagengruppen. Dieses Konzept sollte erläutern, wie der Bieter die Instandhaltung plant und organisiert – einschließlich Zuständigkeiten, Personal- und Ressourcenplanung, Lagerhaltung von Ersatzteilen und Vorgehen bei Störungen. Das Dokument soll zeigen, dass der Bieter die Anforderungen des Projekts verstanden hat und ein schlüssiges Vorgehensmodell zur Gewährleistung der Anlagensicherheit und -verfügbarkeit bietet.

• Wartungspläne und Checklisten: Konkrete Wartungs- und Inspektionspläne mit definierten Intervallen (z.B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) für jede Anlage oder Anlagenkategorie. Diese Pläne müssen alle vorgesehenen Wartungsschritte und Prüfpunkte enthalten. Ergänzend sind standardisierte Checklisten einzureichen, die von den Technikern bei Wartungseinsätzen abzuarbeiten sind. Außerdem sollte der Bieter ein Eskalationsschema beschreiben – also wie vorzugehen ist, wenn z.B. im Rahmen einer Inspektion ein schwerwiegender Mangel festgestellt wird oder wenn Wartungsarbeiten nicht fristgerecht durchgeführt werden können (Meldung an Vorgesetzte, Einleitung von Korrekturmaßnahmen etc.).

• Nachweise der Personalqualifikation: Dokumentation der fachlichen Eignung und Qualifizierung des vorgesehenen Wartungsteams. Der Bieter hat relevante Zertifikate und Befähigungsnachweise der Mitarbeiter vorzulegen (z.B. Zertifikat als Elektrofachkraft nach DIN VDE, Schulungsnachweise für Brandmeldeanlagen-Techniker, Befähigungsnachweis als Aufzugswärter). Dadurch soll belegt werden, dass das eingesetzte Personal die erforderliche Fachkunde besitzt, um die Wartung der spezifischen technischen Anlagen ordnungsgemäß durchzuführen. Ebenso sind gegebenenfalls Referenzen oder Erfahrungen in vergleichbaren Objekten anzugeben, um die praktische Kompetenz des Teams zu untermauern.

• Beschreibung digitaler Wartungstools: Darstellung des geplanten Einsatzes von digitalen Hilfsmitteln zur Unterstützung der Wartungsprozesse. Dies kann beispielsweise die Nutzung einer CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) oder eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) umfassen, um Wartungsarbeiten zu planen und zu dokumentieren. Auch der Einsatz von IoT-Sensorik für Condition Monitoring (z.B. Zustandsüberwachung von Anlagen in Echtzeit) oder die Anbindung an ein Gebäudeleitsystem (GLT) sollte erläutert werden. Der Bieter soll darlegen, wie diese Technologien die Effizienz steigern, Ausfallzeiten reduzieren und eine lückenlose Dokumentation aller Wartungsaktivitäten gewährleisten.

• Konformität mit Normen und Standards: Erklärung, dass sämtliche Wartungsleistungen gemäß den geltenden technischen Normen, Richtlinien und Qualitätsstandards erbracht werden. Der Bieter sollte aufführen, welche einschlägigen Normen eingehalten werden (z.B. DIN- und EN-Normen für Wartung und Prüfung bestimmter Anlagen, VDE-Bestimmungen für Elektrotechnik, VdS-Richtlinien für Brandschutztechnik). Ebenso ist anzugeben, ob interne Qualitätsmanagement-Systeme nach ISO 9001 oder Arbeitsschutzmanagement nach ISO 45001 vorhanden sind, die eine strukturierte und normkonforme Leistungserbringung unterstützen. Der Auftraggeber erwartet, dass die in der Ausschreibung genannten Vorschriften (etwa DIN 31051, DIN EN 13306, ISO 55000) im Wartungskonzept berücksichtigt und erfüllt werden.

• Einreichung des Wartungskonzepts: Das Wartungskonzept des Bieters ist dem Angebot als verbindlicher Bestandteil beizufügen. Es stellt ein Muss-Kriterium dar – Angebote ohne ein vollständiges, schlüssiges Wartungskonzept oder mit lückenhaften Angaben können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber macht die Vorlage eines Wartungskonzepts zur Bedingung, um die Ernsthaftigkeit und Fachkunde des Bieters sicherzustellen.

