Vergabebedingungen

Die Vergabebedingungen legen fest, welche Voraussetzungen ein Bieter erfüllen muss, um für den Auftrag als geeignet zu gelten. Hierzu zählen insbesondere der Nachweis der erforderlichen fachlichen Qualifikationen und Zulassungen (z.B. Gewerbeanmeldung, ggf. spezifische Zertifizierungen im Bereich Gebäudetechnik oder Sicherheitstechnik) sowie eine ausreichende wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit. Der Bieter sollte Referenzen über vergleichbare Projekte im technischen Facility Management vorlegen können, um seine Erfahrung und Zuverlässigkeit zu belegen. Unternehmen, die die geforderten Eignungskriterien – wie Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit – nicht nachweisen können, werden von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Weiterhin wird im Rahmen dieser Vergabebedingungen der Ablauf der Angebotsabgabe geregelt. Angebote müssen bis zum festgelegten Abgabetermin vollständig eingereicht werden; verspätet eingehende Unterlagen können nicht berücksichtigt werden. Die Form der Angebotseinreichung (schriftlich in Papierform oder elektronisch über eine Vergabeplattform) wird in den Ausschreibungsunterlagen vorgegeben. Unabhängig vom Übermittlungsweg sind alle Angebotsunterlagen in deutscher Sprache abzufassen. Vorgeschriebene Formate und Vorlagen (falls bereitgestellt) sind von den Bietern strikt einzuhalten, um eine einheitliche und vergleichbare Bewertung der Angebote zu gewährleisten.

Darüber hinaus verpflichten die Vergabebedingungen die Bieter zur Einhaltung sämtlicher relevanter gesetzlichen und unternehmerischen Verpflichtungen im Rahmen der Leistungserbringung. Jeder Bieter muss gewährleisten, dass die geltenden Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz strikt beachtet werden (z.B. Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitsschutzgesetz) und dass ein wirkungsvolles Sicherheitsmanagement für die Mitarbeiter besteht. Ebenso sind die Prinzipien von Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility (CSR) zu berücksichtigen; der Auftragnehmer soll umweltfreundlich und sozial verantwortlich handeln und etwaige Nachhaltigkeitsvorgaben des Auftraggebers (z.B. bezüglich Energieeffizienz oder Abfallmanagement) erfüllen. Ferner muss der Bieter die tarif- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen einhalten, insbesondere die Zahlung von Löhnen mindestens in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns sowie gegebenenfalls branchenspezifischer tariflicher Vorgaben. Schließlich ist der Nachweis ausreichender Versicherungen (wie einer Betriebs- und Haftpflichtversicherung mit angemessener Deckungssumme) zu erbringen, um etwaige Personen-, Sach- oder Vermögensschäden während der Vertragslaufzeit abzudecken.

Insbesondere im Bereich der Zutrittskontrollsysteme gelten zusätzliche Anforderungen im Rahmen dieser Ausschreibung. Der Bieter muss nachweisen, dass er über spezifische Fachkunde in der Wartung, Betreuung und Sicherung elektronischer Zutrittskontrollanlagen verfügt. Dies kann beispielsweise durch Referenzprojekte oder Zertifikate für den Umgang mit Sicherheitstechnik belegt werden. Weiterhin ist sicherzustellen, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge der Zutrittsverwaltung (z.B. bei der Erfassung von Zutrittsberechtigungen und Protokollen) die Datenschutzrichtlinien strikt eingehalten werden. Der Umgang mit sicherheitssensiblen Systemen erfordert zudem besondere Sorgfalt und Vertraulichkeit; der Bieter muss daher zuverlässig sein und gegebenenfalls weitergehende Sicherheitsvorkehrungen erfüllen.

