Unternehmensprofil & Leitbild

Der Bieter hat in seinem Unternehmensprofil zunächst allgemeine Unternehmensinformationen bereitzustellen. Hierzu gehören insbesondere der vollständige Firmenname, die Anschrift der Zentrale, die Rechtsform (z.B. GmbH, AG), das Gründungsjahr sowie Angaben zur Eigentümerstruktur bzw. Konzernzugehörigkeit, falls zutreffend. Ebenfalls relevant sind der Handelsregistereintrag (unter Angabe von Registergericht und Registernummer) und die Nennung der geschäftsführenden Personen oder des Vorstandes. Diese Basisinformationen geben dem Auftraggeber einen ersten Überblick über Größe, Struktur und rechtliche Verfassung des Unternehmens. Gegebenenfalls sollte auch ein Unternehmensleitbild in kurzer Form skizziert werden, um die übergeordneten Werte und Ziele des Unternehmens zu vermitteln.

Weiterhin ist die Historie und Erfahrung des Unternehmens im Technischen Facility Management darzustellen. Der Bieter sollte angeben, seit wann er im Bereich Facility Management tätig ist und wie sich sein Leistungsportfolio entwickelt hat. Wichtige Meilensteine – etwa langjährige Betreuung bestimmter Großobjekte, Erweiterung des Servicespektrums oder Fusionen mit spezialisierten Firmen – können hier erwähnt werden, um die gewachsene Kompetenz zu unterstreichen. Ein umfassender Leistungskatalog der angebotenen technischen FM-Dienstleistungen ist ebenfalls zu skizzieren. Insbesondere sollten die Kernkompetenzen hervorgehoben werden, die für die ausgeschriebene Aufgabe relevant sind.

• Betrieb und Instandhaltung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK) – Sicherstellung des störungsfreien Betriebs von Heizungs-, Lüftungs- und Klimasystemen einschließlich regelmäßiger Wartung, Inspektionen und Energiemanagement.

• Elektrische Anlagen und Energieversorgung – Betreuung der elektrotechnischen Infrastruktur wie Mittel- und Niederspannungsanlagen, Notstromaggregaten, Beleuchtungssystemen sowie Prüfung nach VDE-Vorschriften.

• Brandschutz- und Notfallsysteme – Wartung und Prüfung von Brandmeldeanlagen (ggf. Zertifizierung nach DIN 14675), Sprinkler- und Feuerlöschanlagen, Sicherheitsbeleuchtung und Alarmierungseinrichtungen, um die Einhaltung aller Brandschutzauflagen sicherzustellen.

• Aufzugs- und Fördertechnik – Betrieb und technische Überwachung von Aufzugsanlagen und ggf. Fahrtreppen, inklusive Koordination der TÜV-Abnahmen, regelmäßiger Wartungen und schnelle Störungsbeseitigung durch qualifiziertes Personal.

• Gebäudeleittechnik (GLT/BMS) – Überwachung und Steuerung der gebäudetechnischen Anlagen über ein Building Management System (BMS); Kenntnisse in der Programmierung, Parametrierung und Datenauswertung solcher Systeme, um einen effizienten und sicheren Betrieb zu gewährleisten.

• Zutrittskontroll- und Sicherheitstechnik – Verwaltung elektronischer Zutrittskontrollsysteme, Schließanlagen und Videoüberwachungstechnik; Fähigkeit zur Implementierung von Sicherheitskonzepten und zum Schutz sensibler Bereiche im Gebäude.

Diese Auflistung sollte auf die tatsächlich vom Bieter abgedeckten Leistungsbereiche abgestimmt sein und ggf. durch weitere Spezialisierungen ergänzt werden, sofern relevant (z.B. Management von Rechenzentrumsumgebungen, Gebäudeautomationsservices, etc.). Wichtig ist, dass der Auftraggeber erkennen kann, dass der Bieter genau die Fachkompetenzen mitbringt, die für das betreffende Objekt benötigt werden.

