Monatliche Berichtsvorlage

• SLA-Einhaltung: Darstellung der Leistungserbringung im Vergleich zu den vereinbarten Service-Level-Agreements. Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise Systemverfügbarkeiten (Uptime in %), die mittlere Reparaturdauer (Mean Time to Repair, MTTR) bei Störungen sowie Reaktionszeiten auf Störmeldungen.

• Systemleistung: Bericht über den Zustand und die Verfügbarkeit zentraler technischer Anlagen (z.B. Heizungs-, Lüftungs- und Klimasysteme, elektrische Infrastruktur, Brandmelde- und Sprinkleranlagen, Aufzüge). Dabei werden Kenngrößen wie Effizienz, Anzahl der Störungen oder Ausfallstunden und die erreichte Verfügbarkeit jeder Anlage angegeben.

• Wartungsrückstand: Übersicht zu offenen Instandhaltungsarbeiten, gegliedert nach vorbeugender Wartung (präventiv), vorausschauender Instandhaltung (prädiktiv) und reparaturbezogener Instandsetzung (korrektiv). Der Bericht priorisiert diese Aufgaben nach Dringlichkeit und zeigt den Status sowie geplante Fertigstellungstermine an.

• Energie-KPIs: Monatliche Auswertung der Energieverbräuche (z.B. Strom, Gas, Wärme) des Gebäudes mit Vergleich zum Vormonat und Vorjahr. Darstellung erzielter Energieeinsparungen und CO₂-Reduktionen sowie Bericht über umgesetzte Effizienzmaßnahmen oder geplante Energieoptimierungsprojekte.

• Zutrittskontroll-Reporting: Dokumentation der Performance des elektronischen Zutrittskontrollsystems. Dazu zählen die monatliche Systemverfügbarkeit (in %), etwaige Ausfälle oder Downtime im Berichtszeitraum, registrierte sicherheitsrelevante Vorfälle (z.B. unautorisierte Zutrittsversuche oder Fehlfunktionen eines biometrischen Lesers) sowie eine Einschätzung der allgemeinen Systemstabilität und Resilienz.

• Ausgefüllte Muster-Berichtsvorlage: Jeder Bieter hat der Angebotsabgabe einen beispielhaft ausgefüllten Monatsbericht beizufügen, der die geforderte Struktur und alle relevanten Kennzahlen beinhaltet. Diese Musterberichtsvorlage zeigt, wie der Bieter die Daten aufbereitet und präsentiert.

• Belege und Nachweise: Die im Bericht genannten Kennzahlen sind durch geeignete Belege zu untermauern. Dies können z.B. Auszüge aus dem Gebäudeleittechnik-System, Wartungsprotokolle, Prüfberichte oder Screenshots aus Monitoring-Tools sein, welche die angegebenen Werte und Leistungen verifizieren.

• Beschreibung der Datenerhebung: Der Bieter muss erläutern, wie die Daten für den Monatsbericht erhoben und validiert werden. Es ist darzustellen, welche Systeme, Sensoren oder Software hierfür zum Einsatz kommen und wie die Genauigkeit der Daten sichergestellt wird (etwa durch regelmäßige Kalibrierung von Messgeräten oder Plausibilitätskontrollen).

• IT-Integration: Nachweis einer Integration mit vorhandenen digitalen Systemen, etwa einem Computer-Aided Facility Management System (CAFM) oder einem computergestützten Instandhaltungsmanagement (CMMS) sowie gegebenenfalls mit der Gebäudeautomation. Der Bieter soll belegen, dass er Betriebsdaten aus diesen Systemen effizient für das Reporting zusammenführen und auswerten kann.

• Digitales Format: Die monatlichen Berichte sind in gängiger digitaler Form bereitzustellen, sodass sie vom Auftraggeber elektronisch empfangen, geprüft und archiviert werden können. Akzeptierte Formate sind beispielsweise Excel-Dateien (zur Weiterverarbeitung von Rohdaten) oder PDF-Dokumente (für ein übersichtliches Management-Reporting); alternativ kann – falls vereinbart – auch Zugriff auf ein Online-Dashboard mit den entsprechenden Kennzahlen gewährt werden.

• Einreichung eines Musterberichts: Mit dem Angebot muss ein repräsentativer Monatsbericht als Muster eingereicht werden. Dieser gibt dem Auftraggeber bereits im Vergabeverfahren Einblick in das Verständnis des Bieters für das geforderte Reporting und die Präsentation der Leistungskennzahlen.

• Prüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber überprüft im Rahmen der Angebotsbewertung den vorgelegten Musterbericht. Es wird kontrolliert, ob das Format den Vorgaben entspricht und alle geforderten KPIs nachvollziehbar abgedeckt sind. Mängel im Musterreporting können zur Abwertung oder im Extremfall zum Ausschluss des Angebots führen.

