Jährlicher Schulungs- und Entwicklungsplan

• CAFM-Software-Schulung: Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit Computer Aided Facility Management (CAFM)-Systemen geschult sein. Dies umfasst die sichere Nutzung der digitalen FM-Plattform, Eingabe von Betriebs- und Wartungsdaten, sowie das Erstellen von Berichten und Auswertungen. Ziel ist es, dass alle technischen und administrativen Daten (Wartungspläne, Störungsmeldungen, Prüfprotokolle) korrekt im System erfasst und aktuell gehalten werden. Schulungen in diesem Bereich fördern die Digitalisierung im FM und sorgen für transparente Dokumentation, was insbesondere bei Audits oder Berichterstattung an den Auftraggeber wichtig ist.

• Hygiene-Standards für raumlufttechnische Anlagen (VDI 6022): Technisches Personal, das Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK) betreibt oder wartet, muss über Lufthygiene Bescheid wissen. Die Richtlinie VDI 6022 verlangt, dass raumlufttechnische Anlagen hygienisch einwandfrei betrieben und regelmäßig inspiziert sowie gereinigt werden. Dafür sind spezielle Schulungen erforderlich, z.B. Kategorie-A-Schulungen nach VDI 6022 für verantwortliche Personen. Der Schulungsplan sollte vorsehen, dass HLK-Techniker in den Hygieneanforderungen geschult werden – etwa zu Schimmelprävention in Lüftungsanlagen, Filterwechselintervallen, Reinigung von Kühltürmen und die Durchführung von Hygieneinspektionen. So wird sichergestellt, dass die Innenraumluftqualität den Normen entspricht und Gesundheitsrisiken für Gebäudenutzer minimiert werden.

• Sicherheitsverfahren für Arbeiten in engen Räumen: In Industriegebäuden gibt es oft enge Räume oder Behälter (z.B. Schächte, Kessel, Tanks), in denen Arbeiten nur mit erhöhtem Risiko möglich sind. Mitarbeiter, die solche Arbeiten ausführen, benötigen Schulungen gemäß DGUV Regel 113-004 ("Arbeiten in Behältern, Silos und engen Räumen"). Der Schulungs- und Weiterbildungsplan muss Trainings vorsehen, die das Personal auf die besonderen Gefahren vorbereiten: z.B. Sauerstoffmangel, Absturz- oder Verschüttungsgefahr. Inhalte sind u.a. die korrekte Verwendung von persönlicher Schutzausrüstung (PSAgA für Absturzsicherung, Atemschutzgeräte), das Freimessen von Behältern (Überprüfung der Atmosphäre vor Eintritt) sowie Notfall- und Rettungsübungen. Dadurch wird gewährleistet, dass bei Wartungs- oder Reinigungsarbeiten in beengten Bereichen stets geschulte Teams im Einsatz sind, die alle Sicherheitsprotokolle beherrschen und im Notfall richtig reagieren.

• Workshops zur Energieeffizienz: Ein moderner FM-Dienstleister sollte aktiv zur Energieeinsparung und Nachhaltigkeit beitragen. Daher umfasst der Schulungsplan idealerweise regelmäßige Workshops oder Weiterbildungen zur optimierten Betriebsführung technischer Anlagen im Hinblick auf Energieverbrauch. Themen können sein: effiziente Regelung von Heizungs- und Kühlsystemen, Nutzung von Gebäudeleittechnik (GLT) zur Verbrauchsoptimierung, Lastmanagement im Stromverbrauch, sowie Schulungen zu aktuellen Standards oder Gesetzen im Energiemanagement (z.B. Umgang mit dem Gebäudeenergiegesetz – GEG). Solche Weiterbildungen sensibilisieren das Personal, technische Anlagen ressourcenschonend zu betreiben, ohne die Nutzeranforderungen zu beeinträchtigen. Das Ergebnis sind geringere Betriebskosten und ein Beitrag zu den Klimaschutzzielen, was zunehmend auch von Auftraggebern verlangt wird (Stichwort ESG-Kriterien).