Neben der Aufzählung der Kompetenzen sind auch Referenzen und vergleichbare Projekte ein zentraler Bestandteil des Unternehmensprofils. Der Bieter sollte relevante Referenzobjekte benennen, bei denen er ähnliche Leistungen erbracht hat. Idealerweise handelt es sich um Objekte mit vergleichbarer Größe, Komplexität oder Nutzungsart wie das ausgeschriebene Projekt (z.B. industrielle Produktionsstandorte, große Büro- und Verwaltungsgebäude, Krankenhäuser oder Campus-Anlagen). Zu jeder Referenz sollten kurz die Art des betreuten Objekts, der Leistungsumfang des technischen FM, die Vertragslaufzeit und der Zeitraum der Betreuung angegeben werden. Diese Referenzen dienen dem Auftraggeber als Nachweis der Leistungsfähigkeit und Erfahrung des Bieters. Wo möglich, kann auch die Zufriedenheit der Auftraggeber dieser Referenzprojekte erwähnt oder durch schriftliche Bestätigungen untermauert werden. Aktuelle und belastbare Referenzen stärken das Vertrauen in die Fähigkeit des Bieters, die ausgeschriebene Leistung erfolgreich zu erbringen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Angebotsunterlagen ist die Darstellung der Organisationsstruktur des Unternehmens, insbesondere in Bezug auf die Erbringung von Facility-Management-Leistungen. Der Bieter sollte ein Organigramm vorlegen, aus dem die internen Strukturen und Zuständigkeiten hervorgehen. In diesem Organigramm sind die für das technische Gebäudemanagement relevanten Funktionen und Berichtswege hervorzuheben. So sollte erkennbar sein, welche Abteilung oder Geschäftseinheit für das Facility Management zuständig ist, wie diese innerhalb des Unternehmens eingebettet ist und wer die Schlüsselpersonen (z.B. Technischer Leiter, Objektleiter, Fachbereichsleiter) sind. Falls das Unternehmen Teil eines Konzerns ist oder standortübergreifende Strukturen hat, sollte deutlich werden, wie die Entscheidungs- und Kommunikationswege zwischen Zentrale und etwaigen lokalen Niederlassungen bzw. dem Objektteam aussehen.

Besondere Aufmerksamkeit ist den Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten zu widmen, die unmittelbar mit dem Betrieb der technischen Anlagen und der Sicherstellung der Zutrittskontrolle im Objekt verbunden sind. Der Bieter sollte klarstellen, welche personellen Funktionen für die Betreuung des ausgeschriebenen Objekts vorgesehen sind. Typischerweise gehören dazu ein Objekt- oder Projektleiter (als Gesamtverantwortlicher vor Ort und primärer Ansprechpartner für den Auftraggeber), fachliche Teamleiter oder Meister für Gewerke wie Elektro, HKL oder Sicherheitstechnik sowie qualifizierte Fachtechniker und Handwerker für die Ausführung der regelmäßigen Wartungen und Störungsbeseitigungen. Speziell für den Bereich Zutrittskontrolle und Sicherheit kann es sinnvoll sein, einen Sicherheitsbeauftragten oder Systemverantwortlichen zu benennen, der die Verwaltung der Zugangssysteme und die Einhaltung der Sicherheitsprotokolle koordiniert. Die Zuständigkeiten (wer ist wofür verantwortlich) sollten eindeutig definiert und im Organigramm oder der Stellenbeschreibung ersichtlich sein.

Hinsichtlich der Personaldecke, Qualifikationen und Zertifizierungen erwartet der Auftraggeber transparente Angaben. Der Bieter sollte mitteilen, wie viele Mitarbeiter für die Auftragserfüllung im technischen Bereich zur Verfügung stehen und über welche fachlichen Qualifikationen diese verfügen. Dazu zählen formale Abschlüsse (z.B. Meister, Techniker, Ingenieur im Bereich Elektrotechnik oder Maschinenbau) ebenso wie einschlägige Weiterbildungen und Befähigungsnachweise. Beispiele hierfür sind Schulungen nach VDE-Normen (etwa die Qualifikation als Elektrofachkraft für bestimmte Arbeiten), Zertifizierungen gemäß DIN 14675 für Fachkräfte im Bereich Brandmeldeanlagen oder die Benennung einer verantwortlichen Elektrofachkraft im Sinne von § 49 Energiewirtschaftsgesetz (EnWG), welche die Einhaltung der technischen Sicherheitsanforderungen im Betrieb elektrischer Anlagen überwacht. Ebenso relevant können Nachweise für Arbeits- und Anlagensicherheit (z.B. Befähigung zum Arbeiten an Anlagen über 1 kV, Schaltberechtigungen, Kenntnisse der DGUV-Vorschriften) oder spezieller Fachkundenachweise (etwa für Kühlanlagen nach ChemKlimaschutzV) sein. Alle genannten Qualifikationen untermauern die Fachkompetenz des eingesetzten Personals. Der Bieter sollte aufzeigen, dass er über genügend und geeignetes Personal verfügt, um die technischen Anlagen des Objekts ordnungsgemäß zu betreiben, Wartungen fristgerecht durchzuführen und im Störungsfall unverzüglich reagieren zu können.

