Anlagenkennzeichnungsplan

Kennzeichnungstechnologien: Es ist festzulegen, welche Technologie verwendet wird, etwa langlebige Barcodes oder QR-Codes, die mit Scannern oder Smartphones gelesen werden können, und RFID-Tags, die eine berührungslose Identifikation ermöglichen. Hybridlösungen sind möglich – beispielsweise RFID für kritische Assets, die schnell ausgelesen werden müssen, und QR-Codes für visuell markierte Geräte. Die gewählte Technologie sollte den Umgebungsbedingungen der Einrichtung (z. B. Feuchtigkeit, Temperatur, Staub) sowie den gewünschten Leseabständen entsprechen.

• HVAC-Komponenten: Kessel, Kühler, Lüftungsgeräte, Pumpen, Ventilatoren und Thermostate.

• Elektrische Verteilersysteme: Schaltanlagen, Schalttafeln, Leistungsschalter, Generatoren, USV-Anlagen und wesentliche Geräte.

• Brandmelde- und Löschtechnik: Alarmzentralen, Rauch- und Wärmemelder, Sprinkleranlagen, Feuerlöscher und Hydranten.

• Vertikaler Transport: Aufzüge, Rolltreppen, Hebebühnen sowie ihre Motoren, Steuereinheiten und Sicherheitseinrichtungen.

• Zutrittskontroll- und Sicherheitssysteme: Türleser, elektronische Schlösser, Zugangspanels, CCTV-Kameras, biometrische Scanner, Alarmzentralen und Sicherheitserver.

Jedes dieser Geräte erhält ein eindeutiges Label, das Art, Standort oder Funktion abbildet.

CAFM-Integration: Jedes Kennzeichen muss mit einem Eintrag im Computer-Aided Facility Management (CAFM)-System oder einem BIM-Modell verknüpft werden. Die Label-ID verweist auf einen Datensatz mit technischen Spezifikationen, Installationsdatum, Wartungshistorie, Garantieinformationen und Inspektionsplänen. Beim Scannen eines Kennzeichens kann das Wartungspersonal sofort den relevanten Datensatz einsehen, wodurch Fehler reduziert und Inspektionen effizienter werden.

• Präventive Wartung: Kennzeichnungen sorgen dafür, dass regelmäßige Inspektionen termingerecht durchgeführt werden, da das CAFM-System Erinnerungen und Arbeitsaufträge auf Basis der Asset-ID generiert.

• Prädiktive Wartung: Durch die Identifizierung jedes Assets können Betriebsdaten wie Laufzeiten, Sensorwerte oder Leistung erfasst werden. Abweichungen deuten frühzeitig auf Störungen hin, sodass Wartungen eingeleitet werden können, bevor Ausfälle auftreten.

• Korrektive Wartung: Tritt ein Ausfall auf, lässt sich das betreffende Gerät über sein Label schnell identifizieren. Technikern stehen so sofort Wartungshistorien, Handbücher und Ersatzteildaten zur Verfügung, was die Fehlerbehebung beschleunigt und eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.

• Detaillierte Beschreibung des Kennzeichnungssystems: Bieter müssen genau erklären, wie ihre Labels strukturiert und codiert sind und welche Technologie eingesetzt wird. Dabei ist darzulegen, wie einzigartige und skalierbare Kennungen für alle Assets erstellt werden.

• Mapping-Strategie für CAFM/BIM: Es ist zu beschreiben, wie jedes physische Kennzeichen in der CAFM- oder BIM-Datenbank registriert wird und wie Datenaktualisierungen erfolgen. Ein klares Schema zeigt, dass das System nicht nur aus Etiketten besteht, sondern in die digitale Verwaltung eingebunden ist.

• Haltbarkeit und Sicherheit der Kennzeichen: Bieter müssen nachweisen, dass die verwendeten Etiketten oder Tags umweltbeständig, gut lesbar und manipulationssicher sind. Dazu gehören Angaben zu Materialien (z. B. laminiertes Polyester, eloxiertes Aluminium, robuste RFID-Tags) und zu ihrer Beständigkeit gegen Hitze, Feuchtigkeit, UV-Strahlung oder Chemikalien.

• Kompatibilität mit bestehenden Systemen: Es ist zu belegen, dass die Kennzeichnungslösung mit vorhandenen CAFM- und BIM-Plattformen sowie mit eingesetzter Hardware (Scanner, mobile Geräte) zusammenarbeitet. Falls erforderlich, sind Schnittstellen oder Konvertierungsfunktionen bereitzustellen.

• Schulungsplan für Mitarbeiter: Bieter müssen erläutern, wie sie ihr Installationsteam schulen, um einheitliche Kennzeichnungen anzubringen, und wie sie das Facility-Management-Personal im Umgang mit den Labels und der Software schulen. Eine gute Schulung unterstützt die Akzeptanz und korrekte Nutzung des Systems.