• Zutrittskontrollsysteme und Datenschutz: Da in Industriegebäuden die Zutrittssicherheit von höchster Bedeutung ist, müssen Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Zutrittskontrollsystemen (ZKS) umfassend geschult sein. Der Schulungsplan soll Trainings zur Bedienung, Verwaltung und Überwachung dieser Systeme enthalten. Dies umfasst zum einen die technische Schulung an der eingesetzten Zutrittskontroll-Software/Hardware (z.B. Rechteverwaltung, Programmierung von Ausweisen oder Schlüsselkarten, Systemmeldungen interpretieren) gemäß einschlägigen Normen wie DIN EN 60839-11 (Anforderungen an elektronische Zutrittskontrollanlagen) und DIN VDE 0833 (Sicherheitsanlagen, einschließlich Einbruch- und Zutrittsalarmsysteme). Zum anderen ist die Datenschutz-Schulung für das Umgangspersonal essenziell: Mitarbeiter müssen verstehen, dass Zutrittsprotokolle personenbezogene Daten enthalten und nach DSGVO/BDSG besonders zu schützen sind. Der Plan sollte vermitteln, wie Zugangsberechtigungen korrekt verwaltet werden (Erstellen, Ändern, Löschen von Nutzerprofilen) und wie Zutrittslogs vertraulich behandelt und nur für zulässige Zwecke verwendet werden. Ebenfalls wichtig ist die Schulung im Sicherheitsvorfall-Management: Das Personal lernt, wie bei Verdacht auf unbefugte Zutrittsversuche, verlorenen Zugangskarten oder Systemausfällen zu reagieren ist (z.B. Alarmierung des Wachdienstes, temporäre Schließung von Bereichen, Meldung von Datenschutzverstößen). Durch solche Schulungen wird sichergestellt, dass die Gebäudesicherheit nicht durch Bedienfehler oder Unkenntnis gefährdet wird und alle Zutrittssysteme rechtskonform und sicher betrieben werden.

• Brandschutz und Notfallmaßnahmen: Ein weiterer zentraler Bestandteil des Schulungsumfangs ist der vorbeugende und abwehrende Brandschutz sowie generelle Notfallmaßnahmen. Hierzu sind verschiedene Trainings und Übungen einzuplanen. Zum einen müssen genügend Mitarbeiter als Brandschutzhelfer ausgebildet sein (gemäß Arbeitsstättenregel ASR A2.2 wird ein Anteil der Belegschaft in Handhabung von Feuerlöschern und Evakuierung geschult). Zum anderen sollte das Personal, insbesondere die Leitwarte- oder Haustechnikmitarbeiter, mit der Bedienung der vorhandenen Brandschutztechnik vertraut sein. Bei Gebäuden mit Brandmeldeanlagen (BMA) ist die DIN 14675 einschlägig: Sie fordert, dass für Planung, Betrieb und Instandhaltung der BMA qualifizierte verantwortliche Personen benannt sind, die eine entsprechende Prüfung absolviert haben. Im Schulungsplan ist daher vorzusehen, dass mindestens eine verantwortliche Fachkraft für Brandmeldeanlagen nach DIN 14675 ausgebildet wird oder vorhanden ist. Darüber hinaus sind Evakuierungsübungen (gemeinsam mit dem Auftraggeber und ggf. der örtlichen Feuerwehr) jährlich oder in regelmäßigen Abständen zu organisieren, damit alle Beteiligten mit den Alarm- und Räumungsplänen vertraut sind. Schulungen zur Bedienung von Löschanlagen (z.B. Sprinklerzentralen, Wandhydranten) und zur Notstromversorgung im Brandfall gehören ebenfalls dazu. Insgesamt stellen diese Maßnahmen sicher, dass im Ernstfall – sei es Brand, medizinischer Notfall oder sonstiges – das FM-Personal adäquat reagiert, Schäden minimiert und die gesetzlichen Auflagen (wie z.B. nach Arbeitsstättenverordnung, DIN-Normen) erfüllt werden.