Sofern der Bieter beabsichtigt, Nachunternehmer für bestimmte Leistungen einzusetzen, ist dies offen zu legen und zu erläutern. In vielen Fällen werden Spezialgewerke (z.B. Aufzugswartung, Brandschutztechnik oder Laborprüfungen) an externe Fachfirmen vergeben. Der Auftraggeber erwartet in diesem Fall eine Beschreibung, wie die Steuerung und Überwachung von Nachunternehmern erfolgt. Der Bieter sollte darstellen, nach welchen Kriterien er Nachunternehmer auswählt (z.B. Qualifikation, Zertifizierungen, Erfahrung, Zuverlässigkeit) und welche vertraglichen Vereinbarungen sicherstellen, dass die Nachunternehmer die gleichen Qualitäts- und Sicherheitsstandards einhalten. Zudem ist zu erläutern, wie die Koordination und Kontrolle der Nachunternehmer abläuft – etwa durch regelmäßige Meetings, Berichtspflichten, Leistungskontrollen und klare Ansprechpartner. Wichtig ist, dass aus Sicht des Auftraggebers kein Qualitätsbruch entsteht: Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Leistung bleibt beim Hauptauftragnehmer, der sicherstellen muss, dass auch eingesetzte Nachunternehmen alle Vorgaben (einschließlich Arbeitssicherheit, Datenschutz, Zutrittsbeschränkungen im Objekt) strikt erfüllen.

Im Unternehmensprofil sollte der Bieter auch sein internes Corporate-Governance-Rahmenwerk darlegen, um zu zeigen, wie Unternehmensführung, Aufsicht und Compliance in der Organisation umgesetzt sind. Zunächst sind die internen Führungs- und Kontrollstrukturen zu beschreiben. Dazu zählt beispielsweise eine Übersicht über die Geschäftsführung und – falls vorhanden – über Aufsichts- oder Beiräte, sowie über die zweite Führungsebene. Der Bieter sollte erläutern, wie innerhalb des Unternehmens Entscheidungen getroffen und überwacht werden. Existieren feste Gremien oder Regelwerke für die Unternehmensleitung? Gibt es definierte Kompetenzrichtlinien oder Autorisierungsvorschriften (wer darf welche Entscheidungen treffen, bis zu welchen Beträgen usw.)? Ebenso wichtig ist die Darstellung der internen Kontrollsysteme: Dies umfasst Mechanismen zur Verhinderung von Unregelmäßigkeiten, wie etwa ein Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Entscheidungen, regelmäßige Controlling-Berichte an die Geschäftsführung oder eine interne Revision, die Abläufe prüft. Auch die Implementierung eines Compliance-Management-Systems (z.B. ein Compliance-Beauftragter, Meldewege für Compliance-Verstöße, regelmäßige Compliance-Schulungen) sollte erwähnt werden. All diese Elemente zeigen, dass das Unternehmen über eine durchdachte Governance verfügt, die dazu beiträgt, Risiken zu minimieren und einen regelkonformen Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

