3C4 Mitarbeiterqualifikationsnachweise
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Nachweis der Mitarbeiterqualifikationen
Dieses Dokument legt die Anforderungen an den Nachweis der Qualifikationen und Fachkenntnisse aller Mitarbeiter fest, die bei der Erbringung der technischen Facility-Management-Leistungen eingesetzt werden. Die Vorlage dieser Qualifikationsnachweise stellt sicher, dass eine Servicequalität auf hohem Niveau gewährleistet ist, alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt werden und ein sicherer Betrieb der technischen Anlagen zu jeder Zeit gegeben ist. Die nachfolgenden Bestimmungen dienen dem Zweck, die Eignung des eingesetzten Personals umfassend darzulegen und somit einen ordnungsgemäßen Ablauf der Leistungen im Rahmen der Ausschreibung zu ermöglichen.
Strukturierte Nachweise zu Mitarbeiterqualifikationen
- Anwendungsbereich
- Gesetzliche
- Technische
- Verfahrensanforderungen
- Erklärung
- Einreichungsformat
- Unterschrift
- Unterschrift
Anwendungsbereich
Diese Anforderungen gelten für sämtliche Mitarbeiter des Auftragnehmers sowie für Mitarbeiter eventueller Nachunternehmer, die direkt oder indirekt an der Ausführung der technischen Facility-Management-Dienstleistungen im Rahmen dieses Projekts beteiligt sind. Der Nachweis der Qualifikation ist für jede dieser Personen zu erbringen – unabhängig von ihrer Hierarchiestufe oder Funktion. Dies umfasst alle Ebenen vom leitenden Objektmanager bis hin zum ausführenden Servicetechniker. Nachzuweisen sind sowohl die relevanten beruflichen Abschlüsse und zertifizierten Fachqualifikationen als auch die einschlägige Berufserfahrung der jeweiligen Personen, um deren Eignung für die vorgesehenen Aufgaben eindeutig zu belegen.
Gesetzliche und regulatorische Anforderungen
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle eingesetzten Personen die gesetzlich vorgeschriebenen Berechtigungen, Zulassungen oder Zertifizierungen für ihre jeweiligen Tätigkeiten besitzen. Sämtliche Qualifikationsnachweise sind in Übereinstimmung mit den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen, den Vorschriften des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie den einschlägigen branchenspezifischen Normen vorzulegen.
So ist beispielsweise zu gewährleisten, dass für elektrotechnische Arbeiten ausschließlich entsprechend qualifiziertes Elektrofachpersonal eingesetzt wird (gemäß DGUV Vorschrift 3 und den VDE-Richtlinien). Für Wartungs- und Servicearbeiten an Kälte- oder Klimaanlagen muss Personal mit gültigem Sachkundenachweis gemäß der Chemikalien-Klimaschutzverordnung (ChemKlimaSchutzV) vorhanden sein. Bestellte Brandschutzbeauftragte haben aktuelle Fortbildungsnachweise gemäß den geltenden Brandschutzvorschriften vorzulegen.
Für Tätigkeiten, bei denen eine gesetzlich vorgeschriebene kontinuierliche Weiterbildung oder regelmäßige Rezertifizierung erforderlich ist (beispielsweise für bestimmte Sicherheitsfachkräfte oder Prüftechniker), müssen gültige Nachweise über die absolvierte Weiterbildung bzw. die Verlängerung von Zertifikaten eingereicht werden. Der Auftragnehmer überwacht die Fristen für solche Rezertifizierungen und stellt sicher, dass kein Mitarbeiter ohne gültige Qualifikation oder Zulassung eingesetzt wird.
Technische Anforderungen
Der Auftragnehmer hat für alle im technischen Gebäudemanagement einzusetzenden Mitarbeiter die relevanten Qualifikationen und Fachkenntnisse nachvollziehbar zu dokumentieren. Hierzu zählen beispielsweise Qualifikationen in den Bereichen Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), Elektrotechnik, Brandschutz, Gebäudeleittechnik oder anderen gebäudetechnischen Gewerken, soweit sie für die Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind.
