Arbeitssicherheitsrichtlinie

• Arbeiten in der Höhe: Viele Wartungsarbeiten, wie z.B. Beleuchtungswechsel in Hallen, Fassadenreinigung oder Dachinspektionen, erfordern Arbeiten in großer Höhe. Hierbei sind geeignete Maßnahmen gegen Absturz unbedingt einzuhalten. Mitarbeiter müssen Persönliche Schutzausrüstung (PSA) gegen Absturz verwenden (z.B. Sicherheitsgeschirr und -leine) und gegebenenfalls Hebebühnen oder Gerüste vorschriftsmäßig nutzen. Die Richtlinie verlangt, dass alle Arbeiten über Bodenniveau nur von geschultem Personal durchgeführt werden und entsprechende Rettungsmaßnahmen für Notfälle geplant sind.

• Umgang mit Kältemitteln in der Klimatechnik: Das Instandhalten von Klima- und Kälteanlagen bringt den Umgang mit Kältemitteln mit sich, die bei unsachgemäßem Handling Gefahren für Gesundheit und Umwelt darstellen können. Die Arbeitssicherheitsrichtlinie fordert sichere Lagerung und Handhabung von Kältemitteln gemäß den geltenden Umwelt- und Sicherheitsvorschriften. Techniker müssen über die notwendige Sachkunde (z.B. einen Kälteschein) verfügen, um Leckagen zu vermeiden und im Falle eines Austritts angemessen zu reagieren. Zudem sind regelmäßige Dichtigkeitsprüfungen vorgeschrieben, um unkontrollierte Emissionen klimaschädlicher Gase zu verhindern.

• Lockout/Tagout-Verfahren (LOTO): Für Wartungs- und Reparaturarbeiten an elektrischen oder mechanischen Anlagen schreibt die Richtlinie die Anwendung von Freischalt- und Verriegelungsverfahren vor. Das sogenannte Lockout/Tagout-System stellt sicher, dass Maschinen und elektrische Schaltanlagen vor Beginn der Arbeiten spannungsfrei geschaltet und gegen unbefugtes Wiedereinschalten gesichert werden. Jeder Techniker hat persönliche Absperrvorrichtungen (z.B. Vorhängeschlösser) und Warnschilder anzubringen, bevor er mit der Arbeit beginnt. Dadurch wird ausgeschlossen, dass während der Instandhaltung versehentlich Energie freigesetzt oder eine Maschine gestartet wird, was schwere Unfälle verhindern hilft.

• Arbeiten in engen Räumen: Technische Anlagen wie Tanks, Kessel, Schächte oder große Lüftungskanäle erfordern bisweilen Arbeiten in beengten Platzverhältnissen. Solche engen Räume sind häufig schlecht belüftet und bergen Risiken wie Sauerstoffmangel, das Vorhandensein gefährlicher Gase oder erschwerte Fluchtmöglichkeiten. Die Richtlinie verlangt deshalb eine strenge Einhaltung besonderer Sicherheitsvorkehrungen: Vor dem Einsteigen ist die Atmosphäre mittels Messgeräten auf Gefahrstoffe und ausreichenden Sauerstoffgehalt zu prüfen (Freimessung). Es muss eine zweite Person als Sicherungsposten außerhalb des engen Raums anwesend sein, um im Notfall Hilfe leisten oder Rettungskräfte alarmieren zu können. Zudem sind klare Kommunikationsmittel (z.B. Funkgerät) und Rettungsausrüstung bereitzuhalten. Arbeiten in engen Räumen dürfen nur mit einer ausdrücklichen Arbeitserlaubnis und unter Beachtung der DGUV-Regeln für solche Tätigkeiten erfolgen.

• Brandschutz und Heißarbeiten: Bei allen Arbeiten, die Funkenflug oder starke Hitzeentwicklung erzeugen – sogenannte Heißarbeiten wie Schweißen, Schleifen oder Löten – sind besondere Brandschutzmaßnahmen vorgeschrieben. Vor Beginn solcher Tätigkeiten muss ein Heißarbeits-Erlaubnisschein eingeholt werden, der die zu treffenden Schutzmaßnahmen dokumentiert. Die Umgebung der Arbeitsstelle ist von brennbaren Materialien zu räumen oder abzudecken, geeignete Feuerlöschgeräte sind bereitzustellen, und ein Mitarbeiter als Brandwache muss sowohl während der Arbeiten als auch während der Nachbeobachtungszeit anwesend sein. Die Brandmeldeanlage des Gebäudes ist gegebenenfalls vorübergehend in einem sicheren Modus zu schalten, um Fehlalarme zu vermeiden – dies jedoch nur in Abstimmung mit der zuständigen Stelle und unter Gewährleistung alternativer Brandüberwachung. Die Richtlinie legt fest, dass alle derartigen Maßnahmen schriftlich festzuhalten sind und streng gemäß den brandschutzrechtlichen Vorgaben durchgeführt werden.