• Jährlicher Schulungskalender: Der Bieter muss einen Kalender bzw. Zeitplan vorlegen, der alle geplanten Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen innerhalb eines Jahres aufzeigt. Daraus sollte hervorgehen, wann (Monat, Kalenderwoche) und für welche Mitarbeitergruppen welche Trainingsmodule vorgesehen sind. Eine übersichtliche Jahresplanung gibt dem Auftraggeber Transparenz darüber, dass Schulungen regelmäßig (z.B. zu Beginn des Jahres Sicherheitsunterweisung, im Frühjahr Technik-Updates, im Herbst Notfallübung etc.) stattfinden und nicht dem Zufall überlassen werden.

• Inhalte und Lernziele der Module: Für jede aufgeführte Schulungsmaßnahme sollte eine Kurzbeschreibung der Inhalte sowie der Lernziele bereitgestellt werden. Der Bieter sollte in seinem Angebot darlegen, welche Themen vermittelt werden (z.B. "Grundlagen der DGUV V3-Prüfung elektrischer Anlagen", "Einweisung in das CAFM-System XY", "Notfallplan bei Stromausfall") und welche Kompetenzen die Teilnehmer danach erworben haben sollen. Diese inhaltliche Beschreibung ermöglicht es dem Auftraggeber zu prüfen, ob alle geforderten Themen (aus Abschnitt 3, z.B. Datenschutzschulung, Brandschutzübung etc.) abgedeckt sind und ob die Tiefe der Schulungen ausreichend ist.

• Qualifikationsnachweise der Dozenten/Trainer: Ein professioneller Schulungsplan zeichnet sich auch durch die Qualifikation der Lehrenden aus. Der Bieter muss daher Nachweise über die Qualifikation der vorgesehenen Trainer oder Schulungsanbieter beilegen. Dazu können Zertifikate, Trainerlizenzen oder Referenzen gehören. Beispielsweise sollte ein Erste-Hilfe-Kurs von einem zertifizierten Ausbilder nach DGUV Grundsatz 304-001 durchgeführt werden; eine Brandschutzschulung idealerweise von einer vfdb-zertifizierten Stelle oder der Feuerwehrschule. Falls interne Schulungen geplant sind (z.B. durch eigene Fachingenieure), sollte der Sachkundenachweis der internen Fachleute dargelegt werden (etwa Zertifikat als "Verantwortliche Person für BMA nach DIN 14675", Meisterbriefe, Technikerabschlüsse, Fortbildungsnachweise). Diese Dokumentation gibt dem Auftraggeber Sicherheit, dass die Schulungen von kompetentem Personal durchgeführt werden.

• Teilnahme- und Erfolgsnachweise: Der Bieter soll erläutern, wie er die Teilnahme seiner Mitarbeiter an den Schulungen dokumentiert. In vielen Fällen ist eine Anwesenheitsliste oder elektronische Erfassung der teilnehmenden Mitarbeiter erforderlich. Darüber hinaus sollten, wo anwendbar, Zertifikate oder Bescheinigungen für bestandene Schulungen oder Unterweisungen vorgelegt werden (z.B. Zertifikat "Sachkunde Aufzugswärter", Teilnahmebescheinigung "VDI 6022-Schulung Kategorie B" etc.). Im Schulungsplan sollte ein Verfahren beschrieben sein, wie mit Mitarbeitern verfahren wird, die eine Schulung versäumen (Nachholtermine, Auffrischungsschulungen) und wie lange die Nachweise archiviert werden. Diese Transparenz stellt sicher, dass kein erforderliches Training in Vergessenheit gerät und dass jederzeit belegbar ist, welche Person welche Qualifikation hat.