Für jede vorgesehene Fachkraft sind der geplante Aufgabenbereich (Rolle im Projekt), der Qualifikationsgrad (z. B. Facharbeiter, Meister, Techniker oder Ingenieur) sowie die Anzahl der Jahre an einschlägiger Berufserfahrung anzugeben. Diese Informationen sollen sicherstellen, dass die Person in ihrem Zuständigkeitsbereich sachkundig und erfahren genug ist, um die anfallenden Aufgaben fachgerecht auszuführen.
Spezialisiertes Personal – etwa Sicherheitsbeauftragte, verantwortliche Anlagenbediener oder IT-Fachkräfte für das Gebäudeautomationssystem – muss eine entsprechende fachspezifische Ausbildung und gültige Zertifizierungen nachweisen, die es für das jeweilige Aufgabengebiet qualifizieren. Gegebenenfalls ist für solche Positionen die Benennung von Stellvertretern mit gleicher Qualifikation vorzusehen, um die kontinuierliche Leistungserbringung auch bei Abwesenheit einzelner Personen zu gewährleisten.
Der Auftragnehmer stellt zudem sicher, dass die Qualifikationsprofile des Personals mit der Komplexität und den besonderen Anforderungen der jeweiligen technischen Anlagen und Leistungen übereinstimmen. Insbesondere für sicherheitsrelevante oder sehr komplexe Anlagenkomponenten werden entsprechend höher qualifizierte und erfahrene Fachkräfte (z. B. Meister, staatlich geprüfte Techniker oder Diplom-Ingenieure) eingesetzt, um einen reibungslosen, effizienten und sicheren Betrieb zu gewährleisten. Die Zuordnung der Mitarbeiter erfolgt dabei so, dass jede Aufgabe von Personal mit geeigneter Fachkompetenz und Erfahrung ausgeführt wird.
Verfahrensanforderungen
Der Auftragnehmer legt dem Angebot eine strukturierte Übersicht (z. B. in Form einer Tabelle oder Matrix) aller vorgesehenen Mitarbeiter bei. Diese Übersicht enthält mindestens folgende Angaben zu jeder Person: Name, vorgesehene Funktion bzw. Zuständigkeit im Rahmen der Leistungserbringung, relevante berufliche Qualifikationen und Abschlüsse, vorhandene Zertifikate sowie die einschlägige Berufserfahrung (in Jahren). Allen in der Übersicht aufgeführten Personen sind aussagekräftige Nachweisdokumente als Anlagen beizufügen. Insbesondere sind Kopien der wesentlichen Ausbildungs- und Prüfungszeugnisse, Berufsabschlüsse, Meisterbriefe sowie sonstiger für die Tätigkeit relevanter Zertifikate einzureichen. Diese Kopien müssen von einer zuständigen Stelle (z. B. Behörde oder Notar) amtlich beglaubigt sein, um ihre Echtheit und Gültigkeit zu bestätigen.
Die vorgelegten Personalnachweise sind während der gesamten Vertragslaufzeit kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. Veränderungen im Personaleinsatz – beispielsweise der Tausch oder die Neubesetzung einer Schlüsselposition – sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. In einem solchen Fall sind die Qualifikationsnachweise für das neu eingesetzte Personal umgehend nachzureichen, sodass jederzeit die Eignung aller tätigen Personen dokumentiert ist. Unvollständige, veraltete oder nicht verifizierbare Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots aus dem Vergabeverfahren führen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Angebote abzulehnen, wenn die Eignung des Personals nicht eindeutig nachgewiesen wird oder geforderte Nachweise fehlen.