• Zugang zu sensiblen Bereichen: Techniker im Facility Management erhalten mitunter Zutritt zu sicherheitskritischen Zonen des Gebäudes, etwa Serverräumen, Energiezentralen oder Bereichen mit vertraulicher Infrastruktur. Die Arbeitssicherheitsrichtlinie definiert deshalb klare Zugangsprotokolle für solche Bereiche. Vor Betreten ist die Zugangsberechtigung zu prüfen und beim zuständigen Verantwortlichen anzumelden. Während der technischen Arbeiten ist sicherzustellen, dass keine unautorisierten Personen Zutritt erhalten – zum Beispiel durch Absperren der Türen oder Zugangskontrollsysteme im Wartungsmodus. Zudem sind besondere Vorsichtsmaßnahmen zu beachten, um bestehende Sicherheitseinrichtungen nicht zu kompromittieren (z.B. dürfen Alarmanlagen oder Türschlösser nur in Abstimmung mit der Sicherheitsabteilung deaktiviert werden). Nach Abschluss der Arbeiten wird der ordnungsgemäße Zustand der Sicherheitsmaßnahmen (verschlossene Türen, reaktivierte Alarmsysteme etc.) überprüft und dokumentiert.

• Eigenes Arbeitsschutzkonzept: Ein vollständiges Dokument der unternehmenseigenen Arbeitssicherheitsrichtlinie, das die organisatorischen und technischen Maßnahmen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz beschreibt. Dieses Konzept muss den Anforderungen des ArbSchG und einschlägiger DGUV-Vorschriften entsprechen und konkret auf die Tätigkeiten des technischen Gebäudemanagements zugeschnitten sein. Es sollte z.B. Verantwortlichkeiten (Sicherheitsbeauftragte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit), Kommunikationswege im Notfall und Vorgehensweisen zur Überwachung der Sicherheitsstandards enthalten.

• Gefährdungsbeurteilungen: Vorlage von beispielhaften Gefährdungsbeurteilungen (Risikoanalysen) für die typischen Tätigkeiten, die im Rahmen des technischen Facility Management anfallen. Gemäß § 5 ArbSchG sind Arbeitgeber verpflichtet, für alle Arbeitsbereiche und -vorgänge die möglichen Gefahren zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Der Bieter sollte daher dokumentieren, dass für Arbeiten an elektrischen Anlagen, in der Höhenarbeit, im Umgang mit Gefahrstoffen usw. systematische Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt wurden. Jede Gefährdungsbeurteilung sollte neben der Identifikation von Risiken auch eine Bewertung der Risiko-Schwere und die daraus abgeleiteten konkreten Sicherheitsmaßnahmen enthalten.

• Standard-Arbeitsanweisungen (SOPs): Für sicherheitskritische Arbeiten müssen Standardarbeitsanweisungen oder Standard Operating Procedures (SOPs) vorliegen. Der Bieter hat nachzuweisen, dass es für Tätigkeiten wie z.B. Freischaltverfahren (LOTO), Arbeiten unter Spannung, das Betreten von engen Räumen oder die Handhabung von Gefahrstoffen schriftlich fixierte Vorgehensanweisungen gibt. Diese Anweisungen sollen Schritt-für-Schritt darlegen, wie die Arbeiten sicher durchzuführen sind, welche PSA zu tragen ist, welche Prüfschritte vor und nach der Arbeit vorzunehmen sind und wie im Störungs- oder Notfall zu reagieren ist. Die Existenz solcher SOPs gewährleistet, dass alle Mitarbeiter einheitliche und sichere Verfahren einhalten.