• Prüfung und Bewertung: Das eingereichte Wartungskonzept wird vom Auftraggeber fachlich geprüft und hinsichtlich Inhalt und Umfang bewertet. Es muss alle geforderten Bereiche abdecken, die vorgesehenen Leistungen korrekt und umfassend beschreiben und den Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen entsprechen. Besonderes Augenmerk liegt darauf, ob die vorgeschlagenen Wartungsintervalle, Personalressourcen und Reaktionszeiten mit den Erwartungen des Auftraggebers übereinstimmen. Gegebenenfalls fließt die Qualität des Wartungskonzepts als Zuschlagskriterium in die Angebotsbewertung ein – beispielsweise kann ein durchdachtes Konzept mit effektiven Maßnahmen für hohe Anlagensicherheit dem Bieter einen qualitativen Vorteil verschaffen (etwa in Form von Bewertungspunkten), während ein unzureichendes Konzept zum Punktabzug führt.

• Aktualisierungspflicht während der Vertragslaufzeit: Der später beauftragte Dienstleister ist verpflichtet, sein Wartungskonzept bei Bedarf fortzuschreiben und aktuell zu halten. Veränderungen am Gebäude oder an der technischen Ausstattung (z.B. Erweiterung um neue Anlagen, Modernisierung bestehender Systeme) sowie Änderungen von Gesetzen oder Normen müssen zeitnah im Wartungskonzept nachgezogen werden. Solche Anpassungen sind dem Auftraggeber anzuzeigen; größere konzeptionelle Änderungen bedürfen der Abstimmung und Zustimmung, um sicherzustellen, dass der Wartungsplan stets den aktuellen Gegebenheiten und Vorschriften entspricht.

• Integration in das Leistungscontrolling: Die Durchführung der Wartungsmaßnahmen ist eng in das Vertrags- und Qualitätsmanagement einzubetten. Alle Wartungseinsätze und Prüfergebnisse sind vom Auftragnehmer nachvollziehbar zu dokumentieren und dem Auftraggeber regelmäßig zu berichten. Diese Dokumentation (Wartungsprotokolle, Inspektionsberichte, Störungsstatistiken) wird genutzt, um die Einhaltung der vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) zu überwachen. Im Wartungsvertrag wird festgelegt, dass z.B. monatliche Berichte oder Quartalsmeetings stattfinden, in denen der Dienstleister Rechenschaft über durchgeführte Wartungen ablegt und Kennzahlen wie Anlagenverfügbarkeit, MTTR (mittlere Reparaturzeit) oder Anzahl der Störungen präsentiert. So kann der Auftraggeber die Performance laufend prüfen und bei Abweichungen frühzeitig gegensteuern.

• Umgang mit Abweichungen und Mängeln: Werden Wartungsleistungen unzureichend, verspätet oder gar nicht erbracht, behält sich der Auftraggeber vertraglich definierte Konsequenzen vor. Hierzu können schriftliche Abmahnungen, Vergütungskürzungen oder Vertragsstrafen (Pönalen) gehören, die im Dienstleistungsvertrag oder SLA festgelegt sind. Im Extremfall – etwa bei wiederholter Nichterfüllung wesentlicher Pflichten oder grober Vernachlässigung der Wartung – kann der Auftraggeber eine außerordentliche Kündigung des Wartungsvertrags aussprechen. Bereits im Ausschreibungsverfahren kann ein erkennbar unzureichendes oder unglaubwürdiges Wartungskonzept dazu führen, dass das Angebot des Bieters von der Wertung ausgeschlossen wird, da die zuverlässige Betriebsführung des Objekts oberste Priorität hat.

Für sicherheitsrelevante Anlagen wie elektronische Zutrittskontrollsysteme gelten im Rahmen des Wartungskonzepts besondere Vorgaben.

• Vorbeugende Wartung: Zutrittskontrollanlagen erfordern regelmäßige präventive Maßnahmen, um Ausfälle bereits im Vorfeld zu vermeiden. Dazu zählt insbesondere die routinemäßige Reinigung von Ausweis- und Kartenlesern, Tastaturen oder Fingerabdruckscannern, um Verschmutzungen und Funktionsbeeinträchtigungen vorzubeugen. Mechanische Komponenten wie elektrische Türschlösser und Drehkreuze sind zu schmieren, zu justieren und auf Verschleiß zu prüfen. Ebenso müssen Software und Firmware der Zutrittskontrollsysteme in definierten Intervallen aktualisiert werden, damit Sicherheitslücken geschlossen und neue Funktionen oder Anpassungen (z.B. geänderte Zugangsberechtigungen) zuverlässig umgesetzt werden.