Die Vergabebedingungen definieren auch die Rahmenbedingungen zur Vertragslaufzeit und etwaigen Verlängerungsoptionen. In der Regel wird ein mehrjähriger Vertragszeitraum für die technischen Facility-Management-Leistungen festgelegt (beispielsweise eine anfängliche Laufzeit von drei Jahren), während dem der Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen zu den festgelegten Bedingungen erbringt. Gegebenenfalls kann der Vertrag im Anschluss an die Grundlaufzeit unter definierten Konditionen verlängert oder erneuert werden, sofern beide Vertragsparteien zustimmen und die in der Ausschreibung genannten Voraussetzungen für eine Verlängerung erfüllt sind. Bereits im Angebot erklärt sich der Bieter bereit, die Leistungen für die vorgesehene Vertragsdauer zu den angebotenen Konditionen zu erbringen und die Option einer Verlängerung zu den genannten Bedingungen zu akzeptieren.

Im Angebot sind diverse Nachweise und Unterlagen einzureichen, die die Eignung und Rechtskonformität des Bieters belegen. Hierzu zählen zunächst juristische Dokumente zum Nachweis der ordnungsgemäßen Unternehmensführung: ein aktueller Handelsregisterauszug bzw. Gewerbenachweis, eine gültige Gewerbeerlaubnis für die angebotenen Dienstleistungen sowie Nachweise über bestehende Betriebshaftpflichtversicherungen. Ebenfalls vorzulegen sind Bescheinigungen der zuständigen Stellen (z.B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträger), die bestätigen, dass das Unternehmen seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt (etwa Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß entrichtet).

Darüber hinaus muss der Bieter technische Unterlagen einreichen, welche die Qualität und Organisation der Leistungserbringung erkennen lassen. Gefordert wird in der Regel ein Wartungs- bzw. Instandhaltungskonzept für die im Gebäude vorhandenen technischen Anlagen, in dem der Bieter darlegt, wie regelmäßige Inspektionen, Wartungen und Reparaturen durchgeführt und dokumentiert werden. Zudem sind angestrebte Service Level (z.B. Reaktionszeiten bei Störungen, Verfügbarkeitszusagen für kritische Systeme) zu benennen und durch ein Service-Level-Agreement (SLA) zu untermauern. Vorgaben zum Berichtswesen sind einzuhalten; der Bieter sollte beispielhaft darstellen, in welcher Form er dem Auftraggeber regelmäßig über die Leistungserbringung, Zwischenfälle und Kennzahlen berichten wird.

Ein weiterer Teil der Angebotsunterlagen betrifft die Qualifikation des einzusetzenden Personals. Der Bieter hat Nachweise über die fachliche Eignung und Schulung seiner Mitarbeiter vorzulegen, insbesondere für diejenigen, die in sicherheitskritischen oder systemrelevanten Bereichen (wie der Zutrittskontrolle oder dem Betrieb von Gebäudetechnik) eingesetzt werden. So sind beispielsweise Ausbildungsnachweise, Fachzertifikate (etwa als Techniker für Gebäudeleittechnik oder als geschulte Fachkraft für Zutrittskontrollsysteme) und regelmäßige Weiterbildungsnachweise einzureichen. Des Weiteren ist darzulegen, dass das Personal mit den geltenden Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen vertraut ist und entsprechende Unterweisungen erhalten hat.

Zusätzlich müssen dem Angebot verschiedene vom Bieter unterzeichnete Erklärungen beigefügt werden. Hierzu gehört eine Eigenerklärung zur Einhaltung aller relevanten Vorgaben, worin der Bieter versichert, sämtliche gesetzlichen Pflichten (insbesondere im Hinblick auf Arbeitsschutz, Mindestlohn und Datenschutz) zu erfüllen und dem Auftraggeber entsprechende Prüfungsrechte einzuräumen. Ebenfalls erforderlich ist die ausdrückliche Bestätigung, dass der Bieter die vorliegenden Vergabebedingungen vollständig verstanden hat und akzeptiert. Diese Bestätigung der Vergabebedingungen stellt sicher, dass der Bieter die Teilnahmebedingungen anerkennt und im Falle einer Auftragserteilung an die Einhaltung der hier festgelegten Regeln gebunden ist.