• Berichts- und Meldeformat: Schließlich muss der Bieter aufzeigen, in welcher Form er dem Auftraggeber Bericht erstattet über durchgeführte Schulungen. Üblich ist ein jährlicher Schulungsbericht als Teil des Qualitäts- oder Sicherheitsreportings an den Auftraggeber. Darin werden die absolvierten Trainingsmodule, die Anzahl der geschulten Mitarbeiter je Modul, eventuell erzielte Prüfungsergebnisse und anstehende Schulungen für das nächste Jahr aufgeführt. Der Bieter sollte im Angebot ein Muster oder zumindest die Struktur dieses Berichts präsentieren. Zudem kann vereinbart sein, dass besondere Vorkommnisse (z.B. wenn ein Mitarbeiter eine sicherheitsrelevante Schulung nicht bestanden hat) sofort gemeldet werden. Wichtig ist, dass der Auftraggeber so die Überwachungspflicht erfüllen kann und nachvollziehen kann, ob der Dienstleister seinen Verpflichtungen nachkommt. Ein klar definiertes Berichtsformat erhöht die Transparenz und beugt Missverständnissen vor.

Durch die Erfüllung dieser Dokumentationsanforderungen zeigt der Bieter, dass der Schulungs- und Weiterbildungsplan nicht nur auf dem Papier steht, sondern aktiv gelebt und überwacht wird. Vollständige und aussagekräftige Unterlagen in diesem Punkt erhöhen die Chancen des Bieters im Vergabeverfahren, da sie Professionalität und Qualitätsbewusstsein signalisieren.

• Vorlage des Plans als Angebotsbestandteil: In der Ausschreibung wird der Jahres-Schulungsplan meist als verbindlicher Bestandteil des Angebots gefordert. Der Bieter muss diesen Plan spätestens mit Angebotsabgabe einreichen. Es handelt sich hierbei oft um ein Muss-Kriterium – fehlt der Schulungsplan oder ist er unvollständig, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden. Daher sollte der Bieter frühzeitig alle benötigten Informationen zusammentragen und den Plan in der geforderten Form (z.B. als eigenes Kapitel im Qualitätskonzept oder als Anlage) präsentieren.

• Prüfung und Wertung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber wird den vorgelegten Schulungsplan im Rahmen der Angebotswertung sorgfältig prüfen. Gegebenenfalls sind in der Bewertungsmatrix bestimmte Qualitätskriterien verankert, die sich auf Schulung und Personalentwicklung beziehen (z.B. Gewichtung der personellen Qualifikation). Der Bieter sollte damit rechnen, dass Nachfragen oder Bieterpräsentationen sich auf dieses Thema beziehen – etwa wie realistisch die Planung ist oder wie der Nachweis der Umsetzung geführt wird. Der Schulungsplan sollte also nicht nur formal, sondern auch inhaltlich überzeugend und umsetzbar sein.

• Vertragliche Verankerung und Anpassungspflicht: Wird dem Bieter der Zuschlag erteilt, wird der eingereichte Schulungs- und Weiterbildungsplan in der Regel Bestandteil des FM-Vertrags. Der Vertrag kann Klauseln enthalten, die den Auftragnehmer (AN) verpflichten, den Plan jährlich fortzuschreiben und an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Beispielsweise könnte festgelegt sein, dass der AN bis zum Jahresende einen aktualisierten Schulungsplan für das Folgejahr vorlegen muss, der mit dem Auftraggeber (AG) abzustimmen ist. Auch neue gesetzliche Auflagen oder geänderte betriebliche Anforderungen (z.B. Einführung einer neuen Anlage, die Schulung erfordert) sind in der Fortschreibung zu berücksichtigen. Diese Anpassungspflicht stellt sicher, dass der Schulungsplan ein lebendiges Instrument bleibt und sich dynamisch anpasst.