• Korrektive Wartung: Im Störungsfall eines Zutrittskontrollsystems ist eine umgehende Fehlerbehebung essenziell, da Sicherheitsrisiken oder betriebliche Einschränkungen (z.B. blockierter Personenzugang) auftreten können. Das Wartungskonzept muss daher klare Prozesse für den Umgang mit Incidents vorsehen: Zum Beispiel bei defekten Türsteuerungen oder ausgefallenen Schließzylindern sollte ein 24/7-Notdienst bereitstehen, der innerhalb kürzester Reaktionszeit vor Ort ist. Für häufige Störungsszenarien (etwa Ausfall des zentralen Zutritts-Servers, Versagen eines biometrischen Lesers, klemmen eines elektronischen Türschlosses) sind Standardprozeduren zu definieren. Dazu gehören auch Übergangsmaßnahmen, wie die manuelle Notöffnung von Türen, Ausgabe von Ersatz-Badges oder das temporäre Überbrücken automatischer Sperren, bis die volle Systemfunktion wiederhergestellt ist.

• Prädiktive Wartung: Moderne Zutrittssysteme bieten Protokolle und Diagnosedaten, die eine vorausschauende Instandhaltung ermöglichen. Das Wartungskonzept soll vorsehen, diese Daten auszuwerten, um Muster zu erkennen, die auf einen drohenden Ausfall hindeuten. Beispielsweise können vermehrte Leseabbrüche an einem Kartenleser, ansteigende Motorstromwerte an einem Türantrieb oder wiederholte Kommunikationsfehler zwischen Komponenten auf beginnenden Verschleiß oder Einstellungsprobleme hinweisen. Solche Erkenntnisse nutzt der Dienstleister, um frühzeitig Instandsetzungsmaßnahmen einzuplanen – etwa den rechtzeitigen Austausch eines sich anbahnend defekten Lesegeräts oder die Kalibrierung einer Tür, bevor es zu einem vollständigen Ausfall kommt. Auf diese Weise wird die Sicherheit proaktiv gewährleistet und die Systemverfügbarkeit maximiert.

• Redundanzplanung und Reparaturzeiten (MTTR): Da Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme als kritisch eingestuft sind, muss das Wartungskonzept Vorkehrungen für Redundanzen und schnelle Wiederherstellung treffen. Zentralen Systemkomponenten (z.B. Zutrittskontrollserver, Datenbanken für Berechtigungen, Schließanlagen-Steuerungen) sollten redundante Ausführungen oder Backup-Systeme haben, damit bei Ausfall eines Elements der Betrieb sofort oder innerhalb kürzester Zeit weiterläuft. Zudem sind Zielvorgaben für die mittlere Reparaturzeit (MTTR) festzulegen, speziell für sicherheitskritische Störungen. Der Bieter sollte angeben, innerhalb welcher maximalen Dauer ein Komplettausfall des Zutrittssystems behoben sein muss (beispielsweise Wiederherstellung der vollen Funktion innerhalb von 2 Stunden). Solche Kennzahlen und Redundanzstrategien demonstrieren, dass der Bieter in der Lage ist, auch im Störungsfall die Sicherheit und Zutrittskontrolle schnellstmöglich wieder zu garantieren.

• Einhaltung relevanter Sicherheitsnormen: Die Wartung von Zutrittskontroll- und Alarmsystemen muss gemäß den einschlägigen Normen für Sicherheitstechnik erfolgen. Insbesondere sind die Vorgaben der DIN EN 60839 (Regelwerke für Alarm- und elektronische Sicherheitssysteme, inklusive Zutrittskontrollanlagen) und der DIN VDE 0833 (Planung, Einbau, Betrieb und Instandhaltung von Gefahrenmeldeanlagen für Brand, Einbruch und Überfall) zu berücksichtigen. Diese Normen definieren u.a. Mindestanforderungen an Funktionsprüfungen, Wartungsintervalle und Dokumentation. Ein konformes Wartungskonzept stellt sicher, dass z.B. Prüfprotokolle für Zutrittsleser, Batteriewechsel in Sicherheitsanlagen oder Software-Updates lückenlos nach den geltenden Standards durchgeführt und aufgezeichnet werden. Damit wird die Qualität der Instandhaltung messbar und für den Auftraggeber nachvollziehbar.

Abschließend hat der Bieter mit seinem Angebot eine formale Erklärung abzugeben, dass er die beschriebenen Wartungsanforderungen zuverlässig erfüllen und alle gesetzlichen wie vertraglichen Vorgaben einhalten wird. Diese Eigenerklärung beinhaltet die Übernahme der Verantwortung für die Betriebsbereitschaft und Sicherheit sämtlicher betreuter technischer Systeme im Gebäude. Der Bieter versichert, durch geeignete organisatorische Maßnahmen, den Einsatz qualifizierten Fachpersonals sowie konsequente Überwachung der Wartungsfristen die maximale Verfügbarkeit der Anlagen sicherzustellen. Etwaige Mängel oder Störungen wird er unverzüglich beheben, um einen sicheren, unterbrechungsfreien Gebäudebetrieb zu jeder Zeit zu gewährleisten.