Im Vergabeverfahren gelten bestimmte verfahrensbezogene Anforderungen, die von allen Beteiligten einzuhalten sind. So werden Fristen für die Einreichung von Bieterfragen und Klarstellungen zum Vergabeverfahren festgelegt. Innerhalb eines definierten Zeitraums vor Ablauf der Angebotsfrist können Bieter schriftlich Rückfragen zu den Ausschreibungsunterlagen stellen. Die Antworten auf solche Fragen werden allen Bietern in geeigneter Weise und anonymisiert (ohne Hinweis auf den fragenden Bieter) zur Verfügung gestellt, damit alle Teilnehmer den gleichen Informationsstand haben. Nach Ablauf der Frist für Rückfragen sind keine weiteren inhaltlichen Änderungen oder Erläuterungen der Vergabeunterlagen mehr vorgesehen.

Änderungen oder Ergänzungen der Ausschreibungsunterlagen (z.B. durch Berichtigungen, Aktualisierungen oder Zusatzinformationen) werden den Bietern während der Angebotsphase in Form von Vergabemitteilungen oder Addenda bekanntgegeben. Solche Anpassungen der Vergabeunterlagen sind für alle Bieter gleichermaßen verbindlich. Bieter werden verpflichtet, eventuelle Berichtigungen oder Ergänzungen bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen und ggf. eine Bestätigung über den Erhalt und die Beachtung der Addenda mit ihrem Angebot einzureichen.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist haben Bieter das Recht, ein bereits abgegebenes Angebot zurückzuziehen oder zu ändern, indem sie eine entsprechend geänderte Angebotseinreichung vornehmen oder ihre Teilnahme schriftlich widerrufen. Nach dem fristgerechten Eingang des Angebots und dem Ablauf der Einreichungsfrist ist das Angebot jedoch für den Bieter bindend. Eine nachträgliche Änderung oder Zurückziehung des Angebots ist dann grundsätzlich ausgeschlossen. Die Angebotsbindung gilt bis zum Ende der im Vergabeverfahren festgelegten Bindefrist; innerhalb dieser Zeit kann der Zuschlag erteilt werden, und der Bieter ist gehalten, sein Angebot aufrechtzuerhalten.

Der Auftraggeber hat das Recht, die von den Bietern gemachten Angaben und vorgelegten Nachweise auf ihre Richtigkeit und Plausibilität zu überprüfen. Im Zuge der Angebots- und Eignungsprüfung kann der Auftraggeber ergänzende Unterlagen oder Erläuterungen vom Bieter anfordern, sofern dies zur Verifizierung der Angaben erforderlich ist. Ferner behält sich der Auftraggeber vor, zu einem späteren Zeitpunkt – etwa während der Vertragsausführung – Prüfungen oder Audits durchzuführen, um die Einhaltung der im Vergabeverfahren zugesicherten Verpflichtungen zu kontrollieren. Dies kann beispielsweise die Überprüfung der Lohnzahlungen (Einhaltung des MiLoG), der Arbeitsschutzmaßnahmen oder anderer vertraglich vereinbarter Standards umfassen. Die Bieter erklären sich mit Abgabe ihres Angebots mit diesen Kontroll- und Einsichtsrechten einverstanden.

Verstöße gegen die Vergabebedingungen können zum Ausschluss des Bieters vom weiteren Vergabeverfahren führen. Dies gilt insbesondere, wenn ein Bieter falsche Erklärungen abgibt, Unterlagen manipuliert oder wesentliche geforderte Nachweise nicht vorlegt. Auch die Nichteinhaltung formaler Vorgaben (wie Format- oder Fristverletzungen) oder Versuche einer unzulässigen Beeinflussung des Vergabeverfahrens können sanktioniert werden. Im Falle vorsätzlicher Täuschung oder schwerwiegender Verstöße behält sich der Auftraggeber darüber hinaus vor, rechtliche Schritte einzuleiten und den betreffenden Bieter auch von zukünftigen Ausschreibungen auszuschließen. Die Bieter werden daher angehalten, sämtliche Angaben sorgfältig, wahrheitsgemäß und vollständig zu machen, um Sanktionen oder Nachteile im Verfahren zu vermeiden.