Ein zentraler Bestandteil moderner Corporate Governance sind klar definierte Ethikrichtlinien und ein Verhaltenskodex für die Mitarbeiter. Der Bieter sollte angeben, ob ein schriftlicher Verhaltenskodex existiert und welche zentralen Werte darin festgeschrieben sind (z.B. Integrität, Kundenorientierung, Fairness, Gesetzestreue, Nachhaltigkeit). Wichtig ist auch aufzuzeigen, wie diese Richtlinien im Alltag gelebt werden – zum Beispiel durch Schulungen für neue Mitarbeiter, regelmäßige Trainings zu Themen wie Korruptionsprävention, Datenschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz, sowie durch Sanktionierung von Verstößen. Eine Unternehmenskultur, die von Integrität und Verantwortungsbewusstsein geprägt ist, wirkt sich positiv auf die Qualität der Dienstleistung aus. Wenn Mitarbeiter angehalten sind, stets regelkonform und transparent zu handeln, reduziert dies das Risiko von Zwischenfällen, die dem Auftraggeber schaden könnten. Der Bieter kann hier auch erwähnen, ob er sich an Brancheninitiativen oder Kodizes beteiligt (etwa dem Deutschen Corporate Governance Kodex, sofern relevant, oder einschlägigen FM-Branchenstandards), was zusätzlich das Bekenntnis zu hohen ethischen Standards signalisiert.

Darüber hinaus ist darzustellen, welche Risikomanagement-Systeme das Unternehmen für technische Betriebsabläufe und sicherheitskritische Bereiche implementiert hat. Im technischen Facility Management trägt der Dienstleister eine hohe Verantwortung als Betreiber der Anlagen. Der Bieter sollte erläutern, wie er dieser Betreiberverantwortung gerecht wird. Dies beinhaltet zum einen die Erfüllung aller gesetzlichen Betreiberpflichten: Beispielsweise die Durchführung regelmäßiger Prüfungen und Wartungen gemäß den einschlägigen Vorschriften (DGUV-Vorschriften für elektrische Anlagen und Betriebsmittel, Prüfintervalle nach der Betriebssicherheitsverordnung und technischen Regeln wie VDI-Richtlinien, Einhaltung von Umwelt- und Brandschutzauflagen etc.). Zum anderen sollte dargelegt werden, wie Risiken identifiziert, bewertet und behandelt werden. Gibt es ein formales Risikomanagement-Verfahren (z.B. Risikoanalysen für kritische Anlagen, Risk Assessments vor Änderungen)? Werden Notfallpläne vorgehalten und regelmäßig geübt (für Stromausfälle, Brandereignisse, IT-Ausfälle der Gebäudeleittechnik usw.)? Ist definiert, wer in Krisenfällen Entscheidungen trifft und wie die Eskalationswege sind? Ein strukturiertes Risikomanagement zeigt dem Auftraggeber, dass der Bieter proaktiv mögliche Störungs- und Gefährdungsszenarien angeht und Maßnahmen vorbereitet hat, um die Sicherheit der Gebäudenutzer und die Verfügbarkeit der technischen Anlagen jederzeit zu gewährleisten.

Eng verzahnt mit dem Risikomanagement ist das Thema Qualitätssicherung. Der Bieter sollte aufzeigen, welche Prozesse zur Sicherstellung einer konstant hohen Dienstleistungsqualität implementiert sind. Eine ISO-9001-Zertifizierung des Unternehmens ist ein starker Hinweis darauf, dass ein formelles Qualitätsmanagementsystem betrieben wird. Aber auch ohne Zertifikat kann beschrieben werden, wie Arbeitsabläufe standardisiert und dokumentiert sind, ob es regelmäßige interne Audits gibt und wie der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) gelebt wird. Zum Beispiel kann erläutert werden, dass für alle wesentlichen FM-Prozesse (Wartung, Störungsmanagement, Berichtswesen) schriftliche Verfahrensanweisungen existieren, Kennzahlen (KPIs) zur Leistungsmessung herangezogen werden (z.B. Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten, Kundenzufriedenheit) und Abweichungen systematisch analysiert und behoben werden. Falls vorhanden, sollte der Bieter auch erwähnen, dass er über Qualitätszertifikate oder Auszeichnungen verfügt oder nach GEFMA-Standards arbeitet, sofern dies in Deutschland von Bedeutung ist. Das Ziel ist, dem Auftraggeber zu veranschaulichen, dass Qualität nicht dem Zufall überlassen wird, sondern durch organisatorische Maßnahmen aktiv gemanagt und fortlaufend verbessert wird.