Erklärung zur Einhaltung der Anforderungen
Mit der Einreichung der Qualifikationsnachweise bestätigt der Auftragnehmer, dass er sämtliche in diesem Dokument genannten gesetzlichen, fachlichen und verfahrensbezogenen Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Das Unternehmen übernimmt die Verantwortung dafür, dass alle eingesetzten Mitarbeiter die notwendigen Kompetenzen besitzen und für ihre jeweiligen Aufgaben geeignet sind.
Es wird ausdrücklich versichert, dass alle Angaben und Nachweisdokumente wahrheitsgemäß, gültig und zum Zeitpunkt der Vorlage aktuell sind. Der Auftragnehmer erkennt an, dass er für die fachliche Qualifikation seines Personals verantwortlich ist. Etwaige Verstöße gegen die hier genannten Anforderungen oder nachweislich falsche Angaben können gemäß den Vergabe- und Vertragsbedingungen zu geeigneten Konsequenzen führen, einschließlich des Ausschlusses vom Vergabeverfahren oder nachträglicher Vertragsmaßnahmen.
Einreichungsformat
Personalqualifikationsmatrix: Eine übersichtliche Matrix oder Liste, in der sämtliche vorgesehenen Mitarbeiter aufgeführt sind, inklusive Angaben zu ihrer Position/Funktion, ihren relevanten Qualifikationen (Ausbildung, Fachabschlüsse) und ihrer einschlägigen Berufserfahrung in Jahren.
Beglaubigte Zeugnis- und Zertifikatskopien: Amtlich beglaubigte Kopien der wichtigsten Qualifikationsnachweise jeder Person (z. B. Abschlusszeugnisse, Facharbeiter- und Meisterbriefe, Weiterbildungszertifikate, behördliche Erlaubnisse). Diese Dokumente belegen die berufliche Ausbildung und Berechtigung zur Ausübung der jeweiligen Tätigkeit.
Erfahrungsnachweise: Dokumentation der relevanten Berufserfahrung jeder Fachkraft, beispielsweise in Form von tabellarischen Lebensläufen, Projektübersichten oder Arbeitszeugnissen. Daraus soll hervorgehen, in welchen Aufgabenbereichen die Person tätig war, welche Art von Anlagen oder Systemen sie betreut hat und welche besonderen Kenntnisse oder Schulungen sie besitzt.
Eigenerklärung des Auftragnehmers: Eine von einem vertretungsberechtigten Unternehmensvertreter unterzeichnete Erklärung, in der die Vollständigkeit und Richtigkeit der vorgelegten Qualifikationsnachweise bestätigt wird. Diese Eigenerklärung beinhaltet auch das Versprechen, alle gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Personalqualifikation und -einsatz einzuhalten.
Unterschrift und Erklärung
Der Unterzeichnete bestätigt hiermit, dass die vorliegenden Nachweise der Mitarbeiterqualifikationen gültig, vollständig und in vollem Umfang konform mit den Anforderungen dieser Ausschreibung sind. Das Unternehmen übernimmt die volle Verantwortung für die Richtigkeit der gemachten Angaben sowie für die Qualifikation und Eignung des eingesetzten Personals.
Ort: _______________________ Datum: _______________________
Unterschrift: _________________________________________________________
Name (in Druckbuchstaben): ____________________________________________
Position/Titel: _______________________________________________________
Firma/Anbieter: _______________________________________________________
Unterschrift und Erklärung
Der Unterzeichnete bestätigt hiermit, dass die vorliegenden Nachweise der Mitarbeiterqualifikationen gültig, vollständig und in vollem Umfang konform mit den Anforderungen dieser Ausschreibung sind. Das Unternehmen übernimmt die volle Verantwortung für die Richtigkeit der gemachten Angaben sowie für die Qualifikation und Eignung des eingesetzten Personals.
Ort: _______________________ Datum: _______________________
Unterschrift: _________________________________________________________
Name (in Druckbuchstaben): ____________________________________________
Position/Titel: _______________________________________________________
Firma/Anbieter: _______________________________________________________