Durch die Vorlage dieser Dokumente zeigt der Bieter, dass sein Kennzeichnungsplan durchdacht, machbar und auf die Anforderungen des Auftraggebers und die gesetzlichen Vorgaben abgestimmt ist.

• Einreichung des Angebots: Das Kennzeichnungskonzept ist als Teil der Angebotsunterlagen einzureichen und wird bei der Bewertung berücksichtigt. Fehlt dieser Plan, kann das Angebot als unvollständig gelten.

• Überprüfung: Der Auftraggeber kann vor Vertragserteilung Musteretiketten sehen wollen. Bieter sollten in der Lage sein, das Scannen eines Labels und die Übernahme in die Datenbank zu demonstrieren, um die Funktionsfähigkeit des Systems zu belegen.

• Pflicht zur Datenpflege: Nach Zuschlag sind Auftragnehmer verpflichtet, die Asset-Datenbank stets aktuell zu halten. Jede Wartung, jeder Austausch oder jede Veränderung eines Assets muss im CAFM-System vermerkt werden, sodass der Bestand jederzeit korrekt dokumentiert ist.

• Ersatz- und Fehlerverfahren: Der Plan muss vorsehen, wie fehlende, beschädigte oder doppelt vergebene Labels erkannt und ersetzt werden. Es sollten regelmäßige Kontrollen sowie Abläufe für die Wiederherstellung von Etiketten beschrieben sein, um Datenintegrität zu gewährleisten.

• Sanktionen bei Nichtkonformität: Ausschreibungen können Vertragsstrafen vorsehen, wenn das Kennzeichnungssystem nicht termingerecht oder nicht ordnungsgemäß umgesetzt wird. Wiederholte Mängel können als Vertragsbruch gewertet werden.

• Umfassende Kennzeichnung von Sicherheitskomponenten: Alle Zutrittsgeräte wie Türleser, elektronische Schlösser, Drehkreuze, Kameras, biometrische Scanner, Alarmeinheiten und die zugehörigen Server oder Controller müssen eindeutig gekennzeichnet werden.

• Nicht beschreibende Labels: Labels dürfen keine Details über die Sicherheitsfunktion offenbaren. Stattdessen wird ein Code (z. B. „AC-01“ für einen Zugangskontroller) verwendet, sodass Unbefugte bei Sichtung keine Rückschlüsse auf Sicherheitsinfrastruktur ziehen können.

• Vertrauliche Datenhaltung: Die Verknüpfung eines Labels mit seinem Funktionsumfang bleibt im CAFM- oder Sicherheitssystem verschlüsselt und ist nur für autorisierte Personen zugänglich. So wird verhindert, dass sensible Sicherheitsdaten unbefugt eingesehen werden.

• Redundanz und Nachverfolgbarkeit: Es sollten alternative Identifikationsmethoden (z. B. zusätzliche interne Aufkleber oder die Nutzung elektronischer Seriennummern als zweite ID) vorgesehen werden, falls ein äußeres Label fehlt oder unlesbar wird.

• Einhaltung von Sicherheitsnormen: Der Plan muss Normen wie DIN EN 60839 und VDE 0833 berücksichtigen, die spezifische Anforderungen an Alarm- und Zutrittssysteme stellen. Durch die Konformität wird sichergestellt, dass die Kennzeichnung professionellen Sicherheitsstandards entspricht.

• Erklärung eines vollständigen Systems: Sie sollten bestätigen, dass sie ein vollständiges, integriertes Kennzeichnungssystem liefern, das alle Assets im Leistungsumfang erfasst, die digitale Anbindung an das CAFM-System realisiert und während der gesamten Vertragslaufzeit funktioniert.

• Verantwortung für Aktualität und Genauigkeit: Sie müssen sich zur fortlaufenden Pflege der Asset-Daten verpflichten. Dies umfasst das Aktualisieren von Etiketten und Daten bei neuen, geänderten oder ausgemusterten Assets sowie die Dokumentation jeder Wartung unter der jeweiligen Asset-ID.

Zusammenfassung: Der Asset-Kennzeichnungsplan ist ein Eckpfeiler technischer Facility-Management-Verträge. Er gewährleistet, dass jedes Gerät identifizierbar und dokumentiert ist und gemäß den Anforderungen des Auftraggebers sowie gesetzlichen Normen gewartet wird. Durch die Beachtung dieser strukturierten Anforderungen wird ein hohes Maß an Professionalität, Sicherheit und Effizienz erreicht. Das Kennzeichnungssystem sorgt dafür, dass in der komplexen Infrastruktur eines Gebäudes kein Asset übersehen oder unauffindbar bleibt – eine wesentliche Voraussetzung für reibungslose Abläufe und einen erfolgreichen Betrieb.