• Schulungs- und Qualifikationsnachweise: Die Belegschaft des Bieters muss fachlich qualifiziert und in Arbeitssicherheit unterwiesen sein. Als Nachweis sind Zertifikate und Bescheinigungen vorzulegen, die relevante Schulungen und Qualifikationen belegen. Dazu zählen z.B. Unterweisungsnachweise gemäß DGUV Vorschrift 1, Ersthelfer-Ausbildungen, Schulungen für Arbeiten an elektrischen Anlagen (Elektrofachkraft) oder Bedienerausweise für Hebebühnen. Wichtig ist auch der Nachweis regelmäßiger Sicherheitsunterweisungen für alle Mitarbeiter (mindestens jährlich), um deren Wissen auf aktuellem Stand zu halten. Diese Dokumente demonstrieren, dass der Bieter ein kompetentes Team einsetzt, das mit den spezifischen Gefahren im technischen Facility Management sachgerecht umgehen kann.

• Melde- und Berichtssystem für Vorfälle: Der Bieter muss über ein strukturiertes Verfahren zur Unfallmeldung und Unfalluntersuchung verfügen. Erwartet wird eine Beschreibung, wie Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle oder sonstige sicherheitsrelevante Vorfälle intern erfasst und analysiert werden. Zum Nachweis kann der Bieter beispielsweise ein Musterformular für Unfallmeldungen beilegen und erläutern, wie die Ursachen von Zwischenfällen systematisch untersucht und zukünftige Präventionsmaßnahmen abgeleitet werden. Ebenfalls sollte dargelegt werden, wie über meldepflichtige Arbeitsunfälle (mit Ausfallzeiten über dem gesetzlich definierten Schwellenwert) fristgerecht die Behörden bzw. die Berufsgenossenschaft informiert werden. Ein solches Berichtssystem ist entscheidend, um aus vergangenen Ereignissen zu lernen und die Sicherheitsperformance kontinuierlich zu verbessern.

• Pflichtbeilage im Angebot: Die Einreichung einer umfassenden Arbeitssicherheitsrichtlinie bzw. eines Sicherheitskonzepts ist fester Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen. Angebote, denen diese Dokumentation fehlt, können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Der Bieter muss daher sicherstellen, dass alle geforderten Nachweise und Konzepte vollständig und strukturiert dem Angebot beigelegt sind.

• Prüfung der Compliance: Der Auftraggeber behält sich vor, die vorgelegten Sicherheitskonzepte und Nachweise auf ihre Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben und den Ausschreibungsbedingungen zu prüfen. Dies kann beispielsweise durch formale Dokumentenprüfungen, Rückfragen oder sogar Audits und Bieterpräsentationen geschehen. In Zweifelsfällen kann verlangt werden, dass der Bieter detaillierte Erläuterungen liefert oder zusätzliche Belege (z.B. Zertifizierungen wie ISO 45001) vorlegt, um die praktische Umsetzung der Richtlinie zu untermauern.

• Kontinuierliche Aktualisierung und Schulung: Die Anforderungen an die Arbeitssicherheit entwickeln sich stetig weiter – sei es durch neue gesetzliche Vorgaben, technologische Veränderungen oder Erkenntnisse aus Unfällen. Der Bieter wird verpflichtet, während der gesamten Vertragslaufzeit seine Arbeitsschutz-Dokumentation auf dem aktuellen Stand zu halten und fortlaufende Schulungen für das Personal durchzuführen. Im Angebot ist daher zu erklären, dass jährliche Überprüfungen und Aktualisierungen der Sicherheitsunterlagen erfolgen und die Mitarbeiter regelmäßig (mindestens einmal pro Jahr oder bei Bedarf öfter) zu relevanten Sicherheitsthemen unterwiesen werden. Dieses kontinuierliche Sicherheitsmanagement stellt sicher, dass der Dienstleister auch langfristig alle Arbeitsschutzanforderungen erfüllt.

• Sanktionen bei Nichteinhaltung: Die Ausschreibungsunterlagen werden festlegen, dass Verstöße gegen die zugesagten Sicherheitsmaßnahmen ernste Konsequenzen haben. Sollte der beauftragte Dienstleister während der Vertragsausführung gegen Arbeitsschutzauflagen verstoßen oder es versäumen, gemeldete Mängel abzustellen, kann der Auftraggeber vertraglich festgelegte Sanktionen verhängen. Diese reichen je nach Schwere von schriftlichen Verwarnungen über Vertragsstrafen (Bußzahlungen) bis hin zur fristlosen Kündigung des Dienstleistungsvertrags. Bereits im Angebot sollte der Bieter darlegen, wie interne Kontrollen sicherstellen, dass es gar nicht erst zu Verstößen kommt. Die klare Androhung von Sanktionen unterstreicht die Bedeutung, die der Auftraggeber dem Thema Arbeitssicherheit beimisst.