Schließlich sollten im Unternehmensprofil auch Aspekte zu ESG (Environmental, Social, Governance)-Verpflichtungen des Unternehmens angesprochen werden, soweit relevant. Im Facility Management spielt die Nachhaltigkeit eine zunehmende Rolle. Der Bieter kann hier darstellen, welche umweltbezogenen Maßnahmen er ergreift – z.B. Programme zur Energieeinsparung im Gebäudebetrieb, Einsatz umweltfreundlicher Technologien oder Materialien, Konzepte zur Abfallvermeidung und -trennung, oder eine ISO-14001-Zertifizierung für Umweltmanagement. Unter sozialen Aspekten kann der Bieter auf Arbeits- und Ausbildungsbedingungen eingehen: beispielsweise Tarifbindung, fortlaufende Weiterbildung der Mitarbeiter, Maßnahmen zur Arbeitssicherheit (über das gesetzliche Maß hinaus) und Diversität im Unternehmen. Der Governance-Aspekt wurde im Wesentlichen bereits durch die oben beschriebenen Strukturen abgedeckt; hier kann allenfalls noch betont werden, dass das Unternehmen Wert auf rechtstreues Verhalten legt und ggf. regelmäßige CSR-Berichte oder Nachhaltigkeitsberichte veröffentlicht. Die Aufnahme von ESG-Themen in das Unternehmensprofil zeigt dem Auftraggeber, dass der Bieter nicht nur kurzfristig wirtschaftliche Ziele verfolgt, sondern auch Verantwortung gegenüber Umwelt und Gesellschaft übernimmt – was im Sinne einer nachhaltigen Auftragsvergabe immer häufiger von Bedeutung ist.

Angesichts der Sensibilität von Zutrittskontrollsystemen und verwandter Sicherheitstechnik legt der Auftraggeber besonderen Wert darauf, dass der Bieter in diesem Bereich über adäquate Governance und Prozesse verfügt. Im Unternehmensprofil sollte daher explizit auf die Organisation von Zutrittskontroll-Projekten und den Personaleinsatz hierfür eingegangen werden. Wichtig ist darzustellen, dass nur sorgfältig ausgewähltes und zuverlässiges Personal Zugriff auf die sicherheitsrelevanten Systeme erhält. Der Bieter kann erläutern, welche internen Richtlinien es für den Umgang mit Zutrittskontrollanlagen gibt und wer im Unternehmen die Verantwortung für solche Systeme trägt. Beispielsweise könnte aufgeführt werden, dass ein spezieller Systemverantwortlicher Zutrittskontrolle oder Sicherheitsmanager benannt ist, der alle Maßnahmen in diesem Bereich koordiniert. Dieser Verantwortliche stellt sicher, dass Installationen, Konfigurationen und Änderungen an der Anlage kontrolliert und dokumentiert ablaufen. Zudem sollte beschrieben werden, wie Zugangsdaten und Benutzerrechte verwaltet werden (etwa nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung, Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Änderungen usw.). Insgesamt muss deutlich werden, dass der Bieter über eine klare Governance-Struktur verfügt, um Projekte und den laufenden Betrieb der Zutrittskontrolle professionell zu steuern.

