3H2 Musterrechnung

Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Betriebs der technischen Anlagen werden folgende Leistungen angeboten. Der Bieter verpflichtet sich, alle Maßnahmen nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, technischen Regeln und Herstellervorgaben durchzuführen.

• Inspektionen: Durchführung regelmäßiger Kontrollen zur Feststellung des Ist‑Zustands der Anlagenkomponenten. Dabei werden Verschleiß, Abnutzung und Funktionsfähigkeit dokumentiert und bewertet. Die Inspektionen erfolgen nach DIN 31051 und DIN EN 13306 sowie nach den Vorgaben der Hersteller.

• Wartungen: Durchführung vorbeugender Wartungsarbeiten zur Erhaltung der Funktionsfähigkeit. Hierzu zählen Reinigungs‑, Schmierungs‑, Justier‑ und Austauschmaßnahmen entsprechend den normativen Vorgaben und Herstellerempfehlungen. Wartungen werden nach festgelegten Intervallen durchgeführt, wobei die Intervalle in Abstimmung mit dem Auftraggeber festgelegt werden.

Alle Inspektionen und Wartungen werden mithilfe eines Computer‑Aided Facility Management‑Systems (CAFM) geplant, durchgeführt und dokumentiert.

• Instandsetzungen: Reparaturen im Falle von Defekten oder Störungen. Kleinere Instandsetzungen bis zu einer im Vertrag definierten Kostengrenze pro Einzelfall sind im Pauschalpreis enthalten. Größere Maßnahmen werden dem Auftraggeber zur Freigabe vorgelegt.

• Störungsdienst: Bereitstellung eines 24‑Stunden‑Bereitschaftsdienstes zur Entgegennahme und Bearbeitung von Störmeldungen. Reaktionszeiten und Eskalationsstufen werden im Service Level Agreement (SLA) festgelegt.

• Ersatzteilmanagement: Beschaffung und Vorhaltung von wesentlichen Ersatzteilen in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Defekte Komponenten werden nach Freigabe des Auftraggebers ausgetauscht.

• Betriebsführung: Aktives Betreiben der Anlagen durch Überwachung und Steuerung über die Gebäudeleittechnik. Dazu gehört das Anpassen von Sollwerten und Betriebsparametern sowie das manuelle Eingreifen bei Bedarf.

• Energie‑ und Effizienzmanagement: Kontinuierliches Monitoring der Energie‑ und Medienverbräuche. Analyse von Verbrauchsdaten zur Identifikation von Einsparpotenzialen. Vorschläge für Optimierungsmaßnahmen, etwa durch Anpassung von Einstellungen, Modernisierung von Komponenten oder veränderte Betriebszeiten, werden dem Auftraggeber unterbreitet.

• Dokumentation: Führung eines digitalen Betriebstagebuchs, Protokollierung aller Betriebsdaten, durchgeführten Arbeiten und festgestellten Abweichungen.

• Personalbereitstellung: Einsatz von qualifiziertem Fachpersonal aus den Bereichen Elektrotechnik, Heizungs‑, Lüftungs‑, Klimatechnik, Mess‑, Steuer‑, Regeltechnik (MSR), Sanitärtechnik und verwandten Gewerken.

• Verantwortliche Person: Benennung eines Objektverantwortlichen als zentraler Ansprechpartner für den Auftraggeber.

• Vertretungsregelung: Sicherstellung der Leistungserbringung bei Abwesenheit durch Vertretungspersonal.

• Weiterbildung: Regelmäßige Schulung des eingesetzten Personals zu neuen technischen Anforderungen, gesetzlichen Änderungen und Sicherheitsbestimmungen.

• Nachunternehmer: Koordination und Überwachung von Leistungen, die durch spezialisierte Drittunternehmen ausgeführt werden (z. B. Prüfungen durch zugelassene Sachverständige, Wartungen spezieller Anlagen wie Aufzüge oder Sprinkler).

• Terminplanung und Qualitätskontrolle: Abstimmung von Terminen und Leistungsinhalten mit den Subunternehmern. Prüfung der ordnungsgemäßen Leistungserbringung und Integration der Ergebnisse in die Gesamtdokumentation.

• Monatsberichte: Erstellung monatlicher Leistungsberichte mit Übersicht der ausgeführten Arbeiten, festgestellten Mängel und Kennzahlen (z. B. Reaktionszeiten, Störungsdauer).

• Jahresbericht: Zusammenfassende Bewertung des Leistungsjahres mit Zustandsanalyse der Anlagen und Empfehlungen für Optimierungen oder Investitionen.