Im Hinblick auf die im Objekt eingesetzten Zutrittskontrollsysteme werden besondere technische Standards vorausgesetzt. Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass Planung, Betrieb und Wartung der elektronischen Zutrittskontrollanlagen den einschlägigen Normen entsprechen, insbesondere der DIN EN 60839 (Alarm- und Sicherungssysteme, elektronische Zutrittskontrollsysteme) sowie den VDE-Richtlinien nach DIN VDE 0833, die Anforderungen an Gefahrenmelde- und Sicherheitssysteme regeln. Sämtliche Arbeiten an den Zutrittskontrollsystemen sind nach dem Stand der Technik und unter Einhaltung dieser Normen durchzuführen, um ein hohes Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit zu garantieren.

Das mit dem Betrieb und der Verwaltung der Zutrittskontrollsysteme betraute Personal muss besonders zuverlässig sein und gegebenenfalls einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung standhalten. Für Mitarbeiter, die Zugang zu sicherheitsrelevanten Einrichtungen oder Daten haben, kann der Auftraggeber ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge oder eine vergleichbare Vertrauenswürdigkeitsprüfung verlangen. Der Bieter hat daher sicherzustellen, dass das eingesetzte Personal keinerlei Sicherheitsbedenken aufweist und bei Bedarf einer entsprechenden Überprüfung oder Geheimhaltungsverpflichtung unterzogen werden kann.

Strenge Vertraulichkeitsverpflichtungen sind im Umgang mit sensiblen Gebäude- und Sicherheitsdaten einzuhalten. Informationen über Sicherheitskonzepte, Zutrittsberechtigungen, technische Anlagenpläne oder Protokolldaten dürfen ausschließlich befugten Personen zugänglich gemacht werden. Der Bieter und seine Mitarbeiter müssen schriftlich zusichern, sämtliche während der Auftragsdurchführung erlangten Kenntnisse über das Gebäude und die Sicherheitseinrichtungen vertraulich zu behandeln. Bei Verstößen gegen die Verschwiegenheitspflicht drohen nicht nur vertragliche Sanktionen, sondern gegebenenfalls auch rechtliche Konsequenzen.

Für die Leistungsqualität im Bereich der Zutrittskontrolle gelten strenge Maßstäbe, die vertraglich in Form von Service-Level-Agreements festgelegt werden. Insbesondere wird eine hohe Verfügbarkeit der Zutrittssysteme gefordert, sodass Ausfallzeiten auf ein Minimum beschränkt bleiben (z.B. durch redundante Auslegung kritischer Komponenten und schnelle Störungsbehebung). Der Auftragnehmer muss definierte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten einhalten: Im Störungsfall ist unverzüglich zu reagieren und innerhalb einer vorgegebenen Frist eine Problemlösung oder zumindest eine Übergangslösung herbeizuführen. Zudem ist ein Verfahren zur Incident-Berichterstattung festzulegen, wonach sicherheitsrelevante Vorfälle oder Systemausfälle umgehend an den Auftraggeber zu melden und gemeinsam Auswertungen sowie Korrekturmaßnahmen abzustimmen sind.

Der Bieter hat überdies darzustellen, welche Notfallkonzepte und Redundanzmaßnahmen für die Zutrittskontrollsysteme vorgesehen sind. Hierzu zählen etwa Backup-Lösungen bei Stromausfall oder Systemfehlern, alternative Zutrittsverfahren bei technischer Störung (z.B. manuelle Zutrittskontrolle oder Not-Schließpläne) sowie regelmäßige Datensicherungen der Zutrittsprotokolle. Die vorgesehenen Maßnahmen sollen gewährleisten, dass auch im Falle unerwarteter Ereignisse die Sicherheit des Gebäudes und der Zugang berechtigter Personen jederzeit aufrechterhalten bleibt. Eine klare Dokumentation dieser Vorsorge- und Ausfallsicherheitskonzepte ist dem Angebot beizufügen bzw. im Wartungskonzept zu integrieren.