Ein weiterer zentraler Punkt sind die Verfahren zum Schutz sensibler Systemdaten und -konfigurationen. Zutrittskontrollsysteme verarbeiten personenbezogene Daten (z.B. Namen der Karteninhaber, Zutrittsprotokolle mit Zeitstempeln) sowie sicherheitskritische Einstellungen (wie Berechtigungsprofile für Türen oder Alarmbereiche). Der Bieter muss im Angebot darlegen, wie diese Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützt werden. Praktische Maßnahmen können hier genannt werden, wie z.B. strenge Zugriffsbeschränkungen auf die Software (nur autorisierte Administratoren), Verwendung von starken Authentifizierungsverfahren (Passwort-Richtlinien, Zwei-Faktor-Authentifizierung) und Verschlüsselung sensibler Datenbanken und Kommunikationskanäle. Ebenso sollte der Bieter erläutern, welche Datensicherungs- und Protokollierungsmaßnahmen bestehen – etwa regelmäßige Backups der Systemkonfiguration, Archivierung von Zutrittslogs gemäß den rechtlichen Aufbewahrungsfristen und kontrollierte Löschung von Daten, die nicht mehr erforderlich sind. Mitarbeiter, die an dem Zutrittskontrollsystem arbeiten, sollten spezifisch auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet sein. Ggf. kann der Bieter erwähnen, dass alle beteiligten Personen Vertraulichkeitserklärungen unterzeichnet haben und regelmäßig in IT-Sicherheit und Datenschutz geschult werden. Diese Ausführungen vermitteln dem Auftraggeber, dass der Bieter die Sensibilität der Daten erkennt und aktive Maßnahmen zu deren Schutz ergreift.

Da es sich beim ausgeschriebenen Objekt möglicherweise um kritische Infrastrukturen oder besonders schutzbedürftige Bereiche handelt, sind Sicherheitsüberprüfungen des Personals ein weiterer Aspekt. Der Bieter sollte angeben, ob – und wenn ja, wie – er die Zuverlässigkeit von Mitarbeitern sicherstellt, die auf sicherheitskritischen Positionen eingesetzt werden. Hier kann z.B. erwähnt werden, dass für alle Techniker und Administratoren im Bereich Zutrittskontrolle vor Einstellung ein polizeiliches Führungszeugnis eingeholt wird. In hochsensiblen Fällen (etwa bei Objekten der öffentlichen Hand mit besonderen Schutzanforderungen) könnte auch eine erweiterte Überprüfung gemäß den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Sicherheitsüberprüfungsgesetz, falls relevant) erforderlich sein; der Bieter sollte sich hier flexibel zeigen und Bereitschaft signalisieren, solche Überprüfungen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchzuführen. Wichtig ist die Zusicherung, dass Personal, das Zugriff auf sicherheitsrelevante Informationen oder Systeme hat, vertrauenswürdig und integer ist. Dazu gehören auch regelmäßige Schulungen zur Geheimhaltung und Sicherheit, sowie klare Vorschriften, wie mit verdächtigen Beobachtungen umzugehen ist (Meldepflicht an Vorgesetzte oder den Sicherheitsbeauftragten).

Abschließend sind noch die Richtlinien für Eskalation und Reaktion auf Zwischenfälle im Bereich Zutrittskontrolle darzulegen. Trotz aller vorbeugenden Maßnahmen kann es zu sicherheitsrelevanten Ereignissen kommen – etwa ein unberechtigter Zutrittsversuch, ein technischer Ausfall des Systems oder der Verdacht auf Missbrauch von Zugangsdaten. Der Bieter sollte über definierte Eskalationsstufen verfügen, die festlegen, wer in welcher Situation zu informieren ist und welche Schritte einzuleiten sind. Beispielsweise kann festgelegt sein, dass bei sicherheitsrelevanten Zwischenfällen sofort der Sicherheitsverantwortliche und der Auftraggeber informiert werden. Der Bieter sollte beschreiben, welche Notfallmaßnahmen ergriffen werden: Von der sofortigen Absicherung betroffener Zugänge (z.B. Sperrung von Karten oder Bereichen) über die technische Störungsbehebung (Einsatz eines Servicetechnikers innerhalb definierter Reaktionszeiten) bis hin zur Einbeziehung externer Stellen (Polizei, IT-Forensik) je nach Schwere des Vorfalls. Ebenso ist Teil einer guten Governance, dass nach einem Vorfall eine Untersuchung und Dokumentation erfolgt, um Ursachen aufzuklären und künftige Risiken zu minimieren. Indem der Bieter solche Prozesse offenlegt, zeigt er dem Auftraggeber, dass er auf Sicherheitsvorfälle vorbereitet ist und diese professionell handhabt, was wiederum Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Unternehmens schafft.