• Sicheres Arbeiten an Sicherheitssystemen: Techniker, die an Zutrittskontroll-Hardware, elektronischen Schließanlagen oder den zugehörigen Server- und Netzwerksystemen arbeiten, müssen dabei hohe Sicherheitsstandards einhalten. Vor Arbeiten an elektronischen Komponenten ist stets die Spannungsfreiheit herzustellen, um elektrische Schläge oder Kurzschlüsse zu verhindern. Zugleich ist darauf zu achten, dass keine sicherheitsrelevanten Funktionen unbeabsichtigt deaktiviert werden – z.B. darf während einer Wartung an der Zugangstechnik die Gebäudealarmanlage nicht unkontrolliert ausgelöst oder die Türverriegelungen nicht ohne Absicherung offen gelassen werden. Die Richtlinie verlangt für derartige Arbeiten detaillierte Protokolle, die vorab zu planen und vom Personal strikt einzuhalten sind.

• Kontrollierter Zutritt bei Wartung: Wartungsarbeiten in Bereichen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen (wie Rechenzentren, Tresorräumen oder Sicherheitsleitstellen) dürfen nur nach vorheriger Anmeldung und Freigabe erfolgen. Der Bieter muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter nur mit entsprechender Autorisierung und unter Überwachung Zugang zu solchen Zonen erhalten. Gegebenenfalls ist ein berechtigter Vertreter des Auftraggebers hinzuzuziehen oder eine Zugangsbegleitung vorgeschrieben. Alle Zutrittszeiten, durchgeführten Arbeiten und auftretenden Besonderheiten sind zu protokollieren. Dadurch wird gewährleistet, dass auch während technischer Eingriffe die Kontrolle über sensible Bereiche erhalten bleibt und keine Sicherheitslücken entstehen.

• Notfall-Override und Abschaltprozesse: Die Richtlinie schreibt vor, dass für Zutrittskontrollsysteme klare Verfahren für den Notfall und für Wartungszustände definiert sein müssen. Beispielsweise ist festzulegen, wie im Brandfall oder bei Stromausfall die Türsysteme in einen sicheren Zustand versetzt werden (etwa Entriegelung von Notausgängen). Ebenso braucht es Abläufe, wie die Anlage im Wartungsfall geordnet heruntergefahren oder vorübergehend deaktiviert werden kann, ohne die Sicherheit des Gebäudes insgesamt zu beeinträchtigen. Diese Notfall- und Abschaltverfahren müssen den Mitarbeitern bekannt sein und in der Dokumentation des Bieters beschrieben werden. Insbesondere ein Not-Override (manuelle Notentriegelung) für elektronische Türen ist regelmäßig zu testen, damit im Ernstfall keine Personen eingeschlossen bleiben.

• Dokumentation von sicherheitsrelevanten Vorfällen: Jeder sicherheitsrelevante Vorfall im Zusammenhang mit der Zugangskontrolltechnik – sei es ein technischer Defekt, ein Beinaheunfall (z.B. eine Tür klemmt und verletzt beinahe jemanden) oder ein tatsächlicher Sicherheitsbruch – ist vom Dienstleister lückenlos zu dokumentieren. Die Arbeitssicherheitsrichtlinie verlangt, dass solche Ereignisse sofort dem Auftraggeber gemeldet und in einem Bericht festgehalten werden. Daraus sind gegebenenfalls Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten, z.B. zusätzliche technische Schutzvorkehrungen oder Schulungen des Personals. Diese konsequente Dokumentation und Auswertung stellt sicher, dass das Sicherheitssystem kontinuierlich optimiert und Risiken frühzeitig erkannt werden.

Jeder Bieter muss im Angebotsprozess verbindlich erklären, dass er sämtliche hier beschriebenen Sicherheitsanforderungen erfüllt und während der Vertragslaufzeit einhalten wird. Eine entsprechende Konformitätserklärung ist den Angebotsunterlagen beizufügen. Darin bestätigt der Bieter, dass alle vorgesehenen Maßnahmen, Richtlinien und Verfahren im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Verordnungen und Regeln der Technik stehen. Außerdem übernimmt der Bieter ausdrücklich die Verantwortung dafür, dass sowohl das eigene Personal als auch etwaige Nachunternehmer die Arbeitsschutzvorgaben jederzeit befolgen. Diese Bestätigung der Compliance unterstreicht die Verpflichtung des Dienstleisters, dem Thema Arbeitssicherheit höchste Priorität einzuräumen und ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Vergabe des technischen Facility Management-Auftrags.