Im Rahmen der Angebotswertung wird zunächst geprüft, ob Gründe für einen Ausschluss einzelner Angebote oder Bieter vorliegen. Bieter, die die formalen oder inhaltlichen Mindestanforderungen der Vergabebedingungen nicht erfüllen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Dies umfasst Fälle, in denen notwendige Unterlagen fehlen, Eignungskriterien nicht erfüllt sind oder gesetzliche Ausschlussgründe vorliegen (beispielsweise schwere Verfehlungen des Bieters wie rechtskräftige Verurteilungen wegen Betrugs, Korruption oder Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorschriften). Auch Verstöße gegen die Teilnahmebedingungen, etwa unzulässige Absprachen oder Versuche der Beeinflussung des Vergabeverfahrens, führen zum Ausschluss. Die Einhaltung aller in diesem Dokument genannten Bedingungen ist somit Voraussetzung, um im weiteren Wertungsverfahren berücksichtigt zu werden.

Angebote, die alle Teilnahmekriterien erfüllen, werden inhaltlich bewertet. Bei der Zuschlagsentscheidung werden qualitative und quantitative Bewertungskriterien herangezogen, die in den Vergabeunterlagen festgelegt sind. Zu den entscheidenden Bewertungsfaktoren zählen unter anderem die nachgewiesene Rechts- und Regelkonformität des Bieters (z.B. lückenlose Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und Auflagen), die fachliche und technische Kompetenz (beispielsweise die Qualität des vorgelegten Wartungskonzepts und der Qualifikationen des Personals) sowie die wirtschaftliche Zuverlässigkeit und Transparenz (einschließlich einer soliden finanziellen Aufstellung und einer nachvollziehbaren Kalkulation der angebotenen Leistungen). Ebenso können Aspekte der Nachhaltigkeit und des Qualitätsmanagements in die Bewertung einfließen, etwa vorhandene Zertifizierungen, Konzepte zur Energieeinsparung oder Maßnahmen zur Mitarbeiterschulung und -bindung. Die Angebote werden anhand dieser Kriterien vergleichend geprüft, um das insgesamt wirtschaftlichste und fachlich überzeugendste Angebot zu ermitteln.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Bieter auch im fortgeschrittenen Stadium des Vergabeverfahrens von der Teilnahme auszuschließen, falls sich herausstellt, dass die Voraussetzungen oder Zusagen des Bieters doch nicht erfüllt werden. Sollte beispielsweise nachträglich bekannt werden, dass ein Bieter unzutreffende Angaben gemacht hat oder eine geforderte Eignungsvoraussetzung nicht wie dargestellt vorliegt, kann der Zuschlag diesem Bieter versagt und das Angebot aus der Wertung genommen werden. Gleiches gilt, falls ein Bieter während des Verfahrens gegen Auflagen verstößt oder sich nicht an die vorgegebenen Spielregeln hält. Der Auftraggeber ist in solchen Fällen berechtigt, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Integrität des Vergabeverfahrens zu wahren, bis hin zur Beendigung der Beteiligung des betroffenen Bieters.

Abschließend hat jeder Bieter mit seiner Angebotsabgabe eine formelle Erklärung abzugeben, in der er die vollständige Kenntnisnahme und Akzeptanz sämtlicher Vergabebedingungen bestätigt. In dieser Bestätigungserklärung verpflichtet sich der Bieter, alle genannten Bedingungen und Anforderungen einzuhalten und versichert zugleich, dass sämtliche von ihm gemachten Angaben im Rahmen des Angebots wahrheitsgemäß, vollständig und rechtskonform sind. Diese vom Bieter rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung ist integraler Bestandteil des Angebots. Sie stellt sicher, dass dem Bieter die Konsequenzen und Verpflichtungen der Teilnahme an der Ausschreibung bewusst sind und dass er im Auftragsfall an die eingegangenen Zusagen gebunden ist.