Um im Ausschreibungsprozess alle Anforderungen zu erfüllen, muss der Bieter die vorgegebenen Formate und Inhalte strikt einhalten. Die Ausschreibungsunterlagen spezifizieren in der Regel genau, welche Dokumente und Informationen einzureichen sind. Für den Abschnitt Unternehmensprofil & Corporate Governance ist meist vorgesehen, dass dieser als eigenständiger Bestandteil des Angebots, sauber gegliedert und vollständig, vorgelegt wird. Der Bieter sollte die geforderten Inhalte möglichst in der Struktur präsentieren, wie sie in der Ausschreibung vorgegeben ist – im vorliegenden Fall also gemäß den hier aufgeführten Kapiteln 1 bis 8. Empfehlenswert ist es, Überschriften und Nummerierungen zu verwenden, die den Ausschreibungspunkten entsprechen, damit der Wertungsjury ein schneller Abgleich mit den Anforderungen möglich ist.

Format und Anhänge: Das Unternehmensprofil wird in der Regel schriftlich in Textform eingereicht. Der Bieter sollte auf eine klare und professionelle Darstellung achten (keine werblichen Ausschweifungen, sondern fokussiert auf die Eignungsnachweise). Geforderte Nachweise sind dem Angebot beizufügen, typischerweise als Anlagen. Dazu gehören beispielsweise: der aktuelle Handelsregisterauszug, ggf. eine Eigenauskunft zu Ausschlussgründen (strafrechtliche Unbedenklichkeitserklärung), Organigramme der Firmen- und Projektorganisation, Kopien von Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 45001, Zertifikat nach DIN 14675 etc.), Bescheinigungen über Haftpflichtversicherungen sowie Referenzschreiben oder -listen. Der Bieter sollte sorgfältig prüfen, dass alle verlangten Unterlagen beiliegen und die Inhalte konsistent sind. Formalitäten wie die Einhaltung von Seitenbeschränkungen, Signaturen auf geforderten Erklärungen oder die Verwendung einer bestimmten Angebotsvorlage sind ebenfalls zu beachten, da formale Fehler im schlimmsten Fall zum Ausschluss des Angebots führen können.

Prüfung durch den Auftraggeber: Nach Angebotsabgabe wird der Auftraggeber die vorgelegten Unternehmensprofile und Governance-Angaben sorgfältig prüfen. Es ist üblich, dass öffentliche Auftraggeber gewisse Informationen eigenständig verifizieren. So kann beispielsweise der Handelsregistereintrag online überprüft werden, oder es werden kommerzielle Auskunfteien zur Bonitätsprüfung herangezogen. Referenzen können stichprobenartig kontaktiert werden, um die Angaben des Bieters zu bestätigen. Zudem erfolgt die Prüfung der Zuverlässigkeit im Sinne des GWB: Der Auftraggeber wird klären, ob etwa gegen den Bieter Ausschlussgründe wie Insolvenz, schwere Verfehlungen oder Gesetzesverstöße vorliegen. Hierfür werden oftmals Eigenerklärungen verlangt, die dann z.B. vor Zuschlag durch aktuelle Bescheinigungen (Führungszeugnis, Auszug Gewerbezentralregister) zu belegen sind. Der Bieter sollte sich bewusst sein, dass Unstimmigkeiten oder Widersprüche in den eingereichten Informationen Rückfragen auslösen oder seine Bewertung negativ beeinflussen können. Daher ist es ratsam, alle Angaben vor Einreichung nochmals intern zu prüfen und die Unterlagen vollständig, korrekt und übersichtlich zu gestalten.

Mitteilungs- und Aktualisierungspflichten: In manchen Ausschreibungen – insbesondere bei länger laufenden Verträgen – wird bereits im Angebotsstadium darauf hingewiesen, dass bestimmte organisatorische Änderungen dem Auftraggeber mitzuteilen sind. Sollte der Bieter den Zuschlag erhalten und damit zum Auftragnehmer werden, ist er in der Regel vertraglich verpflichtet, den Auftraggeber über wesentliche Änderungen in seiner Organisation oder Governance auf dem Laufenden zu halten. Dazu zählen zum Beispiel Wechsel im Unternehmen, die die Leistungsfähigkeit betreffen könnten: ein personeller Wechsel in Schlüsselpositionen (Projektleiter, technische Leitung), Änderungen in der Eigentümerstruktur (z.B. Übernahme des Unternehmens durch einen anderen Konzern), der Verlust einer wichtigen Zertifizierung oder erhebliche Änderungen im Qualitätsmanagement-System. Solche Änderungen könnten Einfluss auf die Vertragserfüllung oder die Risikobewertung des Auftraggebers haben. Der Bieter sollte schon im Angebot versichern, dass er solche Änderungen proaktiv mitteilen wird. Im Vertrag selbst werden oft Fristen definiert, innerhalb derer der Auftragnehmer zur Anzeige derartiger Veränderungen verpflichtet ist. Die Missachtung dieser Mitteilungspflichten kann je nach Schwere als Vertragsverletzung gewertet werden.