• Überwachung der Umsetzung: Der Auftraggeber hat ein berechtigtes Interesse daran, dass die im Plan zugesagten Schulungen tatsächlich stattfinden. Daher werden oft Überwachungsmechanismen vereinbart. Dies kann das Recht des AG umfassen, jederzeit Auskunft über den Schulungsstand des Personals zu verlangen oder Einsicht in Schulungsdokumentationen zu nehmen. Mitunter führt der Auftraggeber oder ein externer Auditor Stichproben-Prüfungen durch, z.B. wird überprüft, ob alle vor Ort eingesetzten Techniker die versprochenen Qualifikationen besitzen (anhand Zertifikate oder Befragung). Der AN muss daher ein internes System etablieren, um dem AG gegenüber die Einhaltung des Schulungsplans nachweisen zu können (z.B. durch quartalsweise Berichte oder Kennzahlen zur Schulungsquote).

• Vertragsstrafen und Konsequenzen bei Nichteinhaltung: Sollte der Auftragnehmer seine im Schulungsplan gemachten Zusagen nicht einhalten, kann dies als Vertragsverletzung gewertet werden. Üblicherweise werden im Vertrag bereits Konsequenzen festgelegt. Dazu können Vertragsstrafen (Pönalen) gehören, z.B. eine pauschale Geldstrafe, wenn eine bestimmte verpflichtende Schulung nicht bis zu einem Stichtag durchgeführt wurde. In schweren oder wiederholten Fällen, insbesondere wenn daraus Gefährdungen entstehen (etwa Personal ohne erforderliche Unterweisung wird eingesetzt), kann der Auftraggeber eine Abmahnung aussprechen und letztlich sogar die Kündigung des Vertrags in Erwägung ziehen. Darüber hinaus könnte die Nichterfüllung von Schulungsverpflichtungen Einfluss auf Folgeaufträge haben, da ein solcher Verstoß das Vertrauen in die Zuverlässigkeit des Dienstleisters beeinträchtigt. Der Bieter sollte sich dieser möglichen Folgen bewusst sein und daher großen Wert darauf legen, alle vertraglich vereinbarten Schulungen fristgerecht und dokumentiert durchzuführen.

• Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und anderen Gremien: In einem industriellen Umfeld sind oft Betriebsräte oder Mitarbeitervertretungen vorhanden, die bei Aspekten der Personalqualifizierung mitwirken oder zumindest informiert werden müssen. Der Schulungsplan sollte daher mit der innerbetrieblichen Kommunikation abgestimmt sein. Bei Fremdfirmen, die ständig vor Ort tätig sind, verlangen einige Unternehmen, dass deren Mitarbeiter in die betrieblichen Arbeitsschutzorganisation integriert werden (z.B. Teilnahme an zentralen Sicherheitsunterweisungen). Der Auftragnehmer sollte bereit sein, in solchen Fragen kooperativ mit dem Auftraggeber und dessen Gremien zusammenzuarbeiten.

Insgesamt dienen diese Verfahrensanforderungen dazu, dass der Schulungs- und Weiterbildungsplan von der Angebotsphase bis zur Vertragsdurchführung verbindlich umgesetzt wird. Für beide Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer – schafft dies Klarheit: Der Dienstleister weiß genau, welche Erwartungen bestehen, und der Auftraggeber kann sich auf eine kontinuierliche Qualifizierung des eingesetzten Personals verlassen.

• Schulung in Normen und Technik der Zutrittskontrolle: Alle Mitarbeiter, die mit Installation, Betrieb oder Überwachung des Zutrittskontrollsystems betraut sind, müssen eine fundierte technische Schulung erhalten. Diese sollte sich an den relevanten technischen Normen orientieren, insbesondere DIN EN 60839-11 (Elektronische Zutrittskontrollanlagen – Anwendungsregeln und Anforderungen) und den DIN VDE 0833-Richtlinien (die für Gefahrenmeldeanlagen inkl. Einbruch- und Zutrittssysteme gelten). Die Schulungsinhalte müssen sicherstellen, dass das Personal die Funktionsweise des spezifischen Systems kennt (z.B. Türsteuerungen, Leser, Softwareplattform), Sicherheitsstufen und Alarmpläne versteht und in der Lage ist, kleinere Störungen selbst zu beheben oder korrekt zu melden. Ebenso ist Schulungsbedarf in Bezug auf IT-Sicherheit gegeben, da moderne Zutrittsanlagen vernetzt sind (z.B. sichere Passwörter, Software-Updates einspielen). Ziel dieser Schulungen ist, den sicheren und normgerechten Betrieb der Anlage zu gewährleisten sowie Manipulationen oder Fehlbedienungen auszuschließen.