• Jour Fixe: Regelmäßige Abstimmungstermine zwischen Auftraggeber und Bieter zur Besprechung laufender Themen, Planung kommender Maßnahmen und Überprüfung von Kennzahlen.

Für eine strukturierte Leistungserbringung werden folgende Prozesse definiert:

• Datenerhebung: Aufnahme des Ist‑Zustands der technischen Anlagen anhand der vom Auftraggeber bereitgestellten Dokumentation und einer Begehung des Objekts. Ermittlung von Datenlücken und Festlegung der Wartungs‑ und Prüfplanung.

• Wartungsplan: Erstellung eines detaillierten Wartungs‑ und Inspektionsplans unter Berücksichtigung gesetzlicher Fristen, Herstellerempfehlungen und spezifischer Anforderungen des Auftraggebers. Abstimmung und Freigabe des Plans vor Beginn der regulären Leistungserbringung.

• Einsatzplanung: Nutzung eines CAFM‑Systems zur automatischen Generierung von Wartungsaufträgen und zur Ressourcenplanung.

• Checklisten: Verwendung standardisierter Checklisten (beispielsweise nach VDMA 24186) für jede Wartungsart und jedes Gewerk zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Arbeiten.

• Meldesystem: Einrichtung einer zentralen Störungsmeldestelle (Hotline oder digitales Ticketsystem) zur schnellen Erfassung und Priorisierung von Störfällen.

• Eskalation: Definition von Eskalationsstufen zur rechtzeitigen Einbindung weiterer Fachkräfte und des Auftraggebers bei schwerwiegenden Störungen.

• Auditierungen: Durchführung interner Audits und Stichproben zur Überprüfung der Einhaltung der Prozesse.

• Arbeitsschutz: Umsetzung der Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sowie weiterer Arbeitsschutzrichtlinien. Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Durchführung regelmäßiger Unterweisungen.

• Dokumentationssystem: Digitale Ablage aller relevanten Unterlagen wie Wartungsberichte, Prüfprotokolle, Inspektionsberichte und Störungsmeldungen.

• Vertragsbezug: Zuordnung jeder Leistung zu den entsprechenden Vertragspositionen und SLAs zur späteren Nachverfolgbarkeit und Abrechnung.

• Umsatzsteuerrecht und Handelsrecht: Rechnungen werden gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) mit allen erforderlichen Angaben ausgestellt. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die GoBD‑Richtlinien werden eingehalten.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Sicherstellung der ordnungsgemäßen Prüfung und Dokumentation von überwachungsbedürftigen Anlagen.

• Arbeitsstätten‑ und Arbeitsschutzrecht: Einhaltung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), DGUV‑Vorschriften sowie weiterer arbeitsschutzrechtlicher Vorgaben.

• Technische Normen und Richtlinien: Anwendung von DIN‑Normen (z. B. DIN 31051, DIN EN 13306) und branchenspezifischen Richtlinien (z. B. VDI 3810, GEFMA 924) bei Wartung und Betrieb der Anlagen.

• Vergaberecht und Transparenz: Einhaltung der Vorgaben aus den Vergabeunterlagen hinsichtlich Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Gleichbehandlung.

• Leistungsnachweise: Nach Abschluss von Wartungen oder Inspektionen werden detaillierte Leistungsnachweise erstellt. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, diese zu prüfen und abzuzeichnen.

• Gemeinsame Begehungen: Regelmäßige Begehungen mit dem Auftraggeber zur Begutachtung des Anlagenzustands. Festgestellte Mängel werden dokumentiert und zeitnah behoben.

• Mängelmanagement: Meldung von Mängeln durch den Auftraggeber und fristgerechte Beseitigung dieser durch den Bieter.

• Endabnahme: Zusammenfassende Bewertung der Leistung am Ende jeder Leistungsperiode (z. B. jährlich). Dabei wird geprüft, ob alle vertraglich vereinbarten Leistungen erbracht und die vereinbarten Kennzahlen eingehalten wurden.

• Dokumentation der Abnahmen: Protokollierung aller Abnahmen und Prüfungen zur Nachweisführung gegenüber dem Auftraggeber und externen Prüfinstanzen.

Nachfolgendes Beispiel verdeutlicht die Struktur einer Rechnung für technische Facility‑Management‑Leistungen. Alle Daten sind Platzhalter und werden im Rahmen der tatsächlichen Rechnungsstellung entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen ersetzt.