Konsequenzen bei fehlenden oder falschen Angaben: Abschließend ist auf die möglichen Folgen einzugehen, falls die Angaben im Unternehmensprofil oder zur Corporate Governance unvollständig oder unrichtig sind. Der Bieter trägt die Verantwortung dafür, dass sein Angebot den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. Sollte der Auftraggeber im Zuge der Angebotsprüfung feststellen, dass geforderte Informationen fehlen oder offensichtlich falsche Angaben gemacht wurden, kann dies zum Ausschluss des Angebots führen. Gleiches gilt, wenn sich herausstellt, dass ein Bieter bewusst kritische Tatsachen verschwiegen hat (etwa laufende Gerichtsverfahren, die seine Zuverlässigkeit in Frage stellen könnten). Auch nach Zuschlag können falsche Angaben Konsequenzen haben: Stellt der Auftraggeber später fest, dass das Vertragsverhältnis auf erheblich verfälschten Angaben im Angebot beruht, kann dies je nach Vertragsgestaltung eine außerordentliche Kündigung und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Daher ist es im Interesse des Bieters, von Anfang an vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Sollte dem Bieter nach Angebotsabgabe auffallen, dass ihm ein Fehler unterlaufen ist, muss er dies unverzüglich korrigieren (z.B. auf eine Klarstellungsfrage hin), um Transparenz herzustellen.

Im Zuge der Angebotseinreichung wird üblicherweise eine formelle Erklärung des Bieters verlangt, dass alle gemachten Angaben wahrheitsgemäß und vollständig sind. Diese Eigenerklärung, oft am Ende des Angebots oder in einem dafür vorgesehenen Formblatt abzugeben, bestätigt die Richtigkeit der im Unternehmensprofil und den übrigen Unterlagen gemachten Auskünfte. Der Bieter erklärt damit, dass er die Inhalte geprüft hat und keine wesentlichen Informationen ausgelassen wurden. Ihm ist bewusst, dass falsche Aussagen rechtliche Konsequenzen haben können – bis hin zu einer strafrechtlichen Verfolgung bei vorsätzlicher Täuschung im Vergabeverfahren. Diese Bestätigung schafft Vertrauen und stellt sicher, dass alle Bieter auf der gleichen Grundlage versichern, verlässliche Informationen zu liefern.

Darüber hinaus kann der Bieter – freiwillig oder auf Aufforderung – eine Selbstverpflichtungserklärung abgeben, in der er zusichert, die dargestellten Governance-Prinzipien und Standards auch während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. In einer solchen Erklärung würde das Unternehmen beispielsweise bestätigen, dass es weiterhin an seinen Ethikrichtlinien festhält, alle gesetzlichen und vertraglichen Compliance-Vorgaben einhalten wird und proaktiv auf den Auftraggeber zugeht, falls sich Umstände ergeben, die diese Integrität beeinträchtigen könnten. Durch die Abgabe einer derartigen Selbstverpflichtung unterstreicht der Bieter sein Verantwortungsbewusstsein und signalisiert dem Auftraggeber, dass er auch langfristig gewillt ist, nach den im Angebot beschriebenen Maßstäben zu handeln. Diese Kombination aus formaler Richtigkeitserklärung und gelebter Verpflichtung zur Corporate Governance rundet das Unternehmensprofil im Sinne einer vertrauenswürdigen, professionellen Darstellung ab und erhöht die Chancen auf einen erfolgreichen Zuschlag.