• Schulung zur datenschutzkonformen Verwaltung: Da Zutrittskontrollsysteme zahlreiche personenbezogene Daten (Nutzerprofile, Zutrittszeitpunkte, Bewegungsmuster) verarbeiten, muss das Bedienpersonal in Datenschutz und Vertraulichkeit geschult sein. In Ergänzung zu den allgemeinen Datenschutzunterweisungen (siehe Abschnitt 2) sollte hier konkret vermittelt werden, wie das Prinzip der Datensparsamkeit im ZKS umgesetzt wird (etwa: nur notwendige personenbezogene Daten erfassen), wie lange Protokolldaten gespeichert werden dürfen und wann sie zu löschen sind, und wer intern auf solche Daten zugreifen darf (Rechte- und Rollenmanagement). Die Mitarbeiter sollen die rechtlichen Folgen von Datenschutzverstößen verstehen, um eigenverantwortlich sorgfältig mit den Zutrittsdaten umzugehen. Teil der Schulung kann auch sein, wie ein Datenschutzvorfall (z.B. Verlust eines Datenträgers mit Zutrittslogs) zu melden und zu handhaben ist. Die Schulungsdokumentation sollte bestätigen, dass das Personal mit den Vorgaben der DSGVO und des BDSG vertraut ist und diese im täglichen Umgang mit dem System einhält.

• Notfall- und Störfalltraining: Ein wichtiger Aspekt ist das Training für Störfälle oder sicherheitsrelevante Vorfälle im Zusammenhang mit der Zutrittskontrolle. Der Schulungsplan sollte Szenarien abdecken wie z.B. Was ist zu tun, wenn das Zutrittskontrollsystem ausfällt? (etwa durch IT-Probleme oder Stromausfall) – hier müssen manuelle Ersatzprozesse bekannt sein, z.B. Notschlüsselverwaltung, oder das Personal muss wissen, wie es den Zugang in einem solchen Fall vorübergehend kontrolliert. Weitere Szenarien: Wie reagieren bei unbefugtem Zutrittsversuch? – Schulung in Alarmierungswegen, Benachrichtigung des Sicherheitsdienstes oder der Polizei, Dokumentation des Vorfalls. Ebenso Prozeduren bei verlorenen Zugangskarten oder kompromittierten Berechtigungen – z.B. sofortiges Sperren der Karte im System, Informieren aller relevanten Stellen. Durch regelmäßige Übungen oder Rollenspiele in diesen Bereichen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter im Ernstfall ruhig und korrekt reagieren, um die Sicherheit des Standorts zu gewährleisten.