• Turnus und Fristen während der Laufzeit: Nach Zuschlagserteilung ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber monatlich fristgerecht Bericht zu erstatten. Üblicherweise muss der Bericht für den Vormonat spätestens bis zum fünften Werktag des Folgemonats vorliegen. Diese Frist stellt sicher, dass der Auftraggeber zeitnah über den Leistungsstand informiert ist.

• Eskalation bei SLA-Verstößen: Zeigt ein Monatsbericht Abweichungen von vereinbarten SLAs oder kritische Systemausfälle, so hat der Auftragnehmer zusätzlich zum Bericht einen Maßnahmenplan zur Problembehebung vorzulegen. In dringenden Fällen (z.B. gravierende Sicherheits- oder Betriebsstörungen) ist der Auftraggeber unverzüglich – das heißt, ohne Abwarten des Monatsberichts – gesondert zu informieren, gemäß den vertraglich festgelegten Eskalationswegen.

• Konsequenzen bei Berichtsmängeln: Im Vertrag werden Sanktionen für unvollständige, verspätete oder fehlerhafte Berichte definiert. Dazu können Vertragsstrafen zählen, wenn Berichte wiederholt verspätet oder in mangelhafter Qualität eingereicht werden. Eine fortgesetzte Verletzung der Berichtspflichten gilt als Vertragsverstoß; sie kann im Extremfall zu einer Kündigung des Vertrags führen. Bereits im Ausschreibungsverfahren kann ein fehlender oder unzureichender Musterbericht zum Ausschluss eines Bieters führen.

• Verfügbarkeitsnachweis: Im Monatsbericht ist die Betriebsbereitschaft des Zutrittskontrollsystems gesondert auszuweisen. Anzugeben ist die erreichte Systemverfügbarkeit im Berichtszeitraum (in Prozent) sowie die Gesamtdauer etwaiger Ausfälle oder Wartungsdowntimes.

• Vorfallsprotokoll: Es ist eine Auflistung aller sicherheitsrelevanten Zutrittsvorfälle zu erstellen. Dazu zählen unautorisierte Zutrittsversuche (mit Datum/Uhrzeit und erkannter Zugriffsberechtigung), technische Störungen oder Teilausfälle des Systems (z.B. der Ausfall eines biometrischen Lesers) sowie Fehlalarme. Jeder Vorfall soll kurz beschrieben und hinsichtlich seiner Auswirkungen bewertet werden.

• Korrektur- und Präventionsmaßnahmen: Der Bericht muss darlegen, welche Maßnahmen infolge auftretender Probleme im Zutrittssystem ergriffen wurden. Es ist darzustellen, wie auf Störungen oder Sicherheitsvorfälle reagiert wurde (z.B. Austausch defekter Komponenten, Software-Update, Anpassung der Zugriffsrechte, Mitarbeiterschulung) und welche präventiven Schritte unternommen werden, um zukünftige Zwischenfälle zu vermeiden.

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Sämtliche Daten aus dem Zutrittskontrollsystem sind unter strikter Wahrung des Datenschutzes zu behandeln. Personenbezogene Informationen (etwa Namen von Mitarbeitern oder Besuchern) dürfen im Bericht nicht offen ausgewiesen werden; stattdessen sind Daten zu anonymisieren oder in aggregierter Form darzustellen. Generell ist sicherzustellen, dass Zugangs- und Ereignisdaten gemäß DSGVO und BDSG vertraulich behandelt und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.

• Einhaltung technischer Normen: Die Berichterstattung zu den Zutrittskontrollanlagen muss den einschlägigen technischen Normen entsprechen. Insbesondere sind Vorgaben aus DIN EN 60839 (für elektronische Zutrittskontrollsysteme) und der VDE 0833-Normenreihe (für Gefahrenmeldeanlagen) zu berücksichtigen. Diese Standards definieren Anforderungen an Zuverlässigkeit, Protokollierung und Störungsmanagement, was sich in der Gestaltung und Detailtiefe der Berichte widerspiegeln muss.

Jeder Bieter muss in seinem Angebot ausdrücklich bestätigen, dass er die beschriebenen Anforderungen an die monatliche Berichterstattung vollständig erfüllt. Dies beinhaltet die Verpflichtung, alle relevanten Betriebsdaten korrekt und fristgerecht zu erheben sowie in der geforderten Form an den Auftraggeber zu übermitteln.

Von dem letztlich beauftragten Auftragnehmer wird zudem erwartet, das Reporting im Laufe der Vertragsdurchführung kontinuierlich zu optimieren. Eine regelmäßige Abstimmung der Kennzahlen und Berichtsinhalte mit dem Auftraggeber stellt sicher, dass die Berichte stets den aktuellen Zielen und Informationsbedürfnissen entsprechen. Der Auftragnehmer trägt Verantwortung dafür, proaktiv Verbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen, sobald sich neue Erkenntnisse oder Anforderungen ergeben, um die Qualität und Aussagekraft der monatlichen Reports langfristig hochzuhalten.