• Integration in übergeordnete Systeme: Moderne Zutrittskontrollanlagen sind häufig mit anderen Systemen gekoppelt – zum Beispiel mit der Brandmeldeanlage (Türfreigabe im Alarmfall), mit der Gebäudeleittechnik (zeitgesteuerte Zutrittsprofile, HVAC-Abschaltung bei Öffnung von Bereichen) oder mit Videoüberwachungssystemen. Der Schulungsplan soll daher auch Trainings vorsehen, die das Personal in der ganzheitlichen Funktionsweise dieser vernetzten Sicherheitssysteme unterweisen. Mitarbeiter müssen verstehen, wie ein Ereignis im Zutrittssystem andere Anlagen beeinflusst: etwa dass im Brandfall Türen automatisch entriegelt werden oder dass bei Sabotagealarm an einer Tür Kameras aufgeschaltet werden. Sie sollten außerdem in der Lage sein, gemeinsam mit Fachpersonal anderer Gewerke (z.B. IT oder Brandschutz) Tests der Schnittstellen durchzuführen, wie etwa regelmäßige Black-Box-Tests / Black-Building-Tests, bei denen das Zusammenwirken aller Sicherheitsfunktionen geprobt wird. Diese bereichsübergreifende Schulung erhöht die Systemsicherheit und verhindert, dass im Betrieb an den Schnittstellen Fehler passieren, weil das Personal nur das eigene Teilsystem im Blick hat.

Indem der Bieter diese spezifischen Schulungsaspekte für Zutrittskontrollsysteme in seinem Weiterbildungsplan ausführlich adressiert, zeigt er, dass er die Bedeutung von Sicherheit und Datenschutz im Facility Management moderner Gebäude erkannt hat. Dies wird vom Auftraggeber in der Regel besonders positiv bewertet, da Zutrittskontrolle ein kritischer Bereich ist, bei dem Versäumnisse gravierende Folgen haben könnten.

• Erklärung zur Aktualität und Rechtskonformität: Der Bieter bestätigt schriftlich, dass der vorgelegte Schulungs- und Weiterbildungsplan vollständig und aktuell ist. Er versichert, dass alle darin aufgeführten Schulungen den derzeit gültigen gesetzlichen Vorgaben, Verordnungen und Normen entsprechen. Sollte es während der Vertragslaufzeit zu Änderungen in den rechtlichen Rahmenbedingungen kommen, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Plan entsprechend fortzuschreiben und den Auftraggeber darüber zu informieren. Diese Erklärung untermauert, dass der Bieter seine Sorgfaltspflicht ernst nimmt und proaktiv auf Änderungen reagieren wird.

• Verpflichtung zur Durchführung und Verantwortung: Ferner erklärt der Bieter, dass er die Verantwortung dafür übernimmt, dass alle im Plan vorgesehenen Trainings tatsächlich und fristgerecht durchgeführt werden. Er verpflichtet sich sicherzustellen, dass sämtliche eingesetzten Mitarbeiter an den notwendigen Schulungen teilnehmen und die Qualifikationen erlangen, die für ihre Aufgaben erforderlich sind. Dazu zählt auch, erworbene Zertifikate zu erhalten und ggf. rechtzeitig aufzufrischen (z.B. Erste-Hilfe-Schein alle 2 Jahre, Auffrischung für befähigte Personen nach vorgeschriebenen Intervallen). Der Bieter bestätigt, dass er eventuelle Kosten für Schulungen bereits im Angebotspreis berücksichtigt hat und diese nicht zu Lasten der Leistungsqualität eingespart werden. Letztlich wird in dieser Erklärung deutlich gemacht, dass der Bieter die vertragliche Verpflichtung zur Personalqualifizierung voll anerkennt und eventuelle personelle Engpässe oder Fluktuation keinen Einfluss darauf haben werden, dass immer ausreichend geschultes Personal zur Verfügung steht.

Diese Bestätigung der Einhaltung wird in der Regel vom Bieter auf Firmenbriefkopf unterschrieben dem Angebot beigefügt oder ist Bestandteil des Angebotsschreibens. Sie stellt klar, dass der Bieter alle im Schulungsplan gemachten Zusagen als verbindlich betrachtet. Für den Auftraggeber bildet dies eine Grundlage, den späteren FM-Vertrag mit klaren Nachweispflichten und ggf. Sanktionen auszustatten, sodass die fortlaufende Qualifizierung des FM-Personals gewährleistet ist. Insgesamt trägt diese Abschlusssektion des Leitfadens dazu bei, Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters aufzubauen und die Bedeutung der Schulungspflicht im technischen Facility Management zu betonen.